Perkembangan teknologi menyebabkan adanya perubahan kebiasaan dalam perusahaan. Teknologi mendorong perusahaan  untuk menetapkan kebijakan dan strategi yang tepat agar dapat meningkatkan daya inovasi dalam persaingan bisnis. 

Pada dasarnya, teknologi memang berfungsi untuk memudahkan pekerjaan manusia, bukan? Melalui teknologi, perusahaan bisa meminimalisir biaya dan mulai fokus pada efisiensi produktivitas dan fungsi sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki. Salah satu penerapan teknologi dalam perusahaan dapat Anda lihat pada sistem absensi perusahaan.

Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Software Absensi Karyawan Bagi Perusahaan

Sistem absensi mengalami banyak perubahan dari waktu ke waktu. Mari mengingat kembali. Mulai dari tanda tangan kehadiran, lalu memasukkan kartu ke mesin almano. Kemudian, mulai beralih pada absensi fingerprint dan absensi scan wajah atau absen face print

Semakin canggih sistem absensi, maka semakin banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan. Terobosan terus dilakukan agar biaya operasional dan praktik kecurangan dapat ditekan. Saat ini, perusahaan sudah mulai beralih menggunakan absensi online yang bisa diakses melalui telepon genggam saja. Tidak tanggung-tanggung, aplikasi absen online kini sudah dilengkapi dengan fitur ESS, lho!

Apa itu Employee Self Service (ESS)?

Employee Self Servive (ESS) adalah sebuah sistem berbasis online yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi dan data pekerjaan mereka secara mandiri. 

Istilah “mengakses” disini mencakup kegiatan melihat, mengisi, menyunting dan memperbaharui data mereka dalam sistem perusahaan. Artinya, karyawan bisa mempersonalisasi data terkait kepegawaian dan pekerjaan mereka sendiri, seperti riwayat kehadiran, slip gaji, perizinan berhalangan hadir dan cuti dan data administrasi. Pembaruan data yang dilakukan akan masuk ke sistem informasi HR.

Karena dasar utama dari sistem ESS adalah sistem yang berbasis online, maka yang diperlukan adalah sambungan internet dan perangkat yang bisa dijangkau semua karyawan, yaitu telepon genggam. Jadi, sistem ESS tidak hanya diperuntukkan untuk karyawan di kantor, tapi juga untuk yang berkegiatan di luar kantor. Asalkan punya ponsel dan jaringan internet.

Sistem ESS terbukti menghadirkan penerapan teknologi di lingkungan kerja. Pada aplikasi absensi karyawan yang canggih, fitur ESS adalah salah satu fitur utama yang ditawarkan. Keuntungannya bisa dirasakan oleh karyawan maupun perusahaan. 

Karyawan bisa dengan mudah mengakses dan mengubah data pribadi mereka, seperti alamat dan nomor telepon yang bisa dihubungi. HR pun terbantu untuk mengakses informasi keberadaan karyawan yang beraktivitas di lapang dan dinas luar daerah. 

Karyawan juga bisa lebih nyaman dalam mengajukan perizinan berhalangan hadir dan cuti, sebab aplikasi absensi ESS bisa diakses dimana saja. Prosesnya pun lebih cepat dan praktis. Ucapkan selamat tinggal pada birokrasi super ruwet dan lama!

Tiga Keunggulan Aplikasi Absensi ESS

Penggunaan aplikasi absensi ESS sangat penting bagi perusahaan, sebab banyak keuntungan yang bisa didapatkan. Singkatnya, aplikasi absensi ESS memberi pengaruh yang besar dalam efektifitas dan efisiensi pekerjaan. 

Apa saja keunggulan aplikasi absensi ESS secara lebih spesifik? 

Data Karyawan Lebih Akurat

Aplikasi absensi ESS dirancang dengan program khusus sehingga dapat melakukan rekapitulasi data kehadiran karyawan secara akurat.

Hal ini merupakan jalan keluar dari permasalahan sistem absensi sebelumnya yang rentan akan risiko human error sehingga menyebabkan salah perhitungan. Salah perhitungan data kehadiran harus dihindari, karena dapat berakibat fatal pada penggajian karyawan.

Selain itu, dengan menggunakan aplikasi absensi ESS, update data pribadi karyawan bisa langsung dilakukan dan disimpan otomatis oleh sistem, sehingga lebih akurat. Informasi personal yang sering mengalami perubahan yaitu data alamat tempat tinggal, nomor telepon, alamat surel dan informasi keluarga.

Menghemat Waktu

Disamping tingkat akurasinya yang tinggi, Anda tentu sudah menyadari bahwa aplikasi absensi ESS lebih efisien secara waktu.

Pertama, dalam proses input, rekap dan olah data kehadiran, aplikasi absensi ESS mudahkan pekerjaan HR karena terintegrasi otomatis. Sistem absensi manual menghabiskan waktu HR dalam input data, apalagi pada perusahaan besar yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Bayangkan, apa yang terjadi jika sampai salah input?

Kedua, dalam melakukan absensi, karyawan tidak perlu repot mengantre atau datang ke kantor dulu saat bertugas lapang. Karyawan hanya perlu masuk pada akun mereka di aplikasi absensi ESS dan melaporkan kehadiran. Kendala dalam absensi pun bisa diatasi dengan ralat mandiri atas persetujuan HR.

Ketiga, dalam approval perizinan sakit dan cuti, aplikasi absensi ESS yang paling cepat pemrosesannya. Karyawan bisa mengajukan izin kapan saja dan di mana saja, atasan mereka bisa memberikan approval melalui ponsel. Dalam hal lembur pun, data real time-nya bisa dideteksi otomatis dan bisa terintegrasi dengan payroll untuk hitungan upah.

Keamanan Data Karyawan Lebih Terjamin

Keunggulan ini penting untuk Anda ketahui apabila Anda khawatir dengan keamanan data karyawan pada aplikasi kehadiran ESS. Coba jawab pertanyaan berikut : siapa yang jamin keamanan data pada kertas form yang disimpan di map dan lemari? Siapa yang jamin jika data tersebut tercecer, hilang atau terbakar?

Tidak ada yang menjamin, termasuk tidak menjamin data tidak disalahgunakan oleh pihak tertentu.

Maka, aplikasi absensi ESS menerapkan tingkat keamanan yang tinggi mulai dari lalu lintas data hingga penyimpanan data pada sistem cloud terpercaya. Kerahasiaan dan keamanan data karyawan akan terjamin.

Data absensi perusahaan juga di-back up di berbagai server pada spot data center yang terpisah dan terus beroperasi 24 jam. Data yang ada dienkripsi dengan algoritma yang rumit, jadi tidak mudah diakses siapapun kecuali pemilik akun itu sendiri. Komputasi cloud pun akan secara otomatis mengolah data karyawan.

Menentukan Aplikasi Absensi dengan Fitur ESS Terbaik

Nah, setelah mengetahui 3 keunggulan aplikasi absensi ESS, tentu Anda penasaran kan, apa aplikasi absensi ESS terbaik yang bisa Anda pilih. 

Hadirr adalah aplikasi absensi berbasis web dengan fitur ESS yang bisa diakses melalui telepon genggam. Berikut adalah 2 fitur absensi online ESS yang dimiliki oleh Hadirr :

Pertama, fitur e-absensi. Dengan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik face recognition, karyawan bisa melakukan “absen selfie” pada banyak titik yang terpisah. Fitur ini sangat mendukung karyawan lapangan, remote dan yang bekerja dari rumah. Data absensi karyawan akan terekam otomatis oleh sistem dan langsung di-approve oleh HR.

Baca Juga: Software Absensi Online, Solusi Tepat Pantau Jam Kerja Karyawan

Kedua, fitur client visit. Selain menyimpan absensi digital, Hadirr juga bisa merekam aktivitas kunjungan tim sales di lapangan. HR tidak perlu repot dalam memantau jadwal dan membuat laporan kunjungan klien karyawan, karena Hadirr sudah merekamnya secara otomatis dan tinggal diunduh dengan sekali klik.

Dengan menggunakan Hadirr, Anda sudah bisa menikmati ketiga keunggulan fitur ESS. Produktivitas pun akan meningkat karena pekerjaan menjadi lebih mudah, Tertarik untuk mencoba Hadirr?

Aplikasi Absensi Online Hadirr

 

Writer: Yosie Rizkha Amaf