Menggunakan aplikasi e-presensi atau presensi online merupakan solusi praktis pengelolaan data absensi karyawan masa kini. Sebelumnya, sudah beragam sistem presensi yang digunakan perusahaan, mulai dari tanda tangan kehadiran hingga absensi sidik jari atau wajah.

Aplikasi e-presensi adalah sistem absensi berbasis web yang digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan secara otomatis.

Melalui aplikasi e-presensi, pekerjaan Anda sebagai pemilik bisnis atau HRD perusahaan akan menjadi lebih mudah, cepat, dan produktif.

Baca Juga: Tips Memilih Presensi Online Karyawan

Peran Penting Aplikasi e Presensi bagi Perusahaan

Memanfaatkan teknologi dalam mengelola karyawan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu juga menunjukkan bahwa perusahaan menaruh perhatian besar terhadap sumber daya yang dimiliki. Berikut peran penting aplikasi e-presensi bagi perusahaan.

1. Otomatisasi Pekerjaan Berulang

Pekerjaan administratif kepersonaliaan seperti rekapan absen, pemrosesan ketidakhadiran, hingga perhitungan payroll menjadi kegiatan rutin yang akan menyita banyak waktu Anda jika dilakukan manual.

Dengan aplikasi e-presensi, Anda hanya tinggal download presensi online karyawan dalam bentuk laporan rekapitulasi otomatis. 

2. Fleksibilitas dalam Kegiatan Absensi

E-presensi atau absensi secara online berarti bahwa karyawan bisa mencatatkan kehadiran mereka di mana pun dan kapan pun.

Jadi, akan sangat cocok dengan berbagai sistem kerja seperti work from office (WFO), work from home (WFH), remote working, dan hybrid working

3. Mengetahui Posisi Karyawan dengan Akurat

Adakalanya karyawan melakukan perjalanan dinas, agenda meeting di luar kantor atau selalu berada di lapangan seperti tim sales.

Dengan aplikasi e-presensi, pelacakan keberadaan karyawan dari jarak jauh bisa dilakukan secara real time, sehingga mereka tak perlu datang ke kantor untuk absen.

Waktu kerja karyawan jadi lebih efisien dan bisa digunakan untuk tugas prioritas lain yang mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

4. Mengatasi Kesalahan Data dan Salah Hitung

Mengerjakan dokumen administrasi bukan hanya membutuhkan waktu lama, namun juga rentan risiko human error.

Data yang tidak akurat akan berdampak fatal untuk reputasi dan keuangan bisnis Anda, apalagi jika kesalahan yang dilakukan adalah salah hitung upah karyawan.

Memanfaatkan sistem e-presensi bisa mengatasi risiko kesalahan tersebut dan data disimpan aman dalam penyimpanan cloud.

5. Hemat Biaya Operasional

Umumnya, perusahaan menggunakan mesin fingerprint untuk absensi karyawan. Namun, perusahaan perlu mengeluarkan biaya yang besar untuk pengadaan, pemasangan, dan pemeliharaan mesin absensi.

Belum lagi biaya tambahan saat membutuhkan upgrade data karyawan saat ada tim baru. Dengan aplikasi e-presensi, Anda dapat menghemat budget operasional kantor.

Baca Juga: 3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan yang Wajib Diketahui

Hadirr, Aplikasi e-Presensi dengan Fitur Terlengkap

Kini sudah ada Hadirr, aplikasi e-presensi yang memiliki fitur lengkap manajemen karyawan hanya dalam 1 aplikasi. Apa saja fitur-fitur yang dimiliki Hadirr?

absensi online karyawan
Aplikasi Absensi Online Karyawan | Hadirr

a. Pencatat Kehadiran Digital

Hadirr memiliki fitur absensi digital sebagai fitur utama yang memungkinkan karyawan melakukan absensi secara online dan real-time.

Caranya adalah dengan melakukan absen selfie, lalu sistem akan memvalidasi wajah dan lokasi absensi karyawan untuk selanjutnya disetujui oleh HR admin.

b. Pencatat Waktu Lembur

Fitur lembur karyawan Hadirr membantu pengelolaan lembur secara terpusat, mulai dari mengelola proses persetujuan lembur secara online, mencatat waktu karyawan lembur, hingga membuat rekapan lembur sesuai periode.  

c. Monitoring Aktivitas dan Produktivitas Karyawan

Pemantau karyawan secara langsung kerap menimbulkan tekanan sendiri bagi karyawan. Terdapat dua fitur dari Hadirr yang membantu Anda memantau pekerjaan karyawan dengan nyaman.

Pertama, fitur timesheet online untuk menghitung waktu kerja karyawan sebagai pedoman perhitungan gaji, analisis manajemen waktu, dan pembagian tugas.

Kedua, fitur sales visit untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan lapangan, contohnya sales. Fitur ini dapat menyimpan tanda tangan digital dan dokumen meeting digital.

d. Kelola Proses Klaim Keuangan

Dengan menggunakan Hadirr, perusahaan dapat memproses pengajuan reimburse yang dulunya lama menjadi lebih cepat dan akurat. Alhasil, karyawan bisa menerima pencairan klaim lebih cepat juga.

Fitur reimbursement online menawarkan prosedur online dalam pengajuan reimbursement, karyawan cukup mengunggah bukti transaksi saja.

e. Pengatur Pola Kerja

Ada perusahaan yang beroperasi 7-8 jam sehari sesuai jam kerja karyawan, namun ada juga yang terus beroperasi selama 24 jam. Tentu tidak mudah mengatur jadwal kerja mereka, apalagi jadwal shift.

Anda bisa gunakan fitur shift kerja Hadirr untuk mengatur jadwal semudah drag and drop saja. Fitur ini dapat dipersonalisasikan sesuai kebijakan perusahaan Anda.

Memilih Hadirr sebagai Aplikasi Manajemen Karyawan Anda

Aplikasi e-presensi pada dasarnya memudahkan Anda untuk mengelola kehadiran karyawan, namun alangkah lebih praktis jika Anda bisa merasakan beragam fitur terbaik dalam satu aplikasi saja. 

Hadirr bisa mendeteksi bila karyawan menggunakan aplikasi fake GPS. Jika ponsel karyawan tertinggal atau hilang, mereka bisa menggunakan ponsel rekan kerja untuk mencatatkan kehadiran (lend app). Tambahannya, aplikasi Hadirr bisa terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian, jadi dapat diandalkan untuk menghitung upah karyawan.

aplikasi absensi GPS
Aplikasi presensi online Hadirr berbasis GPS | Hadirr

Hadirr sudah dipercaya banyak perusahaan, instansi, dan UMKM dalam mengelola kehadiran karyawan. Lebih dari itu, Hadirr dapat dimanfaatkan untuk membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.

Baca Juga: Fake GPS Android Tak Mempan di Aplikasi Absen Ini

Anda dapat mendukung peningkatan kualitas dan produktivitas karyawan dengan menggunakan Hadirr sekarang juga.

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: YRA