Ini Lho Hybrid Office Model dan Strategi Penerapannya

Hybrid office adalah suatu model bekerja yang mengombinasikan antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah, dengan tiga variasi utama antara lain Remote-First, Office-Occasional, dan Office First Remote Allowed. 

Untuk menerapkan hybrid office dengan tepat, perusahaan perlu menyusun peraturan sesuai budaya perusahaan, membuat panduan dan target kerja yang jelas, menata ulang ruang kantor, serta menyediakan teknologi pendukung. 

Pandemi mendorong karyawan terbiasa melakukan semua pekerjaan secara online dan digital, seperti pencatatan kehadiran, penyelenggaraan rapat, penyimpanan cloud, hingga pemberian laporan. Budaya jam kerja karyawan “nine-to-five” bergeser menjadi lebih fleksibel.

Hal ini akan membuat karyawan Anda menyadari manfaat positif dari kerja jarak jauh : kontrol atas jadwal mereka, efisiensi waktu perjalanan dan keseimbangan waktu kehidupan pribadi.

Oleh karena itu, muncullah sistem kerja hybrid atau dikenal dengan hybrid office. Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca Juga: 5 Alasan Kenapa Remote Working Efektif untuk Perusahaan

Ragam Model Hybrid Office yang Bisa Diterapkan di Perusahaan

Karena sistemnya berupa jam kerja fleksibel, Anda perlu mempertimbangkan dengan matang hybrid office model apa yang cocok dengan kultur bisnis Anda, untuk menghindari kebingungan dan memaksimalkan kolaborasi. Berikut tiga jenis variasinya:

Tabel Perbandingan Model Hybrid Office

• Remote-First

Model kerja remote-first mengizinkan karyawan bekerja jarak jauh sepanjang waktu. Model ini diyakini lebih efisien dan dapat memangkas pengeluaran operasional kantor. Bahkan mungkin ada perusahaan yang tidak memiliki ruang kantor fisik. Tantangannya adalah Anda perlu menjaga karyawan tetap terhubung dan produktif.

• Office-Occasional

Office occasional memberikan karyawan fleksibilitas bekerja dari mana saja. Dalam model ini, karyawan datang ke kantor selama beberapa hari dalam seminggu, misalnya dua kali seminggu. 

Tantangan yang akan Anda hadapi adalah membuat aturan yang jelas mengenai jadwal karyawan. Jika tidak diatur dengan benar, akan mengganggu produktivitas kerja dan kesehatan karyawan masa pandemi.

Baca Juga: Absensi Digital Karyawan Ini Mudahkan Pekerjaan HRD

• Office First Remote Allowed

Model kerja ini mirip dengan budaya pra-pandemi tetapi dengan sedikit fleksibilitas. Karyawan diharuskan melapor untuk bekerja ke kantor, tetapi diperbolehkan bekerja dari jarak jauh jika mereka memilihnya. Variasi ini membuat budaya kantor tetap terjaga. 

Model kerja ini juga memiliki tantangan tersendiri terkait koordinasi jadwal kerja karyawan dan ketersediaan ruang. Belum lagi adanya risiko konflik kepentingan, di mana beberapa manajer tidak ingin timnya bekerja jarak jauh.

Strategi Menerapkan Hybrid Office yang Tepat

Sekarang Anda sudah mengenal model hybrid office yang harus dipilih, lalu bagaimana mengimplementasikannya?

• Menyusun peraturan sesuai budaya dan kondisi perusahaan

Anda perlu melakukan peninjauan terkait kebutuhan perusahaan dan kondisi karyawan, karena mungkin ada karyawan yang kesulitan menyesuaikan diri bekerja produktif dari rumah. Perjelas subjek dari peraturan yang berlaku, misal pertimbangkan masa kerja karyawan (baru atau lama) dan posisi tertentu yang dibutuhkan untuk selalu di kantor.

• Membuat panduan dan target kerja yang jelas

Setelah menetapkan skenario sistem kerja yang cocok, buatlah panduan yang jelas tentang uraian jadwal, wewenang masing-masing manajer, ekspektasi capaian kinerja yang diharapkan dan penunjang yang perlu dikuasai karyawan dalam bekerja jarak jauh.

• Menata ruang kantor sesuai kebutuhan

Biasanya kantor menyediakan sekat kubikel untuk karyawan bekerja, namun jika menerapkan hybrid working, karyawan memiliki space sendiri di rumah dan kantor beralih fungsi sebagai tempat bertemu dan bekerja sama. Penataan ulang ruang kantor dibutuhkan agar sesuai dengan variasi model hybrid yang dipilih.

• Menyediakan peralatan dan teknologi yang mendukung hybrid office

Peralatan dan teknologi yang memadai mendukung kesuksesan implementasi hybrid office dalam bisnis Anda. Masih perlukah menyediakan banyak komputer di kantor? Apa teknologi yang bisa mendukung tim meski bekerja secara terpisah?

Berbeda dengan bekerja di kantor, bekerja dari rumah lebih sulit untuk dipantau, karena Anda tidak bertatapan langsung dengan karyawan. Kekhawatiran akan timbul, bagaimana memantau produktivitas mereka secara efektif dari kejauhan?

Sudahkah Teknologi Anda Siap Mendukung Hybrid Office Model?

Untuk menuai manfaat dari hybrid office, Anda harus menyediakan teknologi yang tepat, seperti Hadirr dan Gadjian. Kedua aplikasi yang saling terintegrasi ini mengenalkan Anda pada kemudahan pengelolaan karyawan, mulai dari pencatatan kehadiran hingga pendistribusian upah.

Baca Juga: Mengenal Sistem Hybrid Working yang Makin Dilirik Perusahaan

Hadirr merupakan aplikasi presensi karyawan online yang juga memungkinkan Anda mengatur jadwal shift kerja, berbagi tugas jarak jauh dengan timesheet online, dan mengelola aktivitas kunjungan sales Anda.

Untuk menentukan strategi bisnis dan pengelolaan karyawan, Anda juga bisa serahkan pada Gadjian, aplikasi payroll berbasis cloud terbaik di Indonesia. Gadjian tidak hanya menghitung dan membuat slip payroll online lebih mudah dan praktis, tetapi juga membantu Anda untuk melakukan analisis kinerja karyawan.

Dengan Hadirr dan Gadjian, tak perlu khawatir lagi menerapkan hybrid office!