Sebuah perusahaan lazim menggunakan pembiayaan dengan sistem reimbursement. Reimbursement adalah sistem penggantian biaya yang digunakan oleh karyawan. Biasanya perusahaan meminta karyawan mengeluarkan biaya sendiri, lalu kemudian melakukan klaim atau reimburse kepada perusahaan untuk menggantikan biaya yang sudah dikeluarkan tersebut. Pihak manajemen hanya perlu memberikan contoh form reimbursement perusahaan ketika karyawan akan mulai melakukan aktivitas yang menggunakan sistem reimburse. Karyawan tinggal mengisi form tersebut dan menyerahkannya pada manajemen.

Sistem reimbursement sering digunakan, tetapi masih ada kendala yang timbul baik bagi perusahaan maupun karyawan. Hal ini tentu menghambat jalannya proses operasional. Selain itu juga memungkinkan menghambat hak karyawan.

Baca Juga: Mudah! Begini Prosedur Klaim Reimbursement Karyawan

Jenis Biaya Reimbursement

Berbeda perusahaan tentu saja memiliki peraturan yang berbeda juga. Ada beberapa jenis biaya yang biasanya diberlakukan dengan sistem reimbursement. 

Masing-masing perusahaan memiliki peratusan yang berbeda-beda terhadap penerapan sistem reimbursement, tapi kebanyakan memiliki jenis biaya reimbursement yang sama. Jenis-jenis biaya tersebut adalah:

Penggantian biaya kesehatan

Beberapa perusahaan memberikan fasilitas kesehatan dengan sistem reimburse. Fasilitas kesehatan tersebut yaitu penggantian biaya konsultasi dokter, biaya medical check up, biaya obat, biaya kacamata, biaya ke dokter gigi, biaya ke dokter spesialis mata. 

Sistemnya, karyawan melakukan aktivitas berobat terlebih dahulu menggunakan biaya sendiri. Lalu, karyawan bisa melakukan reimbursement kepada perusahaan, dengan melampirkan syarat reimbursement yang dibutuhkan. Misalnya, salinan resep, salinan diagnosis, dan kuitansi pembayaran obat/konsultasi dokter. 

Penggantian biaya perjalanan

Sering kali perusahaan mengutus karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Perjalanan ini bisa ke luar kota atau luar negeri. Ada perusahaan yang menggunakan sistem reimburse untuk biaya perjalanan ini. 

Contoh reimbursement, karyawan A diminta mewakili perusahaan untuk hadir di pertemuan antar cabang di luar negri. A harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu untuk membiayai semua perjalanan dinas tersebut. Setelah perjalanan selesai, karyawan bisa mengajukan klaim atas semua biaya yang ditimbulkan selama perjalanan dinas. 

Biaya yang bisa di-reimburse adalah biaya tiket pesawat, transportasi dan akomodasi selama dinas, dan biaya makan. 

Penggantian biaya bisnis

Penggantian biaya bisnis adalah hal yang paling jarang dibandingkan dengan dua jenis penggantian biaya sebelumnya. 

Penggantian biaya bisnis biasanya diberikan kepada karyawan yang dipercaya untuk mengelola cabang bisnis perusahaan tersebut.

Misalnya, seorang karyawan diminta membangun bisnis dan diberikan bujet sebesar Rp100 juta. Karyawan tersebut menggunakan uang pribadinya dahulu untuk menyewa gedung kantor, membeli perlengkapan kantor, biaya pelatihan, biaya transportasi dan makan, biaya pulsa dan internet, serta biaya lain yang ada hubungannya dengan bisnis tersebut.

Setelah bisnis selesai atau dalam waktu tertentu (yang sudah disepakati bersama), karyawan dapat melakukan reimbursement kepada manajemen kantor.

Kendala Sistem Reimbursement

Tampaknya sistem reimbursement mudah dilakukan. Perusahaan mengirimkan contoh form reimbursement perusahaan pada karyawan untuk diisi. Sayangnya pada praktiknya tidak semudah itu.

Selama ini sistem reimbursement kerap menimbulkan kendala. Di pihak karyawan, sistem ini dianggap menyulitkan. Ada beberapa alasan karyawan tidak menyukai sistem reimbursement adalah:

Proses reimbursement menghabiskan waktu. Sebab, butuh waktu bagi karyawan untuk mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan. Selain itu juga ada faktor birokrasi yang berbelit-belit dan panjang, sehingga karyawan harus menunggu berminggu-minggu baru kemudian uangnya bisa dikembalikan oleh kantor. 

Proses reimbursement berisiko. Hal ini bisa terjadi ketika kuitansi atau dokumen-dokumen lain yang diperlukan, hilang atau terselip entah ke mana. Jika hal ini terjadi tentu karyawan tidak bisa meminta penggantian ke kantor atas biaya yang sudah dikeluarkan.

Sistem reimbursement terlalu ribet dan ketat. Perusahaan memang menerapkan sistem yang ketat dalam proses reimbursement. Tujuannya agar tidak terjadi kebocoran dana dan mengantisipasi karyawan yang tidak jujur dalam me-reimburse uangnya. Namun, di sisi lain, karyawan jadi merasa tidak nyaman karena proses yang terlalu ribet ini. 

Sistem reimbursement membutuhkan kartu kredit pribadi. Pada beberapa transaksi seperti pembayaran tiket transportasi dan booking hotel pembayarannya harus menggunakan kartu kredit. Tidak semua karyawan memiliki karyawan memiliki kartu kredit karena memang tidak mau, sehingga kesulitan dalam transaksi. 

Baca Juga: Sering Salah Hitung Tunjangan Makan Karyawan? Saatnya Kamu Beralih ke Absensi Online

Karyawan yang memiliki kartu kredit pun kadang-kadang terkendala limit. Belum lagi soal pencairan uang reimburse, apabila lama, karyawan terpaksa terkena bunga dari penggunaan kartu kredit tersebut. 

Di sisi lain, kendala-kendala yang kerap terjadi pada karyawan, juga akan merugikan perusahaan. Lama kelamaan karyawan tidak tahan dengan sistem yang berlaku, lalu mereka berpotensi mengundurkan diri satu per satu. Perusahaan pun kehilangan aset SDM dan akan repot karena harus merekrut karyawan lagi. 

Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Sebagai pemilik perusahaan, Anda harus memiliki form reimbursement. Ini adalah contoh form reimbursement perusahaan yang biasa digunakan dalam operasionalnya. 

contoh reimbursement
Contoh reimbursement di perusahaan
contoh form reimbursement
Contoh form reimbursement karyawan
formulir klaim reimbursement
Formulir klaim reimbursement

Contoh laporan reimbursement lainnya juga bisa Anda lihat di berbagai web di situs pencarian online. 

Gunakan Fitur Klaim Reimbursement Online

Perusahaan ingin operasional bisnis berjalan lancar, sekaligus membuat karyawan senang. Oleh karena itu, sistem reimbursement tetap bisa diterapkan seperti biasa. 

Setelah melihat contoh form reimbursement di atas, sudah jelas bahwa pembuatan form tersebut tidak perlu yang rumit. 

Namun, sebaiknya menggunakan strategi untuk meminimalkan kendala pada karyawan. Dalam jangka panjang, perusahaan juga tidak ingin kehilangan karyawan, terlebih yang potensial.

Itu sebabnya, saat ini sudah seharusnya perusahaan menggunakan fitur klaim reimbursement online

Baca Juga: Aplikasi Monitoring Salesman untuk Tingkatkan Omzet Bisnismu

Hadirr adalah aplikasi absensi digital berbasis cloud. Hadirr juga memiliki fitur aplikasi reimbursement yang bisa membantu sistem reimbursement di perusahaan. Dengan fitur ini, karyawan akan lebih nyaman dalam menjalankan sistem ini. 

Karyawan tidak perlu mengajukan klaim reimbursement secara manual. Fitur aplikasi Hadirr membuat proses klaim reimbursement ini lebih cepat dan karyawan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan persetujuan dan pencairan uang. 

Jadi, untuk menghindari kendala yang tidak nyaman pada karyawan, dan mengantisipasi kerugian perusahaan, aplikasi Hadirr adalah solusi dalam menerapkan sistem reimbursement.

Aplikasi Absensi Online Hadirr