5 Kelemahan Kartu Absensi Karyawan
Kartu absensi karyawan adalah media pencatatan jam kehadiran berbentuk kartu yang dimasukkan ke mesin ceklok, merupakan peralihan dari sistem absensi manual berbasis kertas.
Lima kelemahan utama kartu absensi adalah boros kertas dan biaya operasional, kartu rentan hilang atau rusak, rawan kecurangan titip absen, tidak efisien waktu karena butuh staf HRD khusus untuk rekap, dan tidak fleksibel untuk sistem kerja WFH/hybrid/remote.
Kartu absensi (absen ceklok) cocok untuk perusahaan baru merintis karena biayanya terjangkau. Pertanyaannya, masih relevankah kartu absensi karyawan di era digital saat ini?
Bagaimana Cara Kerja Kartu Absensi Karyawan?
Kartu absensi karyawan merupakan peralihan dari absensi manual di kertas. Perusahaan menerbitkan kartu absensi yang berfungsi sebagai media pencatatan jam kehadiran karyawan.
Cara kerjanya cukup memasukkan kartu absensi ke dalam mesin ceklok untuk input data kehadiran.
Mesin ceklok memiliki 6 tombol pengaturan posisi, yaitu masuk pagi, pulang pagi, masuk siang, pulang siang, masuk lembur, dan pulang lembur.
Baca Juga: Cara Membuat Jadwal Kerja Shift dengan Excel
Perusahaan yang memberlakukan 2 shift bisa memanfaatkan mesin absensi ini. Setiap bulannya, kartu absensi akan diganti dengan yang baru.
Kartu absensi dan mesin ceklok lebih cocok digunakan oleh perusahaan yang baru merintis dan berkembang, sebab harga absen ceklok masih sangat terjangkau, sekitar ratusan ribu saja.
Berbeda dengan harga mesin absensi lain yang diberandol dengan harga jutaan. Harga kartunya pun juga cukup terjangkau dan mudah ditemukan di marketplace.
Dikarenakan kemudahan dalam penggunaannya, sistem kartu absensi karyawan dapat dipertimbangkan jika perusahaan Anda memiliki karyawan dengan rentang usia variatif dan mengantisipasi kesulitan memperkenalkan teknologi baru.
Apa Saja 5 Kelemahan Kartu Absensi Karyawan?
Investasi menggunakan kartu absensi karyawan cukup terjangkau. Sistem ini memang tampak lebih canggih dan sederhana dibandingkan absensi manual. Padahal, terdapat beberapa kelemahan kartu absensi karyawan yang perlu disadari oleh perusahaan karyawan.
Tabel: Kartu Absensi (Ceklok) vs Aplikasi Absensi GPS
| Aspek | Kartu Absensi/Ceklok | Aplikasi Absensi GPS |
|---|---|---|
| Biaya bahan habis pakai | Perlu kertas/kartu baru tiap bulan | Tidak ada, sepenuhnya digital |
| Risiko hilang/rusak | Tinggi (basah, terlipat, sobek di mesin) | Tidak berlaku, data tersimpan di cloud |
| Risiko titip absen | Tinggi, kartu bisa dititipkan ke rekan kerja | Rendah, diverifikasi wajah dan lokasi |
| Kebutuhan rekap manual | Ya, perlu staf HRD khusus | Tidak, rekap otomatis real-time |
| Fleksibilitas WFH/hybrid/remote | Tidak fleksibel, harus di lokasi mesin | Fleksibel, bisa dari mana saja |
| Biaya investasi awal | Terjangkau (ratusan ribu) | Berbasis langganan, tanpa perangkat keras |
1. Boros kertas dan biaya
Dari cara absensi, sistem kartu karyawan tidak mendukung prinsip manajemen yang efisien, dalam hal ini mengenai efisiensi kertas.
Mesin ceklok mengharuskan perusahaan menyediakan kertas khusus setiap bulannya sehingga boros kertas dan tidak ramah lingkungan.
Pengadaan kertas secara rutin tentu juga berhubungan dengan kebutuhan biaya operasional yang harus selalu dianggarkan untuk kertas sehingga sistem ini tidak efisien dari segi biaya.
2. Kartu absensi rentan hilang atau rusak
Kartu absensi dapat hilang, misalnya tercecer di antara tumpukan file saat diambil HRD atau diambil oleh rekan kerja yang berniat tidak baik.
Selain itu, juga bisa rusak dikarenakan kondisi cuaca lembab serta kondisi tangan yang basah dan kotor sehingga membuat kartu mudah sobek.
Kerusakan kartu juga bisa terjadi saat dimasukkan dalam mesin ceklok. Kartu yang terlipat membuat mesin macet, lalu saat ditarik akan sobek dan sebagian sobekannya tertinggal di mesin.
Baca Juga: Harga Mesin Absensi versus Absensi Wajah Android
3. Rawan menimbulkan kecurangan
Absensi kartu rentan rawan kecurangan. Karyawan sewaktu-waktu bisa berbuat “nakal” untuk terlambat dan bolos dengan cara menitipkan kartu absensi mereka pada rekan kerja, yang biasa disebut titip absen. Lebih parah lagi jika terjadi titip absen lembur.
Hal ini merupakan tindakan indisipliner dan berisiko dikenai sanksi dikeluarkannya Surat Peringatan bagi yang menitipkan absen maupun yang dititipkan. Jika dibiarkan, selain melanggar disiplin kerja, tindakan ini menganggu produktivitas perusahaan.
4. Tidak efisien waktu dan perlu staf HRD khusus
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendata kehadiran karyawan mulai dari mengambil kartu, melakukan absensi, dan mengembalikan kartu ke tempat semula? Berapa lama juga waktu yang dihabiskan untuk rekap data tanpa 1 kesalahan pun?
Data kehadiran karyawan berhubungan dengan pembayaran upah mereka. Perlu HRD khusus yang bertanggungjawab mengelola tugas ini. Jika terdapat banyak karyawan di perusahaan, tentu tidak cukup jika dikerjakan satu orang saja.
Perusahaan harus menggaji HRD untuk mengurus kehadiran karyawan, padahal jika lebih efektif, HRD semestinya lebih berperan dalam mengembangkan sumber daya manusia perusahaan.
5. Tidak fleksibel
Sejak terjadinya pandemi COVID-19, banyak bisnis menyadari kebutuhannya akan sistem absensi yang hemat biaya dan fleksibel tanpa harus ke kantor. Apalagi sistem kerja WFH, hybrid, dan remote working mulai dikenal luas.
Mesin ceklok tidak relevan dengan kebutuhan bisnis era digital saat ini, karena tidak fleksibel digunakan kapan saja dan di mana saja. Tidak cocok juga dengan perusahaan yang jumlah karyawannya besar dan memberlakukan beragam sistem kerja.
Apa Rekomendasi Sistem Absensi Pengganti Kartu Ceklok?
Kelemahan dari sistem absensi kartu perlu diperhatikan, sebab Anda tentu kini sudah memahami bahwa sistem tersebut sudah tidak tepat lagi menjadi instrumen absensi bisnis Anda.
Saat ini sudah ada instrumen absensi yang mampu mencatatkan kehadiran karyawan secara otomatis dan mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan karyawan di kantor Anda secara menyeluruh, yaitu aplikasi absensi Hadirr.
Aplikasi absensi berbasis GPS ini memiliki sederet keunggulan, di antaranya :
- Mencatat data kehadiran karyawan secara real time tanpa bisa diwakilkan oleh siapa pun.
- Setiap kali melakukan absensi, data kehadiran akan direkap otomatis. Tugas HRD dalam merekap manual sudah tidak diperlukan lagi.
- Paperless, ramah lingkungan, dan biaya investasinya terjangkau.
- Mudah digunakan di mana saja, sebab hanya memerlukan instalasi aplikasi di setiap ponsel karyawan.
Data kehadiran dapat terintegrasi langsung dengan sistem payroll. Perhitungan dan distribusi penggajian karyawan bisa dilakukan secara otomatis juga.
Baca Juga: Wajib Tahu! Data Tren Digitalisasi UMKM Pasca Pandemi (Infografis)
Apa Keunggulan Aplikasi Absensi Berbasis GPS?
Adapun fitur unggulan yang dimiliki Hadirr untuk memudahkan manajemen karyawan di perusahaan adalah fitur absensi online untuk mencatatkan kehadiran karyawan online. Fitur ini didukung teknologi GPS dan face biometric, jadi karyawan hanya perlu absensi selfie.
Hadirr cocok digunakan oleh beragam skala bisnis, mulai dari yang baru merintis hingga memiliki banyak cabang.
Hadirr juga akan membantu Anda dalam mengelola lembur dan shift kerja karyawan. Pengajuan lembur dan pengaturan jadwal pola kerja dapat dilakukan dengan lebih praktis melalui ujung jari Anda saja.
Terakhir, Anda bisa melaksanakan tugas monitoring produktivitas harian karyawan melalui timesheet online.
Fitur ini mendukung tugas HRD dalam mengembangkan kapasitas dan kinerja harian karyawan.
Data yang ditampilkan di dashboard admin sangat membantu HRD dalam menganalisis waktu yang karyawan habiskan setiap menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Menarik, bukan? Tunggu apalagi, beralihlah dari sistem absensi lama Anda dan segera gunakan Hadirr sekarang!
Writer: YRA
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kartu absensi karyawan adalah media pencatatan jam kehadiran berbentuk kartu yang dimasukkan ke mesin ceklok. Ini merupakan peralihan dari sistem absensi manual berbasis kertas.
Kelemahan utama kartu absensi meliputi boros kertas dan biaya operasional, rentan hilang atau rusak, rawan kecurangan titip absen, tidak efisien waktu karena memerlukan staf HRD khusus untuk rekap, dan tidak fleksibel untuk sistem kerja WFH/hybrid/remote.
Kartu absensi karyawan bekerja dengan cara dimasukkan ke dalam mesin ceklok untuk mencatat kehadiran. Mesin ini memiliki tombol untuk berbagai jenis absensi, dan kartu akan diganti setiap bulannya.
Kartu absensi dan mesin ceklok lebih cocok digunakan oleh perusahaan yang baru merintis dan berkembang karena biayanya yang terjangkau.
Kartu absensi tidak fleksibel karena memerlukan kehadiran fisik di lokasi mesin ceklok, yang tidak sesuai dengan kebutuhan sistem kerja WFH, hybrid, atau remote.
Rekomendasi sistem absensi pengganti adalah aplikasi absensi berbasis GPS, seperti Hadirr, yang mencatat kehadiran secara otomatis dan tidak memerlukan rekap manual.
Aplikasi absensi berbasis GPS seperti Hadirr memiliki keunggulan mencatat kehadiran secara real-time, rekap otomatis, ramah lingkungan, dan fleksibilitas penggunaan di mana saja.
Aplikasi absensi membantu HRD dengan mengotomatiskan pencatatan kehadiran, pengelolaan lembur, pengaturan jadwal kerja, dan monitoring produktivitas karyawan.
Tidak, kartu absensi tidak ramah lingkungan karena memerlukan pengadaan kertas secara rutin, yang berkontribusi pada pemborosan sumber daya.
Jika kartu absensi hilang, dapat menyebabkan kesulitan dalam pencatatan kehadiran, dan berpotensi menimbulkan masalah seperti kecurangan dalam absensi.