Panduan Cara Mengelola Absensi Pekerja Outsourcing dengan Sistem Digital

Cara mengelola absensi pekerja outsourcing bisa menjadi tantangan tersendiri bagi HR. Sebab, pekerja berada di bawah vendor, tetapi aktivitas hariannya berlangsung di perusahaan pengguna.

Kalau aturan absensinya tidak jelas, berbagai masalah bisa muncul. Mulai dari titip absen, data kehadiran yang tidak akurat, hingga perbedaan perhitungan lembur.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyepakati aturan absensi dengan vendor sejak awal. Dalam hal ini, penggunaan sistem digital juga dapat membantu mencatat kehadiran berdasarkan lokasi dan identitas pekerja.

Lalu, bagaimana cara mengelola absensi pekerja outsourcing yang tepat? Simak panduan berikut untuk memahami langkah, aturan, dan solusi yang bisa diterapkan perusahaan.

Perbedaan Cara Mengelola Absensi Pekerja Outsourcing

Absensi pekerja outsourcing mencatat kehadiran, jam kerja, dan lokasi pekerja selama menjalankan tugas. Pengelolaannya perlu lebih terstruktur karena melibatkan perusahaan pengguna dan vendor.

Ada beberapa hal yang membuat pengelolaan absensi pekerja outsourcing berbeda dari karyawan internal.

1. Melibatkan dua pihak: ada dua pihak yang membutuhkan data absensi. Perusahaan pengguna memerlukan data untuk monitoring kehadiran dan jadwal kerja. Sementara vendor menggunakan data tersebut untuk menghitung upah dan lembur pekerja.
2. Lokasi kerja beragam: Pekerja outsourcing dapat ditempatkan di kantor, gudang, cabang, atau lokasi proyek yang berbeda. Oleh karena itu, sistem absensi perlu mampu mencatat kehadiran dari lokasi yang sesuai.
3. Perubahan tenaga kerja: Ketika ada pekerja baru atau pekerja yang sudah selesai bertugas, data harus segera diperbarui. Proses yang sederhana membantu HR dan vendor menghindari data yang tidak sesuai.

Baca Juga: Review Aplikasi Absensi Karyawan Rumah Sakit Sekaligus Jadwal Shift

Penyebab Absensi Pekerja Outsourcing Sering Bermasalah

Masalah absensi biasanya muncul karena proses pencatatan dan aturan kerja belum berjalan secara konsisten. Beberapa penyebab yang paling sering terjadi antara lain:

1. Pencatatan masih manual: Absensi menggunakan kertas atau spreadsheet lebih rentan terhadap kesalahan. Proses rekap juga membutuhkan waktu dan sulit memverifikasi lokasi pekerja.
2. Terjadi titip absen: Tanpa verifikasi identitas, pekerja dapat meminta rekannya mencatat kehadiran. Masalah ini semakin sulit dikontrol ketika pekerja ditempatkan di banyak lokasi.
3. Data absensi berbeda dengan catatan vendor: Perusahaan pengguna mungkin memiliki rekap sendiri, sementara vendor menggunakan data berbeda. Perbedaan tersebut dapat memicu koreksi gaji dan lembur berulang.
4. Aturan belum disepakati: Kedua pihak perlu memahami aturan yang sama tentang jam kerja, keterlambatan, perhitungan lembur, dan ketidakhadiran. Tanpa aturan tersebut, data absensi dapat menimbulkan perbedaan interpretasi.

Aturan Jam Kerja Outsourcing yang Perlu Diperhatikan

Pengelolaan absensi harus mengikuti jam kerja yang berlaku bagi pekerja. Karena itu, perusahaan perlu memahami aturan jam kerja sebelum menentukan sistem absensinya.

Ketentuan waktu kerja diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021, yang juga mencakup pekerja pada perusahaan alih daya. Secara umum, terdapat dua pola waktu kerja:

1. 6 hari kerja: 7 jam per hari dan 40 jam per minggu.
2. 5 hari kerja: 8 jam per hari dan 40 jam per minggu.

Pelaksanaan jam kerja kemudian perlu disesuaikan dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Artinya, perusahaan tidak cukup hanya menentukan jadwal secara operasional. Jadwal tersebut juga perlu sejalan dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk pekerja outsourcing, pengaturan jam kerja perlu dikoordinasikan antara perusahaan pengguna dan vendor. Hal ini penting karena data absensi nantinya berkaitan dengan kehadiran, jam kerja, dan perhitungan lembur pekerja.

Karena itu, sistem absensi sebaiknya dapat mencatat jam masuk, jam pulang, keterlambatan, dan lembur secara jelas. Jika pekerja ditempatkan dalam sistem shift atau lokasi berbeda, jadwal tersebut juga perlu tercatat dalam sistem.

Dengan alur tersebut, perusahaan tidak sekadar mengetahui siapa yang hadir. Data absensi juga dapat menjadi dasar pengecekan kepatuhan terhadap jadwal kerja dan rekonsiliasi dengan vendor.

Cara Mengelola Absensi Pekerja Outsourcing Secara Efektif

Berikut cara mengelola absensi pekerja outsourcing yang dapat diterapkan perusahaan:

1. Susun SOP Absensi Sebelum Kontrak Berjalan

Tentukan aturan kehadiran sebelum pekerja mulai ditempatkan. Bahas jam kerja, jadwal shift, keterlambatan, lembur, hari libur, dan mekanisme koreksi absensi.

Tuangkan hasil  kesepakatan tersebut dalam perjanjian kerja sama. Dengan begitu, perusahaan dan vendor memiliki acuan yang sama saat memeriksa data kehadiran.

2. Tentukan Kepemilikan dan Akses Data Absensi

Tentukan sejak awal pihak yang menyimpan dan mengelola data absensi. Perusahaan pengguna dan vendor juga perlu mengetahui siapa yang memiliki hak akses.

Jika memungkinkan, gunakan sistem yang memungkinkan kedua pihak melihat data secara terkontrol. Cara ini mengurangi ketergantungan pada rekap manual dan memudahkan proses pengecekan.

3. Gunakan Sistem Absensi GPS atau Geofencing

Sistem absensi GPS dapat membantu mencatat lokasi saat pekerja melakukan presensi. Sementara itu, sistem geofencing dapat membatasi presensi pada area kerja yang sudah ditentukan.

Fitur ini berguna untuk pekerja yang ditempatkan di cabang, gudang, proyek, atau lokasi operasional lainnya. Namun, perusahaan tetap perlu menyesuaikan penerapannya dengan kebijakan privasi dan kebutuhan pekerjaan.

4. Terapkan Verifikasi Identitas

Sistem absensi sebaiknya dapat memastikan bahwa presensi dilakukan oleh pekerja yang bersangkutan. Salah satu caranya adalah menggunakan face recognition atau metode verifikasi identitas lainnya.

Dengan verifikasi tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko titip absen. Data kehadiran pun menjadi lebih mudah ditelusuri ketika diperlukan.

5. Pantau Kehadiran melalui Dashboard

Dashboard membantu HR dan supervisor melihat kondisi kehadiran tanpa menunggu rekap dari vendor. Informasi seperti pekerja hadir, terlambat, tidak hadir, atau belum melakukan presensi dapat dipantau lebih cepat.

Jika terdapat kekurangan tenaga kerja pada lokasi tertentu, supervisor juga dapat segera mengambil tindakan. Hal ini membuat pengelolaan tenaga kerja lebih responsif.

6. Tetapkan Indikator Kehadiran

Gunakan indikator yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pekerjaan. Contohnya adalah tingkat keterlambatan, kepatuhan terhadap jadwal shift, tingkat kehadiran, dan jumlah koreksi absensi.

Hindari menetapkan angka secara sembarangan. Target sebaiknya disesuaikan dengan kontrak, karakter pekerjaan, dan riwayat data perusahaan.

Baca Juga: 5 Liveness Detection App Terbaik untuk Keamanan Absensi Digital

7. Lakukan Rekonsiliasi dan Evaluasi

Periksa data absensi secara berkala bersama vendor. Bandingkan data kehadiran, lembur, perubahan jadwal, dan koreksi absensi untuk menemukan perbedaan sejak awal.

Hasil evaluasi dapat digunakan untuk memperbaiki SOP atau sistem yang digunakan. Dengan cara ini, cara mengelola absensi pekerja outsourcing menjadi lebih terukur dan tidak hanya bergantung pada rekap manual.

Absensi Manual vs Digital untuk Pekerja Outsourcing

Pilihan sistem absensi dapat memengaruhi akurasi data dan kecepatan pengelolaan tenaga kerja outsourcing. Berikut perbandingan keduanya:

Aspek	Absensi Manual/Kertas	Absensi Digital (Hadirr)
Pencatatan kehadiran	Diisi secara manual dan membutuhkan rekap	Tercatat otomatis melalui sistem
Risiko kesalahan data	Lebih rentan salah input atau rekap	Data lebih terstruktur dan mengurangi input manual
Risiko titip absen	Lebih sulit dicegah	Dapat ditekan dengan verifikasi identitas
Validasi lokasi	Tidak tersedia secara otomatis	GPS atau geofencing dapat memvalidasi lokasi
Pemantauan kehadiran	Membutuhkan pengecekan manual	Dapat dipantau melalui dashboard
Pengelolaan shift	Perlu dicatat dan diperbarui manual	Jadwal dapat dikelola dalam sistem
Pengelolaan lembur	Rekap dan perhitungan cenderung manual	Data jam kerja dapat menjadi dasar pengajuan lembur
Akses data vendor	Biasanya melalui laporan atau spreadsheet	Dapat diberikan melalui akses sistem
Rekonsiliasi data	Membutuhkan pencocokan lebih banyak	Data lebih mudah ditelusuri berdasarkan riwayat
Pelaporan	Membutuhkan waktu untuk mengumpulkan dan merekap	Laporan dapat dibuat berdasarkan data yang tersedia

Untuk pekerja yang tersebar di banyak lokasi, sistem digital memang menawarkan kontrol yang lebih praktis. Namun, perusahaan tetap perlu menetapkan SOP, hak akses, dan prosedur perbaikan data agar sistem berjalan konsisten.

Baca Juga: 7 Daftar Aplikasi Absensi Geolocation Terbaik & Akurat untuk Bisnis Modern

Yang perlu diingat, penggunaan GPS atau biometrik juga bukan berarti seluruh risiko otomatis hilang. Perusahaan tetap perlu memastikan perangkat, koneksi, aturan kerja, dan proses verifikasi berjalan sesuai kebutuhan operasional.

Hal yang Perlu Dihindari Saat Mengelola Absensi Outsourcing

Setelah menerapkan cara mengelola absensi pekerja outsourcing, perusahaan juga perlu menghindari beberapa kesalahan agar tetap akurat dan konsisten. Berikut di antaranya:

1. Tidak memeriksa data secara berkala: Absensi digital tetap perlu ditinjau untuk menemukan keterlambatan, ketidakhadiran, atau lembur yang tidak biasa.
2. Tidak mencocokkan data dengan laporan vendor: Perusahaan perlu membandingkan data absensi dengan rekap vendor secara rutin. Langkah ini membantu menemukan perbedaan sebelum memengaruhi perhitungan gaji.
3. Lupa memperbarui jadwal atau lokasi:  Perubahan shift dan lokasi perlu segera diperbarui dalam sistem. Jika tidak, pekerja bisa tercatat tidak hadir meskipun mengikuti jadwal yang sebenarnya.
4. Tidak menetapkan alur koreksi absensi: Perusahaan perlu menentukan siapa yang dapat mengajukan, memeriksa, dan menyetujui perubahan data. Setiap koreksi juga sebaiknya memiliki catatan yang mudah ditelusuri.
5. Hanya menggunakan data untuk menghitung gaji: Data absensi juga dapat membantu mengevaluasi lembur, kebutuhan tenaga kerja, dan kepatuhan terhadap jadwal kerja.
6. Tidak memberikan sosialisasi kepada pekerja: Sistem baru akan lebih mudah diterapkan jika pekerja memahami cara absen, aturan koreksi, serta konsekuensi jika terjadi kesalahan pencatatan

Kelola Absensi Outsourcing Lebih Akurat dengan Hadirr

Cara mengelola absensi pekerja outsourcing akan lebih mudah jika data kehadiran tersimpan dalam satu sistem. Untungnya, Hadirr menyediakan fitur yang relevan untuk membantu perusahaan mencatat dan memantau absensi pekerja di berbagai lokasi.

Beberapa fitur yang dapat mendukung kebutuhan tersebut meliputi:

1. Absensi GPS dan geofencing untuk memastikan presensi dilakukan di lokasi kerja yang ditentukan.
2. Face recognition untuk memverifikasi identitas pekerja dan mengurangi risiko titip absen.
3. Pengelolaan shift kerja untuk mencatat jadwal kerja pekerja sesuai penempatannya.
4. Pencatatan lembur untuk mendokumentasikan waktu kerja tambahan secara lebih terstruktur.
5. Dashboard absensi untuk memantau kehadiran pekerja dari berbagai lokasi.

Dengan fitur tersebut, HR dapat mengurangi pencatatan manual dan lebih mudah mencocokkan data dengan laporan vendor. Data kehadiran juga dapat digunakan untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap jadwal kerja.

Tertarik melihat bagaimana sistem ini bisa mengoptimalkan kinerja pekerja outsourcing? Segera jadwalkan demo Hadirr. Daftar sekarang dan lihat langsung bagaimana absensi dapat dikelola lebih praktis dengan Hadirr!