Peraturan Absensi Karyawan Beserta Contoh Sanksi Disiplinnya

Disiplin kerja adalah sikap dan perilaku karyawan yang menunjukkan ketaatan dan ketertiban terhadap peraturan perusahaan dan norma yang berlaku, yang memengaruhi produktivitas, profitabilitas, dan moral karyawan.

Peraturan absensi umumnya mengatur empat jenis pelanggaran, yaitu keterlambatan, pulang sebelum waktunya (PSW), lupa absen, dan ketidakhadiran. 

Sanksi pelanggaran absensi karyawan pada dasarnya berjenjang mulai dari pemotongan tunjangan harian hingga surat peringatan sesuai tingkat pelanggaran. 

Pembuatan peraturan ini wajib mengacu pada UU Ketenagakerjaan dan diketahui oleh karyawan agar tidak berujung PHK sepihak. Simak ulasannya!

Apa Tujuan Penerapan Disiplin Kerja di Kantor?

Secara garis besar, disiplin kerja diciptakan agar peluang terjadinya tindakan indisipliner karyawan dapat dikendalikan ataupun diperbaiki. Hal ini juga membantu tim atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Adapun tujuan penerapan disiplin kerja di kantor adalah :

Baca Juga: 10 Tips Membangun Disiplin Kerja Karyawan Ala HRD

1. Menjaga perilaku karyawan yang tidak efisien

Disiplin kerja membantu perusahaan memastikan operasional perusahaan berjalan optimal. Karyawan yang tidak produktif dan berpotensi merugikan di kantor akan teridentifikasi sehingga perusahaan dapat memberikan tindakan seperti memberikan surat peringatan hingga memecat karyawan indisipliner tersebut.

2. Menjaga tingkat kinerja karyawan menjadi lebih baik

Penerapan disiplin kerja berkaitan dengan bagaimana menciptakan sebuah lingkungan bekerja yang aman dan menyenangkan bagi karyawan. 

Di mana karyawan bisa fokus bekerja dan suasana kerja sama tim pun tidak terganggu akibat perbuatan satu atau dua orang yang tidak disiplin. Suasana kantor yang menyenangkan mendorong kinerja menjadi lebih baik.

3. Menjaga citra perusahaan di mata klien

Terganggunya pelayanan terhadap klien yang berkaitan dengan disiplin waktu, seperti tidak terpenuhi tenggat yang ditetapkan sesuai perjanjian.

Yang akan memengaruhi tingkat kepercayaan klien terhadap perusahaan. Pelayanan yang baik dan sesuai disiplin kerja berdampak pada terbangunnya kepuasan dan loyalitas pelanggan.

4. Memberikan dasar yang jelas untuk tindakan HRD

HRD berperan untuk memastikan bahwa karyawan sudah berlaku disiplin di kantor. Dengan adanya disiplin kerja yang diketahui oleh semua stakeholder, maka HRD dapat menindak pelanggaran yang terjadi, mulai dari menegur hingga menjatuhkan sanksi.

Apa Saja Indikator untuk Mengukur Kedisiplinan Karyawan?

Di dalam disiplin kerja, terdapat 3 indikator yang digunakan untuk mengukurnya, yaitu :

1. Disiplin terhadap waktu

Indikator ini dapat diukur melalui tingkat kehadiran di tempat kerja dan ketepatan waktu saat datang, istirahat, hingga pulang dari tempat kerja.

2. Disiplin terhadap tanggung jawab dalam pekerjaan

Indikator ini berkaitan dengan sikap dan perilaku dalam menghadapi pekerjaan, seperti pelaksanaan tugas yang sesuai dengan tanggung jawab serta menggunakan fasilitas/peralatan sebaik mungkin.

3. Disiplin terhadap peraturan perusahaan

Indikator ini berkaitan dengan kepatuhan terhadap peraturan dan standar kerja yang berlaku di tempat kerja. Misalnya cara berpakaian dan bertingkah laku di kantor.

Baca Juga: Panduan Membuat Peraturan Perusahaan dan Contohnya

Bagaimana Cara Membangun Disiplin Kerja Karyawan?

Berikut adalah cara cerdas yang dapat dilakukan HRD untuk membangun disiplin kerja karyawan.

1. Memberikan reward dan punishment

Reward dan punishment diperlukan untuk mendorong karyawan menjaga kedisiplinan sekaligus memotivasi mereka dalam bekerja. Bentuk reward yang dapat diberikan adalah pujian, penghargaan tahunan, dan pemberian bonus/voucher. 

Anda bisa menggunakan platform Payuung, yang menyediakan beragam benefit karyawan dengan harga ekonomis dan manfaat optimal.

Sementara itu, punishment dapat berbentuk teguran lisan, pemotongan gaji atau tunjangan tidak tetap, dan memberikan konseling khusus.

2. Menegakkan disiplin kerja secara adil dan terukur

Manajemen perusahaan perlu membuat aturan yang tegas dan wajar. Setiap tingkatan jabatan di perusahaan wajib mematuhi aturan tersebut, sebab jika tidak berlaku menyeluruh, tentu akan berdampak pada disiplin karyawan.

3. Memanfaatkan teknologi di tempat kerja

Penggunaan alat produktivitas berbasis teknologi membantu dalam manajemen karyawan, mulai dari kehadiran, ketepatan waktu, dan monitoring waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas.

Hadirr adalah salah aplikasi yang mampu mengelola produktivitas karyawan di perusahaan sehingga lebih praktis dan efisien.

Seperti Apa Contoh Peraturan Absensi dan Sanksi Disiplinnya?

Pembuatan peraturan absensi karyawan di perusahaan mengacu pada UU Ketenagakerjaan, disusun oleh pemilik bisnis dan diketahui oleh karyawan.

Hal ini dikarenakan pemberian sanksi surat peringatan tidak bisa dilakukan sesuka hati agar mencegah terjadinya pemutusan hubungan kerja sepihak. 

Berikut disajikan contoh peraturan absensi karyawan dan contoh pedoman sanksi disiplin yang dapat dijadikan lampiran perjanjian bersama tata tertib perusahaan Anda :

Tabel: Ringkasan Jenis Pelanggaran Absensi dan Sanksinya

a. Keterlambatan

Perusahaan menerapkan sistem 5 (lima) hari kerja. Keterlambatan dihitung berdasarkan jam masuk kantor. Sanksi terlambat masuk kerja adalah dikenakan pemotongan tunjangan harian. Tidak ada toleransi keterlambatan untuk kantor pusat dan cabang.

Jam masuk karyawan : 08.00 WIB

Kategori keterlambatan dan besaran pemotongan :

b. Pulang sebelum waktunya (PSW)

Perusahaan menerapkan sistem 5 (lima) hari kerja. Perhitungan pulang sebelum waktunya mengacu berdasarkan absensi dan jam pulang kantor yang ditentukan. Setiap pulang kerja sebelum waktunya dikenakan pemotongan.

Jam pulang karyawan : 08.00 WIB

Kategori pulang sebelum waktunya dan besaran pemotongan :

c. Lupa melakukan absen kehadiran

Karyawan yang lalai dalam melakukan absensi kehadiran dikenakan pemotongan sesuai dengan jenis alasannya.

d. Ketidakhadiran

Karyawan yang tidak hadir dengan atau tanpa keterangan akan dikenakan pemotongan sesuai dengan jenis alasannya.

e. Hukuman disiplin karyawan

Setiap karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin dapat dikenakan sanksi sesuai dengan jenis atau tingkat pelanggarannya.

Aplikasi Apa yang Bisa Kelola Disiplin Kehadiran Otomatis?

Sudahkah Anda mengenali seperti apa bentuk peraturan disiplin kerja kehadiran karyawan di perusahaan? Bagaimana mengidentifikasi pelanggaran yang terjadi jika karyawan yang Anda dikelola cukup banyak?

Oleh sebab itu, Anda memerlukan teknologi yang tepat seperti aplikasi Hadirr, aplikasi absensi digital dengan fasilitas HRIS terlengkap.

Fitur absensi online membantu Anda mengetahui karyawan yang hadir tepat waktu, terlambat, pulang sebelum waktunya, hingga tidak hadir dengan atau tanpa alasan.

Anda juga bisa andalkan fitur timesheet untuk menilai produktivitas karyawan, termasuk mengidentifikasi karyawan yang tidak bekerja dengan baik.

Hadirr juga membantu dalam kelola lembur dan shift kerja secara online, sehingga pekerjaan mengelola dan mengendalikan disiplin karyawan dapat dilakukan bersamaan.

Nah, berdasarkan pedoman sanksi disiplin di atas, terdapat hukuman berupa pemotongan tunjangan dan jatah cuti tahunan.

Anda juga bisa mengelolanya secara online melalui aplikasi Gadjian, perangkat lunak untuk mengelola payroll perusahaan.

Aplikasi yang terintegrasi dengan Hadirr ini menyediakan layanan untuk mengelola cuti tahunan, menghitung upah lembur karyawan, dan mengelola tunjangan karyawan.

Hadirr dan Gadjian menawarkan fleksibilitas dan kepraktisan dalam mengelola karyawan, sehingga Anda dapat lebih fokus dalam memastikan karyawan tetap disiplin di kantor.

Writer: YRA