Sebagai seorang Human Resources pada sebuah perusahaan, divisi Anda diharapkan dapat membangun sebuah sistem yang dapat memberikan manfaat dalam banyak aspek, terutama berkaitan dengan data kehadiran karyawan.

Oleh karena itu, memiliki sistem absensi harian sangat penting, karena absen karyawan harian merekam dan memantau kehadiran karyawan dengan menunjukkan sejumlah informasi seperti waktu kedatangan dan kepulangan mereka dari kantor. 

Baca Juga: Yuk Simak Cara Atur Jadwal (Shift) Kerja di Masa Pandemi COVID-19

Melalui sistem absensi harian, Anda dapat mengetahui status ketidakhadiran karyawan, apakah sedang cuti, izin atau sakit, sehingga Anda tidak kebingungan untuk menghitung data kehadiran mereka, apalagi saat mendekati tanggal gajian.

Repotnya HRD dalam Mengelola Absensi Karyawan

Dalam menerapkan suatu sistem absensi harian, Anda menjadi tidak asing lagi dengan masalah-masalah yang membuat pekerjaan Anda jadi lebih merepotkan. Misal, masalah ketidakhadiran karyawan.

Ketidakhadiran karyawan dapat menghambat penyelesaian suatu pekerjaan. Efektivitas kerja tim rentan mengalami penurunan, sebab pekerjaan yang mestinya diselesaikan dalam tim jadi terbengkalai. Karyawan yang memiliki etos kerja yang baik menerima lebih banyak pekerjaan akibat ketidakhadiran karyawan lainnya.

Tidak hanya itu saja, Anda juga akan disulitkan oleh cara absensi karyawan yang tidak efisien. Biasanya, hal ini disebabkan oleh permasalahan teknis pada sistem absensi yang digunakan, seperti hilang atau rusaknya kertas absensi manual dan bermasalahnya sistem pemindaian pada absensi biometrik sidik jari. 

Error pada sistem menghambat karyawan untuk mencatatkan kehadiran, sehingga Anda harus menyediakan back-up plan pengganti sistem absensi saat hal tersebut terjadi. Tentu ini akan merepotkan divisi Anda saat merekap keseluruhan data kehadiran karyawan.

Alih-alih menyebabkan karyawan senang saat gajian, kesalahan Anda dalam mengelola data kehadiran, salah hitung gaji karyawan dapat berakibat fatal.

Nah, menyadari betapa pentingnya kehadiran karyawan bagi perusahaan Anda, diperlukan pembuatan kebijakan kehadiran secara terperinci. Anda harus memilih sistem absensi harian yang efektif diterapkan pada perusahaan dan mampu memberikan kemudahan dalam pengolahan data.

Pentingnya Absensi Karyawan Harian

Cara karyawan menghargai waktu melalui kehadiran mereka menunjukkan tanggung jawab mereka untuk perusahaan. Kegiatan monitoring karyawan sekilas terdengar tidak begitu diperlukan, asal mereka senantiasa hadir dan melakukan pekerjaan.

Padahal, memantau tanggung jawab karyawan sulit untuk dilakukan. Tidak mudah memantau aktivitas mereka, terutama yang banyak melakukan aktivitas di luar kantor untuk bertemu klien dan pemasaran. Anda tidak dapat mengetahui kapan saja celah yang bisa dimanfaatkan untuk bersantai pada jam kerja.

Demi terciptanya hubungan kepercayaan yang baik antara perusahaan dan karyawan, pemilihan sistem absensi karyawan harian sangat penting dilakukan. 

Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan yaitu :

  1. Memastikan operasional perusahaan dijalankan dengan benar.
  2. Mengetahui produktivitas karyawan.
  3. Melatih integritas karyawan melalui sikap jujur, disiplin dan taat akan peraturan saat bekerja.
  4. Memastikan upah karyawan diberikan secara tepat.

Terdapat beberapa pertimbangan dalam memilih sistem absen karyawan harian yang efektif bagi perusahaan Anda, seperti sistem yang mampu menjamin keamanan data, mempermudah perekapan, memiliki risiko human error yang kecil, meminimalisir kecurangan karyawan, mampu memonitoring aktivitas karyawan dan dapat diakses di mana saja.

Sebelum memilih sistem absensi harian mana yang terbaik untuk perusahaan, terlebih dahulu Anda perlu mengetahui apa saja sistem absensi harian karyawan yang digunakan di Indonesia.

Sistem Absen Karyawan Harian

Sebagaimana cepatnya perkembangan teknologi, sistem absensi karyawan pun juga mengalami evolusi dari waktu ke waktu. Terdapat banyak alternatif sistem absensi yang bisa Anda pilih, berikut di antaranya.

Absensi Mesin Ceklok

Absen ceklok merupakan sistem absensi yang paling lawas, dilakukan dengan cara memasukkan kartu khusus ke dalam mesin. Mesin secara otomatis mencatat clock in dan clock out karyawan pada kertas tersebut. Sistem ini memerlukan pengadaan banyak kertas khusus dan rawan kecurangan, sehingga kurang efektif dari segi biaya.dan keakuratan data,

Absensi Manual

Seperti namanya, sistem absensi dilakukan secara manual dengan kertas absensi karyawan excel dan pena. Dari segi biaya, sistem ini lebih murah. Namun, jika Anda mempekerjakan banyak karyawan, tentu saja tidak efektif diterapkan karena akan merepotkan Anda dalam merekapnya. Resiko “titip absen” dan kehilangan rekapan harian pun rentan terjadi.

Absensi Magnetic Card

Absensi ini cukup populer digunakan sebab menggunakan keycard yang digesekkan atau di-scan dengan kode QR. Absensi ini baik untuk menjaga keamanan lingkungan kantor Anda. Resiko dari sistem ini adalah kecurangan absen dengan menitipkan kartu pada karyawan lain serta kemungkinan kehilangan kartu. 

Baca Juga: Aplikasi Absensi di Perusahaan BUMN?

Absensi Biometrik : fingerprint dan faceprint

Absensi biometrik termasuk sistem terkini yang lebih praktis dan cepat digunakan. Teknologi biometriknya mampu mengidentifikasi ciri biologis dan ciri kebiasaan unik karyawan, contohnya memindai sidik jari dan fitur wajah mereka untuk diintegrasikan dengan perekaman kehadiran. Sistem ini sewaktu-waktu bisa mengalami error atau tidak mampu identifikasi karyawan. Disamping itu, harga mesinnya cukup mahal.

Absensi Online

Aplikasi absensi online belakangan semakin naik daun berkat beragam kemudahan yang ditawarkan. Mengadopsi teknologi terkini, sistem absensi online dilakukan melalui gawai masing-masing karyawan. Jadi, sangat cocok digunakan pada perusahaan dengan banyaknya karyawan lapangan dan yang memberlakukan sistem WFH/remote working.

Saat ini, sistem absensi online juga berperan sebagai employee self-service system dilengkapi beragam fitur yang memungkinkan karyawan Anda untuk mengakses informasi dan data pekerjaan mereka secara daring. Anda bisa mendapatkan rekapan kehadiran karyawan otomatis dan memiliki banyak waktu untuk tracking kinerja karyawan pada aplikasi yang sama.

Contoh Template Absen Karyawan Harian

Agar menunjang Anda dalam merekap kehadiran karyawan dengan benar, berikut disajikan beberapa contoh absensi karyawan yang dapat Anda unduh, modifikasi dan diaplikasikan sesuai kebutuhan. Template absensi karyawan harian ini dapat digunakan apabila Anda memberlakukan absensi manual pada perusahaan.

Contoh 1 :

Absen karyawan harian

 

Contoh 2 :

Contoh Template Absensi Karyawan Harian

Hadirr, Solusi Sistem Absensi Harian Terbaik

Sistem absensi karyawan secara tidak langsung akan memengaruhi efisiensi dan produktivitas kinerja karyawan dan tim yang Anda miliki. Penting sekali mengandalkan sistem absensi yang menyediakan banyak fitur HR yang memudahkan pekerjaan Anda dalam mengelola data kehadiran karyawan.

Apabila Anda mencari sebuah sistem absensi online terbaik di Indonesia, Hadirr adalah solusinya. Hadirr merupakan aplikasi HRIS berteknologi cloud terpercaya yang bisa diakses pada gawai Android dan iOS milik Anda dan semua karyawan.

Dengan fitur unggulan yaitu fitur absensi selfie, Hadirr dilengkapi dengan teknologi GPS dan biometrik face capture yang andal dalam mengidentifikasi dan merekam catatan kehadiran karyawan Anda secara otomatis dimana saja. Anda dapat meminimalisir potensi kecurangan seperti titip absen dan penggunaan fake GPS melalui Hadirr. 

Baca Juga: 4 Contoh Laporan HRD Excel yang Wajib Anda Tahu

Hadirr juga cocok digunakan jika Anda memberlakukan sistem WFH dan shift karyawan. Tidak hanya itu saja. Ucapkan selamat tinggal pada rekap manual yang menyita sebagian waktu Anda, sebab Hadirr akan merekap data real-time kehadiran secara otomatis pada sistem yang aman. Anda bisa mengunduhnya kapan saja, tanpa khawatir kehilangan data.

Sederet keunggulan yang ditawarkan Hadirr dalam menangani administrasi HR secara otomatis akan meningkatkan efektivitas Anda untuk melakukan pengembangan diri terhadap karyawan, sehingga perusahaan dapat meraup lebih banyak lagi keuntungan. Selamat mencoba!

Aplikasi Absensi Online Hadirr

 

Writer : Yosie Rizkha Amaf