Contoh Laporan Visit Sales Online vs Manual

Laporan visit sales adalah dokumen yang dibuat sales lapangan setiap kali melakukan kunjungan ke calon pelanggan dan pelanggan, untuk memudahkan manajer memantau kinerja mereka, baik dibuat secara manual dengan Excel dan paraf stempel, maupun otomatis lewat aplikasi sales mobile berbasis GPS.

 Aplikasi sales online lebih unggul dibanding manual karena menyediakan layanan lengkap dalam satu platform, memantau sales secara real-time, dan mencegah tindakan kecurangan di lapangan. 

Dalam melakukan aktivitas penjualan, sales lapangan perlu melakukan kunjungan langsung ke calon pelanggan dan pelanggan. Setiap bertugas, mereka harus mengisi form kunjungan sales untuk memudahkan dalam pemantauan. 

Ada dua cara dalam membuat laporan visit sales, yaitu secara manual dan online. Bagaimana efektivitas kedua tipe laporan tersebut? Jika Anda sedang membutuhkan solusi pengelolaan kunjungan sales yang paling efektif, simak artikel berikut selengkapnya.

Baca Juga: Cara Melakukan Penilaian Kinerja Sales yang Tepat

Contoh Laporan Visit Sales Manual dan Kelemahannya

Laporan kunjungan sales manual dibuat dengan Excel berisikan data perusahaan yang dikunjungi harian dan dibuktikan dengan pembubuhan paraf stempel. Berikut contoh laporannya :

Fungsi pembuatan laporan visit ini ialah membantu manajer sales melacak kinerja karyawan. Dengan banyaknya jumlah calon pelanggan yang harus dikunjungi setiap sales, sebagai manajer, Anda akan kerepotan memantau satu per satu mobilitas mereka.

Monitoring sales bukanlah tugas yang mudah, karena tim Anda bekerja dalam jarak jauh. Masalah akan terus bermunculan, mulai dari komunikasi, perbedaan zona waktu hingga memastikan setiap sales paham memprioritaskan tugas yang lebih penting. 

Terlebih, kegiatan di lapangan kerap menjadi celah empuk kecurangan yang dapat berdampak fatal bagi perusahaan. 

Karena saat ini sedang gencarnya upaya fleksibilitas dan kepraktisan dengan otomatisasi pekerjaan, banyak perusahaan tertarik beralih menggunakan sales mobile sebagai solusi monitoring kunjungan sales.

Baca Juga: Mengenal Sistem Gaji SPG dan Contoh Perhitungannya

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Sales Mobile?

Aplikasi sales mobile sepertinya sudah wajib dimiliki oleh perusahaan Anda. Anda bisa menikmati kemudahan pengelolaan prospek bisnis hingga mencapai close deal hanya dari genggaman. Inilah keuntungan yang Anda dapatkan dari aplikasi sales mobile :

Menyediakan layanan lengkap dalam satu aplikasi

Munculnya aplikasi kunjungan sales sangat membantu perusahaan untuk menciptakan alur kerja yang cerdas serta membuat tim sales yang solid dan sukses.

Aplikasi ini menghadirkan banyak fitur dalam satu aplikasi saja, yaitu absensi sales online, pelacakan kunjungan ke pelanggan hingga pengajuan klaim online. Anda bahkan lebih mudah merotasi lokasi kerja dan mengganti tugas sales di lapangan. 

Memantau sales dari jarak jauh secara real-time

Aplikasi sales membantu sales untuk menavigasikan keberadaan mereka dalam rute kunjungan dengan sistem GPS. Pelacakan lokasi mereka bisa Anda akses pada dashboard admin dari jarak jauh. Sistem dalam aplikasi memungkinkan Anda memantau beberapa sales dalam satu waktu secara real-time.

Efisiensi operasional

Berapa banyak waktu yang dihabiskan sales untuk mengurus administrasi rutin? Mereka harus bolak-balik kantor untuk presensi masuk dan pulang, belum lagi membuat laporan kunjungan harian. Aktivitas berulang tersebut sangat boros waktu dan melelahkan. Dengan aplikasi sales mobile, Anda bisa mengotomatisasi dan mempersingkat sebagian proses administrasi sehingga lebih hemat waktu dan biaya.

Meningkatkan kinerja tim sales dan penjualan perusahaan

Setelah mempersingkat administrasi rutin, maka tim sales bisa fokus pada rencana kunjungan dan aktivitas penjualan. Tim sales menjadi lebih leluasa mengoptimalkan jam kerja mereka untuk memperoleh deal closing sebanyak-banyak, sehingga penjualan pun akan meningkat.

Mencegah tindakan kecurangan

Aplikasi sales mobile menyuguhkan visibilitas dalam bekerja. Pengelolaan tim sales yang buruk memungkinkan terjadinya korupsi waktu saat jam kerja, adanya manipulasi klaim dan tindakan fraud. Jika dibiarkan, lama kelamaan perusahaan akan merugi, sehingga diperlukan aplikasi sebagai solusi mengatasi hal tersebut.

Mengenal Cara Kerja Aplikasi Sales

Mungkin Anda masih khawatir mencoba aplikasi sales karena membayangkan penggunaannya yang rumit dan belum tentu dimengerti oleh karyawan Anda. 

Aplikasi sales diciptakan dengan tampilan interface yang ramah pengguna dari berbagai kalangan usia. Anda dijamin tidak akan kesulitan dalam melakukan sosialisasi uji coba penggunaannya. 

Biasanya, ketika akan melakukan kunjungan, tim sales akan meminta form tugas pelayanan. Supervisor akan memberikannya langsung atau dikirim via elektronik. Form tersebut memuat informasi rute harian yang efisien dan deskripsi permintaan layanan yang dibutuhkan.

Namun, ada kalanya timbul perubahan tugas mendadak. Jika tidak ada otomatisasi, supervisor dan tim sales akan terhambat untuk saling menyesuaikan. 

Dengan aplikasi sales, Anda menjadi lebih mudah melakukan penggantian tugas dan rotasi kerja. Adanya perubahan informasi bisa diakses melalui aplikasi yang ter-install di gawai setiap sales.

Sistem aplikasi sales memiliki fitur lengkap, seperti menu sales tracking, client visit, presensi check-in dan check-out, dan akses laporan berkala (pada interval yang bisa dipilih) dengan statistik yang mudah dibaca. Statistik tersebut dapat Anda gunakan untuk mengukur KPI sales.

Memilih Hadirr, Aplikasi Laporan Visit Sales Terbaik untuk Bisnis Anda

Tabel Perbandingan Laporan Manual dan Aplikasi Sales Mobile

Gunakan aplikasi Hadirr untuk membantu Anda mengelola aktivitas kehadiran dan kunjungan sales dalam bisnis Anda. Hadirr adalah aplikasi absen sales yang menyediakan fitur-fitur menarik yang harus dijelajahi. 

Anda bisa melakukan monitoring pekerjaan sales di lapangan dengan fitur sales visit. Fitur ini mendorong peningkatan produktivitas sales meliputi pencatatan lokasi karyawan dengan GPS, penyimpanan tanda tangan digital dan dokumen meeting tim sales di lapangan. 

Anda bisa memantau real-time kunjungan sales dan laporannya akan tersedia otomatis, tinggal diunduh dalam sekali klik.

Baca Juga: Fakta Seputar Aplikasi Sales Tracker

Hadirr memungkinkan Anda untuk mengelola pengeluaran bisnis dengan memberikan kemudahan dalam pengajuan klaim. Dengan fitur reimbursement online, tim sales cukup upload bukti transaksi melalui aplikasi dan prosedur klaim akan dilakukan online. Praktis sekali, kan?

Dan yang tak kalah penting, Hadirr menjadi solusi yang tepat untuk memantau kehadiran sales Anda. Fitur absensi digital Hadirr tidak pernah mengecewakan dalam urusan pencatatan kehadiran dari berbagai titik lokasi dan keakuratan datanya. 

Memilih aplikasi yang tepat dan terbaik untuk bisnis Anda tidak bisa dilakukan asal-asalan. Serahkan pada Hadirr untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Writer: Yosie Rizkha Amaf