Contoh Absensi Online Melalui Google Form dan HP Karyawan
Absensi online melalui Google Form adalah cara membuat formulir kehadiran digital yang dikirim via link ke HP karyawan, dengan kolom jam masuk, checkbox kehadiran, hingga unggahan foto selfie, lalu hasilnya otomatis terekap di Google Spreadsheet.
Cara ini gratis dan hemat kertas, namun punya kelemahan seperti pembuatan formulir manual setiap hari, perhitungan payroll yang tidak otomatis, dan rawan manipulasi karena sulit memantau kondisi real-time karyawan.
Kehadiran karyawan sangat penting, karena berkaitan dengan kelancaran bisnis. Lalu bagaimana mengakali permasalahan yang mungkin timbul terhadap kehadiran mereka apabila perusahaan hendak menerapkan work from home dan remote working?
Absensi mobile adalah solusinya! Karyawan bisa melakukan absensi lewat HP masing-masing. Ada banyak alternatif absensi online yang bisa Anda pilih.
Baca Juga: 10 Manfaat Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Pernahkah Anda berpikir membuat absensi lewat Google Form? Nah, ternyata Google Form tidak hanya bisa dimanfaatkan untuk membuat formulir dan ujian online saja, lho, tetapi juga bisa untuk membuat absensi karyawan.
Cara Membuat Absensi Online di Google Form untuk Karyawan
- Anda bisa memulainya dari layanan “Formulir” di akun Google Drive atau langsung kunjungi situs ini. Klik “Go To Google Form” dan buatlah formulir baru dengan klik tanda (+) pada bagian kiri halaman muka Google Form.
- Setelah itu, muncul tampilan halaman Google Form. Anda bisa mengisi kolom judul dan deskripsi formulir sesuai kebutuhan, yaitu untuk daftar absensi karyawan.
- Pada bagian selanjutnya, terdapat kotak pertama bertuliskan “Pertanyaan Tanpa Judul” yang bisa Anda isi menjadi “Jam Masuk”. Aturlah input nya dengan tools yang tersedia di kotak sebelah kanan atas dan ubah ke bentuk tanggal.
- Langkah selanjutnya, Anda bisa klik menu (+) atau “Tambahkan Pertanyaan” pada toolbar sebelah kanan, lalu sesuaikan dengan tipe formulir yang Anda ingin buat.
Baca Juga: Sistem Absen Karyawan Harian di Perusahaan
- Sebagai referensi, Anda bisa pilih menu “Petak Kotak Centang” untuk membuat absensi online yang memungkinkan berbentuk tabel. Anda juga bisa menambahkan bentuk pertanyaan yang perlu diisi jawaban singkat untuk keperluan notes karyawan ataupun menambahkan pilihan upload untuk mengunggah selfie hadir dan surat sakit.
Berikut tampilan contoh absensi Google Form, Anda bisa mengembangkannya dengan mengeksplorasi semua tools yang tersedia.
- Selanjutnya, scroll ke menu paling atas untuk keperluan pratinjau, mengirim link Google Form ke karyawan hingga memilih “Dapatkan link yang sudah terisi” untuk membuat format absensi clock-out atau jam keluar. Hasil isian absensi di Google Form akan direkap otomatis dalam Google Spreadsheet.
Kelemahan Absensi Karyawan dengan Google Form
Absensi Google Form termasuk contoh absensi online yang mudah dibuat dan gratis. Sistem absensi ini menghemat kertas sekaligus menghemat waktu, karena tinggal mengirim link ke karyawan. Data akan tersimpan aman dalam Drive Anda, tanpa khawatir hilang atau terhapus.
Namun, sistem absensi ini masih memiliki beberapa kelemahan, yaitu :
- Pembuatan formulir absensi harus dilakukan setiap hari.
- Perhitungan payroll dengan data absensi tidak bisa dilakukan otomatis, jadi tetap manual.
- Rawan manipulasi, karena sulit memantau keadaan real-time karyawan.
- Absensi Google Form umumnya untuk single purpose saja, yaitu mencatatkan kehadiran. Untuk pengajuan cuti hingga pengajuan klaim, harus membuat formulir lainnya.
Solusi Tepat untuk Layanan Pengelolaan Karyawan dalam Satu Aplikasi Hadirr
Menjawab tantangan dalam sistem absensi online, Anda bisa memercayakan Hadirr untuk mengelola kehadiran karyawan Anda.
Hadirr merupakan absensi berbasis web yang bisa diakses melalui ponsel pintar dalam bentuk aplikasi praktis. Di samping tampilan aplikasi yang mudah digunakan oleh semua kalangan, Hadirr didukung sederet fitur unggulan yang cocok banget dengan kondisi saat ini.
Hadirr memiliki fitur utama absensi berbasis GPS dan biometric system, sehingga karyawan dapat melakukan absensi dengan mengunggah foto ke dalam sistem dan HR perusahaan bisa mengetahui lokasi sekaligus memverifikasi kehadiran mereka.
Data absensi akan direkap otomatis dan disimpan di sistem cloud, jadi bakalan aman! Di samping itu, rekapan data absensi karyawan terintegrasi langsung ke sistem payroll, jadi perhitungan gaji karyawan bisa otomatis juga.
Bekerja jarak jauh? Tidak masalah. Anda bisa memanfaatkan fitur timesheet online untuk mengatur jadwal dan berbagi tugas jarak jauh, fitur shift kerja untuk mengatur pola kerja bergilir karyawan, dan fitur reimbursement online untuk pengajuan klaim praktis.
Baca Juga: Review Aplikasi Absensi Face Recognition Karyawan
Semua itu bisa Anda lakukan melalui genggaman. Anda akan menghemat waktu mengelola administrasi kehadiran karyawan dan memiliki keleluasaan untuk memantau karyawan kapan pun dan di mana pun.
Karyawan juga akan lebih mudah dalam mencatatkan kehadiran dan mengajukan klaim, sehingga bisa lebih produktif untuk menyelesaikan pekerjaan harian.
Sudah banyak cerita Hadirr memudahkan perusahaan dalam pengelolaan karyawan, sekarang giliran Anda membuktikannya. Coba gratis sekarang!
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Absensi online melalui Google Form adalah cara untuk membuat formulir kehadiran digital yang dikirim melalui link ke ponsel karyawan, mencakup kolom jam masuk, checkbox kehadiran, dan unggahan foto selfie. Hasil absensi otomatis tercatat di Google Spreadsheet.
Kelebihan menggunakan Google Form untuk absensi adalah gratis, menghemat kertas, dan waktu, karena hanya perlu mengirim link ke karyawan. Data juga tersimpan aman di Google Drive.
Kelemahan sistem absensi Google Form meliputi pembuatan formulir yang harus dilakukan setiap hari, perhitungan payroll yang tidak otomatis, dan potensi manipulasi data karena sulit memantau kondisi karyawan secara real-time.
Anda dapat membuat formulir absensi di Google Form dengan mengakses layanan 'Formulir' di Google Drive, mengisi kolom judul dan deskripsi, menambahkan pertanyaan seperti 'Jam Masuk', dan mengatur input sesuai kebutuhan.
Tidak, Google Form umumnya hanya digunakan untuk mencatat kehadiran. Untuk pengajuan cuti atau klaim, perlu membuat formulir terpisah.
Solusi alternatif untuk absensi online adalah menggunakan aplikasi seperti Hadirr, yang menawarkan fitur absensi berbasis GPS dan sistem biometrik, serta integrasi otomatis dengan sistem payroll.
Untuk mengatasi masalah absensi saat work from home, perusahaan bisa menggunakan sistem absensi mobile yang memungkinkan karyawan melakukan absensi melalui ponsel mereka.
Aplikasi Hadirr memudahkan pengelolaan absensi karyawan dengan fitur absensi berbasis GPS, integrasi payroll otomatis, dan kemudahan dalam memantau kehadiran karyawan dari jarak jauh.
Ya, data absensi yang dikumpulkan melalui Google Form tersimpan aman di Google Drive, sehingga tidak perlu khawatir akan hilang atau terhapus.
Ya, hasil isian absensi di Google Form akan direkap otomatis dalam Google Spreadsheet.