Pemerintah Indonesia sudah mengeluarkan kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) sebagai strategi dalam menekan penyebaran wabah COVID-19, yaitu penerapan physical distancing yang lebih luas disertai penegakan hukum yang tegas. Prinsip dari kebijakan ini yaitu memutus rantai penularan virus corona dengan mencegah interaksi sosial secara langsung.

Beberapa provinsi yang telah menerapkan PSBB ini antara lain DKI Jakarta, Jawa Barat khususnya Bogor, Depok, Bekasi, dan akan diikuti provinsi lain. Sekolah diliburkan dan siswa belajar di rumah, kegiatan keagamaan dibatasi dan ibadah dilakukan di rumah. Selain itu, perusahaan juga diwajibkan untuk mempekerjakan karyawan dari rumah atau Work From Home (WFH). 

Bagi perusahaan startup, perusahaan industri kreatif, atau media digital, bekerja secara remote (disebut juga telecommuting atau teleworking) mungkin bukan hal asing. Namun, hampir sebagian besar perusahaan, WFH adalah hal yang baru dan tidak selalu cocok diterapkan, apalagi untuk sektor usaha yang membutuhkan kehadiran karyawan. Bagi perusahaan yang masih baru dalam mengelola work from home tak perlu khawatir karena saat ini sudah tersedia banyak software atau aplikasi untuk mendukung WFH. Berikut ini terdapat 5 kategori aplikasi WFH yang penting untuk diketahui: 

1. Aplikasi absensi untuk karyawan

Aspek yang paling penting dalam situasi pandemi coronavirus saat ini yaitu memantau kinerja atau produktivitas karyawan saat WFH. Anda harus dapat menilai karyawan yang kerja remote, sehingga Anda membutuhkan software atau aplikasi yang memberikan visibilitas terhadap kinerja setiap karyawan di perusahaan Anda. Salah satu kinerja yang umumnya penting dipantau oleh perusahaan adalah disiplin kehadiran jam kerja, sehingga salah satu aplikasi yang Anda butuhkan dalam masa PSBB saat ini adalah aplikasi absensi.

Aplikasi absensi online sangat bermanfaat dalam mengelola presensi karyawan WFH maupun karyawan yang bekerja di kantor seperti biasa. Bagi karyawan WFH yang tidak menunjukkan kehadiran secara fisik kepada atasannya, sistem presensi/absensi online memudahkan karyawan melaporkan kehadirannya dari jauh. Bagi karyawan yang tetap masuk kantor, aplikasi absen yang bisa diunduh di handphone –baik Android maupun iPhone– tentunya akan lebih praktis, aman dan nyaman digunakan dibandingkan mesin kehadiran fingerprint yang penggunaannya harus dibagi dengan banyak orang dan beresiko menularkan penyakit, seperti Covid-19. 

Baca Juga: Peluang Bisnis di Tengah Pandemi Covid-19

Aplikasi absensi online terbaik adalah Hadirr, sistem pencatat kehadiran yang dijalankan dari smartphone berbasis Android maupun iOS. Mobile attendance ini memiliki fitur-fitur yang memungkinkan Anda memantau karyawan yang melaporkan clock in, clock out, break dan after break sesuai jam kerja dari banyak lokasi yang telah disetujui. Di aplikasi ini menggunakan dua teknologi verifikasi, yaitu face recognition dan sistem pemosisi global (GPS) sehingga dapat mencegah kecurangan absensi yang mungkin dilakukan oleh karyawan Anda.

Pelaporan kehadiran dilakukan dengan selfie di aplikasi Hadirr, kemudian teknologi face recognition mencocokkan data biometrik karyawan sesuai dengan foto referensi yang di-upload saat pertama kali login sebagai pengguna Hadirr. Sementara GPS akan mengidentifikasi lokasi karyawan melaporkan kehadirannya, dan akan mengenali apakah attendance point sesuai dengan lokasi karyawan berada dan disetujui oleh atasan karyawan ataupun Anda sendiri. Data absensi tercatat secara real-time, sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang tidak hadir pada saat jam masuk kerja.

Selain memantau absensi, Anda juga dapat memantau jadwal kerja karyawan melalui Hadirr. Karyawan dapat mencatat agenda kerja harian mereka secara real-time, sehingga Anda dapat mengetahui siapa karyawan yang melakukan pekerjaannya pada hari itu.

Hadirr juga memiliki fitur reimbursement yang sangat berguna untuk teleworking. Karyawan WFH dapat mengajukan penggantian biaya yang ditanggung kantor dengan mengunggah bukti pengeluaran ke aplikasi untuk disetujui pembayarannya oleh pihak HR atau finance. Fitur ini sangat sederhana dan tak butuh proses yang rumit, cukup menggunakan ponsel masing-masing dari rumah.

2. Aplikasi komunikasi

Berkomunikasi secara person-to-person atau dalam satu grup dapat dilakukan melalui pesan yang memungkinkan setiap orang dapat langsung merespon satu sama lain. Ada beberapa aplikasi populer yang dapat diunduh dan digunakan melalui smartphone secara gratis, antara lain WhatsAppTelegram, dan Signal yang sudah dilengkapi teknologi enkripsi.

WhatsApp group, misalnya, menjadi aplikasi percakapan yang banyak digunakan oleh karyawan dalam berkoordinasi tentang pekerjaan, baik sesama kolega di kantor maupun dengan atasan. Misalnya, atasan dapat memberikan penugasan kepada timnya melalui pesan teks dan suara, membicarakan target, dan menentukan pembagian kerja tim.

Jika Anda ingin memisahkan antara percakapan pribadi dan diskusi kerja, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Teams atau Slack.

3. Surat elektronik

Karena email dikirim secara real-time, efisiensinya jauh melebihi surat fisik yang membutuhkan waktu. Beberapa perusahaan menggunakan email kantor untuk kebutuhan surat-menyurat maupun bekerja. Ada beberapa email yang dapat digunakan gratis seperti Gmail. Namun, jika Anda membutuhkan komunikasi yang sifatnya interaktif, menggunakan e-mail kurang efektif.

4. Aplikasi conference/meeting

Lupakan dulu meeting di kantor, restoran, atau hotel, dan lakukan secara online melalui aplikasi video conference sebagai gantinya. Anda dapat mengumpulkan karyawan yang bekerja di rumah untuk bergabung dalam sebuah rapat virtual di depan laptop masing-masing. Aplikasi ini dapat menjadi wadah bagi Anda maupun karyawan untuk presentasi secara online atau koordinasi terkait pekerjaan.

Baca Juga: Pemerintah Bebaskan PPh 21 Karyawan Saat Pandemi Covid-19, Ini Ketentuannya

Beragam aplikasi video call bisa Anda gunakan. Skype merupakan aplikasi yang sudah sejak lama digunakan secara luas, baik yang gratis maupun berbayar. Selain itu ada GoToMeetingGoogle Hangout Meet, dan aplikasi conference/ meeting yang banyak digunakan akhir-akhir ini adalah aplikasi Zoom

5. Aplikasi kerja kolaboratif

Aplikasi ini merupakan tool penting untuk menunjang pekerjaan karena para karyawan dapat berkolaborasi dalam sebuah project secara online. Kebutuhan perusahaan tentu tidak sama, oleh karena itu setiap perusahaan memilih tool yang berbeda untuk membantu karyawan mereka. 

Sebuah pekerjaan besar dipisah-pisah dan didelegasikan ke setiap karyawan yang berbeda, serta memungkinkan manajer mengelola dan memantau pembagian kerja, target, progres, dan hasil akhirnya. Ada banyak pilihan tool, antara lain Google DocsMicrosoft Office 365, AsanaTrelloBasecamp, dan Quip.

Dengan demikian, aplikasi apa yang cocok untuk Anda gunakan saat WFH? Silakan berbagi di kolom komentar. Jangan lupa untuk mencoba aplikasi Hadirr – tersedia demo gratis selama 7 hari.

Coba Hadirr Sekarang | Software Aplikasi Absensi Karyawan di Android Dan iOS Hanya Dengan Selfie