Saat ini, perusahaan dituntut untuk menjadi unggul dalam suasana bisnis yang kompetitif. Menjadi dinamis namun tetap inovatif adalah cara yang dilakukan perusahaan agar tidak tertinggal.  

Anda dapat memerhatikan betapa dinamisnya perusahaan saat ini dalam menyesuaikan perkembangan era digital dan situasi global untuk tetap produktif. Sudah banyak perusahaan yang mulai menerapkan kebijakan remote working, flexible working hour, hingga work from home

Baca Juga: Absensi Berbasis GPS, Solusi Terbaik Kelola Kehadiran Karyawan

Hal yang tidak pernah dibayangkan sebelumnya, sebab selama ini perusahaan dan karyawan terbiasa dengan ritme bekerja di kantor nine-to-five. Kebijakan ini memberikan karyawan keleluasaan untuk dapat bekerja dari manapun pada waktu yang telah ditentukan. Menyesuaikan kebijakan tersebut, perusahaan pun harus memilih sistem absensi terbaik untuk mengelola absensi karyawan

Seberapa Penting Sistem Absensi bagi Perusahaan?

Apa hal yang pertama kali Anda lakukan saat tiba di kantor? Tentu saja mencatatkan kehadiran. Nah, apakah absensi yang Anda lakukan hanya sekadar sebagai sarana untuk melaporkan kehadiran saja?

Berikut alasan yang perlu Anda ketahui mengapa sistem absensi penting bagi perusahaan :

Merekam kehadiran karyawan

Sistem absensi diperlukan untuk merekam kehadiran karyawan. Sistem absensi yang baik memudahkan HR dalam melakukan rekap database sekaligus mengevaluasi kinerja karyawan, serta mencegah karyawan untuk melakukan kecurangan. 

Dasar perhitungan gaji karyawan

Absensi karyawan memengaruhi jumlah upah dan bonus yang mereka terima. Untuk itu, perlu sistem absensi yang akurat agar tidak ada salah perhitungan akibat human error saat rekap jumlah kehadiran dan risiko kehilangan data. Saat ini sudah banyak sistem absensi yang terintegrasi dengan penggajian karyawan. Pelajari tentang software penggajian karyawan.

Dasar pertimbangan izin cuti karyawan

Dengan sistem absensi, HR bisa mengetahui jumlah kehadiran karyawan setiap tahunnya. HR pun bisa melihat sudah berapa banyak cuti yang diajukan karyawan untuk menghitung berapa sisa cutinya. Hal ini berguna dalam mengelola pemberian izin cuti terutama saat memasuki musim cuti karyawan.

Masih Efektifkah Absensi Manual dan Mesin Absen bagi Perusahaan? 

Anda tentu mengenal sistem absensi lawas seperti absen ceklok, yang dilakukan dengan memasukkan kertas ber-template khusus ke mesin pencatat waktu. Apabila perusahaan Anda baru saja berjalan dengan skala jumlah karyawan yang sedikit, Anda pasti familiar juga dengan sistem absensi manual. Sebab, Anda hanya perlu menuliskan kehadiran di buku/kertas absensi yang disediakan oleh perusahaan.

Ada lagi sistem absensi yang menggunakan mesin. Sebut saja, absensi kartu dengan menggunakan kartu berisi kode QR untuk dipindai saat masuk/keluar kantor, absensi fingerprint dengan menempelkan sidik jari karyawan pada mesin untuk dipinda, serta absensi scan wajah atau absen face print dengan fitur pengenalan wajah karyawan.

Lantas, sistem absensi mana yang masih dipakai oleh perusahaan Anda? Sayangnya, deretan pilihan sistem absensi yang telah disebutkan di atas masih belum efektif dan efisien diterapkan. 

Keterbatasan Fitur 

Absensi ceklok dan manual hanya mencatat data kehadiran saja. HR perlu effort tambahan untuk merekap dengan menggunakan template dan rumus di form XLS sebagai format kehadiran karyawan. Meski murah, kegiatan ini sangat menyita waktu dan rentan human error.

Memerlukan anggaran biaya yang tidak sedikit

Absensi ceklok dan mesin absensi memerlukan biaya yang besar untuk pengadaan kertas dan pembelian unit mesin yang mahal. Perusahaan juga harus menyediakan anggaran biaya perawatan untuk mencegah malfungsi mesin.

Tingkat Keakuratan yang Rendah

Absensi ceklok dan manual sudah jelas bisa memberi kesempatan bagi karyawan untuk memanipulasi data kehadiran mereka. Ternyata, meski mesin fingerprint bersifat 1 orang 1 absensi, tindakan kecurangan absen fingerprint masih mungkin dilakukan, lho. 

Tingkat Pemrosesan Data yang Lama

Dalam beberapa kasus, karyawan memerlukan waktu yang lama hingga wajah mereka berhasil dipindai oleh mesin scan wajah akibat beberapa faktor teknis seperti bias cahaya, angle kamera dan perubahan pada wajah akibat kacamata atau model rambut.

Tingkat Keamanan yang Rendah

Data kehadiran absensi mudah dipalsukan karena tidak ada verifikasi dan enkripsi data, sedangkan mesin absensi rentan error. Hal ini cukup merepotkan karena HR harus menyediakan alternatif absensi manual untuk penanganan sementara dan karyawan harus konfirmasi kehadiran lagi karena ketidaksesuaian data waktu yang direkam mesin.

Alasan Anda Harus Beralih Menggunakan Absensi Mobile

Perusahaan memerlukan manajemen kehadiran karyawan yang mampu mengatasi kekurangan dari sistem absensi sebelumnya. Yang terpenting, sebuah sistem yang mendukung absensi dari lokasi manapun. Solusi absensi mobile atau aplikasi absen menjadi pilihan yang tepat.

Keuntungan yang dapat secara langsung Anda rasakan berupa :

Mencegah Kecurangan

Karyawan tidak bisa memanipulasi data kehadiran karena data yang masuk ke aplikasi absensi mobile langsung disimpan dengan aman di cloud server. Data tersebut bisa diakses HR secara real-time

Menyajikan Data Perhitungan Jam Kerja yang Akurat

Absensi mobile membantu HR dalam memantau dan menilai kinerja karyawan. Sebab, sistem secara otomatis merekam data check in dan check out karyawan, lalu membuat perhitungan jam kerja secara akurat. Kegiatan lembur dan cuti karyawan pun akan dihitung otomatis. 

Absensi Anti Ribet

Karyawan tidak perlu ribet lagi datang ke kantor untuk absen. Absensi mobile dapat diakses dimana saja asal punya gawai dan koneksi internet. Kinerja HR pun akan jadi lebih mudah karena rekapitulasi data kehadiran karyawan sudah tercatat otomatis, jadi tidak perlu lagi input manual dengan form XLS.

Hemat Anggaran Operasional

Perusahaan tidak lagi merogoh kocek yang dalam untuk pengadaan mesin. Dengan fungsi biometrik yang sama, absensi bisa dilakukan lewat gawai masing-masing karyawan. Anggaran operasional pun bisa dipangkas.

Terintegrasi dengan Sistem Penggajian

Yang paling menyenangkan dari absensi mobile adalah terintegrasinya data kehadiran dengan sistem penggajian perusahaan. Penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan dengan cepat karena tinggal menganalisis data yang sudah direkap otomatis. Sudah tidak perlu lagi hitungan-hitungan manual yang memusingkan!

Memilih Hadirr, Aplikasi Absensi Mobile

Sistem absensi mobile menjadi terobosan termutakhir dalam pengelolaan absensi karyawan. Seluruh keuntungan absensi mobile dapat Anda nikmati dengan menggunakan Hadirr, aplikasi absensi mobile terbaik di Indonesia.

Sebagai aplikasi berbasis web, Hadirr memiliki fitur yang lengkap namun tetap mudah digunakan. Salah satu fitur unggulan Hadirr adalah  yang menggabungkan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik face recognition untuk mencatat kehadiran karyawan. 

Baca Juga: Mengapa Absensi Biometrik Lebih Baik bagi Perusahaan?

Caranya, karyawan melakukan “absen selfiepada gawai mereka masing-masing. Data kehadiran mereka akan divalidasi oleh sistem dan HR secara real-time. Hadirr memungkinkan karyawan untuk mencatatkan kehadiran mereka di berbagai titik, di seluruh dunia. Seru banget, kan?

Selain gak ribet lagi absen ke kantor, Hadirr juga lebih higienis! Apalagi masa pandemi ini memerlukan kontak fisik yang minim antar karyawan untuk cegah penularan. Hadirr juga terintegasi dengan Gadjian. Gaji karyawan akan terhitung secara otomatis berkat rekap kehadiran Hadirr. Sudah saatnya untuk beralih menggunakan Hadirr!

Aplikasi Absensi Online Hadirr

 

Writer: Yosie Rizkha Amaf