Dalam bekerja, terdapat situasi dimana Anda harus menalangi terlebih dahulu kegiatan pekerjaan dengan uang pribadi. Misalnya, melakukan kegiatan perjalanan dinas ke luar kota. 

Sebab itu, secara tidak langsung, perusahaan mempunyai “hutang” yang harus diganti kepada Anda. Caranya adalah melalui pengajuan klaim reimbursement

Baca Juga: Mudah! Begini Prosedur Klaim Reimbursement Karyawan

Mengenal Reimbursement

Klaim reimbursement merupakan metode yang sudah lazim dilakukan di perusahaan. Kategori yang di-reimburse antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya belum tentu sama. Kebijakan yang diberlakukan bisa saja penggantian sepenuhnya atau hanya sebagian saja.

Secara umum, banyak yang mendefinisikan reimbursement sebagai penggantian, padahal kedua istilah tersebut ternyata memiliki definisi yang berbeda terkait hal perpajakan.

Beda reimbursement dan penggantian seperti dilansir dalam situs DDTC News terletak pada dasar pengenaan pajaknya. Dari sisi pajak, penggantian adalah imbalan suatu jasa yang diberikan oleh suatu entitas karena adanya dua belah pihak yang bertransaksi. Imbalan ini menjadi objek pajak penghasilan, contohnya gaji, upah, tunjangan, honorarium, komisi, bonus, gratifikasi, dan uang pensiun.

Sedangkan reimbursement mengganti uang pribadi karyawan yang digunakan untuk menalangi operasional perusahaan. 

Kategori Reimbursement

Pembayaran reimbursement biasanya tergantung pada standar operasional perusahaan (SOP). Sebelum mengajukan klaim, kenali terlebih dahulu apa saja bentuk ganti rugi yang bisa dijadikan dasar pengajuan klaim reimbursement :

Perjalanan Dinas (Travel)

Perusahaan akan meminta karyawan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kantor atau luar kota untuk kepentingan bisnis perusahaan. Akomodasi yang ditanggung perusahaan mulai dari biaya transportasi, penginapan hingga makanan yang berlaku hanya untuk karyawannya saja (tidak menanggung biaya untuk selain karyawan, misal keluarga).

Operasional Bisnis (Business)

Biaya operasional biasanya berkaitan dengan kepentingan perusahaan, seperti biaya pulsa, akses internet, konsumsi meeting dengan klien hingga biaya kursus pelatihan untuk pengembangan kemampuan.

Biaya Medis (Medical)

Karyawan terkadang perlu melakukan pemeriksaan medis dan menjalani rawat inap di rumah sakit ini. Dalam situasi pandemi, juga termasuk pemeriksaan apabila karyawan terindikasi tertular virus. 

Ketentuan pembayaran reimbursement karyawan berbeda-beda. Bisa dibayarkan bersamaan dengan gaji maupun terpisah. Perlu diketahui bahwa ada situasi yang mirip kategori di atas, namun tidak bisa disetujui klaim reimbursement-nya, seperti bertemu klien tanpa izin perusahaan dan mengikuti pelatihan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.

Pentingnya Transparansi dalam Prosedur Reimbursement

Sangat penting bagi bagian keuangan untuk menetapkan prosedur reimbursement perusahaan yang jelas dan transparan. Hal ini bertujuan agar karyawan mengetahui apa saja yang bisa di-reimburse dan yang tidak.

Anda tentu tidak akan senang apabila menutupi pengeluaran perusahaan menggunakan dana pribadi dan mendapatkan gantinya dalam waktu yang lama. Sebab itu, perusahaan wajib menetapkan prosedur klaim reimbursement yang tepat untuk menghindari konflik dengan karyawan.

Karyawan seringkali ragu mengajukan klaim reimbursement karena merasa proses penggantian yang berbelit-belit, mulai dari pengisian form ganti rugi hingga dokumentasi bukti pengeluaran. Maka, selain mengadakan transparansi dalam prosedurnya, perusahaan juga perlu menyederhanakan dan mempercepat prosesnya untuk kenyamanan kedua belah pihak.

Tidak hanya bagi perusahaan, karyawan juga dituntut untuk bertindak transparan. Klaim reimbursement sendiri termasuk kegiatan yang rawan dimanipulasi dengan cara mark-up biaya. Hal ini berpotensi memberi kerugian material bagi perusahaan. Bagian keuangan dituntut untuk lebih teliti dalam memeriksa dan memverifikasi kwitansi atau invoice sebagai bukti klaim.

Contoh Form Reimbursement

Formulir pengajuan reimbursement menjadi salah satu persyaratan yang harus Anda penuhi saat mengajukan klaim. Berikut kami sajikan formulir klaim reimbursement :

contoh form reimbursement

Saatnya Beralih pada Online Reimbursement 

Setiap bulannya, banyak karyawan yang mengajukan klaim reimbursement pada divisi HR. Semua prosedur dilakukan secara manual dan menghabiskan banyak waktu untuk memprosesnya satu per satu. Pekerjaan HR pun dapat terhambat akibat menumpuknya bukti reimburse. Pencairan dana juga ikut terhambat.

Sebagai tindak lanjut dalam menjaga transparansi antara perusahaan dan karyawan, sekaligus untuk menyederhanakan proses klaim reimbursement, maka terciptalah terobosan baru berupa aktivitas online reimbursement yang dapat dilakukan melalui aplikasi reimbursement online. 

Anda bisa mengandalkan Hadirr sebagai aplikasi reimbursement online karyawan terpercaya. Hadirr merupakan absensi online berbasis cloud yang mengelola sistem kehadiran online karyawan.

Dengan Hadirr, Anda bisa menikmati fitur reimbursement online, karena Hadirr juga bisa diandalkan sebagai aplikasi reimbursement otomatis. Langkah-langkah melakukan reimburse menggunakan Hadirr sangat mudah!

Baca Juga: Inilah Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan

Anda cukup menginstall dan membuka aplikasi Hadirr di smartphone, lalu silakan klik menu “reimbursement”. Nah, nantinya akan tersaji sejumlah kolom yang perlu Anda isi, seperti nama acara atau kegiatan, jenis klaim reimbursement, tanggal transaksi dan jumlah nominal yang digunakan. Terakhir, unggah bukti pembayaran dan klaim reimbursement pun selesai dilakukan!

Mudah kan? Karyawan bisa segera ajukan klaim untuk mencegah hilangnya dokumen bukti dan pengajuan pun siap diproses dan disetujui. Untuk memudahkan prosedur reimbursement, percayakan saja pada Hadirr!

Aplikasi Absensi Online Hadirr

 

Writer: Yosie Rizkha Amaf