Di situasi tertentu terkadang karyawan terpaksa harus mengeluarkan uang pribadi untuk memenuhi keperluan yang berkaitan dengan operasional dan pekerjaan kantor misalnya biaya transportasi umum ketika akan melakukan rapat dengan klien di luar kantor. Di mana hal tersebut membuat karyawan harus melakukan klaim reimbursement ke bagian keuangan perusahaan. 

 

Apa yang dimaksud dengan Reimbursement?

Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan dengan persyaratan menyerahkan bukti pembayaran atau invoice.

Baca Juga: Mengapa Remote Employee Menjadi Andalan Perusahaan Startup?

Umumnya perusahaan memiliki standar dan peraturan terkait klaim reimbursement. Untuk itu karyawan harus mengetahui bagaimana proses klaim reimbursement agar nantinya dapat memperlancar proses tersebut. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan sebelum mengajukan klaim reimburse yaitu:

 

1. Pahami dan taati peraturan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki peraturan yang berbeda beda terkait klaim reimbursement. Karyawan perlu mengetahui pengeluaran seperti apa yang dianggap valid oleh perusahaan dan dapat diganti. Karyawan pun harus mengetahui rentang waktu pencairan dana reimbursement. Terkadang perusahaan juga menetapkan batasan maksimal jumlah uang yang dapat diganti. Oleh karena itu, sebaiknya karyawan mengikuti aturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur.

 

2. Lengkapi semua berkas persyaratan

Sebelum mengajukan reimbursement, karyawan diwajibkan mempersiapkan seluruh berkas persyaratan seperti mengisi form penggantian uang, menyerahkan bukti bayar yang asli seperti kuitansi, faktur atau invoice secara rapi dan sesuai dengan jumlah yang akan diajukan. Karyawan dapat memfotokopi bukti bayar tersebut untuk berjaga-jaga jika jumlah yang diterima nantinya tidak sesuai.

 

 3. Ajukan proses klaim secepatnya

Untuk meminimalisir terjadinya kehilangan bukti bayar, karyawan harus melakukan klaim reimbursement secepatnya. Perusahaan pun menetapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement dari tanggal yang tertera di bukti bayar dikarenakan perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses klaim tersebut. Untuk itu alangkah baiknya karyawan tidak menunda-nunda pengajuan reimbursement.

 

4. Periksa kembali jumlah uang yang dicairkan

Karyawan setelah menerima uang ganti sebaiknya dicek kembali apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan. Jika tidak, karyawan dapat mengajukan ketidaksesuaian tersebut dengan memberikan fotocopy bukti bayar sebagai bukti yang sah apabila uang yang diterima tidak sesuai. 

 

Namun terkadang beberapa karyawan ada yang tidak jujur ketika mengajukan reimbursement sehingga membuat perusahaan harus lebih teliti. Untuk meminimalisir terjadinya tindak kecurangan karyawan seperti manipulasi nominal dan bukti pembayaran, perusahaan membutuhkan aplikasi HR seperti Hadirr yang dapat membantu perusahaan dalam manajemen klaim reimbursement dengan mudah dan juga merupakan aplikasi absensi online berbasis cloud yang mampu mengakomodasi kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan data absensi

Baca Juga: Serunya Absensi Pakai Selfie

 

Tahap-tahap klaim reimbursement menggunakan Hadirr dapat dilakukan dengan mudah yaitu: 

  1. Buka aplikasi Hadirr di handphone 
  2. Klik menu reimbursement 
  3. Tulis reimbursement digunakan untuk acara apa
  4. Pilih jenis klaim reimbursement seperti klaim pembelian bensin, klaim parkir, atau klaim lainnya
  5. Tulis nominal yang digunakan
  6. Upload bukti bayar 

 

Klaim-Reimbursement-Hadirr

 

Pengajuan reimbursement pun siap diproses. Sehingga membuat setiap karyawan tidak perlu mengajukan klaim secara manual dan menunggu waktu lama untuk mendapatkan persetujuan. Bagaimana dengan proses reimbursement di perusahaan Anda? Yuk, gunakan Hadirr sekarang juga!

 

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: Diyan Faranayli