Absensi Kehadiran Online : Ini Rekomendasi Penyedia Layanannya

Absensi kehadiran online adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan berbasis teknologi facial recognition dan pelacakan lokasi yang menggantikan metode manual seperti tanda tangan atau kartu absen kertas. 

Beberapa pilihan populer meliputi Google Form dan Google Spreadsheet (gratis tapi manual), Hadirr (absensi selfie + GPS terintegrasi payroll), Time Clock by Homebase, CKZ Time Clock, Wifi Attendance, dan Clockify.

Aplikasi absensi online umumnya lebih unggul dari sistem manual karena mencegah kecurangan titip absen lewat verifikasi wajah dan lokasi real-time.

Sudahkah bisnis Anda menerapkan sistem absensi kehadiran online? Yuk, simak penjelasan lebih lanjut mengenai sistem absensi bebas kecurangan ini!

Baca Juga: Contoh Rekap Absensi Karyawan Menggunakan Excel dan Word

Apa Kekurangan dalam Absensi Manual?

Produktivitas karyawan digambarkan oleh efektivitas dan efisiensi pekerjaan yang dilakukan. Sulit untuk mengetahui apakah karyawan sudah jujur dalam mencatatkan kehadirannya, sebab sistem manual rentan risiko kecurangan. 

Hal ini akan berdampak pada pengeluaran penggajian karyawan setiap bulan. Karyawan yang tidak hadir ataupun terlambat menjadi tidak terlacak, produktivitas pun berkurang.

Dengan menggunakan sistem manual, setidaknya setiap hari Anda membutuhkan beberapa puluh lembar kertas, termasuk pulpen dan peralatan tulis kantor. 

Padahal, pengadaan barang tersebut menimbulkan biaya pengeluaran yang besar, tidak sejalan dengan keinginan perusahaan untuk tetap efisien dan praktis.

Biasanya, HR akan melakukan rekap ulang dengan cara input satu per satu absensi karyawan Excel setelah karyawan menandatangani kehadiran mereka di kertas. Dapat dibayangkan betapa banyak waktu dan energi yang dihabiskan untuk aktivitas ini.

Anda akan semakin kesulitan apabila data yang direkap salah dan ditemukan indikasi kecurangan di kertas absensi. Terlebih, adanya karyawan yang tidak masuk turut menyulitkan perekapan.

Baca Juga: Berikut Contoh Format Absensi Karyawan Terlengkap

Apa Manfaat Menggunakan Absensi Kehadiran Online?

Absensi kehadiran online memberikan kemudahan bagi para praktisi HR dan pemilik usaha dalam mengelola karyawan. Manfaat utama yang Anda rasakan saat menggunakan aplikasi ini ialah meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan. Manfaat lainnya pun tak kalah menarik, yaitu :

Hemat kertas

Karyawan tidak perlu lagi menggunakan berlembar-lembar kertas tabel absensi. Cukup mengandalkan pencatatan online oleh sistem.

Mencegah terjadinya kecurangan

Sistem ini mampu menutup celah bagi karyawan yang suka melakukan kecurangan dengan cara “titip absen”, sebab absensi kehadiran online langsung memindai wajah karyawan untuk verifikasi.

Jaminan sistem keamanan

Yang terpenting, keamanannya lebih terjamin. Absensi online didukung oleh penyimpanan cloud dan tersimpan terpusat pada server seperti Windows Azure ataupun Amazon Web Service (AWS).

Meringkas pekerjaan divisi HR

Aplikasi absensi kehadiran online menyederhanakan pekerjaan rutin HR melacak kinerja karyawan melalui kehadiran. Tindakan yang bisa dilakukan berupa pengecekan riwayat kehadiran bulan sebelumnya, jumlah jam kerja total, hingga penyetujuan cuti.

Adanya sistem integrasi data terpusat

Terakhir, keuntungan yang dirasakan adalah adanya integrasi data terpusat yang bisa Anda jadikan landasan pengambilan keputusan secara cepat. Data yang tersimpan pada sistem absensi online lebih akurat dan update, sehingga benar-benar memudahkan bagi siapa saja.

Baca Juga: 5 Tips Memilih Presensi Android sesuai Kebutuhan Perusahaan

Rekomendasi Penyedia Layanan Absensi Kehadiran Online

Setelah mempelajari keterbatasan absensi manual dan pentingnya penggunaan absensi online, berikut akan disajikan contoh absensi kehadiran karyawan yang disediakan beberapa penyedia layanan. Simak rekomendasi aplikasi berikut ini:

a. Google Form

Google Form absensi karyawan merupakan fitur favorit semua orang, baik untuk sekolah maupun para perintis bisnis dikarenakan bisa diakses secara gratis melalui ponsel dan browser.

Anda bisa merancang beberapa versi pencatatan kehadiran, seperti sistem multiple choices dan sistem centang. Hasilnya direkapitulasi otomatis dalam sheet Excel.

b. Google Spreadsheet

Google Spreadsheet kerap digunakan untuk menginput data kehadiran karyawan secara mandiri dan online. Keunggulan layanan ini ialah bisa diakses update-nya secara real time dari perangkat mana saja, sehingga setiap pencatatan kehadiran oleh karyawan langsung terlihat oleh HR serta karyawan lainnya.

c. Aplikasi Absensi Hadirr

Bagi perusahaan yang siap berkembang, dibutuhkan aplikasi yang fleksibel dalam berbagai sistem kebijakan perusahaan dan variasi karyawan. 

Aplikasi absensi android Hadirr menyediakan layanan absensi karyawan, absensi sales, serta absensi sales call berbasis CRM. Hal ini menunjukkan bahwa Hadirr bisa disesuaikan dengan tim-tim yang Anda miliki di kantor.

Kelebihan aplikasi Hadirr adalah tampilan yang menarik dan user friendly, mampu meminimalisir terjadinya kecurangan dan manipulasi data, menekan biaya pengeluaran untuk mesin absensi, mendukung validasi kehadiran akurat melalui face recognition system dan GPS, dan dilengkapi sistem keamanan berlapis sekelas perbankan.

Fitur yang dimilki Hadirr sangat lengkap untuk tugas manajemen karyawan. Tidak sebatas pengelolaan kehadiran saja, tetapi juga pengelolaan kinerja dan produktivitas.

d. Time Clock by Homebase

Time Clock by Homebase menawarkan pelacakan jam kerja karyawan yang didukung oleh beberapa fitur populer seperti pengingat jam masuk dan laporan kinerja karyawan bulanan.

Aplikasi ini bisa diunduh di Google Play Store. Fitur yang akurat ini membantu HR mengurangi sakit kepala dalam mendistribusikan penggajian dengan tepat.

e. CKZ Time Clock

CKZ Time Clock merupakan aplikasi jam waktu online yang juga dapat digunakan untuk manajemen karyawan. Fitur yang tersedia berupa pelacakan dan pengelolaan karyawan, manajemen jam waktu, hingga layanan dukungan pelanggan.

Anda bisa mengatur jadwal karyawan dengan singkat serta mengirimkan pemberitahuan secara terpusat.

f. Wifi Attendance

Pelacak kehadiran harian Wi-Fi dapat dikatakan unik karena mengandalkan konektivitas Wi-Fi. Artinya, karyawan harus berada dalam jangkauan router WI-FI kantor saat menandai kehadiran mereka. Hal ini memungkinkan kemudahan dalam melacak keberadaan pasti karyawan. Sistem ini sederhana dan nyaman untuk bisnis.

g. Clockify

Clockify menyediakan fitur pelacakan waktu berdasarkan tim dan proyek. Cara melacak jam kerja bagi karyawan ada dua, yaitu mengaktifkan timer dan menuliskan waktu mulai serta waktu akhir secara manual ke dalam lembar waktu digital.

Aplikasi ini belum menyertakan fitur penjadwalan dan memiliki lebih sedikit laporan standar.

Baca Juga: 5 Aplikasi Jadwal Shift Karyawan Terbaik di Android

Memilih Hadirr sebagai Absensi Kehadiran Online Favorit Anda

Teknologi berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan Anda. Masalah yang sering terjadi saat menggunakan absensi manual dan mesin absensi dapat dihindari dengan adanya aplikasi absensi Hadirr.

Hadirr menyediakan layanan e-absensi, yaitu pencatatan kehadiran dengan cara selfie dan pelacakan lokasi. Fitur ini bisa digunakan untuk mendukung sistem bekerja jarak jauh. Karyawan bisa mencatatkan kehadiran dengan nyaman melalui ponsel masing-masing.

Selain itu, Hadirr juga didukung oleh fitur fungsional yang memudahkan manajemen sumber daya manusia perusahaan, yaitu fitur timesheet online untuk perekaman jam kerja karyawan dan fitur pengatur susunan shift kerja.

Dengan demikian, penggunaan absensi kehadiran online Hadirr sangat direkomendasikan untuk kelancaran produktivitas karyawan Anda.