Contoh Rekap Absensi Karyawan di Excel dan Word – Departemen HR merupakan divisi yang unik dalam perusahaan, sebab tugasnya tidak berhubungan langsung dengan keuntungan perusahaan, melainkan pada pengelolaan sumber daya manusia agar operasional bisnis berjalan baik. 

Secara umum, HR menjembatani antara atasan dan karyawan. Divisi ini akan terus berhadapan dengan pertanyaan dan masalah yang berhubungan dengan karyawan. Salah satu tugas rutin HR setiap bulan adalah membuat rekapan absensi karyawan. Pekerjaan ini dilakukan sekitar 5-7 hari sebelum pembayaran gaji karyawan. 

Meski pekerjaan ini dilakukan setiap bulan, ternyata HR kerap merasakan kesulitan, lho. Contoh kendala yang ditemui HR saat membuat rekap absensi karyawan yaitu jumlah karyawan terlalu banyak dan data kehadiran yang tidak akurat.

Rekap absensi dituntut untuk cepat diselesaikan agar departemen keuangan bisa mengirim gaji karyawan tepat waktu.

Baca Juga: Daftar Aplikasi Absensi Kehadiran Karyawan Terpopuler 2022

Contoh Rekap Absensi Karyawan dengan Microsoft Excel

Excel selalu menjadi pilihan bagi gratis dan mudah oleh penggunanya. Membuat rekap absensi karyawan dengan Excel tergolong mudah, Anda bisa memanfaatkan fitur “Conditional Formatting” untuk memberikan tanda atau indikator keterangan absensi dan fitur “COUNTIF” untuk menghitung total setiap keterangan pada absensi.

Berikut cara membuat rekap absensi karyawan Excel yang bisa Anda ikuti dengan mudah. Tutorial ini dibuat menggunakan Microsoft Excel 2019.

1. Buka Excel dan Buatlah Tabel Kehadiran untuk Satu Periode

Contoh Rekap Absensi Karyawan
Contoh Rekap Absensi Karyawan | Hadirr

Tabel rekap kehadiran karyawan biasanya dibuat dalam sekaligus untuk periode sebulan. Cantumkan informasi penting karyawan pada bagian kolom tabel, seperti nama karyawan, kolom isian harian sejumlah 30-31 hari, dan kategori kehadiran yang diberlakukan (hadir, sakit, izin, alfa). Beri warna untuk hari libur guna memudahkan perekapan.

2. Buatlah Kategori Kehadiran Otomatis Agar Data Absensi Seragam

cara membuat rekap absensi
Cara Membuat Rekap Absensi Karyawan | Hadirr

Otomatisasi keterangan kehadiran mencegah ketidakakuratan data karyawan. Cara membuatnya adalah dengan klik menu Data dan pilih Data Validation. Aturlah sesuai kriteria yang Anda butuhkan, misalnya “H” untuk Hadir dan “S” untuk Sakit.

membuat rekap absensi
Membuat rekap absensi karyawan dengan excel | Hadirr

3. Gunakan fitur Conditional Formatting

Pemberian inisial untuk menandai status kehadiran karyawan juga bisa dibuat dengan Conditional Formatting. Kelebihan fitur ini adalah bisa membuat penandaan warna. Caranya, blok sel yang memuat keterangan kehadiran, pilih Conditional Formatting pada menu Home.

rekapan absensi karyawan
Membuat rekapan absensi karyawan | Hadirr

Klik Highlight Cell Rules, dilanjutkan dengan klik Equal To. Nanti akan keluar kotak dialog yang memuat daftar warna yang bisa Anda kustom sesuai keinginan.

Baca Juga: Ragam Laporan Absensi Karyawan yang Wajib HRD Ketahui

Membuat Rekap Absensi Karyawan dengan Microsoft Word

cta contoh rekap absensi karyawan

Selain menggunakan Excel, Anda juga bisa membuat rekap absensi karyawan menggunakan Word. Cara ini cocok diandalkan saat Anda baru mulai merintis bisnis, di mana belum banyak karyawan yang dimilki. Rekap absensi dengan Word justru lebih mudah daripada dengan Excel. 

Tutorial di bawah ini dibuat menggunakan Microsoft Office 2019.

1. Bukalah Aplikasi Microsoft Word, Lalu Ketik Judul Dokumen

Membuat absensi karyawan
Tutorial membuat absensi karyawan perusahaan | Hadirr

2. Buatlah Tabel dengan Cara Pilih Menu Insert, Setelah itu klik Table.

daftar absen karyawan
Membuat daftar absen karyawan | Hadirr

Pada menu Insert Table, Anda bisa mengatur jumlah kolom dan baris sesuai kebutuhan perusahaan. Isi kepala kolom dengan data informasi terkait kehadiran karyawan. Jangan lupa, atur juga lebar kolom tabel yang Anda buat.

Baca Juga: Shift Kerja : Panduan Utama Penjadwalan Karyawan Shift

Membuat rekap absensi dengan Word akan menyulitkan jika karyawan Anda banyak, sebab pengisian dan perhitungannya yang manual rentan kesalahan hitung data. 

Praktis! Rekap Absensi Karyawan Online dengan Aplikasi Hadirr

Fitur rekap absensi karyawan
Contoh rekapan absensi karyawan | Hadirr

Membuat rekap absensi karyawan hanyalah satu dari sederet tugas HRD setiap bulannya. Sudah banyak teknologi pengelolaan administrasi rutin yang diciptakan untuk menghemat waktu karyawan HR, salah satu yang sebaiknya Anda coba adalah menggunakan aplikasi presensi Hadirr.

Aplikasi Hadirr dilengkapi fitur absensi karyawan. Fitur ini memudahkan pencatatan kehadiran dari berbagai titik, baik titik yang sengaja Anda tentukan atau bebas di mana saja. Menggunakan teknologi GPS dan face biometric, Hadirr mampu memproses data kehadiran secara akurat, lalu merekap kehadiran otomatis di dalam sistem.

Data kehadiran karyawan Anda bisa dilihat langsung di dashboard admin, baik kehadiran berdasarkan kategori individu maupun kelompok. Rekapannya sudah dibuat otomatis, Anda tinggal satu kali klik saja untuk mengunduh, Biarkan Hadirr bekerja menghemat waktu Anda.

Baca Juga: Berikut Contoh Format Absensi Karyawan Terlengkap

Hadirr didukung oleh fitur manajemen karyawan lainnya seperti timesheet online dan shift kerja, Kedua fitur ini membantu karyawan dalam berbagi tugas, berkolaborasi, dan melaksanakan pekerjaan berpola. 

Sekarang, Anda tidak perlu lagi membuat rekap absensi karyawan Excel dan Word setiap bulannya, Hadirr siap membantu pekerjaan Anda.

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: YRA

author-tim-hr-hadirr
Tim HR Hadirr
Content Writer at Fast-8 Group