Bagi karyawan yang sering melakukan perjalanan dinas keluar kota, pastinya istilah reimbursement sudah tidak asing lagi. Setiap perusahaan, memiliki standar yang berbeda-beda mengenai standar operating prosedur atau yang biasa kita singkat dengan SOP ini. Pelajari contoh SOP reimbursement untuk mencegah masalah yang mungkin saja timbul mengenai proses reimbursement di kemudian hari.

Lalu, apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat SOP reimbursement? Yuk, kita simak artikel berikut ini!

Dalam proses klaim reimbursement, karyawan terlebih dahulu menggunakan biaya sendiri untuk keperluan kerja terkait. Setelah itu, karyawan bisa meminta reimbursement atau penggantian biaya dari perusahaan.

Mengapa SOP Reimbursement diperlukan?

Selain untuk mengganti biaya pribadi karyawan selama melakukan kegiatan kerja, SOP reimbursement sendiri bertujuan memberi panduan yang jelas kepada karyawan mengenai proses penggantian biaya tersebut. Selain itu, proses ini juga dapat menghindari tingkat kecurangan yang berpotensi terjadi dalam penggantian biaya.

SOP reimbursement yang baik adalah SOP yang didalamnya menjelaskan secara detail hak dan kewajiban kedua belah pihak yaitu perusahaan dan karyawan. Maka dari itu, semakin jelas suatu kebijakan, juga akan semakin mempermudah karyawan untuk mematuhinya.

Baca Juga: Referensi Form Reimbursement Excel Karyawan Lapangan

Dengan adanya SOP reimbursement, bisa mempersingkat proses persetujuan dan pencairan dana klaim. Lalu, apa saja pengeluaran yang bisa diklaim saat melakukan proses reimbursement?

Jenis Pengeluaran yang Bisa Diklaim Saat Proses Reimbursement

contoh sop reimbursement

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, dalam proses reimbursement ini, karyawan terlebih dahulu menggunakan biaya sendiri untuk keperluan kerja terkait. Nah, apa saja pengeluaran yang bisa diklaim?

Jenis pengeluaran yang bisa diklaim tiap perusahaan tentunya berbeda. Misal, perusahaan A mengklaim biaya hiburan, sedangkan perusahaan B tidak.

Umumnya, berikut jenis pengeluaran yang bisa di reimburse adalah sebagai berikut:

  • Pulsa atau paket internet
  • Akomodasi dan transportasi saat perjalanan dinas
  • Bahan bakar untuk kendaraan dinas
  • Pemeriksaan kesehatan atau obat-obatan
  • Perlengkapan alat dan barang kantor. Kelola aset kantor dengan fitur GAGA dari aplikasi manajemen aset Gadjian.

Budget tiap karyawan kantor, tentunya berbeda sesuai dengan keperluan atau posisi dan jabatannya di sebuah perusahaan.

Maka demikian, semuanya telah diatur dalam suatu SOP reimbursement guna menciptakan proses yang transparan dan kestabilan keuangan perusahaan.

Bagaimana Cara Membuat SOP Reimbursement?

Sebagai pemilik atau pengelola perusahaan, pastikan anda tahu bagaimana cara membuat SOP reimbursement yang baik dan benar untuk kebijakan perusahaan dan karyawannya. SOP ini, biasanya ada di dalam panduan kerja atau saat karyawan membaca kontrak kerja.

Sebagai pengelola usaha, berikut adalah hal-hal yang harus ada dalam membuat SOP Reimbursement:

  • Siapa saja yang dapat mengajukan reimbursement
  • Berapa banyak biaya yang dalam diklaim atau di-reimburse
  • Jenis pengeluaran apa saja yang dapat di-reimburse
  • Bagaimana ketentuan dalam mendokumentasikan bukti reimbursement
  • Berapa lama atau kapan penggantian biaya akan diberikan
  • Bagaimana proses pegawai akan mendapat penggantian
  • Apa yang harus dilakukan jika proses klaim reimbursement tidak memenuhi syarat
  • Apa akibatnya jika terjadi kecurangan

Dalam pembuatan SOP reimbursement, ada baiknya pihak perusahaan juga melakukan diskusi bersama bagian keuangan ataupun bagian HRD. Karena, kedua bidang itulah yang berhubungan langsung mengenai keuangan perusahaan dan pengembangan karyawan.

Contoh SOP Reimbursement

form reimbursement excel
Contoh form reimbursement Excel di perusahaan | Hadirr

Sebelum melakukan pengajuan reimbursement, pastinya ada beberapa hal yang harus disiapkan terkait dokumen atau bukti dalam suatu laporan kegiatan perusahaan.

Baca Juga: Tips Mengelola Reimbursement di Perusahaan

Hal-hal dibawah ini biasanya terdapat pada contoh SOP reimbursement dan yang harus diperhatikan dalam pengajuan reimbursement:

  • Memutuskan dan menentukan nominal biaya reimburse

Langkah pertama, adalah putuskanlah jenis biaya apa saja yang memang akan dijelaskan untuk diterima dan diganti. Lalu, jangan lupa untuk membuat penjelasan selengkap mungkin mengenai pengeluaran-pengeluaran yang terpakai agar tidak terjadi kesalahpaham saat proses reimbursement

  • Membuat daftar detail reimbursement

Setelah mendiskusikan dan memutuskan jenis pengeluaran yang akan di-reimburse, buatlah daftar reimbursement yang resmi. Anda bisa mengelompokkan jenis kebutuhannya berdasarkan divisinya atau membuat daftar panjang untuk setiap karyawan di perusahaan.  

  • Menguraikan proses persetujuan

Beberapa contoh SOP reimbursement mewajibkan adanya persetujuan dari atasan langsung setiap ada karyawan yang melakukan suatu pembelian atau apapun yang mengharuskan perusahaan meng-klaim biaya reimburse.

  • Menentukan skema pelaporan pengeluaran

Rata-rata, perusahaan membutuhkan nota atau bukti dari karyawan yang melakukan suatu pembelian yang akan di-reimburse. Disini, Anda perlu memperjelasnya terlebih dahulu. Apakah harus nota fisik, atau boleh menggunakan nota digital maupun sebaliknya. Dalam tahap ini, hal ini merupakan hal yang paling beresiko dalam proses reimbursement.

Jika tidak diperjelas, khawatir karyawan akan bersikap curang dalam proses ini. Atau, bisa saja nota fisik yang mereka punya hilang. Maka dari itu, perusahaan mesti memiliki solusi dalam hal ini. Seperti menggunakan software atau aplikasi yang berkaitan dengan proses management perusahaan.

  • Membuat alur dan tenggat waktu

Dalam proses ini, tim keuangan akan membantu untuk menentukan alur dan tenggat waktu yang mengacu pada proses pembukuan perusahaan. Seperti contoh, apa saja syarat yang dibutuhkan untuk validasi klaim.

Dimana kita dapat mengambil atau mengakses formnya, tanda tangan siapa saja yang dibutuhkan, serta beberapa hal lainnya yang mencakup proses reimbursement dari awal hingga akhir. 

  • Bersiap jika ada pandangan yang berbeda

Perbedaan pendapat mungkin saja terjadi dalam proses reimbursement ini. Misalnya, ada karyawan yang jumlah pembeliannya melebihi limit yang diberikan oleh perusahaan.

Perusahaan bisa saja menilai adanya tindak kecurangan yang terjadi. Libatkanlah tim HRD dan tim keuangan untuk memudahkan penyusunan langkah ini.

Contoh-contoh yang disebutkan diatas ini adalah contoh SOP reimbursement secara umum. Antara satu perusahaan satu dan yang lainnya, mungkin saja memiliki SOP yang berbeda. SOP reimbursement dibuat agar karyawan memiliki arahan yang jelas saat proses klaim reimbursement.

Baca Juga: 3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan yang Wajib Diketahui

Gunakan Aplikasi Reimbursement Hadirr

aplikasi reimbursement Hadirr

Semakin berkembangnya teknologi dan untuk meminimalisir terjadinya tindak kecurangan dalam suatu perusahaan, maka Anda sebagai tim finance, HRD atau pebisnis membutuhkan aplikasi HR berbasis web seperti Hadirr.

Aplikasi reimbursement Hadirr dilengkapi dengan fitur reimbursement online yang mempermudah manajemen klaim reimburse. 

Adapun langkah-langkah dalam melakukan klaim reimbursement melalui aplikasi Hadirr sebagai berikut:

  1. Buka aplikasi Hadirr di smartphone Anda
  2. Cari dan klik menu reimbursement
  3. Tulis tujuan dan kegiatan reimbursement 
  4. Pilihlah jenis reimbursement. Contoh, klaim pembelian bahan bakar, klaim parkir, atau klaim lainnya yang berhubungan dengan kegiatan
  5. Tulis nominal yang harus dibayarkan
  6. Sertakan bukti bayar

Selain itu, Hadirr juga memiliki fitur baru yaitu Hadirr Sales. Fitur ini adalah sebuah solusi yang tepat agar omset dalam perusahaan Anda meningkat dan menjadikan bisnis anda menjadi lebih baik. Maka dari itu, Yuk download Hadirr sekarang!

Aplikasi Absensi Online Hadirr
Marketing Officer at Fast8 Group

Marketing Officer at Fast8 Group, also editor Gadjian & Hadirr blogs.