Referensi Form Reimbursement Excel Karyawan Lapangan – Salah satu referensi dokumen yang sering dicari oleh perusahaan yang baru berdiri adalah contoh form reimbursement perusahaan.

Reimbursement adalah layanan penggantian uang kepada karyawan yang menggunakan uang pribadi untuk keperluan perusahaan.

Agar karyawan Anda mendapatkan penggantian uang, mereka harus melalui proses klaim reimbursement dengan mengisi formulir khusus. Karyawan wajib mengisi form tersebut dan menyerahkannya kepada pihak manajemen.

Baca Juga: Praktis! Aplikasi Reimbursement Online Tingkatkan Transparansi di Perusahaan

Jenis Biaya Reimbursement di Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri terkait reimbursement, sehingga tidak semua urusan pekerjaan bisa diklaim pembayarannya. Secara umum, terdapat tiga jenis biaya reimbursement di perusahaan, di antaranya :

1. Penggantian biaya operasional

Kegiatan yang termasuk dalam reimburse biaya operasional yaitu penyewaan ruangan untuk keperluan rapat, pembelian pulsa untuk menelpon klien, serta pembelian alat tulis dan perlengkapan kantor.

Kebutuhan ini termasuk tanggung jawab perusahaan, sehingga uang pribadi karyawan yang terpakai harus segera di-reimburse.

2. Penggantian biaya perjalanan dinas

Perusahaan kerap mengutus karyawan untuk perjalanan dinas, baik ke luar kota maupun ke luar negeri. Akomodasi perjalanan biasanya disediakan oleh perusahaan, namun jika kondisinya mendadak, maka sementara menggunakan uang pribadi karyawan.

Contoh biaya yang bisa diklaim adalah tiket pesawat, biaya makan, transportasi, dan akomodasi selama perjalanan.

3. Penggantian biaya kesehatan

Biasanya untuk biaya kesehatan karyawan sudah disediakan oleh BPJS Kesehatan, namun beberapa perusahaan menawarkan fasilitas kesehatan dengan sistem reimburse.

Contohnya mengganti biaya konsultasi dengan dokter, biaya pemeriksaan (medical check up), hingga biaya perawatan. 

4. Penggantian biaya bisnis

Reimburse biaya bisnis termasuk jarang dilakukan. Contohnya adalah seorang karyawan yang diberi tugas membangun bisnis dalam waktu tertentu.

Nanti, uang pribadi karyawan yang digunakan untuk menyewa gedung kantor, membeli perlengkapan, hingga biaya transportasi dan makan akan di-reimburse oleh manajemen.

Bagaimana Alur Proses Klaim Reimbursement?

Contoh Form Reimbursement
Contoh Form Reimbursement Excel Karyawan | Hadirr

Dalam pengajuan klaim, terdapat alur prosesnya, sehingga tidak langsung diganti setelah diajukan. Tahapannya dimulai dari pengisian formulir reimbursement cetak oleh karyawan, disertai bukti pembayaran. Formulir dan bukti tersebut diverifikasi oleh tim keuangan. 

Selanjutnya, penentuan apakah pengajuan diterima atau tidak dengan meminta persetujuan manajer atau atasan. Jika bukti yang dilampirkan oleh karyawan kurang, maka pengajuan klaim tidak mendapatkan persetujuan. Namun jika diterima, pencairan dana akan dilaksanakan.

Ada perusahaan yang melakukan reimbursement secara penuh, namun ada juga yang diganti dalam persentase tertentu. Semuanya tergantung kebijakan perusahaan, bagaimana dengan perusahaan Anda?

Baca Juga: Sales Tracking System : Manfaat dan Cara Mengoptimalkannya

Contoh Laporan Reimbursement Karyawan Lapangan

Saat Anda mengetik di mesin pencari mengenai contoh laporan reimbursement, maka akan ditampilkan banyak sekali contoh template formulirnya. Inilah salah satu contoh form reimbursement excel yang bisa dijadikan referensi perusahaan Anda.

form reimbursement excel
Contoh form reimbursement Excel di perusahaan | Hadirr

Andalkan Reimbursement Online untuk Proses Klaim Lebih Cepat

Perusahaan bertanggungjawab untuk hadir dan memberikan rasa aman bagi karyawannya. Termasuk ketika mereka mengeluarkan dana pribadi demi memperlancar operasional bisnis perusahaan. Jika klaim mereka terlambat dicairkan, tentu karyawan merasa tidak senang dan dirugikan.

Bentuk gangguan terkait proses klaim yang dirasakan karyawan berupa alur proses yang lama, pencairan uang yang terlambat, hingga risiko bukti reimburse hilang. Situasi ini rentan memicu konflik antara karyawan dengan bagian keuangan.

Oleh karena itu, lebih baik Anda mengelola reimbursement secara online menggunakan aplikasi sales Hadirr. Aplikasi ini menggantikan kegiatan pengajuan secara fisik melalui form reimbursement excel

Klaim Reimbursement karyawan
Klaim reimbursement karyawan di aplikasi Hadirr | Hadirr

Karyawan bisa langsung mengunggah bukti pembayaran dalam aplikasi dan perusahaan tidak perlu pusing memodifikasi template sesuai kebutuhan, sebab informasi yang dibutuhkan langsung tersedia otomatis di dasbor.

Baca Juga: Inilah Contoh Laporan Sales dan Cara Membuatnya

Hadirr memiliki fitur reimbursement online. Bentuk alur prosesnya adalah pengunggahan bukti pembayaran di aplikasi, mengisi sejumlah detail yang diperlukan, pemberian persetujuan atau penolakan dari atasan, hingga pencairan uang. 

Sistem ini efektif digunakan oleh perusahaan yang menerapkan sistem WFH, serta sangat menguntungkan karyawan lapangan. Karyawan tak lagi menunggu lama. Selamat mencoba!

Aplikasi Absensi Online Hadirr