Sederhananya klaim reimbursement adalah proses penggantian uang oleh pihak perusahaan kepada karyawannya dalam nominal tertentu. Karena secara tidak langsung, pihak perusahaan memiliki utang kepada karyawan yang perlu diganti.

Namun sayangnya masih banyak perusahaan yang belum paham akan hal tersebut, padahal perlu dilakukan untuk menjaga stabilitas ekonomi perusahaan.

Untuk itu, yuk kita bahas lebih lengkap tentang reimbursement atau reimburse, SOP reimbursement di perusahaan hingga cara pengelolaannya dalam artikel ini!

Apa Itu Reimbursement?

Reimbursement sendiri jika diartikan adalah pengembalian. Makna luasnya, ini merupakan bentuk kompensasi yang dibayarkan suatu perusahaan untuk pengeluaran yang sudah dikeluarkan karyawannya dalam kepentingan perusahaan.

Intinya, perusahaan harus mengganti dana atau uang karyawan tersebut sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. Dengan persyaratan ada bukti seperti invoice, bukti pembayaran, atau hal-hal lainnya.

Baca Juga: Referensi Form Reimbursement Excel Karyawan Lapangan

Namun, hal ini tergantung juga dari kebijakan atau SOP dari perusahaan masing-masing. Sebab tidak semua uang karyawan yang sudah digunakan secara pribadi dapat di reimburse.

Untuk itu, karyawan perlu memahami kebijakan tersebut jika ingin mengajukan reimburse sesuai SOP perusahaan.

Kategori Reimbursement di Perusahaan

Reimbursement

Jika saat ini ada karyawan di perusahaan Anda yang ingin mengajukan reimbursement, sebaiknya kenali dulu apa saja bentuk atau kategori dari pengembalian ini sebagai dasar untuk pengajuannya. 

a. Pengembalian biaya bisnis

Umumnya biaya bisnis menjadi salah satu hal yang bisa di reimburse. Sebut saja akses internet, biaya pulsa, konsumsi untuk meeting dengan klien perusahaan, hingga biaya pelatihan pengembangan kemampuan.

b. Pengembalian biaya medis

Tidak jarang beberapa perusahaan menyediakan reimbursement dalam hal medis untuk para karyawannya. Seperti saat mengeluarkan biaya untuk kesehatan, perawatan, termasuk obat-obatan.

Namun, banyak juga perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas kesehatan untuk karyawannya berupa tunjangan BPJS

Sebagai tambahan, pemegang polis yang memiliki sistem reimbursement dalam asuransi kesehatan harus membayar dulu biaya perawatan medis  ke rumah sakit. Nantinya dana tanggungan dari perusahaan asuransi yang menjadi hak pemegang polis akan diganti setelah mengajukan sistem klaim sistem reimburse asuransi.

c. Pengembalian biaya perjalanan dinas

Perusahaan biasanya akan meminta karyawan untuk melakukan perjalan bisnis ke luar kantor, luar kota, hingga ke luar negeri untuk kepentingan perusahaan. Nah, saat perjalanan ini tentunya perusahaan menanggung akomodasi seperti biaya transportasi, penginapan, hingga konsumsi karyawan.

Namun, ada juga perusahaan yang tidak menerapkan kategori satu ini. Karena ada yang sudah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

Baca Juga: Contoh Laporan Perjalanan Dinas Lengkap di Word dan Excel

Indikator Kecurangan Karyawan pada Proses Reimbursement

Selain mempertimbangkan kebijakan atau SOP-nya, Anda juga harus aktif memantau setiap pengeluaran karyawan yang berniat untuk mengajukan klaim. 

Sebelum mengetahui lebih dalam tentang cara pengelolaannya, Anda perlu tahu, ada beberapa indikator yang bisa dijadikan dasar untuk memastikan apakah karyawan di perusahaan jujur atau berbohong, seperti:

  • Pengajuan klaim pada berbagai pengeluaran yang tidak ada sangkut pautnya dengan perusahaan.
  • Pengeluaran dari perusahaan lebih besar dari pengeluaran karyawan lain dengan jabatan yang sama.
  • Menggunakan kartu kredit hingga batasan tertinggi.
  • Menambahkan harga pada berbagai pengeluaran yang harganya lebih murah.
  • Karyawan melakukan double billing.

5 Cara Pengelolaan Reimbursement yang Tepat

SOP Reimbursement

Dalam mengontrol pengeluaran dengan baik, perusahaan perlu mengelola reimbursement dengan cermat dan tepat. Berikut beberapa cara pengelolaan jika perusahaan mendapat klaim dari karyawan.

1. Membuat kebijakan proses penggantian biaya

Hal pertama, perusahaan perlu membuat kebijakan penggantian biaya yang mudah dipahami. Kebijakan ini harus mencakup pedoman, syarat, dan jangka waktu pembayaran sejak proses pengajuannya.

Selain itu, sediakan juga kontak yang bisa dihubungi karyawan jika memang ada masalah ataupun hal tidak dimengerti dalam proses pengajuan.

2. Menentukan biaya apa saja yang bisa diklaim

Selanjutnya perusahaan harus membuat kebijakan terkait hal apa saja yang bisa diklaim untuk penggantian. Kebijakan ini berguna untuk menginformasikan kepada karyawan tentang biaya apa yang bisa dan tidak untuk diajukan.

Selain itu, penentuan tersebut juga bisa mencegah kebocoran anggaran perusahaan atau pengajuan reimbursement yang berlebihan.

3. Membuat sistem reimbursement

Setelah kebijakan selesai dibuat, tentukan juga apa saja yang diperlukan saat melakukan pengajuan ini. 

Disamping itu, perusahaan juga harus meminta pihak karyawan menyediakan pendukung klaim lainnya untuk disetujui. Contohnya, nota pembelian, tanda terima, atau faktur pembelian.

4. Menetapkan deadline pengajuan

Tenggat waktu atau deadline pengajuan juga perlu ditetapkan, agar perusahaan memiliki waktu untuk memeriksa dokumen yang disertakan saat pengajuannya.

Sebagai contoh, maksimal karyawan bisa mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran dan mereka harus mematuhi kebijakan yang ada.

5. Membayar penggantian/pengembalian dana

Terakhir, informasikan kepada karyawan mengenai waktu tunggu dalam menerima pembayaran. Selain itu, informasikan juga bagaimana cara pembayarannya apakah tunai, transfer bank, atau cek.

Kedua hal tersebut harus disampaikan secara transparan agar berjalan dengan lancar.

Sebagai tambahan, untuk pengeluaran perusahaan bisa tetap terkontrol dengan baik. Anda perlu mencatat setiap biaya reimburse tersebut. 

Selain mencatat pengeluaran secara manual, Anda juga bisa menggunakan aplikasi reimbursement online khusus untuk mempermudah proses pencatatan keuangan.

Baca Juga: 3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan yang Wajib Diketahui

Otomatisasi Proses dengan Aplikasi Reimburse

Klaim-Reimbursement-Hadirr
Fitur reimbursement di aplikasi Hadirr

Untuk memudahkan perusahaan melakukan pencatatan keuangan termasuk proses klaim reimbursement agar sesuai SOP perusahaan, aplikasi reimburse Hadirr solusinya. 

Hadirr sudah diandalkan oleh banyak perusahaan sebagai aplikasi reimbursement online para karyawan.

Fitur andalan aplikasi Hadirr adalah absensi online untuk mengelola sistem kehadiran karyawan secara daring.

Selain itu, juga tersedia fitur reimburse online dan Hadirr sales untuk membantu pekerjaan karyawan, sales lapangan dan tim finance.

Tingkatkan keamanan dan validitas dalam pencatatan keuangan perusahaan dengan aplikasi sales canvassing, Hadirr

Aplikasi Absensi Online Hadirr
Marketing Officer at Fast8 Group

Marketing Officer at Fast8 Group, also editor Gadjian & Hadirr blogs.