Tidak semua perusahaan memberlakukan schedule kerja yang sama dari nine to five bagi setiap karyawan. Pasalnya ada beberapa perusahaan yang perlu beroperasi terus menerus guna mendukung kepentingan hidup orang banyak. Contohnya pekerjaan di media massa, penyediaan energi, transportasi, kesehatan, telekomunikasi, dan pusat perbelanjaan. Itulah sebabnya ada perusahan yang menerapkan sistem shift kerja.

Shift kerja merupakan schedule kerja secara bergantian bagi karyawan untuk mengerjakan sesuatu di perusahaan. Ketentuan waktunya dibagi ke dalam tiga yaitu pagi, sore, dan malam. Penerapan schedule kerja shift bertujuan agar kegiatan operasional bisa tetap dilakukan sebagaimana mestinya dan menjaga produktivitas karyawan

Baca juga: Poin Penting Sistem Kerja 4 Hari Seminggu bagi Perusahaan

Selain itu, penjadwalan shift kerja memudahkan HR melakukan perhitungan sistem gaji maupun tunjangan lainnya. Itulah sebabnya, kemampuan menghitung dan mengatur jadwal kerja perlu dimiliki oleh HR perusahaan yang memberlakukan sistem shift. Dengan sistem perhitungan schedule kerja shift yang akurat akan menghindari kesalahan input gaji, lembur, tunjangan, atau berlebihnya ketentuan waktu karyawan bekerja yaitu 40 jam per minggu berdasarkan UU Ketenagakerjaan

Pembagian Jam Kerja dalam Beberapa Kelompok 

Dalam memberlakukan shift kerja penting untuk membagi karyawan ke dalam beberapa kelompok berdasarkan jam kerja dengan adil. Tujuannya agar setiap karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup. 

Hal yang perlu diperhatikan ketika membagi schedule kerja karyawan yaitu adanya sistem rotasi atau perputaran yang dilakukan secara adil. Jadi semua karyawan akan memperoleh giliran baik shift pagi, siang, atau malam sehingga mengurangi efek negatif seperti gangguan kesehatan.

Pedoman Membuat Schedule Kerja Karyawan

Dalam membuat schedule kerja terdapat beberapa tiga jenis shift yang perlu diperhatikan: 

  • 3 Shift dengan 4 kelompok
  • 3 shift dengan 3 kelompok
  • 2 shift dengan 2 atau 3 kelompok (long shift)

Jika perusahaan memberlakukan dua shift saja, maka Anda dapat membagi karyawan ke dalam dua atau tiga kelompok. Untuk perusahaan yang beroperasi 24 jam, maka bagi karyawan ke dalam tiga atau empat kelompok untuk waktu tiga shift.

Selain itu, berdasarkan UU Ketenagakerjaan Pasal 77, waktu kerja yang berlaku di Indonesia terbagi dalam dua bagian yaitu:

  • Untuk enam hari kerja, berlaku tujuh jam sehari dan 40 jam per minggu.
  •  Untuk lima hari kerja, berlaku delapan jam sehari dan 40 jam per minggu.

Jika karyawan bekerja lebih dari ketentuan waktu, di mana melebihi empat jam dalam sehari berlaku kerja lembur dan upahnya dihitung berbeda berdasarkan dari ketentuan perhitungan lembur karyawan.

Baca Juga: Tips Mengatur Jadwal Shift Kerja Usaha Catering

Contoh Schedule Kerja Excel

Anda dapat menghitung shift kerja menggunakan rumus excel. Contoh schedule kerja excel di sini untuk pekerja restoran yang buka 24 jam dengan empat karyawan dan memberlakukan tiga shift.

  • Shift 1: 07.00 – 15.00
  • Shift 2: 15.00 – 23.00
  • Shift 3: 23.00 – 07.00
schedule kerja
Contoh schedule kerja excel | Hadirr

Catatan:
a. 1 = shift pagi, 2= shift sore, 3= shift malam,
b. X = tanda untuk libur.
c. Pada jadwal ini, Anda dapat membuat jadwal dari ketentuan 4 kelompok 3 shift di mana sebelum dan setelah shift malam, perusahaan memberikan satu jatah libur.

Penjelasan cara membuat absen di excel berdasarkan tabel di atas:

  • Untuk mengisi angka pada kolom shift, gunakan rumus excel COUNTIF. Contoh untuk menghitung shift sore (2) Karyawan Bagas perhitungannya dengan rumus =COUNTIF(C5:I5,”2”).
  • Cara di atas berlaku untuk semua shift lainnya, angka 2 diganti sesuai dengan shift waktu mana yang ingin diketahui jumlahnya.
  • Cara menentukan jumlah libur sama seperti jumlah shift di atas. Pada tabel, keterangan libur adalah X. Maka rumus yang dimasukkan adalah =COUNTIF(C5:I5,”x”)
  • Jika ingin menghitung total, Anda dapat menggunakan cara manual yaitu =(J5*7)+(K5*7)+(L5*7)+5. Angka tujuh dan lima disesuaikan dengan peraturan dalam lima hari kerja, maka jam kerja delapan jam sehari yang terdiri tujuh jam waktu kerja plus satu jam istirahat. Jadi, per kolom shift dikali tujuh dan ditambah lima jam istirahat.

Cara Menentukan Schedule Kerja Karyawan Tanpa Repot

Masih banyak HR atau perusahaan yang menggunakan rumus membuat jadwal shift kerja di atas. Namun, sayangnya cara membuat jadwal kerja di excel tersebut memiliki risiko adanya kesalahan dalam input data akibat human error serta boros waktu dan tenaga. 

Baca juga: Mengenal Sistem Hybrid Working yang Makin Dilirik Perusahaan

Untungnya, sekarang tidak perlu repot lagi untuk menerapkan cara membuat jadwal kerja di excel, pasalnya Anda bisa memanfaatkan aplikasi absensi online Hadirr. Bukan sekedar aplikasi absensi digital tetapi juga memiliki fitur pembuat shift kerja karyawan yang bisa dicek secara real time untuk memudahkan pekerjaan HR memantau kehadiran karyawan. 

Hadirr bisa digunakan untuk pengaturan berkelompok atau individu. Mudah dibuat dan dapat disesuaikan berdasarkan kebijakan yang Anda terapkan.

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: ER