Mengatur waktu kerja karyawan merupakah salah satu tugas HR. Waktu kerja bukan hanya berkaitan dengan peraturan hukum menurut UU Ketenagakerjaan, tetapi juga memastikan produktivitas yang berpengaruh pada kondisi tubuh karyawan.

Baca Juga: Contoh Pembagian Shift Kerja di Restoran

Sektor bisnis yang hanya beroperasi saat siang hari, seperti jasa keuangan, tidak terlalu sulit mengatur waktu kerja. Tetapi bagi perusahaan yang beroperasi hampir 24 jam, pembagian waktu kerja menjadi lebih kompleks karena divisi HR harus menerapkan pemindahan waktu kerja secara bergilir atau disebut shift kerja.

Setiap perusahaan pastinya sudah memiliki peraturan jam kerja shift yang membedakannya hanya jam operasi perusahaan dan jumlah karyawan yang dimiliki. Ada yang mempunyai jam kerja selama tujuh jam, delapan jam, dua kali shift, atau tiga kali shift

Berikut ini beberapa poin penting dalam mengelola sistem kerja shift karyawan secara tepat dan benar :

Peraturan sistem kerja shift

Sebelumnya Anda harus mengetahui terlebih dahulu ketentuan waktu kerja karyawan seperti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan. Menurut Pasal 77, waktu kerja di Indonesia adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.

Artinya, aturan pertama dalam menetapkan sistem shift kerja yaitu jam kerja karyawan tidak boleh melebihi waktu kerja di atas. Apabila berlebih, maka berlaku kerja lembur yang upahnya dihitung terpisah menurut aturan perhitungan lembur karyawan, di mana maksimal jam lembur 4 jam sehari.

Aturan shift kerja bagi karyawan perempuan

Ketentuan khusus terkait kerja shift menurut UU yang berlaku adalah tentang karyawan perempuan yang kerja shift malam. Pasal 76 menyebutkan ketentuan sebagai berikut:

  1. Pekerja/buruh perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00.
  2. Pengusaha dilarang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00
  3. Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 wajib:
    a) Memberikan makanan dan minuman bergizi; dan
    b) Menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
  4. Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 dengan pukul 05.00

Tidak ada ketentuan khusus mengenai tunjangan shift malam, namun menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No 224 Tahun 2003, karyawan shift malam berhak atas makanan bergizi yang diberikan saat istirahat, sekurang-kurangnya 1.400 kalori dan tidak dapat diganti dengan uang. 

Selain itu, pemilik bisnis juga wajib menyediakan petugas keamanan di tempat kerja, kamar mandi yang layak dengan penerangan yang memadai serta terpisah antara pekerja perempuan dan laki-laki.

Aturan kerja bagi jenis pekerjaan terus menerus

Bagi karyawan dengan jenis pekerjaan yang terus menerus, perusahaan diperbolehkan mempekerjakan mereka pada hari libur atau istirahat mingguan. Maksudnya, jadwal shift juga mencakup hari libur.

Jenis-jenis pekerjaan terus menerus yang diatur dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No 233 Tahun 2003, di antaranya meliputi layanan kesehatan, transportasi, perbaikan transportasi, pariwisata, pos dan telekomunikasi, penyediaan listrik, air minum, dan bahan bakar migas, swalayan dan pusat perbelanjaan, dan lain sebagainya.

Prinsip menerapkan kerja shift 

Prinsip dalam mengatur pembagian shift kerja adalah perputaran. Artinya, pembuatan sistem shift harus adil, di mana setiap karyawan mendapat giliran shift pagi, siang, dan/atau malam. 

Hal ini untuk mengurangi dampak buruk dari bekerja malam terhadap kesehatan dan kondisi fisik karyawan. Pekerja yang terus menerus masuk shift malam berisiko terserang penyakit dan berbagai keluhan serius. Ujung-ujungnya, produktivitas kerja karyawan akan menurun yang juga berdampak pada perusahaan.

Cara mengatur jadwal kerja karyawan

Buatlah jadwal shift kerja sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Ada perusahaan yang menerapkan 3 shift dan ada yang 2 shift. Cara paling umum adalah menggunakan spreadsheet semacam Excel.

Baca Juga: Anti Fake GPS, Aplikasi Absen Online Ini Banyak Digunakan di Indonesia

Penggunaan spreadsheet tersebut memakan banyak waktu dan rentan human error. Ada cara lain yang jauh lebih mudah dan praktis menyusun jadwal kerja shift karyawan, yaitu menggunakan software absensi online Hadirr.

Aplikasi berbasis cloud ini memiliki fitur absensi online dan didukung fitur shift kerja karyawan agar membantu Anda memantau kehadiran karyawan berdasarkan shift kerja. Data absensi karyawan bisa terpantau secara real-time di dashboard Anda sebagai admin. Hadirr akan menjadikan pekerjaan Anda lebih efisien dari segi waktu dan biaya.

Aplikasi Absensi Online Hadirr