Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel – Pencatatan kehadiran kerja karyawan sangat penting untuk bisnis Anda, sebab menunjukkan hadir atau tidaknya seseorang. Adanya aplikasi Microsoft Excel berhasil membantu penggunanya untuk mengelola berbagai data, termasuk absensi kehadiran.

Apakah Anda sedang mencari cara membuat tabel absen di Excel secara otomatis? Ikuti langkah-langkah dalam panduan berikut.

Membuat Tabel Absensi Karyawan di Microsoft Excel

Beberapa tahapan yang perlu Anda ketahui dalam membuat format absensi kehadiran karyawan menggunakan Excel :

Baca Juga: Contoh Daftar Hadir Karyawan di Excel dan Google Spreadsheet

1. Bukalah aplikasi Microsoft Excel di PC atau laptop terlebih dahulu. Tutorial ini dibuat menggunakan Excel 2019.

2. Dalam workbook baru yang telah dibuka, buatlah 12 sheets untuk kehadiran bulanan.

cara membuat absensi
Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel | Hadirr

3. Arahkan kursor ke cell A1. Sekarang, buatlah tabel kehadiran. Cantumkan data nama karyawan, kolom total hari dalam sebulan dan kategori kehadiran yang diberlakukan. 

Misalnya, hadir (H), izin (I), sakit (S), dan alfa (A). Beri warna khusus untuk kolom hari libur agar memudahkan pengisian. Contoh absensi kehadiran yang dibuat dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

cara membuat absensi
Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel | Hadirr

4. Aturlah list input kategori kehadiran otomatis untuk keseragaman data. Hal ini mencegah karyawan atau HR salah ketik data yang berakibat pada validasi saat merekap kehadiran.

Blok sel terbuka (sel kosong yang memuat keterangan kehadiran), lalu pilih menu Data, klik Data Validation dan aturlah kriterianya.

cara membuat absensi karyawan
Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel | Hadirr

Klik OK, maka inilah tampilan tabel absensi yang Anda buat.

cara membuat absensi
Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel | Hadirr

5. Langkah tambahan dalam cara membuat absensi online adalah mengatur penandaan kehadiran. Cocok dibuat jika Anda menginginkan adanya perbedaan warna di setiap kategori kehadiran. 

Cara mengaturnya ialah blok lagi sel terbuka yang memuat keterangan kehadiran. Pilih Conditional Formatting pada menu Home, lalu klik Highlight Cell Rules dan Equal to. Nanti akan keluar kotak dialog, tentukan format yang Anda inginkan.

cara membuat tabel absen
Cara membuat tabel absen di Excel | Hadirr

Baca Juga: Tips Praktis Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan

Lihat gambar hasil penandaan warnanya. Mudah, bukan? Anda juga bisa pilih Custom Format untuk mengatur warna-warna yang berbeda di tiap kategori.

format absensi kehadiran
Format absensi kehadiran | Hadirr

Menghitung Hari Kehadiran Karyawan di Microsoft Excel

Bagian terpenting dalam cara membuat absensi karyawan ialah menerapkan rumus Excel kehadiran untuk menghitung hari. Tidak mungkin Anda akan menghitung manual, bukan? Semuanya bisa diatur otomatis dengan rumus, di antaranya :

Perhitungan Hari Kerja

Hari kerja bisa diartikan jumlah hari masuk kerja karyawan dikurangi hari yang dikategorikan sebagai absen atau libur. Anda bisa tentukan sendiri ingin menghitung hari kerja seperti apa. Contoh berikut ini menandai “bukan hari kerja” pada kategori “Absen”, “Libur” dan “Minggu”.

Rumusnya :

Jumlah HK =Total hari sebulan (klik sel hari ke-31)-COUNTIF(Range kehadiran,”A”)-COUNTIF(Range kehadiran,”L”)-COUNTIF(Range kehadiran,”M”)

Untuk A, L dan M, klik pada sel di kotak kriteria.

Cara membuat tabel absen di Excel
Cara membuat tabel absen di Excel | Hadirr

Perhitungan Jumlah Kehadiran

Untuk menghitung jumlah setiap kategori kehadiran, seperti berapa orang yang masuk kerja, berapa orang yang absen, maka gunakan rumus berikut :

Jumlah karyawan Hadir =COUNTIF(Range kehadiran,”H”)

Jumlah karyawan Abstain =COUNTIF(Range kehadiran,”A”)

Cara membuat tabel absen di Excel
Cara membuat tabel absen di Excel | Hadirr

Perhitungan Persentase Kehadiran

Pada bulan Januari, jumlah hari kerjanya adalah 26 hari (5 hari Minggu), maka rumus untuk menghitung persentase karyawan ialah :

% Kehadiran =Jumlah karyawan Hadir/26*100%

contoh absensi kehadiran
Contoh absensi kehadiran menggunakan Excel | Hadirr

Terakhir, untuk total kehadiran, Anda bisa menggunakan rumus SUM dan AVERAGE untuk jumlah dan rataan.

Anti Ribet, Kelola Daftar Kehadiran Praktis dengan Hadirr

Dapat dibayangkan betapa rumitnya rekap kehadiran saat Anda memiliki banyak karyawan. Namun, tenang saja, sekarang sudah ada solusi praktisnya!

Baca Juga: Rekap Absensi Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi Ini

Gunakan aplikasi absensi online Hadirr untuk mencatatkan kehadiran dan rekapitulasi otomatis. 

Aplikasi yang digunakan di smartphone ini memiliki fitur absensi digital, di mana karyawan Anda hanya perlu absen selfie, lalu HR tinggal memberi approval kehadiran mereka lewat aplikasi dan biarkan sistem Hadirr membantu Anda untuk menyimpan serta merekapnya otomatis. 

Data kehadiran dijamin aman!

Hadirr juga menyediakan menu to-do-list karyawan melalui fitur timesheet online, sehingga berbagi tugas dan kolaborasi jarak jauh jadi lebih mudah.

Dengan satu aplikasi, nikmati kemudahan pengelolaan kehadiran karyawan Anda secara cepat, praktis, dan hemat!

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: YRA