Aplikasi Kehadiran Populer Ini Tanpa Tanda Tangan Absen – Sebagai pemilik bisnis, tidak mudah mengetahui apakah karyawan Anda datang bekerja tepat waktu atau malah “mencuri” waktu. Untuk menghindari hal ini, perusahaan menerapkan sistem absensi agar jam kerja karyawan dapat dipantau.

Setiap bulannya, rekap absensi karyawan disajikan dalam bentuk laporan kehadiran bulanan. Laporan ini berguna untuk keperluan manajemen penggajian yang lebih baik.

Aktivitas rekap absensi dilakukan jika kantor Anda menerapkan sistem tanda tangan absen atau sistem manual. Meski begitu, Anda tetap dapat membuat formulir absensi kehadiran online yang juga bisa tanda tangan, lho. 

Mari cari tahu cara membuatnya dan seberapa relevan tanda tangan absen pada era digital saat ini.

Baca Juga: Fake GPS Android Tak Mempan di Aplikasi Absen Ini

Panduan Membuat Absensi Karyawan Online

Membuat daftar hadir bertanda tangan sangat diperlukan untuk meminimalisir kecurangan titip absen. Daftar hadir ini tidak harus berbentuk lembaran kertas, Anda juga bisa membuatnya online, seperti membuat daftar hadir online di Spreadsheet dan Excel.

Kali ini, akan disajikan cara membuat absensi karyawan online menggunakan Zoho Form. Yuk simak langkah-langkah pembuatannya.

1. Daftarkan akun untuk membuat formulir daftar hadir

Setelah mencari “Zoho Form” di pencarian Google, daftar akun secara gratis menggunakan akun Google Anda.

Kemudian muncul tampilan dashboard, klik “Let’s Get Started”.

Tanda Tangan Absen
Cara tanda tangan absen online bagi karyawan | Hadirr

2. Isilah Blank Form dengan nama dan deskripsi formulir

Pada bagian Form Name diisi “Absensi Karyawan”, dengan deskripsi “Absensi Online Karyawan PT. ABC.” Klik Create, lalu tunggu sebentar hingga muncul tampilan untuk membuat absensi online.

tanda tangan absensi karyawan
Cara tanda tangan absensi karyawan | Hadirr

3. Susun dan buatlah data-data untuk kebutuhan absensi online

Setelah di-create, muncul tampilan halaman yang harus Anda edit sesuai kebutuhan. Untuk diketahui, bagian kiri bertuliskan “Basic Field” dan “Advanced Field” berisi ragam menu yang bisa Anda pilih.

Bagian kanan merupakan halaman tempat membuat formulir. Anda hanya tinggal drag saja salah satu menu di Field, lalu drop ke blank page.

absensi karyawan online
Cara membuat absensi karyawan online | Hadirr

Nanti, setiap menu yang Anda buat akan memunculkan box Properties untuk mengatur tampilannya. Misalnya, untuk memberi nama label, mengatur wajib/tidaknya diisi (mandatory), mengisi keterangan tambahan (instructions), mencantumkan ukuran maksimal file untuk pengunggahan, dan lain-lain. 

Baca Juga: Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel

Berikut contoh tampilan Properties untuk menu “Status Kehadiran” yang dibuat dengan Field Multiple Choice.

absensi online
Mengisi absensi online karyawan | Hadirr

4. Jangan lupa cek ulang formulir yang sudah dibuat

Untuk tutorial ini, Field yang digunakan adalah :

  • Date untuk tanggal masuk
  • Single Line untuk nama karyawan
  • Multiple Choice untuk status kehadiran karyawan
  • Time untuk status clock-in dan clock-out harian
  • File Upload untuk unggah bukti hadir (foto selfie) dan tidak hadir (surat izin)
  • Signature untuk tanda tangan online

Terakhir, Anda bisa atur tema sesuai keinginan agar formulir absensi yang dibuat lebih menarik. Simpan formulir jika formulir absensi sudah selesai dibuat.

Apakah Absensi Manual Masih Relevan Dilakukan?

Absensi online berbentuk formulir memang mudah dibuat dan praktis. Anda menjadi lebih hemat kertas dan waktu, sebab cukup mengirimkan link formulir saja kepada karyawan agar mereka isi. Data akan tersimpan aman tanpa terhapus.

Namun, banyak sistem absensi manual yang tidak relevan lagi digunakan pada era digital seperti saat ini, terlebih jika Anda masih menerapkan sistem tanda tangan absen.

Kelemahan absensi manual adalah :

  1. Rawan terjadinya kecurangan karena sulit melacak lokasi karyawan real-time.
  2. Harus selalu datang ke kantor untuk mencatatkan kehadiran. Jika memakai formulir online, lebih sulit melacak keberadaan karyawan sebenarnya.
  3. Perhitungan payroll tidak dapat dilakukan otomatis, harus rekap tersendiri.
  4. Harus terus membuat formulir absensi setiap hari.
  5. Hanya bisa digunakan untuk single purpose saja, misal untuk mencatatkan kehadiran saja, pengajuan cuti saja, atau pengajuan klaim reimbursement saja.

Sederet alasan tersebut menjadi pertimbangan besar dalam era digital yang kompetitif seperti saat ini. Jika pekerjaan tidak dilakukan seefektif dan seefisien mungkin, bisnis menjadi sulit berkembang.

Oleh karena itu, sudah tersedia teknologi terkini yang dapat mengerjakan banyak tugas administrasi dan pengelolaan karyawan sekaligus dan mampu mengungguli sistem-sistem absensi yang sudah ada sebelumnya.

Memilih Hadirr, Aplikasi Kehadiran Tanpa Tanda Tangan Absen

absensi online karyawan
Aplikasi Absensi Online Karyawan | Hadirr

Sudah saatnya menghapus kekhawatiran Anda terhadap berbagai sistem absensi dengan menggunakan aplikasi Hadirr, aplikasi kehadiran tanpa perlu tanda tangan absen

Jika dulu tanda tangan menjadi bukti kehadiran, maka sekarang bisa dengan foto selfie dan lokasi. Caranya mudah, Anda hanya perlu mengunduh aplikasi Hadirr di ponsel. Setelah terdaftar, tinggal mencatatkan kehadiran dengan fitur absensi digital yang otomatis memverifikasi wajah dan lokasi Anda secara real-time

Serunya pakai Hadirr, Anda bisa nikmati layanan HRIS multi-purpose seperti mengelola lembur karyawan dan timesheet aktivitas harian karyawan secara online. Aplikasi ini bisa diandalkan meski karyawan Anda bekerja jarak jauh dan harus tetap berkolaborasi. 

Baca Juga: Contoh Form Lembur Karyawan yang Wajib HRD Ketahui

Data kehadiran karyawan tersimpan aman dalam cloud dan direkap otomatis. Di samping itu, Hadirr bisa diintegrasikan dengan software payroll seperti Gadjian

Dengan adanya teknologi solutif dari Hadirr, masih yakinkah Anda untuk tetap dengan absen tanda tangan?

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: YRA