Bagi sebagian perusahaan, pemberlakuan sistem shift kerja perlu dilakukan, terutama pada perusahaan yang beroperasi 24 jam. Rumah sakit sebagai instansi sosial yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan pun juga demikian.

Pengelolaan waktu kerja karyawan rumah sakit menjadi sebuah tantangan tersendiri. Sebab, hal tersebut menentukan apakah operasi rumah sakit dapat berjalan optimal, efektif dan efisien. 

Baca Juga: Yuk Simak Cara Atur Jadwal (Shift) Kerja di Masa Pandemi COVID-19

Untuk mengoptimalkan pelayanan terhadap pasien, rumah sakit memberlakukan dinas jaga pada malam hari. Biasanya, pekerja yang terlibat dalam dinas jaga malam adalah perawat. 

Manajemen shift kerja yang buruk tentu akan memengaruhi kinerja karyawan, seperti kelelahan dan peningkatan stres. Pembagian shift kerja di rumah sakit harus memadukan beberapa komponen penting seperti sumber daya yang akan beroperasi dan pembagian jadwal kerja yang tepat sesuai kebutuhan. 

Agar dapat menyusun shift kerja menjadi lebih mudah, yuk simak selengkapnya poin-poin penting terkait sistem shift kerja di rumah sakit berikut.

Ketentuan Sistem Shift Kerja Rumah Sakit

Dalam shift kerja, satu atau sekelompok orang dijadwalkan untuk bekerja pada periode waktu tertentu, bergantian dengan kelompok lainnya dalam waktu 24 jam. Jadi, rotasi kerja bisa dilakukan lebih dari sekali setiap harinya.

Pemberlakuan shift berdampak besar terhadap kesehatan fisik dan perfoma kerja karyawan. Apalagi bila karyawan secara terus menerus terjaga pada malam hari dan baru tidur di siang hari. 

Hingga saat ini, belum ada peraturan spesifik yang mengatur shift kerja rumah sakit, terutama untuk malam hari. Batasan waktu shift kerja rumah sakit masih merujuk pada UU Cipta Kerja dan PP 35/2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

Oleh karena itu, penentuan penjadwalan shift diatur berdasar perundang-undangan tersebut, yaitu : 

  1. Waktu kerja sehari dalam setiap shift maksimal : (a) 7 jam sehari untuk 6 hari kerja; (b) 8 jam sehari untuk 5 hari kerja.
  2. Jumlah jam kerja setiap shift tidak boleh melebihi 40 jam per minggu.
  3. Kelebihan jam kerja dihitung sebagai lembur. Ketentuan maksimal lembur adalah 4 jam.
  4. Waktu istirahat wajib diberikan antara jam kerja dan tidak dihitung sebagai waktu kerja. Paling sedikit setengah jam setelah bekerja 4 jam. 
  5. Istirahat kerja 1 hari untuk pemberlakuan waktu kerja 6 hari seminggu dan 2 hari untuk waktu kerja 5 hari seminggu.

Umumnya, rumah sakit menerapkan penjadwalan shift normal berupa 3 shift kerja. Pembagian shift tergantung jumlah pekerja yang dimiliki, kebutuhan minimum pekerja untuk tiap shift dan jenis keterampilan yang dibutuhkan.

Cara Membuat Jadwal Shift Kerja

Saat menyusun jadwal shift kerja karyawan, khususnya untuk rumah sakit, biasanya ditemukan sejumlah kendala dalam menentukan jumlah karyawan yang pas dalam setiap shift, menentukan waktu shift yang proporsional serta menentukan waktu libur dan cuti.

Nah, berikut beberapa cara membuat shift kerja yang bisa Anda terapkan :

Kenali Jam Sibuk

Mengenali jam sibuk artinya mengetahui kondisi kerja yang terjadi setiap harinya. Misal, pada siang hari, perawat lebih banyak melakukan aktivitas fisik dalam melayani pasien, sedangkan pada malam hari difokuskan pada pengawasan sembari harus selalu siap untuk keadaan darurat.

Aturlah Penjadwalan dengan Adil

Konsep pergiliran pada shift kerja adalah sistem rotasi atau perputaran. Pembagian antara shift pagi, siang dan malam harus adil. Pembagian yang membuat karyawan bekerja malam atau pagi secara terus menerus tidak disarankan karena berisiko jangkapanjang. Jika karyawan bekerja pada shift malam, sebaiknya tidak ditugaskan pada shift pagi hari berikutnya.

Aturlah Berdasarkan Tingkat Keterampilan Karyawan

Setiap karyawan memiliki kategori kompetensi masing-masing. Mereka dapat dibentuk menjadi beberapa kelompok untuk menerima beban kerja yang sesuai dengan keahlian mereka. Bagaimanapun, tingkat kepuasan kondisi kerja karyawan turut memengaruhi tingkat kepuasan pelayanan rumah sakit.

Siapkan Backup Schedule

Selain menyusun shift normal, jangan lupa siapkan juga jadwal cadangan untuk mengantisipasi ketidakhadiran tiba-tiba. Caranya dengan membuat daftar karyawan pengganti untuk hari-hari tertentu. Pastikan sudah sesuai dengan kesediaan karyawan, ya!

Contoh Jadwal Shift Kerja Rumah Sakit

Setelah mengetahui aturan waktu kerja dan mempertimbangkan unsur-unsur yang dibutuhkan untuk menyusun shift kerja, maka langkah selanjutnya adalah membuat jadwal shift kerja. Cara yang paling umum dilakukan ialah secara manual menggunakan spreadsheet Excel.

Berikut gambaran contoh pembagian jadwal kerja dinas di rumah sakit dalam bentuk 3 shift untuk 6 hari kerja per minggu. 

Karyawan dikelompokkan dalam 3 shift, dengan waktu kerja 7 jam sehari (tidak termasuk istirahat 1 jam) dan 42 jam seminggu (6 hari kerja). Kelebihan 2 jam kerja dapat dihitung sebagai jam lembur. Pembagiannya meliputi : shift pagi (07.00-15.00), shift sore (15.00-23.00) dan shift malam (23.00-07.00). Pembagian rentang waktu bisa disesuaikan dengan kebijakan instansi masing-masing.

contoh jadwal shift kerja

Solusi Praktis Mengatur Manajemen Shift Kerja

Itulah cara membagi shift untuk karyawan di rumah sakit. Anda dapat menyesuaikannya dengan kondisi karyawan serta kebutuhannya. Untuk rumah sakit dengan jumlah karyawan yang banyak, pembagian secara manual cukup rumit dilakukan, karena perlu banyak penyesuaian.

Saat ini, mengelola shift karyawan bisa dilakukan praktis dengan satu aplikasi. Anda bisa menggunakan aplikasi absen online seperti Hadirr untuk membantu Anda mengelola sekaligus memantau karyawan secara real-time.

Hadirr memiliki fitur absensi online yang dilengkapi juga dengan fitur baru, yaitu fitur kelola shift kerja karyawan. Kedua fitur ini saling terintegrasi satu sama lain, dimana Anda bisa memantau langsung riwayat status kehadiran karyawan sesuai shift melalui portal.

Karyawan cukup mengunduh aplikasi Hadirr pada gawai masing-masing dan melakukan absensi online saat jadwal shift mereka dimulai dan berakhir.

Baca Juga: Fitur Wajib di Aplikasi Absensi Kehadiran Karyawan

Pada masa pandemi ini, aktivitas pelayanan di rumah sakit mengalami peningkatan. Aneka jadwal kerja dibutuhkan agar karyawan tidak kelelahan. Hadirr akan membantu Anda mengelola aneka jadwal tersebut dengan praktis sehingga dapat mendukung kelancaran operasional rumah sakit.

Aplikasi Absensi Online Hadirr