Database karyawan adalah salah satu aset penting perusahaan. Di mana tersimpan semua data penting karyawan, seperti informasi pribadi setiap karyawan. Selain itu juga berisi informasi yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya tanggal perekrutan karyawan, besaran gaji, tunjangan, serta catatan kehadiran.  

Basis data tersebut biasanya digunakan untuk mengenal masing-masing karyawan, baik dari segi performa pekerjaan, kemampuan dalam bekerja, serta keterampilan yang dikuasai. Database karyawan pun sangat berguna untuk membuat keputusan dalam mendorong perusahaan.

Baca Juga: 10 Manfaat Aplikasi HRIS Berbasis Cloud

Pentingnya Basis Data Karyawan

Setelah mengetahui kegunaannya, Anda juga perlu tahu pentingnya database karyawan. Pada era yang semakin kompetitif ini sumber daya manusia (SDM) memiliki peran yang semakin penting.

Perusahaan tentu saja membutuhkan SDM yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang tinggi untuk berkontribusi di perusahaan. Tanpa karyawan dengan kompetensi dan keterampilan tinggi, perusahaan akan sulit berkembang, mengalami kemajuan, serta mempertahankan eksistensinya.

Di sisi lain, terbentuknya karyawan dengan kompetensi dan keterampilan bernilai tinggi salah satunya adalah berkat andil perusahaan dalam mengelolanya. Perusahaan memang harus dapat mengelola karyawan dengan baik.

Perusahaan yang dapat mengelola karyawan dengan baik, dapat memacu karyawan untuk lebih termotivasi dalam bekerja. Pada akhirnya karyawan akan lebih produktif dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Salah satu cara yang baik dalam pengelolaan karyawan adalah dengan mengelola basis data karyawan. Database karyawan yang lengkap dan akurat dapat meningkatkan kualitas informasi untuk manajemen.

Baca Juga: 5 Fakta Sistem Keamanan Data Absensi Karyawan

Manfaat dan Kelebihan Aplikasi Database Karyawan Digital

Sebelum era digital berkembang pesat seperti saat ini, kebanyakan perusahaan menggunakan excel untuk mencatat informasi karyawan mereka. Cara manual seperti ini tentu saja merepotkan bagian HRD atau pemilik perusahaan.

Basis data karyawan harus tersimpan dengan rapi dan harus diperbarui secara berkala, sehingga dapat menampilkan data secara akurat. Semakin rapi penyimpanan dan keakuratannya, semakin mudah perusahaan tersebut untuk berkembang pesat.

Untuk memudahkan pengelolaannya, gantilah database karyawan excel dengan aplikasi database karyawan berbasis digital.

Inilah manfaat dan kelebihan menggunakan sistem database karyawan digital:

Mengelompokkan data dengan cepat. Memudahkan HRD atau perusahaan dalam menyeleksi data karyawan secara terstruktur dan cepat. Dengan demikian, bisa langsung mengetahui informasi data karyawan dengan kelompok tertentu.

Dapat digunakan bersama. Karena data tersimpan pada sebuah sistem yang bernama cloud dan diakses secara online, maka dapat digunakan oleh lebih dari satu pihak secara bersamaan.

Lebih hemat. Penggunaan aplikasi database digital yang dapat digunakan oleh lebih dari satu pihak secara bersamaan, dapat menekan biaya operasional. Perusahaan pun hanya perlu satu perangkat. Dengan demikian, biaya perawatan pun hanya untuk satu perangkat.

Lebih mudah. Pada saat proses pergantian dari sistem manual menjadi digital, tidak perlu membuat database baru. Juga, tidak perlu mengubah struktur database yang sudah ada.

Data tersimpan aman. Dengan menggunakan layanan cloud tepercaya, data karyawan terlindungi karena dijamin keamanannya. Sehingga tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Baca Juga: Penilaian Kerja Karyawan Milenial Lebih Praktis dengan Teknologi Ini

Aplikasi Hadirr dan Gadjian, Mempermudah Pengelolaan Database Karyawan

Contoh database karyawan perusahaan berbasis digital ini ada di aplikasi Hadirr dan Gadjian.

Aplikasi Hadirr memiliki fitur absensi online yang merupakan salah satu komponen database karyawan perusahaan. Hadirr juga dilengkapi dengan fitur pengaturan shift kerja dan timesheet untuk mencatat kehadiran semua karyawan. Jadi aplikasi ini bisa digunakan untuk mengelola database absensi karyawan.

Dengan aplikasi Hadirr, divisi HRD atau perusahaan dapat menyusun basis data karyawan dengan lebih mudah.

Aplikasi Absensi Online Hadirr
 

Sementara, aplikasi Gadjian, memiliki fitur hitung gaji yang dibuat secara online. Lalu, bisa melakukan pencatatan data cuti karyawan, pembayaran BPJS, THR, serta PPh 21.

Pencatatan secara digital dengan menggunakan aplikasi berbasis cloud seperti Hadirr dan Gadjian, memungkinkan pengelolaan database karyawan perusahaan menjadi lebih rapi. Apabila ada perubahan data pun dapat segera dilakukan pembaruan dengan cepat dan mudah, sehingga data tetap akurat.

Dengan sistem digital, perusahaan jadi lebih mudah dalam mengelola informasi atau dokumen karyawan secara aman dan tepat, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hal ini membuat tujuan perusahaan untuk menjadi lebih maju dan berkembang lebih cepat tercapai.

Coba Gadjian Sekarang

 

Writer: NU

Nunik Utami
Content Writer at Hadirr