Contoh Timesheet Kerja Karyawan dan Cara Membuatnya – Manajemen waktu yang baik dapat membuat sebuah bisnis memenuhi tenggat waktunya, menggunakan anggaran dengan efektif, dan mencapai keberhasilan. Agar waktu dapat terkelola, diperlukan pencatatan yang akurat, yaitu timesheet karyawan.

Mengapa Bisnis Memerlukan Timesheet Kerja?

Timesheet kerja karyawan adalah tabel data yang digunakan sebagai alat untuk melacak waktu kerja karyawan dalam periode tertentu. Timesheet bisa berbentuk fisik maupun digital. Pembuatnya adalah perusahaan sebagai pihak pemberi kerja. Dalam hal ini, timesheet juga berfungsi sebagai alat presensi karyawan.

Baca Juga: Shift Kerja : Panduan Utama Penjadwalan Karyawan Shift

Mengapa timesheet diperlukan untuk setiap bisnis? Ada sejumlah alasan, di antaranya :

1. Meningkatkan manajemen produktivitas karyawan

contoh timesheet kerja
Contoh timesheet kerja karyawan | Hadirr

Dalam bekerja, produktivitas dapat dilihat dari seberapa banyak pekerjaan yang mampu diselesaikan dalam waktu yang singkat. Dari timesheet, pekerjaan mana yang membutuhkan waktu lama diselesaikan dapat teridentifikasi.

Atasan jadi terbantu dalam mengambil keputusan terkait prioritas pekerjaan yang harus difokuskan ataupun ditunda hingga menambah anggota tim untuk menangani proyek agar selesai sesuai tenggat.

2. Menjaga kelancaran pemrosesan penggajian

Gaji adalah hak utama karyawan yang harus dipenuhi. Timesheet membantu melacak data jumlah jam kerja, lembur, dan cuti untuk memudahkan dalam perhitungan payroll

Proses penggajian harus transparan, jadi data dari timesheet adalah bukti keakuratan perhitungan gaji yang bisa dicocokkan oleh karyawan dengan besaran uang yang diterima.

3. Mempertahankan anggaran dengan efektif

Keberlangsungan bisnis bergantung pada pendapatan yang diperoleh. Melaporkan aktivitas kerja mendorong karyawan lebih produktif dan meningkatkan output, sehingga peluang perusahaan mendapatkan keuntungan pun juga meningkat.

Selain itu, jika bisnis Anda menerapkan sistem proyek dengan bayaran per jam, pengelolaan waktu secara efektif mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat pengeluaran biaya.

Jenis dan Contoh Timesheet Kerja Karyawan

Jenis-jenis timesheet karyawan dapat dibedakan menurut bentuk dan fungsinya. Berdasarkan bentuknya terbagi atas dua jenis, yaitu timesheet kertas (hard copy) dan timesheet digital (soft copy).

Sementara berdasarkan fungsinya, terbagi atas empat jenis, yaitu timesheet harian, mingguan, bulanan, dan proyek. Berikut contoh timesheet karyawan Excel yang dapat dijadikan acuan di perusahaan Anda.

a. Timesheet harian

timesheet karyawan
Contoh timesheet karyawan harian | Hadirr

b. Timesheet mingguan

timesheet karyawan
Contoh timesheet karyawan mingguan | Hadirr

c. Timesheet bulanan

timesheet kerja
Contoh timesheet kerja bulanan | Hadirr

d. Timesheet proyek

contoh timesheet kerja
Contoh timesheet kerja berdasarkan proyek | Hadirr

Baca Juga: Aplikasi Kehadiran Populer Ini Tanpa Tanda Tangan Absen

Cara Membuat Timesheet Karyawan dengan Excel

Jenis pekerjaan yang karyawan Anda lakukan memengaruhi format timesheet yang akan dibuat. Apakah Anda masih bingung bagaimana cara membuat timesheet karyawan? Inilah langkah-langkah pembuatannya, menggunakan contoh timesheet karyawan bulanan.

1. Identifikasi kategori yang perlu dibuat

Langkah pertama adalah menentukan komponen apa yang perlu dicantumkan dalam tabel timesheet, terutama untuk kebutuhan perhitungan penggajian.

Contohnya adalah tanggal, uraian pekerjaan/shift, waktu masuk dan pulang karyawan, jumlah jam kerja reguler, jumlah jam lembur, jumlah jam libur karena sakit, izin, maupun alfa.

Untuk sistem kerja proyek, Anda juga boleh mencantumkan keterangan tambahan seperti tanda tangan klien dan tanda untuk proyek yang sudah selesai dikerjakan.

2. Beri judul timesheet dan tambahkan label keterangan

Ketiklah judul sheet Anda pada sel A1. Boleh dengan format [nama bisnis] timesheet, boleh juga Monthly Employee Timesheet

Lalu, tambahkan label di bawah judul yang memuat informasi mengenai nama karyawan, jabatan, asal departemen/divisi, tanggal dan bulan periode, serta nama manajer/supervisor. Referensi lainnya, Anda boleh juga mencantumkan informasi rate tarif bayar dan rate upah lembur.

Gunakan tools Wrap Text agar kata-kata berada dalam satu sel dan tools Merge Cells untuk menggabungkan sel.

3. Buatlah kolom tabel dan beri label pada kepala tabel

Buatlah tabel sesuai kebutuhan. Contoh timesheet ini berbentuk 4 tabel mingguan. Label yang dibuat pada kepala tabel adalah hari, tanggal, jam check in, jam check out, waktu in dan out istirahat, total jam regular, jam lembur, jam sakit, jam cuti, dan izin lainnya.

Pada bagian bawah tabel, terdapat kolom total jam mingguan, rate dan subtotal.

Untuk perhitungan otomatis, gunakan rumus SUM untuk menjumlahkan total jam kerja, istirahat, lembur, cuti, dan izin karyawan. Sedangkan untuk menghitung gaji, nanti gunakan fungsi rate * total jam kerja.

4. Sertakan bagian untuk tanda tangan pihak yang berkaitan

Pada bagian bawah tabel, Anda dapat membuat ruang untuk tanda tangan sebagai bentuk persetujuan timesheet.

Hadirr sebagai Software Timesheet Terbaik Anda

Aplikasi timesheet
Aplikasi timesheet karyawan | Hadirr

Saat ini, software timesheet sudah populer digunakan oleh perusahaan. Apalagi, aplikasi yang bisa menawarkan timesheet untuk karyawan tetap, pekerja lapangan, karyawan magang, hingga kontraktor. 

Hadirr adalah pilihan software timesheet yang terbaik untuk bisnis Anda. Fitur timesheet online karyawan memudahkan pencatatan aktivitas karyawan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. 

Baca Juga: Bagaimana Aturan Jam Kerja Depnaker?

Informasi tersebut digunakan untuk menghitung gaji dengan adil, cepat dan akurat, sebab sistem Hadirr terintegrasi dengan Gadjian untuk mengotomatisasi tugas perhitungan gaji karyawan.

Ada juga fitur shift karyawan yang memudahkan pembagian jadwal pola kerja secara merata. Ditambah fitur presensi online, Hadirr menjadi sebuah aplikasi paket lengkap yang tidak terbatas untuk pembuatan timesheet otomatis saja, namun juga pengelolaan karyawan secara praktis.

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: YRA