Contoh Laporan Perjalanan Dinas Lengkap di Word dan Excel

Laporan perjalanan dinas adalah dokumen pertanggungjawaban yang dibuat karyawan setelah menyelesaikan tugas di luar kantor, berisi kegiatan yang dilakukan dan biaya yang dikeluarkan, sebagai dasar klaim reimbursement.

Laporan perjalanan dinas dapat dibuat dalam lima bagian, yaitu heading, pendahuluan (tujuan dan destinasi), isi (kegiatan dan manfaat), kesimpulan (capaian, total pengeluaran, rekomendasi), dan lampiran bukti pengeluaran seperti transportasi, konsumsi, penginapan, dan parkir.

Laporan ini diserahkan ke manajemen agar uang harian perjalanan dinas dapat dicairkan. Simak contoh dan penjelasan lebih lanjut!

Baca Juga: Inilah Contoh Laporan Sales dan Cara Membuatnya

Kenapa Laporan Perjalanan Dinas Penting?

Bagi karyawan, surat perjalanan dinas meningkatkan skill mereka dalam menulis untuk berkomunikasi dengan manajemen. Laporan tersebut akan menjadi bukti untuk klaim reimbursement.

Untuk perusahaan, surat perjalanan dinas menjadi bahan dasar untuk menilai karyawan. Data laporan akan dikelola sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan atau penilaian aktivitas di kemudian hari.

Apa Saja Jenis-Jenis Perjalanan Dinas?

Setiap perusahaan memiliki urusan bisnis yang berbeda-beda. Perjalanan dinas yang dilakukan karyawan dibedakan beberapa jenis berdasarkan maksud dan tujuannya. Tiga hal ini menjadi faktor penting pembeda tiap perjalanan dinas:

1. Lokasi

Perjalanan dinas karyawan ditentukan dari lokasi yang dituju. Karyawan bisa melakukan perjalanan di dalam atau ke luar negeri.

2. Jenis kegiatan

Perjalanan dinas dibedakan tergantung jenis kegiatan atau urusan apa yang akan dilakukan. Dalam Surat Perintah Perjalanan Dinas atau SPPD perjalanan dinas, tertera urusan yang harus dilakukan karyawan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Mengikuti pelantikan, rapat umum, rapat kerja nasional, acara seremonial
2. Melakukan kegiatan pelatihan atau sosial
3. Kerja sama dengan perusahaan atau instansi lain

3. Transportasi 

Dalam laporan perjalanan dinas, tercatat moda transportasi yang digunakan karyawan. Moda transportasi dibagi menjadi tiga yaitu perjalanan darat, laut, dan udara. Transportasi yang digunakan tergantung tujuan dan aksesibilitas kendaraan.

Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja

Bagaimana Format Laporan Perjalanan Dinas untuk Klaim Reimbursement?

Untuk bisa melakukan klaim reimbursement uang harian perjalanan dinas, karyawan akan membuat laporan berdasarkan format berikut:

1. Heading: berisi tanggal, nama penulis, nama penerima laporan, dan topik laporan.
2. Pendahuluan: dalam bagian ini berisikan tujuan perjalanan, destinasi, dan hasil yang diharapkan.
3. Isi: Bagian ini merupakan seluruh kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas dan manfaatnya bagi perusahaan. Semua disampaikan jujur dan tak ada yang ditutup-tutupi.
4. Kesimpulan: Kesimpulan berisi tercapainya tujuan awal dari perjalanan dinas, total pengeluaran, manfaat, dan rekomendasi.
5. Lampiran: Lampirkan seluruh pengeluaran yang terjadi saat perjalanan dinas dari transportasi, konsumsi, penginapan, biaya parkir, dan hal-hal lain yang menunjang saat melakukan dinas.

1. Contoh Laporan Perjalanan Dinas di MS Word

Berikut contoh laporan perjalanan dinas yang dibuat menggunakan MS Word:

2. Contoh Laporan Perjalanan Dinas di MS Excel 

Berikut contoh format laporan perjalanan dinas yang dibuat menggunakan MS Excel:

Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Laporan Absensi Karyawan

Setelah membuat laporan perjalanan dinas atau surat pengajuan reimbursement, karyawan menyerahkannya ke bagian manajemen perusahaan agar uang harian perjalanan dinas bisa dicairkan.

Sayangnya banyak perusahaan menggunakan cara manual untuk melakukan reimbursement. Proses klaim yang lama dan menyebabkan pencairan uang terlambat tentu tidak nyaman bagi perusahaan maupun karyawan.

Bagaimana Membuat Laporan Perjalanan Dinas Otomatis di Aplikasi?

Seringkali proses pelaporan perjalanan dinas pegawai atau karyawan dilakukan secara manual seperti di atas menjadi masalah karena memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak.

Maka dari itu, aplikasi Hadirr dengan fitur Client Visit nya dapat menjadi solusi cerdas sebagai pengganti laporan perjalanan dinas manual.

abel: Laporan Perjalanan Dinas di Word, Excel, dan Aplikasi

Client Visit adalah fitur dari aplikasi Hadirr yang dirancang khusus untuk memudahkan para karyawan dengan mobilitas tinggi seperti sales lapangan dalam melaporkan kegiatan kunjungan ke klien atau mitra bisnis.

Fitur ini membantu karyawan dalam mengisi detail kunjungan seperti nama klien, tempat hingga waktu kunjungan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, fitur Client Visit memungkinkan para manager atau atasan memonitor kunjungan tim lapangan atau perjalanan dinas karyawannya karena datanya terekam otomatis di portal admin. Dengan sekali klik, Anda dapat mendownload laporan tersebut.

Bagaimana Reimbursement Perjalanan Dinas Diproses Secara Online?

Saatnya beralih menggunakan aplikasi sales Hadirr untuk keperluan reimbursement perjalanan dinas. Tak perlu repot lewat alur manual, aplikasi Hadirr memberikan layanan pengelolaan reimbursement secara online.

Dengan fitur reimbursement online, karyawan tak repot membuat tabel atau mengetik laporan dinas secara manual. Cukup mengunggah bukti pembayaran dalam aplikasi dan mengisi detail yang diperlukan.

Pihak manajemen bisa langsung mengelola laporan tersebut secara mudah, memberikan persetujuan atau penolakan, hingga uang perjalanan dinas bisa cair dengan segera. 

Baca Juga: Ingin Menggunakan Aplikasi Sales Lapangan? Inilah Ulasannya

Pakai Hadirr sekarang juga dan rasakan kemudahan mengelola karyawan lapangan!