Contoh Laporan Perjalanan Dinas Lengkap di Word dan Excel – Uang harian perjalanan dinas menjadi salah satu tunjangan yang bisa didapatkan karyawan. Perusahaan yang mengirimkan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas demi kepentingan pekerjaan akan diberikan kompensasi perjalanan selama bertugas.

Karyawan harus menyerahkan laporan perjalanan ke manajemen perusahaan agar bisa melakukan klaim reimbursement. Lalu bagaimana contoh laporan perjalanan dan contoh surat pengajuan reimbursement yang tepat dan benar sebagai referensi perusahaan?

Baca Juga: Inilah Contoh Laporan Sales dan Cara Membuatnya

Apa itu laporan perjalanan dinas?

Perjalanan dinas merupakan aktivitas karyawan untuk berpergian ke suatu tempat yang sudah ditentukan untuk keperluan pekerjaan di perusahaan tempatnya bekerja.

Perjalanan dinas ini biasanya dibiayai penuh oleh perusahaan. Karyawan harus membuat laporan perjalanan usai melakukan tugas tersebut.

Laporan ini berisi segala kegiatan, serta biaya yang dikeluarkan selama perjalanan. Selain itu, laporan ini merupakan pertanggung jawaban karyawan ke perusahaan terkait tugas yang sudah dia emban.

Pentingnya laporan perjalanan dinas

surat perjalanan dinas
Membuat surat perjalanan dinas karyawan | Hadirr

Bagi karyawan, surat perjalanan dinas meningkatkan skill mereka dalam menulis untuk berkomunikasi dengan manajemen. Laporan tersebut akan menjadi bukti untuk klaim reimbursement.

Untuk perusahaan, surat perjalanan dinas menjadi bahan dasar untuk menilai karyawan. Data laporan akan dikelola sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan atau penilaian aktivitas di kemudian hari.

Macam-macam perjalanan dinas

Setiap perusahaan memiliki urusan bisnis yang berbeda-beda. Perjalanan dinas yang dilakukan karyawan dibedakan beberapa jenis berdasarkan maksud dan tujuannya. Tiga hal ini menjadi faktor penting pembeda tiap perjalanan dinas:

a. Lokasi

Perjalanan dinas karyawan ditentukan dari lokasi yang dituju. Karyawan bisa melakukan perjalanan di dalam atau ke luar negeri.

b. Jenis kegiatan

Perjalanan dinas dibedakan tergantung jenis kegiatan atau urusan apa yang akan dilakukan. Dalam Surat Perintah Perjalanan Dinas atau SPPD perjalanan dinas, tertera urusan yang harus dilakukan karyawan. Berikut beberapa di antaranya:

  1. Mengikuti pelantikan, rapat umum, rapat kerja nasional, acara seremonial
  2. Melakukan kegiatan pelatihan atau sosial
  3. Kerja sama dengan perusahaan atau instansi lain

c. Transportasi 

Dalam laporan perjalanan dinas, tercatat moda transportasi yang digunakan karyawan. Moda transportasi dibagi menjadi tiga yaitu perjalanan darat, laut, dan udara. Transportasi yang digunakan tergantung tujuan dan aksesibilitas kendaraan.

Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja

Format laporan

Untuk bisa melakukan klaim reimbursement uang harian perjalanan dinas, karyawan akan membuat laporan berdasarkan format berikut:

a. Heading

Heading berisi tanggal, nama penulis, nama penerima laporan, dan topik laporan

b. Pendahuluan

Tujuan perjalanan, destinasi, dan hasil yang diharapkan akan berada di bagian pendahuluan.

c. Isi

Bagian ini merupakan seluruh kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas dan manfaatnya bagi perusahaan. Semua disampaikan jujur dan tak ada yang ditutup-tutupi

d. Kesimpulan 

Kesimpulan berisi tercapainya tujuan awal dari perjalanan dinas, total pengeluaran, manfaat, dan rekomendasi.

e. Pengeluaran  

Lampirkan seluruh pengeluaran yang terjadi saat perjalanan dinas dari transportasi, konsumsi, penginapan, biaya parkir, dan hal-hal lain yang menunjang saat melakukan dinas.

Contoh laporan perjalanan dinas di MS Word

Berikut contoh laporan perjalanan dinas yang dibuat menggunakan MS Word:

laporan perjalanan dinas
Contoh laporan perjalanan dinas karyawan di MS Word | Hadirr

Contoh laporan perjalanan dinas di MS Excel 

Contoh laporan perjalanan dinas yang dibuat menggunakan MS Excel:

surat perjalanan dinas
Contoh surat perjalanan dinas di MS Excel| Hadirr

Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Laporan Absensi Karyawan

Setelah membuat laporan perjalanan dinas atau surat pengajuan reimbursement, karyawan menyerahkannya ke bagian manajemen perusahaan agar uang harian perjalanan dinas bisa dicairkan.

Sayangnya banyak perusahaan menggunakan cara manual untuk melakukan reimbursement. Proses klaim yang lama dan menyebabkan pencairan uang terlambat tentu tidak nyaman bagi perusahaan maupun karyawan.

Fitur reimbursement dari aplikasi sales Hadirr

Saatnya beralih menggunakan aplikasi sales Hadirr untuk keperluan reimbursement perjalanan dinas. Tak perlu repot lewat alur manual, aplikasi Hadirr memberikan layanan pengelolaan reimbursement secara online.

Klaim-Reimbursement-Hadirr
Klaim-Reimbursement-Hadirr

Dengan fitur reimbursement online, karyawan tak repot membuat tabel atau mengetik laporan dinas secara manual. Cukup mengunggah bukti pembayaran dalam aplikasi dan mengisi detail yang diperlukan.

Pihak manajemen bisa langsung mengelola laporan tersebut secara mudah, memberikan persetujuan atau penolakan, hingga uang perjalanan dinas bisa cair dengan segera. 

Baca Juga: Ingin Menggunakan Aplikasi Sales Lapangan? Inilah Ulasannya

Fitur client visit juga menunjang aktivitas perjalanan dinas. Perusahaan bisa memantau karyawan yang melakukan tugas di lapangan secara real time karena lokasi mereka dicatat menggunakan GPS. 

Pakai Hadirr sekarang juga dan rasakan kemudahan mengelola karyawan lapangan!

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: AP