Contoh Laporan Sales dan Cara Membuatnya
Laporan sales (sales report) adalah dokumen yang merangkum jumlah kesepakatan, pendapatan, dan aktivitas penjualan tim sales dalam periode tertentu, sehingga manajer bisa menilai performa, menemukan tren, dan menyusun strategi penjualan.
Membuat laporan sales dapat diawali dengan menentukan tujuan dan pembaca laporan, kumpulkan semua bukti transaksi dan urutkan berdasarkan waktu, lalu isi template laporan dan tambahkan grafik perbandingan bila perlu.
Jenis laporan dibagi menurut isinya (rangkuman, per pelanggan, rincian, per sales) dan menurut siklus waktunya (harian, mingguan, bulanan/tahunan). Simak ulasannya lebih lanjut!
Baca Juga: Cara Membuat KPI Sales dan Contohnya
Apa Saja Jenis-Jenis Laporan Penjualan Sales?
Berikut disajikan template contoh laporan sales sederhana, Anda bisa memodifikasinya sesuai kebutuhan.
A. Sales Report Berdasarkan Kategori Informasi yang Dimuat
Sebelum mehami jenis laporan sales report pahami dulu perbedaanya dan sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
Tabel: Perbandingan 4 Jenis Laporan Sales Berdasarkan Isi
| Jenis Laporan | Isi Utama | Pertanyaan yang Dijawab | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Laporan rangkuman | Data transaksi rinci termasuk transaksi kecil, diskon, dan pajak | Berapa total penjualan dan pendapatan bersih? | Pimpinan yang butuh gambaran total |
| Laporan per pelanggan | Transaksi tiap pelanggan, sales yang menjual, dan total pendapatan | Pelanggan mana yang paling menguntungkan dan sales mana yang cocok menanganinya? | Memilih perwakilan sales untuk penjualan berikutnya |
| Laporan rincian | Nomor referensi, data produk, nama sales, nama pelanggan, dan nominal (seperti point of sales) | Apa isi setiap transaksi secara detail? | Audit dan penelusuran transaksi |
| Laporan per sales | Jumlah pelanggan dan closing deals tiap sales per hari | Siapa yang performanya belum sesuai? | Evaluasi dan pembinaan tiap sales |
1. Laporan rangkuman
Laporan ini memuat data transaksi yang disajikan secara rinci, termasuk transaksi bernilai kecil, komponen diskon dan pajak, jadi Anda bisa melihat berapa total penjualan dan pendapatan bersihnya.
2. Laporan per pelanggan
Laporan ini menunjukkan informasi transaksi penjualan pada setiap pelanggan. Jadi Anda bisa mengetahui siapa sales yang menjual produk dan berapa total pendapatan yang diterima.
Laporan ini bisa dijadikan landasan dalam memilih perwakilan sales yang tepat untuk menawarkan produk di penjualan berikutnya.
3. Laporan rincian
Pada laporan ini, seperti point of sales, semua informasi dapat terlihat, mulai dari nomor referensi, data produk, nama sales, nama pelanggan, hingga nominal penjualannya. Bisa dikatakan versi lebih terperinci dari laporan per pelanggan.
4. Laporan per sales
Laporan ini berfungsi untuk melihat performa masing-masing sales. Memuat berapa jumlah pelanggan yang dimiliki dan closing deals sales setiap harinya.
Anda bisa memanfaatkan contoh laporan sales activity ini untuk menilai kinerja sales dan mengambil tindakan lanjut terhadap sales yang belum sesuai performanya.
B. Sales Report Berdasarkan Siklus Waktu
Aturan dan target sales biasanya ditetapkan dalam rentang waktu tertentu, sehingga untuk memantau perkembangannya pun juga perlu data waktu yang nyata. Inilah contoh laporan sales berdasarkan siklusnya :
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
1. Laporan penjualan harian
Laporan ini memuat aktivitas harian sales dan data penjualan hariannya. Data pada laporan ini diperlukan untuk analisis proses penjualan. Misalnya mendiagnosa penyebab tidak tercapainya target penjualan pada hari-hari tertentu.
2. Laporan penjualan mingguan
Laporan sales mingguan disusun berdasarkan hari kerja dalam seminggu. Data target dan realisasinya akan terlihat, jadi Anda bisa memperkirakan strategi agar target bulanan tercapai.
3. Laporan penjualan bulanan dan tahunan
Fungsi laporan ini mulai berfokus pada matriks hasil, bukan matriks proses lagi. Karena bagaimanapun, Anda bertanggungjawab meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga analisisnya dapat dilakukan melalui laporan penjualan bulanan dan tahunan (per kuarter). Akan terlihat pada bulan apa penjualan tertinggi dan terendah.
Bagaimana Langkah-Langkah Membuat Laporan Penjualan?
Berikut panduan untuk membuat laporan penjualan sales dan bisnis Anda.
1) Tentukan tujuan pembuatan laporan
Pertimbangkan siapa yang akan membaca laporan, informasi apa yang dibutuhkan oleh yang bersangkutan, dan periode waktunya. Misalnya, apakah Anda memerlukan laporan yang menyajikan tren penjualan produk atau yang menunjukkan laba rugi penjualan. Sesuaikan format laporan dengan kebutuhan Anda.
2) Kumpulkan semua bukti transaksi
Laporan penjualan merupakan rangkuman dari semua bukti transaksi, sehingga setiap bukti harus ada,, lalu dikelompokkan berdasarkan urutan waktu terjadinya transaksi dari paling awal sampai paling akhir. Hal ini memudahkan Anda merekap datanya ke dalam tabel laporan.
3) Mulailah mengisi template
Setelah mengumpulkan bukti, mulailah input data tersebut ke dalam template catatan penjualan perusahaan. Anda pun bisa menambahkan grafik perbandingan penjualan dari tahun ke tahun, sehingga lebih mudah dianalisis.
Aplikasi Apa yang Bisa Membuat Laporan Sales Otomatis?
Sembari bertanggungjawab atas tercapainya target penjualan, Anda juga diharuskan memerhatikan pengelolaan tim sales. Bukankah hal tersebut tidak mudah dilakukan?
Waktu Anda bisa habis untuk input data dan mengolahnya, padahal kendala sales di lapangan juga perlu diatasi. Belum lagi risiko kehilangan bukti transaksi dan manipulasi data.
Baca Juga: Kelebihan Aplikasi Mapping Sales Dibanding Sistem Manual
Sudah banyak perusahaan beralih menggunakan aplikasi sales mobile agar lebih praktis dan fleksibel dalam bekerja. Nah, aplikasi Hadirr hadir untuk Anda!
Dengan Hadirr, Anda bisa memantau aktivitas client visit sales di lapangan dari jarak jauh, melihat lokasi karyawan dengan GPS, mengakses dokumen meeting klien dan tanda tangan digital. Data direkap otomatis menjadi laporan visit sales yang tinggal diunduh sekali klik saja. Anti ribet input manual!
Kemudian, pemrosesan klaim reimbursement juga lebih cepat. Terakhir, Hadirr didukung fitur absensi sales, jadi sales dapat langsung terjun ke lapangan tanpa absen ke kantor dahulu dan punya tambahan waktu untuk meraih lebih banyak closing deals.
Aplikasi Hadirr sangat praktis digunakan, Sebagian pekerjaan akan terkelola otomatis sehingga Anda bisa fokus meningkatkan performa sales demi meraih hasil penjualan maksimal.
Writer: YRA