Bagaimana Benchmark Gaji Membantu HR Menentukan Gaji yang Kompetitif?

Menentukan gaji karyawan bisa dilakukan dengan banyak cara. Salah satunya adalah dengan mempertimbangkan standar pasar, tanggung jawab jabatan, dan pengalaman kandidat. Sebab, jika gaji terlalu rendah, perusahaan bisa kehilangan calon potensial. Sebaliknya, gaji yang terlalu tinggi bisa membebani biaya operasional.

Di sinilah benchmark gaji berperan penting. Proses ini membantu HR membandingkan kompensasi perusahaan dengan standar pasar untuk jabatan, level, dan lokasi yang sama. Hasilnya dapat menjadi acuan untuk menyusun rentang gaji yang kompetitif.

Namun, proses benchmarking tidak cukup dilakukan dengan melihat rata-rata gaji dari satu sumber. HR perlu mencocokkan jabatan, membandingkan komponen kompensasi yang setara, dan mempertimbangkan perubahan data pasar. Hasilnya kemudian dapat digunakan untuk mengevaluasi posisi gaji karyawan dan menyusun strategi kompensasi.

Lalu, bagaimana cara melakukan benchmark gaji dengan tepat? Simak pembahasan langkah-langkahnya, rumus perhitungan, hingga tabel salary grade selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Benchmark Gaji dan Bedanya dengan Survei Gaji?

Benchmark gaji adalah proses membandingkan kompensasi perusahaan dengan data pasar untuk menentukan rentang gaji yang sesuai. Proses ini mempertimbangkan kesetaraan jabatan, level tanggung jawab, lokasi kerja, dan pengalaman yang dibutuhkan. Tujuannya adalah menyusun kebijakan gaji yang kompetitif dan adil.

Sementara survei gaji merupakan salah satu sumber data untuk melakukan benchmarking. Survei biasanya menyajikan informasi kompensasi berdasarkan jabatan, industri, lokasi, atau tingkat pengalaman. HR kemudian menilai kesesuaian data tersebut sebelum menggunakannya sebagai dasar pengambilan keputusan.

Dengan kata lain, survei gaji menyediakan data, sedangkan benchmark mengelola data tersebut menjadi kebijakan kompensasi. Intinya, perusahaan tidak bisa langsung menggunakan rata-rata survei tanpa memeriksa kesesuaian jabatan dan komponen gajinya.

Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja Perusahaan agar Budget Tidak Membengkak

Hasil benchmark gaji juga bukan sekadar satu angka untuk setiap jabatan. Proses ini menghasilkan 3 output utama, di antaranya:

1. Rentang gaji per grade: Menentukan batas minimum, midpoint, dan maksimum untuk setiap level jabatan. 
2. Peta posisi gaji karyawan: Menunjukkan karyawan yang menerima gaji di bawah, di dalam, atau di atas rentang yang ditetapkan. 
3. Anggaran penyesuaian gaji: Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk menyesuaikan gaji karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Mengapa Benchmark Gaji Penting bagi HR dan Industri?

Berikut 4 alasan utama HR perlu melakukan benchmark upah secara terukur.

1. Mendukung Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 mengatur penyusunan Struktur dan Skala Upah (SSU). Penyusunannya perlu mempertimbangkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Benchmark gaji bisa membantu HR menentukan rentang upah berdasarkan data pasar dan kebutuhan internal perusahaan.

Dengan begitu, perusahaan memiliki acuan yang lebih terstruktur untuk menetapkan gaji. HR juga dapat mengevaluasi kesesuaian rentang tersebut dengan kebijakan pengupahan yang berlaku.

2. Menyesuaikan Gaji dengan Lokasi Kerja

Perusahaan yang beroperasi di berbagai daerah perlu mempertimbangkan perbedaan upah minimum setempat. Biaya hidup, persaingan tenaga kerja, dan ketersediaan kandidat juga bisa berbeda antarlokasi. Jadi, satu rentang gaji belum tentu sesuai untuk seluruh cabang.

Benchmark upah bisa membantu HR menyesuaikan penawaran dengan kondisi pasar tenaga kerja di setiap lokasi. Pendekatan ini juga membantu perusahaan mengalokasikan anggaran kompensasi secara lebih terarah.

3. Menghindari Persepsi Red Flag

Pencari kerja kini dapat membandingkan kisaran gaji pasar sebelum mengikuti wawancara. Jika gaji yang ditawarkan jauh di bawah standar tanpa alasan jelas, kandidat mungkin menganggapnya sebagai perusahaan red flag.

Sebaliknya, rentang gaji yang transparan, adil secara internal, dan kompetitif di pasar dapat memperkuat citra perusahaan sebagai green flag workplace. Namun, gaji kompetitif saja tidak menjamin lingkungan kerja yang sehat. Perusahaan tetap perlu memperhatikan kepemimpinan, beban kerja, komunikasi, dan budaya organisasi.

4. Menjaga Daya Saing di Berbagai Industri

Kebutuhan benchmarking juga bergantung pada karakteristik industri dan jabatan. Contohnya, perusahaan teknologi perlu memantau perubahan kompensasi untuk posisi seperti software engineer dan data analyst. Sementara itu, industri manufaktur perlu memperhatikan gaji operator produksi dan teknisi.

Di sektor ritel dan F&B, HR perlu mempertimbangkan perbedaan lokasi cabang, jabatan operasional, serta komponen gaji. Industri logistik juga perlu memperhatikan struktur kompensasi pengemudi, kurir, dan staf gudang.

Bagaimana Cara Melakukan Benchmarking Gaji secara Praktis?

Tim HR dapat melakukan benchmark gaji menggunakan spreadsheet tanpa sistem yang rumit. Berikut 7 langkah praktis untuk menghasilkan acuan gaji yang konsisten dan terukur.

1. Tentukan Posisi Pasar yang Ditargetkan

Tentukan posisi gaji perusahaan dibandingkan pasar melalui pay positioning. Targetnya dapat berbeda sesuai kebutuhan dan tingkat kesulitan setiap jabatan.

Target	Arti	Cocok untuk
P25	75% pasar membayar lebih tinggi	Jabatan dengan pasokan talenta melimpah dan benefit kompetitif
P50	Median pasar	Mayoritas jabatan operasional dan administratif
P75	Hanya 25% pasar membayar lebih tinggi	Jabatan kritis dengan pasar langka, seperti programmer dan sales senior

2. Cocokkan Jabatan Berdasarkan Tanggung Jawab

Jangan menyamakan jabatan hanya berdasarkan nama posisi. Bandingkan lingkup tugas, jumlah bawahan, kewenangan, dan pengalaman yang dibutuhkan.

Gunakan aturan praktis 70% untuk menilai kesetaraan jabatan. Jika minimal 70% tanggung jawab utamanya sama, data pasar dapat digunakan. Jika kecocokannya hanya 50–70%, pertimbangkan penyesuaian manual sebesar 5–10%. Catat alasan penyesuaian agar hasilnya tetap konsisten.

3. Kumpulkan Minimal Tiga Sumber Data Gaji

Gabungkan beberapa sumber agar hasil benchmarking gaji lebih representatif. Berikan bobot berdasarkan kualitas dan relevansi setiap sumber.

Sumber data	Kelebihan	Bobot saran
Survei konsultan atau asosiasi industri	Metodologi dan level jabatan terstandar	40–50%
Platform data gaji, seperti Cek Gaji Online Bisadaya	Praktis dan dapat membantu memetakan estimasi pasar	20–30%
Data rekrutmen internal	Mencerminkan ekspektasi kandidat dan hasil penawaran	20–30%
UMP/UMK setempat	Menjadi acuan batas upah minimum yang berlaku	Batas bawah

Pastikan sumber memiliki data yang memadai dan definisi komponen gaji yang jelas. Hindari mengandalkan data dengan kurang 5 lima observasi untuk kombinasi jabatan dan lokasi yang sama.

4. Samakan Komponen Gaji Sebelum Membandingkan

Pastikan semua sumber menggunakan komponen gaji yang sama. Dengan begitu, perbandingan tidak menghasilkan kesimpulan yang keliru.

Sebagai catatan, pisahkan tunjangan tidak tetap, seperti tunjangan makan berdasarkan kehadiran. Nilainya bergantung pada jumlah hari kerja sehingga tidak selalu konsisten setiap bulan.

5. Sesuaikan Data dengan Rumus Aging

Data survei lama perlu disesuaikan agar relevan dengan tanggal penerapan kebijakan gaji. Proses ini disebut salary data aging. Gunakan rumus berikut:

Nilai disesuaikan = Nilai data × (1 + r) ^ (m / 12)

Keterangan:

– r = asumsi kenaikan gaji pasar tahunan

– m = usia data dalam bulan

Gunakan tren kenaikan gaji industri sebagai dasar asumsi. Sementara itu, kenaikan UMP juga dapat digunakan sebagai referensi tambahan, bukan patokan tunggal.

6. Tentukan Midpoint dan Range Gaji

Tentukan midpoint berdasarkan rata-rata tertimbang data pasar yang sudah disesuaikan. Gunakan persentil target sebagai acuan penetapannya. Selanjutnya, hitung batas minimum dan maksimum berdasarkan range spread yang dipilih.

Minimum = (Midpoint × 2) / (2 + Spread)

Maksimum = Minimum × (1 + Spread)

Berikut kisaran spread yang dapat dijadikan titik awal:

Level jabatan	Range spread
Staf pelaksana atau operator	30–35%
Staf profesional	40%
Supervisor atau asisten manajer	50%
Manajer ke atas	60% atau lebih

Sesuaikan spread dengan kompleksitas pekerjaan dan variasi kompetensi. Pastikan upah minimum pada grade terbawah memenuhi ketentuan UMP/UMK yang berlaku.

Baca Juga: 7 Indikator Produktivitas Kerja Karyawan dan Cara Menghitungnya

7. Evaluasi Gaji Karyawan dengan Compa-Ratio

Setelah rentang gaji terbentuk, periksa posisi setiap karyawan menggunakan compa-ratio dan range penetration. Rumusnya sebagai berikut:

Compa-ratio = Gaji aktual / Midpoint

Range penetration = (Gaji aktual − Minimum) / (Maksimum − Minimum)

Gunakan hasil compa-ratio untuk mengidentifikasi kesenjangan gaji dan menentukan prioritas evaluasi. Angka tersebut merupakan panduan awal, bukan standar universal. Sesuaikan keputusan dengan kebijakan kompensasi dan kondisi perusahaan.

Sementara itu, range penetration menunjukkan posisi gaji dalam rentang minimum hingga maksimum. Gunakan metrik ini untuk melihat ruang kenaikan gaji sebelum karyawan mencapai batas atas rentangnya.

Contoh Perhitungan Benchmark Gaji Staf Accounting di Jakarta

Berikut simulasi benchmarking gaji staf accounting dengan pengalaman 3–5 tahun di Jakarta. Perhitungan menggunakan target P50 atau median pasar. Seluruh angka bersifat ilustratif, bukan data gaji resmi.

Gabungkan tiga sumber data dengan bobot sesuai kualitas dan relevansinya. Sesuaikan data lama menggunakan asumsi kenaikan gaji pasar sebesar 6% per tahun.

Sumber data	Median mentah	Usia data	Setelah aging	Bobot
Survei industri	Rp8.600.000	9 bulan	Rp8.984.000	50%
Platform cek gaji online	Rp9.100.000	Terbaru	Rp9.100.000	30%
Data rekrutmen internal	Rp8.900.000	Terbaru	Rp8.900.000	20%

Cara menghitung midpoint tertimbang adalah dengan mengalikan setiap nilai berdasarkan bobotnya.

Midpoint = (Rp8.984.000 × 50%) + (Rp9.100.000 × 30%) + (Rp8.900.000 × 20%)

Midpoint = Rp8.994.000, dibulatkan menjadi Rp9.000.000.

Dengan range spread 40% untuk staf profesional, perhitungan rentang gajinya sebagai berikut.

Minimum = (Rp9.000.000 × 2) / 2,4 = Rp7.500.000

Midpoint = Rp9.000.000

Maksimum = Rp7.500.000 × 1,4 = Rp10.500.000

Dengan demikian, rentang gaji Staf Accounting adalah Rp7.500.000–Rp10.500.000 per bulan.

Sekarang, gunakan rentang tersebut untuk mengevaluasi dua situasi berikut.

1. Karyawan existing menerima gaji Rp8.100.000 per bulan.

Compa-ratio = Rp8.100.000 / Rp9.000.000 = 0,90 atau 90%

Range penetration = (Rp8.100.000 − Rp7.500.000) / (Rp10.500.000 − Rp7.500.000) = 20%

Gaji karyawan masih berada dalam rentang yang ditetapkan. Namun, karyawan berkinerja tinggi dapat diprioritaskan untuk kenaikan gaji agar kompensasinya tetap kompetitif.

2. Kandidat meminta gaji Rp10.200.000 per bulan.

Compa-ratio = Rp10.200.000 / Rp9.000.000 = 1,13 atau 113%

Range penetration = (Rp10.200.000 − Rp7.500.000) / (Rp10.500.000 − Rp7.500.000) = 90%

Angka tersebut masih dalam rentang gaji, tetapi mendekati batas maksimum. Perusahaan dapat negosiasi gaji di rentang Rp9.000.000–Rp9.500.000 dan mempertimbangkan bonus kinerja sesuai kebijakan.

Contoh Tabel Range Gaji per Grade untuk Benchmark Gaji

Setelah menetapkan rentang gaji jabatan acuan, HR dapat menyusun grade lainnya. Gunakan midpoint progression sekitar 15% sebagai titik awal, lalu sesuaikan dengan struktur jabatan dan kemampuan perusahaan.

Berikut contoh ilustratif rentang gaji per grade untuk perusahaan di Jakarta.

Grade	Contoh jabatan	Spread	Minimum	Midpoint	Maksimum
G1	Operator, staf pelaksana	30%	Rp5.910.000	Rp6.800.000	Rp7.690.000
G2	Staf administrasi senior	35%	Rp6.660.000	Rp7.820.000	Rp8.980.000
G3	Staf Accounting, HR Generalist	40%	Rp7.500.000	Rp9.000.000	Rp10.500.000
G4	Supervisor, koordinator	40%	Rp8.280.000	Rp10.350.000	Rp12.420.000
G5	Asisten manajer	40%	Rp9.150.000	Rp11.900.000	Rp14.650.000

Tabel tersebut menggunakan angka simulasi, bukan standar gaji resmi. Pastikan nilai minimum setiap grade memenuhi ketentuan upah minimum yang berlaku di lokasi kerja.

Jika perusahaan memiliki cabang di kota lain, lakukan benchmarking gaji berdasarkan data pasar setempat. Jangan hanya menyesuaikan angka Jakarta menggunakan persentase tetap karena kondisi pasar tenaga kerja berbeda.

Kapan Menggunakan Benchmark Gaji Internal, Eksternal, atau Keduanya?

Pemilihan metode benchmarking gaji bergantung pada masalah kompensasi yang ingin diselesaikan. Berikut perbedaan jenis benchmark dan kondisi penggunaannya.

Jenis benchmark	Fokus perbandingan	Tujuan	Contoh pemicu
Internal (internal equity)	Gaji karyawan dalam grade yang sama	Menilai keadilan gaji internal	Dua supervisor dengan masa kerja serupa memiliki selisih gaji 25%
Eksternal (market benchmark)	Gaji perusahaan dibandingkan pasar	Menjaga daya saing kompensasi	Banyak kandidat menolak penawaran gaji
Kompetitor langsung	Gaji perusahaan dibandingkan 3–5 perusahaan pesaing	Memahami penyebab karyawan pindah	Turnover kurir meningkat setelah kompetitor membuka hub baru
Lintas lokasi	Gaji antar-cabang di lokasi berbeda	Menyesuaikan kompensasi dengan kondisi pasar setempat	Perusahaan membuka cabang dari Jabodetabek ke Jawa Tengah

Idealnya, lakukan benchmarking eksternal terlebih dahulu untuk menetapkan rentang gaji yang kompetitif. Selanjutnya, gunakan benchmarking internal untuk mengevaluasi posisi gaji setiap karyawan dalam rentang tersebut.

Baca Juga: Panduan Cara Menghitung Labor Cost yang Tepat & Efisien

Urutan ini membantu perusahaan memperbaiki kendala lama sebelum menetapkan struktur gaji baru. Dengan demikian, kebijakan kompensasi dapat menjaga daya saing sekaligus mendukung keadilan internal.

Kesalahan Teknis dalam Menyusun Benchmark Gaji

Kesalahan dalam proses benchmarking gaji dapat menghasilkan rentang kompensasi yang tidak akurat. Berikut beberapa hal yang perlu dihindari HR.

1. Membandingkan role, bukan isi pekerjaan: Cocokkan tanggung jawab, kewenangan, dan kualifikasi. Gunakan aturan kecocokan 70% sebagai panduan.
2. Mencampur komponen gaji yang berbeda: Jangan membandingkan gaji pokok dengan take-home pay. Samakan komponen kompensasi sebelum mengolah data.
3. Tidak memeriksa median. Nilai ekstrem dapat memengaruhi rata-rata. Gunakan median sebagai acuan yang lebih tahan terhadap pencilan.
4. Mengabaikan umur data: Data pasar yang sudah lama berisiko menghasilkan acuan yang tidak relevan. Jadi, sesuaikan data lama menggunakan metode aging.
5. Menggunakan satu rentang gaji: Kondisi pasar tenaga kerja dan upah minimum berbeda antardaerah. Gunakan data lokal untuk menetapkan rentang yang sesuai.
6. Tidak memperbarui benchmark berkala: Tinjau struktur gaji minimal setahun sekali. Untuk jabatan langka, pertimbangkan evaluasi setiap enam bulan.
7. Mengabaikan data kehadiran dan produktivitas: Pastikan perhitungan lembur, tunjangan, dan insentif menggunakan data yang valid. Dengan begitu, evaluasi kompensasi lebih akurat dan konsisten.

Mengapa Benchmark Gaji Perlu Didukung Data Kehadiran yang Akurat?

Benchmarking gaji membantu perusahaan menetapkan kompensasi yang kompetitif dan adil. Namun, penerapannya juga membutuhkan data kehadiran, lembur, dan kinerja yang akurat.

Tanpa data yang valid, perusahaan berisiko salah menghitung tunjangan, membayar lembur yang tidak sesuai, atau memberikan kenaikan gaji tanpa dasar kinerja yang jelas. Kondisi ini dapat memicu ketimpangan kompensasi dan menurunkan kepercayaan karyawan.

Untuk mendukung proses tersebut, Fast8 People Hub dari Fast8 Group menyediakan solusi yang saling melengkapi.

1. Bisadaya membantu HR memetakan kisaran gaji pasar melalui fitur Cek Gaji Online. Perusahaan dapat menggunakannya sebagai referensi awal untuk melakukan benchmarking gaji.
2. Hadirr membantu perusahaan mencatat kehadiran melalui face recognition dan liveness detection. Data absensi yang lebih terverifikasi mendukung perhitungan tunjangan dan lembur secara akurat.
3. Hadirr juga membantu memantau aktivitas dan produktivitas tim secara real-time. Data tersebut dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam evaluasi kinerja dan penyesuaian gaji.

Optimalkan Pengelolaan Gaji dengan Data Kehadiran dan Kinerja

Benchmarking gaji membantu perusahaan menetapkan kompensasi yang kompetitif dan adil. Namun, penerapannya membutuhkan data kehadiran, lembur, dan produktivitas yang akurat sebagai dasar evaluasi karyawan.

Hadirr membantu HR mengelola data tersebut melalui berbagai fitur praktis:

1. Absensi digital: Mencatat absensi online menggunakan face recognition dan anti-fake GPS untuk membantu mengurangi risiko manipulasi absensi.
2. Pengaturan shift kerja: Menyusun jadwal kerja secara lebih terstruktur agar kebutuhan tenaga kerja setiap shift tetap terpenuhi.
3. Manajemen lembur: Mengelola pengajuan dan persetujuan lembur secara digital dengan pencatatan yang terhubung ke data absensi dan timesheet.
4. Timesheet online: Mencatat aktivitas, penugasan, dan progres pekerjaan untuk membantu HR dan manajemen memantau produktivitas tim.

Dengan data yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengevaluasi kompensasi berdasarkan informasi yang lebih akurat. Proses ini juga membantu HR meningkatkan transparansi pengelolaan gaji dan jam kerja.

Ingin mengelola kehadiran, lembur, dan produktivitas karyawan dengan lebih praktis? Jadwalkan demo Hadirr untuk melihat bagaimana fitur-fiturnya dapat membantu perusahaan mengelola data kerja secara lebih terintegrasi.