7 Pilihan Template SOP Laporan Perjalanan Dinas untuk Berbagai Kebutuhan

Perjalanan dinas sering melibatkan banyak dokumen, mulai dari pengajuan hingga laporan biaya. Tanpa alur yang jelas, proses administrasinya bisa memakan waktu dan sulit ditelusuri.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan format kerja yang membantu setiap perjalanan tercatat secara rapi. Mulai dari tujuan perjalanan, hasil kunjungan, hingga penggunaan biaya dapat terdokumentasi dalam satu alur.

Artikel ini menyediakan 9 template SOP laporan perjalanan dinas yang terdiri dari satu SOP induk dan delapan formulir pendukung. Setiap template dapat disesuaikan untuk kunjungan klien, penugasan luar kota, hingga pemeriksaan cabang. 

Yuk, simak template selengkapnya dan cara menggunakannya agar administrasi perjalanan dinas lebih terstruktur!

Apa Perbedaan SOP, Surat Tugas, dan Laporan Perjalanan Dinas?

Dalam perjalanan dinas, ada beberapa dokumen yang biasa digunakan untuk administrasi dan dokumentasi, yakni SOP, surat tugas, dan laporan perjalanan dinas. Ketiganya memiliki fungsi yang berbeda.

SOP perjalanan dinas menjadi panduan untuk mengatur seluruh proses perjalanan. Isinya dapat mencakup pihak yang mengajukan dan menyetujui, dokumen yang diperlukan, serta tahapan penyelesaiannya.

Lain halnya dengan surat tugas yang menjadi dokumen resmi yang menetapkan penugasan kepada karyawan. Dokumen ini biasanya memuat nama karyawan, tujuan perjalanan, keperluan, lokasi, serta periode penugasan.

Sementara laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang mencatat pelaksanaan dan hasil perjalanan. Isinya dapat mencakup kegiatan yang dilakukan, hasil kunjungan, kendala, bukti pendukung, serta rencana tindak lanjut.

Baca Juga: 9 Template Monitor Karyawan WFH yang Wajib Dimiliki Tim HR

Agar setiap dokumen mudah ditelusuri, perusahaan dapat menggunakan nomor perjalanan yang sama. Misalnya, PD-2026-001 dapat dicantumkan pada SOP, surat tugas, dan laporan perjalanan. Nomor tersebut hanya contoh kode internal dan dapat disesuaikan dengan sistem administrasi perusahaan.

Template SOP Laporan Perjalanan Dinas

Berikut beberapa template SOP laporan perjalanan dinas yang dapat membantu perusahaan mengatur perjalanan, penugasan, pelaporan, hingga pemeriksaan biaya secara lebih terstruktur.

1. Template SOP Induk Perjalanan dan Pelaporan

Template ini menjadi panduan utama untuk mengatur perjalanan dari pengajuan hingga penutupan administrasi. SOP kunjungan ini dapat digunakan HR, GA, finance, atau pemilik proses untuk menetapkan alur, tanggung jawab, dokumen, dan batas waktu setiap tahap.

SOP PERJALANAN DINAS

1. Tujuan

Mengatur proses perjalanan dinas agar pengajuan, pelaksanaan, pelaporan, dan penyelesaian biaya berjalan secara terstruktur dan terdokumentasi.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk [jenis perjalanan] yang dilakukan oleh [unit/karyawan yang tercakup].

3. Prosedur

Tahap	Penanggung Jawab	Ketentuan
Pengajuan	Karyawan	Mengajukan tujuan, target, jadwal, dan estimasi biaya sebelum perjalanan.
Persetujuan	Atasan	Memeriksa kebutuhan dan anggaran sebelum memberikan persetujuan.
Persiapan	HR/GA	Menerbitkan surat tugas dan menyiapkan kebutuhan perjalanan.
Pelaksanaan	Karyawan	Melaksanakan penugasan dan mencatat aktivitas serta hasil perjalanan.
Pelaporan	Karyawan	Mengirim laporan dan bukti pendukung maksimal [x] hari setelah kembali.
Verifikasi	Atasan/Finance	Memeriksa hasil perjalanan, bukti, dan biaya yang diajukan.
Penyelesaian	Finance/PIC	Menyelesaikan selisih dana dan mencatat tindak lanjut yang diperlukan.

4. Ketentuan Tambahan

• Batas waktu pengajuan: [x] hari sebelum keberangkatan.
• Batas biaya perjalanan: [ketentuan].
• Prosedur perubahan jadwal atau anggaran: [ketentuan].
• Prosedur perjalanan mendadak: [ketentuan].
• Dokumen yang wajib disimpan: [daftar dokumen].
• Masa penyimpanan dokumen: [periode].

5. Kriteria Penyelesaian

Perjalanan dinyatakan selesai setelah laporan diterima, biaya diverifikasi, selisih dana diselesaikan, dan tindak lanjut dicatat jika masih diperlukan.

2. Template Pengajuan Perjalanan Dinas

Template ini digunakan karyawan untuk menjelaskan alasan perjalanan sebelum mendapatkan persetujuan. Isinya membantu atasan menilai kebutuhan, target, jadwal, dan anggaran perjalanan.

FORM PENGAJUAN PERJALANAN DINAS

Informasi	Isian
ID perjalanan	[PD-2026-001]
Nama/Jabatan/Divisi	[Isi]
Tujuan perjalanan	[Isi]
Target atau hasil yang diharapkan	[Isi]
Lokasi dan pihak yang ditemui	[Isi]
Tanggal berangkat dan kembali	[Isi]
Agenda utama	[Isi]
Estimasi biaya	[Transportasi, penginapan, konsumsi, lainnya]
Total anggaran	Rp [Isi]
Pemberi persetujuan	[Nama/Jabatan]
Status	[Disetujui/Perlu revisi/Ditolak]

3. Template Surat Tugas Perjalanan Dinas

Surat tugas dinas merupakan bukti resmi bahwa karyawan mendapatkan penugasan untuk melakukan perjalanan tertentu. Gunakan template SOP laporan perjalanan dinas ini setelah pengajuan disetujui dan cantumkan ID perjalanan yang sama.

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS

Nomor: [Nomor surat]

ID perjalanan: [PD-2026-001]

Dengan ini,

Nama: [Nama pemberi tugas]

Jabatan: [Jabatan]

menugaskan:

Nama karyawan: [Nama]

Jabatan/Divisi: [Jabatan/Divisi]

untuk melaksanakan [tujuan penugasan] di [lokasi/perusahaan] pada [tanggal mulai] sampai tanggal selesai].

Hasil yang diharapkan:

[Isi keluaran atau target penugasan]

Pembiayaan mengikuti anggaran yang telah disetujui. Laporan perjalanan disampaikan paling lambat [tanggal/tenggat] kepada [nama/jabatan penerima].

[Lokasi], [Tanggal]

Pemberi tugas,

[Nama dan tanda tangan]

Penerima tugas,

[Nama dan tanda tangan]

4. Template Laporan Perjalanan Dinas Singkat

Jenis template SOP laporan perjalanan dinas ini cocok untuk perjalanan dengan agenda terbatas dan hasil yang dapat dirangkum secara singkat. Karyawan dapat menggunakannya untuk mencatat kegiatan, hasil, kendala, dan tindak lanjut.

Baca Juga: Cara Monitoring Sales Lapangan Tanpa Micromanagement

LAPORAN HASIL PERJALANAN DINAS

ID perjalanan: [PD-2026-001]

Nama/Jabatan: [Isi]

Lokasi/Tanggal: [Isi]

Tanggal laporan: [Isi]

Tujuan perjalanan:

[Target yang disetujui]

Kegiatan yang dilakukan:

[Uraikan aktivitas utama]

Hasil:

[Jelaskan hasil yang dicapai]

Realisasi target:

[Tercapai/Sebagian tercapai/Belum tercapai]

Hambatan:

[Jelaskan kendala jika ada]

Tindak lanjut:

[Tindakan], PIC [Nama], tenggat [Tanggal]

Bukti pendukung:

[Notulen/Foto/Dokumen/Bukti lainnya]

Status pemeriksaan:

[Diterima/Perlu revisi]

Catatan pemeriksa:

[Isi jika diperlukan]

5. Template Laporan Kunjungan Sales atau Klien

Template ini membantu sales mencatat tujuan kunjungan, kebutuhan klien, hasil diskusi, dan tindak lanjut. Form kunjungan ini juga dapat digunakan sebagai bagian dari SOP laporan perjalanan dinas untuk memantau perkembangan peluang penjualan.

LAPORAN KUNJUNGAN SALES

Informasi	Isian
ID Perjalanan	[isi]
Nama Sales	[isi]
Tanggal Kunjungan	[isi]
Nama Klien/Lokasi	[isi]
Pihak yang Ditemui	[nama dan jabatan]
Tujuan Kunjungan	[demo/penjajakan/negosiasi/evaluasi]
Waktu Kunjungan	[mulai–selesai]
Kebutuhan atau Kendala Klien	[isi]
Hasil Diskusi	[kesepakatan atau keputusan]
Tahap Peluang	[sebelum] → [sesudah]
Estimasi Nilai Peluang	Rp [isi]
Tindak Lanjut	[aksi, PIC, tenggat]
Bukti Pendukung	[notulen/foto/konfirmasi]
Tinjauan Atasan	[nama, tanggal, catatan]

6. Template Laporan Kunjungan Cabang atau Proyek

Template ini digunakan untuk mencatat kondisi lapangan, temuan, tingkat prioritas, dan tindakan perbaikan. Formatnya cocok digunakan supervisor, project manager, atau tim pemeriksa saat melakukan kunjungan.

LAPORAN KUNJUNGAN CABANG/PROYEK

Area yang Diperiksa	Temuan dan Bukti	Prioritas	Tindakan, PIC, Tenggat
[area]	[kondisi dan bukti]	[tinggi/sedang/rendah]	[aksi, nama, tanggal]
[area]	[kondisi dan bukti]	[tinggi/sedang/rendah]	[aksi, nama, tanggal]

7. Template Laporan Pertanggungjawaban Biaya Perjalanan Dinas

Template ini membantu karyawan mencatat biaya perjalanan dan mengajukan reimburse biaya dinas. Finance dapat menggunakannya untuk memeriksa bukti, menghitung selisih dana, dan menyelesaikan pembayaran.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIAYA PERJALANAN DINAS

Tanggal	Kategori	Uraian dan Bukti	Pembayar	Diajukan	Disetujui
[tanggal]	Transportasi	[rute, B-01]	[karyawan/perusahaan]	Rp [isi]	Rp [isi]
[tanggal]	Penginapan	[durasi, B-02]	[karyawan/perusahaan]	Rp [isi]	Rp [isi]
[tanggal]	Konsumsi/Uang Harian	[dasar perhitungan]	[karyawan/perusahaan]	Rp [isi]	Rp [isi]
[tanggal]	Lainnya	[keperluan dan persetujuan]	[karyawan/perusahaan]	Rp [isi]	Rp [isi]
Total				Rp [isi]	Rp [isi]

Penyelesaian Dana Karyawan

Selisih = biaya disetujui yang dibayar karyawan − uang muka yang diterima.

• Selisih positif: perusahaan perlu membayar tambahan kepada karyawan.
• Selisih negatif: karyawan perlu mengembalikan sisa uang muka.
• Selisih nol: tidak ada tambahan atau pengembalian dana.

8. Template Checklist Verifikasi Laporan Perjalanan Dinas

Checklist ini membantu atasan atau finance memeriksa kelengkapan laporan sebelum disetujui. Pemeriksaan mencakup informasi perjalanan, bukti kegiatan, biaya, dan tindak lanjut.

CHECKLIST VERIFIKASI LAPORAN

Pemeriksaan	Status	Catatan Koreksi
ID perjalanan sesuai dengan dokumen persetujuan	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Tanggal dan lokasi aktual tercatat	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Hasil menjawab tujuan penugasan	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Bukti kegiatan relevan dengan laporan	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Biaya memiliki bukti atau dokumen pengecualian	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Anggaran dan pembayar transaksi sudah dicocokkan	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Tidak ada pengajuan ganda	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Perubahan agenda atau biaya memiliki penjelasan	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Selisih dana sudah dihitung	[sesuai/perlu revisi]	[isi]
Tindak lanjut memiliki PIC dan tenggat	[sesuai/perlu revisi]	[isi]

9. Template Rekap Tindak Lanjut Perjalanan Dinas

Jenis template SOP laporan perjalanan dinas ini digunakan untuk memantau pekerjaan setelah perjalanan selesai. Setiap baris mencatat satu tindakan, PIC, tenggat, status, dan bukti penyelesaian sehingga progres lebih mudah dipantau.

REKAP TINDAK LANJUT

ID/Hasil Kunjungan	Tindakan dan Output	PIC/Tenggat	Status dan Bukti
[ID/kebutuhan klien]	[kirim proposal]	[nama/tanggal]	[status/bukti]
[ID/temuan cabang]	[perbaikan proses]	[nama/tanggal]	[status/bukti]
[ID/hasil proyek]	[tindakan lanjutan]	[nama/tanggal]	[status/bukti]

Cara Mengisi Laporan Perjalanan Dinas agar Mudah Diperiksa

Dalam SOP laporan perjalanan dinas, laporan perlu disusun sebaik mungkin agar atasan mudah memahami hasil perjalanan. Oleh karena itu, mulai susun dengan hasil utama, lalu lengkapi aktivitas, bukti, biaya perjalanan dinas, dan tindak lanjut.

Beberapa hal berikut dapat membantu membuat laporan lebih jelas dan mudah diperiksa:

1. Tetapkan target sesuai pengajuan: Gunakan target yang sudah disetujui dan jangan mengubahnya setelah perjalanan agar hasil terlihat tercapai.
2. Catat realisasi sesegera mungkin: Tulis waktu, lokasi, pihak yang ditemui, dan hasil pembahasan selagi informasinya masih mudah diingat.
3. Bedakan fakta dan perkiraan: Misalnya, permintaan proposal merupakan fakta, sedangkan kemungkinan pembelian masih berupa perkiraan.
4. Cantumkan bukti yang relevan: Hubungkan setiap pernyataan dengan dokumen pendukung dan gunakan kode bukti agar mudah ditemukan.
5. Tentukan tindak lanjut yang jelas: Cantumkan tindakan yang perlu dilakukan, PIC yang bertanggung jawab, serta batas waktu penyelesaiannya.

Baca Juga: 7 Indikator Produktivitas Kerja Karyawan dan Cara Menghitungnya

Contoh Laporan Kunjungan Singkat yang Sudah Diisi

Berikut adalah contoh laporan kunjungan yang menggunakan nama, tanggal, dan kejadian simulasi. Formatnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dalam SOP laporan perjalanan dinas perusahaan.

Kesalahan dalam Membuat SOP Laporan Perjalanan Dinas

Membuat SOP laporan perjalanan dinas membutuhkan data yang konsisten dari awal hingga akhir. Kesalahan sekecil apa pun dapat memperlambat pemeriksaan, audit bisnis, atau penelusuran informasi. Oleh karena itu, kamu sebaiknya menghindari beberapa kesalahan berikut:

1. Mengubah target setelah perjalanan selesai: Gunakan target dari pengajuan yang telah disetujui. Jangan menyesuaikannya hanya agar hasil terlihat tercapai.
2. Menunda pencatatan laporan: Catat waktu, lokasi, pihak yang ditemui, dan hasil kegiatan sesegera mungkin agar tidak ada yang terlewat.
3. Menganggap rencana sebagai hasil: Rencana pertemuan atau peluang transaksi belum dapat disebut sebagai hasil sebelum ada konfirmasi.
4. Tidak mencantumkan bukti pendukung: Lengkapi pernyataan dalam laporan dengan notulen, foto, konfirmasi, atau dokumen lain yang relevan.
5. Membuat laporan kunjungan yang batal: Jika kunjungan batal, tuliskan alasan, biaya yang sudah muncul, dan rencana penggantinya.
6. Membiarkan laporan terlambat tanpa keterangan: Cantumkan alasan keterlambatan dan tanggal penyerahan sesuai alur yang ditetapkan perusahaan.
7. Mengumpulkan data yang tidak diperlukan: Batasi pencatatan lokasi, foto, dan informasi klien sesuai tujuan penugasan serta kebutuhan pemeriksaan.

Pantau Perjalanan Dinas Lebih Mudah dengan Hadirr

Template dapat membantu menyeragamkan laporan, tetapi perusahaan tetap butuh data aktivitas sebagai pendukungnya. Sebab, semakin banyak kunjungan, semakin sulit memantau aktivitas tim hanya dari laporan manual.

Kabar baiknya, Hadirr dapat membantu perusahaan mencatat dan memantau aktivitas tim lapangan melalui fitur client visit. Dengan fitur ini, tim dapat mencatat kunjungan dengan informasi lokasi berbasis GPS dan bukti foto. Dengan begitu, data aktivitas tersedia sebagai pendukung saat perusahaan memeriksa laporan kunjungan.

Fitur GPS tracking juga membantu perusahaan memantau lokasi tim saat menjalankan aktivitas lapangan. Sementara itu, absensi berbasis foto dapat menjadi bukti tambahan untuk memastikan aktivitas tercatat sesuai kebutuhan perusahaan.

Selain pemantauan kunjungan, Hadirr menyediakan fitur reimbursement online untuk membantu mengelola penggantian biaya perjalanan. Karyawan dapat mengajukan biaya melalui aplikasi, sedangkan proses persetujuan dan pencatatan anggaran dilakukan secara digital.

Dengan pencatatan yang lebih terstruktur, tim tidak perlu mengandalkan laporan manual sebagai satu-satunya sumber informasi. Kamu juga dapat memiliki data pendukung untuk memeriksa aktivitas dan biaya perjalanan secara lebih mudah.

Ingin memantau aktivitas dan biaya perjalanan dinas dengan lebih praktis? Coba demo Hadirr dan lihat fitur yang sesuai dengan kebutuhan tim kamu!