Case Study: Bagaimana Agar Laporan Kehadiran Karyawan Hybrid Akurat?
Laporan kehadiran karyawan hybrid sering bermasalah ketika status WFO/WFH dikunci melalui pola kerja recurring yang ditetapkan HR atau admin, sementara karyawan melakukan absensi tanpa opsi memilih mode kerja pada hari tersebut. Akibatnya, data kehadiran terlihat rapi di sistem, tetapi belum tentu sesuai dengan kondisi kerja aktual.
Artikel ini membahas aspek teknis dan kontrol HR, termasuk situasi ketika perusahaan ingin memberi karyawan keleluasaan memilih mode kerja setiap hari, tetapi sistem absensi masih mengaitkan status WFO/WFH dengan pola kerja yang dikonfigurasi admin.
Sebagai konteks, status WFO/WFH pada absensi merupakan atribut data kehadiran yang menandai lokasi kerja pada hari tersebut. Data ini biasanya digunakan untuk rekap, audit, dan penerapan kebijakan kerja hybrid.
Kenapa Laporan Kehadiran Karyawan Hybrid Mudah Meleset Saat WFO/WFH Dikunci?
Banyak sistem absensi hybrid mengandalkan pola kerja recurring untuk menentukan status WFO/WFH. Praktiknya, admin dapat menetapkan pola seperti Senin-Rabu WFO dan Kamis-Jumat WFH.
Masalah muncul ketika ada perubahan ad hoc, seperti rapat tatap muka mendadak, kunjungan klien, atau kebutuhan operasional yang mengharuskan karyawan masuk kantor pada hari yang semestinya WFH. Dalam kondisi tersebut, laporan kehadiran karyawan hybrid tetap dapat mencatat status WFH sesuai pola, meskipun karyawan sebenarnya bekerja dari kantor.
Hal serupa terjadi ketika karyawan perlu WFH karena kondisi tertentu, tetapi status pada pola kerja masih menunjukkan WFO. Akibatnya, label kehadiran dan kondisi kerja aktual bisa tidak lagi sesuai.
Dari sisi tata kelola, perubahan jadwal harian yang sering juga menambah pekerjaan HR dan admin operasional. Mereka harus memperbarui pola kerja secara berkala, sehingga muncul risiko salah input, keterlambatan pembaruan, dan perbedaan pencatatan antar-unit.
Masalah ini bisa muncul di berbagai sektor, termasuk industri teknologi & startup (Saas), industri manufaktur, industri retail, hingga agen properti. Pola mobilitas dan kebutuhan lokasi kerja di tiap sektor berbeda, sehingga perubahan WFH dan WFO juga tidak selalu bisa mengikuti jadwal yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Baca juga: 10 Aplikasi Manajemen Tugas Terbaik untuk Tim Remote & Hybrid
Studi Kasus: 120 Karyawan, 16 Jam Administrasi untuk Perubahan WFO/WFH
Sebuah perusahaan layanan B2B menerapkan sistem kerja hybrid dengan jadwal dasar untuk setiap tim. Namun, perubahan harian cukup sering terjadi karena meeting dengan klien dan koordinasi lintas lokasi.
HR ingin laporan kehadiran karyawan hybrid mencerminkan kondisi kerja aktual. Masalahnya, sistem yang digunakan hanya menentukan status WFH atau WFO melalui pola kerja recurring, sehingga karyawan tidak dapat memilih mode kerja saat melakukan absensi.
Setiap perubahan akhirnya harus ditangani secara manual:
- Karyawan mengirim permintaan perubahan melalui chat atau email.
- Admin memeriksa alasan dan tanggal perubahan.
- Admin memperbarui pola kerja atau jadwal.
- Karyawan melakukan absensi setelah konfigurasi diperbarui.
- HR merekonsiliasi data jika perubahan belum tercatat tepat waktu.
Misalkan perusahaan memiliki 120 karyawan dan 25% di antaranya mengubah mode kerja dua kali dalam seminggu. Jumlah permintaan perubahan menjadi:
120 × 25% × 2 = 60 permintaan per minggu.
Jika setiap perubahan membutuhkan empat menit untuk verifikasi, pengeditan, dan konfirmasi, waktu administrasi yang dibutuhkan mencapai:
60 × 4 = 240 menit per minggu.
Angka tersebut setara dengan empat jam per minggu atau sekitar 16 jam dalam empat minggu. Artinya, ketika perubahan mode kerja harus selalu melalui admin, akurasi laporan kehadiran ikut bergantung pada seberapa cepat dan tepat perubahan tersebut diproses.
Baca juga: 5 Strategi Menerapkan Model Kerja Hybrid di Perusahaan
7 Risiko Laporan Kehadiran Karyawan Hybrid yang Tidak Sesuai Kondisi Kerja Aktual
Sistem kerja hybrid sebenarnya bisa menjadi strategi employer branding agar menjadi perusahaan idaman atau kantor impian yang peduli work-life balance. Tetapi, jika laporan kehadirannya tidak dikelola dengan baik, justru bisa berisiko sebaliknya.
1. Rekap WFO/WFH tidak akurat
Status yang mengikuti pola kerja hanya menunjukkan jadwal yang direncanakan, bukan selalu kondisi aktual. Jika keduanya berbeda, integritas data dapat terganggu saat digunakan untuk audit internal, evaluasi kebijakan, atau rekonsiliasi kehadiran.
2. Lokasi absensi tidak selaras dengan status kerja
Karyawan bisa melakukan absensi di area kantor, tetapi sistem tetap mencatat WFH. Kondisi sebaliknya juga dapat terjadi, sehingga HR perlu memeriksa data lokasi dan pola kerja secara terpisah untuk memastikan catatannya sesuai.
3. Tunjangan transportasi atau makan berisiko salah hitung
Jika perusahaan mengaitkan tunjangan dengan status WFO, kesalahan pencatatan dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan pembayaran. Data WFH/WFO sebaiknya direkonsiliasi terlebih dahulu sebelum digunakan untuk menghitung payroll.
4. Perencanaan kapasitas kantor menjadi bias
Data WFO aktual dapat membantu memperkirakan kebutuhan meja, ruang rapat, akses gedung, dan fasilitas kerja. Jika status WFO tidak mencerminkan kondisi sebenarnya, perusahaan bisa salah memperkirakan kebutuhan kapasitas kantor.
5. Beban admin meningkat
Setiap perubahan ad hoc dapat berubah menjadi permintaan manual yang harus diperiksa dan diproses. Ketika volume permintaan meningkat atau admin yang menangani sedang cuti, pembaruan pola kerja dapat tertunda.
6. Perlakuan antar-unit terlihat tidak konsisten
Unit dengan admin yang cepat memperbarui pola akan memiliki data yang lebih rapi. Sebaliknya, unit dengan proses administrasi yang lebih lambat dapat terlihat tidak patuh, meskipun kondisi kerja sebenarnya sama.
7. Keputusan manajemen menggunakan data yang tidak solid
Data WFO/WFH yang tidak akurat dapat memengaruhi kesimpulan tentang tren kerja hybrid, kebutuhan ruang kantor, produktivitas, atau kepatuhan terhadap kebijakan. Pada akhirnya, keputusan tersebut dapat memengaruhi pengalaman dan persepsi karyawan terhadap fleksibilitas kerja.
Baca juga: Cara Mengatur Jam Kerja Karyawan Remote
3 Model Pengaturan WFO/WFH dan Konsekuensinya
HR tetap bisa menjaga kontrol tanpa menghilangkan fleksibilitas kerja. Yang penting, perusahaan membedakan antara jadwal yang direncanakan, realisasi kehadiran, dan mekanisme untuk menyetujui perubahan.
Ada tiga model pengaturan kerja hybrid yang umum digunakan:
1. Dikunci lewat pola kerja recurring oleh admin. Status WFH/WFO mengikuti jadwal yang sudah ditetapkan. Model ini standar dan mudah diaudit untuk melihat rencana kerja, tetapi kurang fleksibel ketika terjadi perubahan harian.
2. Karyawan memilih mode kerja saat absen. Status mengikuti kondisi kerja aktual sehingga lebih fleksibel dan mengurangi pekerjaan admin. Namun, perusahaan tetap membutuhkan guardrail, seperti persetujuan atasan, batas kuota WFO, atau aturan lokasi.
3. Pola kerja sebagai default dengan override harian dan approval. Pola dasar tetap digunakan, tetapi karyawan dapat mengajukan perubahan melalui mekanisme yang disetujui. Ini membutuhkan sistem yang mendukung override dan approval, tetapi memberikan keseimbangan antara kontrol dan fleksibilitas.
| Model penentuan status | Penentu status | Akurasi realisasi | Beban admin | Risiko manipulasi | Cocok untuk |
| Pola kerja recurring | HR atau admin | Sedang | Tinggi saat banyak perubahan | Rendah | Operasi stabil |
| Pilihan harian saat absen | Karyawan | Tinggi | Rendah | Sedang tanpa kontrol | Tim dinamis |
| Pola default dengan override approval | Karyawan dan atasan/HR | Tinggi | Sedang | Rendah | Organisasi besar |
Model pertama paling sesuai untuk organisasi dengan jadwal yang relatif stabil. Model kedua memberi otonomi lebih besar kepada karyawan, tetapi perlu aturan yang jelas agar fleksibilitas tidak mengurangi kontrol.
Untuk perusahaan dengan banyak meeting klien, rotasi proyek, dan kunjungan lapangan, model ketiga menawarkan jalan tengah: pola kerja tetap menjadi acuan, sementara perubahan harian tercatat melalui jalur resmi yang lebih mudah diaudit daripada permintaan melalui chat informal.
Baca juga: Efektivitas & Perbandingan Biaya Kerja Hybrid vs Full Remote
Solusi Laporan Kehadiran Karyawan Hybrid dengan Hadirr
Di Hadirr, status WFO/WFH ditentukan oleh pola kerja yang disusun admin. Artinya, status WFO/WFH saat absen mengikuti pola kerja, bukan pilihan karyawan pada hari itu. Jadi karyawan tidak bisa mengubah pola kerja mereka sendiri atau membuat pengaturan secara mandiri.
Untuk menyusun pola kerja, admin HR bisa masuk ke menu Pengaturan Operasional > Pola Kerja Personalia. Lalu, klik tombol Tambah Pola Kerja.
Pastikan check boks Terapkan sistem kerja WFO/WFH, lalu atur harinya seperti di bawah ini. Misalnya menerapkan siklus 7 harian (5 hari kerja dan 2 hari libur), hari 1 (Senin) sampai hari 3 (Rabu) pilih WFO, dan hari 4 (Kamis) dan hari 5 (Jumat) pilih WFH. Lalu, klik Simpan.
Di aplikasi pembuat jadwal kerja ini, HR bisa menambahkan pola kerja lagi yang berbeda, termasuk pola kerja shift. Setelah itu, terapkan pola kerja ke personalia. Setiap karyawan hanya bisa punya satu pola kerja saja. Laporan kehadiran otomatis akan mengikuti pola kerja yang berlaku untuk masing-masing karyawan, termasuk jam kerja, jam masuk, dan jam selesai.
Nah, bagaimana jika kasus seperti di atas terjadi? Tiba-tiba karyawan WFH di hari Kamis harus ngantor karena ada panggilan meeting mendadak dengan bos? Atau karyawan WFO tidak ngantor karena terlanjur punya janji bertemu klien di luar?
Hadirr punya solusinya.
Pengaturan Kebijakan Kehadiran Karyawan WFO/WFH
Meskipun pola kerja WFO/WFH diatur oleh admin, Hadirr memberi ruang untuk fleksibilitas kerja semacam ini. Aplikasi absensi perusahaan ini memungkinkan tiga model pengaturan kebijakan pencatatan kehadiran karyawan.
Tetapi sebelumnya, pastikan dulu sudah mendaftarkan titik lokasi kehadiran di aplikasi Hadirr melalui menu Pengaturan Operasional > Titik Lokasi Kehadiran > Tambah Lokasi Baru.
1. Absensi ketat
Model ini hanya mengizinkan karyawan melakukan clock in dan clock out di lokasi yang sudah didaftarkan di aplikasi, misalnya area kantor utama, pabrik, gudang, branch office, dan seterusnya. Jika karyawan lapor kehadiran di luar lokasi via aplikasi mobile Hadirr, sistem otomatis akan menolaknya dan tidak akan tercatat “hadir”.
Untuk menerapkannya, masuk ke menu Pengaturan Operasional > Kebijakan & Validasi > Main Setting.
Pada pertanyaan no 1. Tolak Jam Masuk dan Jam Keluar jika:
- Koordinat GPS tidak terdaftar sebagai lokasi kehadiran
- Pengenalan wajah gagal atau tidak cocok
Isikan “Ya”. Lalu, klik Simpan.
Model ini tidak memberikan opsi fleksibilitas, karena titik GPS kehadiran sudah dikunci oleh sistem, sepenuhnya terkontrol perusahaan, namun cukup menyulitkan jika ada perubahan pola kerja.
2. Absensi longgar
Model ini berkebalikan dari yang pertama. Karyawan bisa absen di mana saja dan sistem di aplikasi akan mencatat kehadirannya. Caranya, cukup dengan mematikan semua fitur kontrol lokasi dan pengenalan wajah.
1. Tolak Jam Masuk dan Jam Keluar jika:
- Koordinat GPS tidak terdaftar sebagai lokasi kehadiran
- Pengenalan wajah gagal atau tidak cocok
2. Butuh persetujuan Jam Masuk dan Jam Keluar jika:
- Koordinat GPS tidak terdaftar sebagai lokasi kehadiran
- Pengenalan wajah gagal atau tidak cocok
Isikan “Tidak” untuk semua pertanyaan di atas.
Model ini memberi kebebasan sepenuhnya bagi karyawan untuk lapor kehadiran di luar lokasi yang didaftarkan di aplikasi sehingga mendukung karyawan remote dan WFH. Tetapi, kelemahannya, tidak ada kontrol admin sama sekali, yang berarti kecurangan bisa saja terjadi.
3. Absensi fleksibel (dengan persetujuan)
Ini model yang paling tepat untuk mengatur laporan kehadiran karyawan hybrid WFO/WFH. Karyawan masih bisa absen di luar titik lokasi GPS yang didaftarkan di aplikasi, tetapi lewat persetujuan admin Hadirr. Jadi, karyawan punya opsi lokasi lain untuk clock in dan clock out, tetapi kontrol tetap ada di perusahaan.
Caranya, isikan “Tidak” untuk pertanyaan no 1, lalu isikan “Ya” untuk pertanyaan no 2. Klik Simpan.
Pengaturan ini memungkinan karyawan WFH di hari Kamis-Jumat yang harus ke kantor karena meeting bisa melakukan presensi di lokasi kantor sebagai karyawan WFO.
Sebaliknya, karyawan WFO di hari Senin-Rabu tidak bisa hadir di kantor karena harus bertemu klien untuk mengejar closing sales bisa melakukan presensi di luar kantor. Status kehadiran tidak langsung tercatat, tetapi “Menunggu” approval dari admin. Status akan berubah menjadi “Disetujui” setelah mendapat approval dan berhasil dicatat sebagai kehadiran.
Dengan menggunakan Hadirr, pola kerja hybrid dengan WFO/WFH yang terkunci tetap bisa memberikan fleksibilitas dengan laporan kehadiran sesuai kondisi aktual karyawan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Laporan kehadiran karyawan hybrid mencatat status kerja karyawan, baik WFH (Work From Home) maupun WFO (Work From Office), berdasarkan pola kerja yang ditetapkan oleh HR atau admin. Data ini penting untuk rekap, audit, dan penerapan kebijakan kerja hybrid.
Laporan kehadiran karyawan hybrid sering tidak akurat karena sistem absensi mengandalkan pola kerja recurring yang ditetapkan admin. Jika ada perubahan mendadak, seperti rapat atau kunjungan klien, status kehadiran mungkin tidak mencerminkan kondisi kerja aktual.
Risiko dari laporan kehadiran yang tidak akurat termasuk rekap WFH/WFO yang salah, lokasi absensi yang tidak sesuai, kesalahan dalam tunjangan, perencanaan kapasitas kantor yang bias, dan beban administrasi yang meningkat.
Kuncinya di kebijakan pengaturan WFO/WFH di mana karyawan bisa melakukan absensi di lokasi kehadiran (tempat kerja) atau di luar titik GPS yang disepakati, namun laporan kehadiran tetap divalidasi oleh admin melalui persetujuan atau penolakan. Ini memberikan keseimbangan antara fleksibilitas karyawan dan kontrol perusahaan.
Di Hadirr, admin dapat mengatur kebijakan kehadiran dengan menentukan pola kerja di menu Pengaturan Operasional. Admin juga bisa memilih model absensi yang ketat, longgar, atau fleksibel berdasarkan kebutuhan perusahaan.