Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja Perusahaan agar Budget Tidak Membengkak

Berapa sebenarnya biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk satu karyawan? Jawabannya ternyata tidak berhenti pada angka yang tercantum di slip gaji.

Selain gaji, perusahaan juga menanggung BPJS, lembur, rekrutmen, pelatihan, hingga perangkat kerja. Bahkan, posisi kosong dan turnover dapat menambah biaya secara tidak langsung.

Oleh karena itu, perusahaan perlu melihat biaya tenaga kerja secara lebih menyeluruh. Salah satu pendekatannya adalah Total Cost of Workforce (TCOW) yang mencakup berbagai pengeluaran terkait tenaga kerja.

Lalu, apa saja komponen dan cara menghitung biaya tenaga kerja perusahaan? Simak pembahasan berikut untuk bantu kamu menyusun anggaran dan mengelola tenaga kerja dengan lebih tepat.

Mengapa Perusahaan Perlu Menghitung Biaya TCOW?

Total Cost of Workforce (TCOW) adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja dalam periode tertentu. TCOW dapat mencakup karyawan tetap, kontrak, paruh waktu, freelancer, konsultan, outsourcing, agency, hingga tenaga musiman.

Baca Juga: Panduan Cara Menghitung Labor Cost yang Tepat & Efisien

Cakupan biaya tenaga kerja perusahaan lebih luas daripada gaji dan pembayaran payroll bulanan. Komponen lainnya meliputi rekrutmen, benefit, pelatihan, perangkat kerja, lembur, dan biaya terkait tenaga kerja lainnya.

Menghitung TCOW membantu perusahaan mendapatkan gambaran biaya tenaga kerja perusahaan secara lebih utuh. Data tersebut dapat digunakan untuk menyusun anggaran, membandingkan opsi internal dan outsourcing, serta mencari sumber kenaikan biaya.

Selain itu, perusahaan dapat menghubungkan TCOW dengan output bisnis. Misalnya, biaya tenaga kerja dapat dibandingkan dengan pendapatan, volume produksi, transaksi, jam produktif, atau KPI tertentu.

Perhitungan ini juga membantu HR dan finance menggunakan dasar data yang sama. Dengan begitu, keputusan terkait rekrutmen, workforce planning, dan efisiensi biaya dapat dibuat secara lebih terukur.

Perbedaan Gaji, Payroll, Biaya Tenaga Kerja Langsung, dan TCOW

Istilah terkait biaya tenaga kerja perusahaan sering kali dianggap sama. Padahal, masing-masing memiliki cakupan yang berbeda dan memengaruhi cara perusahaan menghitung biaya.

Istilah	Pengertian	Contoh
Gaji	Imbalan yang diterima karyawan atas pekerjaannya	Gaji pokok
Payroll	Proses pengelolaan dan pembayaran penghasilan karyawan	Gaji, tunjangan, bonus, dan potongan
Biaya tenaga kerja langsung	Biaya pekerja yang dapat ditelusuri langsung ke produk, proyek, atau jasa	Upah operator produksi atau tenaga proyek
TCOW	Keseluruhan biaya langsung dan tidak langsung terkait penggunaan tenaga kerja	Payroll, rekrutmen, benefit, pelatihan, perangkat, outsourcing, dan turnover

Komponen Biaya Tenaga Kerja Perusahaan

Untuk menghitung biaya tenaga kerja perusahaan secara menyeluruh, kamu perlu memasukkan beberapa komponen, seperti:

1. Kompensasi Langsung

Kompensasi langsung mencakup pembayaran yang diterima tenaga kerja sebagai imbalan atas pekerjaannya, seperti:

1. Gaji pokok
2. Upah harian atau per jam
3. Tunjangan tetap dan tidak tetap
4. Biaya lembur
5. Insentif
6. Komisi
7. Bonus
8. Tunjangan hari raya

2. Benefit dan Kewajiban Pemberi Kerja

Perusahaan juga memiliki pengeluaran untuk perlindungan dan kesejahteraan tenaga kerja. Komponennya dapat mencakup:

1. Iuran BPJS yang menjadi tanggungan perusahaan
2. Asuransi kesehatan tambahan
3. Program pensiun
4. Medical check-up
5. Fasilitas kesehatan dan wellness
6. Program bantuan karyawan

Pastikan hanya bagian yang menjadi tanggungan perusahaan yang dimasukkan. Potongan dari penghasilan karyawan tidak dihitung kembali sebagai biaya tambahan.

3. Biaya Rekrutmen

Merekrut karyawan membutuhkan biaya sebelum mereka mulai bekerja. Beberapa contohnya meliputi:

1. Iklan lowongan
2. Applicant tracking system
3. Jasa headhunter atau recruitment agency
4. Tes dan asesmen kandidat
5. Background check
6. Referral fee
7. Perjalanan kandidat
8. Waktu recruiter dan hiring manager

4. Biaya Onboarding

Biaya tenaga kerja perusahaan juga muncul ketika karyawan baru mulai bergabung. Komponennya dapat berupa:

1. Orientasi karyawan baru
2. Pelatihan awal
3. Administrasi onboarding
4. Perangkat dan akun kerja
5. Waktu mentor atau buddy
6. Biaya adaptasi karyawan

5. Biaya Pelatihan dan Pengembangan

Pengembangan karyawan juga membutuhkan investasi perusahaan. Biayanya dapat mencakup:

1. Pelatihan internal dan eksternal
2. Sertifikasi profesi
3. Learning management system
4. Materi pembelajaran
5. Honor mentor
6. Perjalanan pelatihan
7. Waktu kerja yang digunakan untuk belajar

6. Perangkat dan Fasilitas Kerja

Karyawan tentunya butuh berbagai fasilitas untuk menjalankan pekerjaannya. Contohnya meliputi:

1. Laptop dan telepon
2. Lisensi software
3. Seragam dan alat pelindung diri
4. Meja dan kursi
5. Kendaraan operasional
6. Ruang kerja
7. Internet dan komunikasi
8. Pemeliharaan perangkat

Sebagai catatan, untuk aset yang digunakan dalam beberapa periode, perusahaan dapat menggunakan metode alokasi biaya sesuai kebijakan akuntansi yang berlaku.

7. Biaya Tenaga Kerja Nonpermanen

Tenaga kerja perusahaan tidak selalu berstatus karyawan tetap. Total biaya tenaga kerja perusahaan juga dapat mencakup pengeluaran untuk:

1. Freelancer
2. Konsultan
3. Tenaga outsourcing
4. Temporary worker
5. Agency worker
6. Tenaga proyek

Pengeluaran tersebut mungkin tercatat sebagai biaya vendor atau procurement. Namun, perusahaan tetap perlu mempertimbangkannya dalam analisis penggunaan tenaga kerja.

8. Biaya Administrasi dan Pengelolaan Tenaga Kerja

Pengelolaan karyawan membutuhkan sistem dan sumber daya pendukung. Beberapa contohnya adalah:

1. Aplikasi HRIS
2. Sistem payroll
3. Aplikasi absensi
4. Administrasi payroll
5. Konsultan ketenagakerjaan
6. Audit dan compliance
7. Employee engagement
8. Performance management

9. Biaya Absensi dan Kehilangan Produktivitas

Tidak semua biaya tenaga kerja perusahaan terlihat dalam laporan keuangan. Padahal, komponen, seperti absensi, posisi kosong, rework, dan produktivitas rendah juga dapat memengaruhi biaya operasional.

Perusahaan dapat memperkirakan dampaknya berdasarkan data kehadiran, waktu kerja, output, dan posisi yang belum terisi. Karena bersifat estimasi, metode perhitungannya perlu dibuat konsisten dan terdokumentasi.

10. Biaya Turnover dan Offboarding

Karyawan yang keluar juga dapat menimbulkan biaya tambahan bagi perusahaan. Beberapa komponennya meliputi:

1. Administrasi offboarding
2. Kompensasi sesuai ketentuan
3. Exit interview
4. Penurunan produktivitas sebelum keluar
5. Posisi kosong
6. Rekrutmen pengganti
7. Onboarding karyawan baru
8. Waktu hingga karyawan baru produktif
9. Gangguan operasional atau proyek

Rumus Total Biaya Tenaga Kerja Perusahaan

Setelah mengetahui komponennya, kamu dapat menghitung total biaya tenaga kerja dengan menjumlahkan seluruh pengeluaran terkait tenaga kerja.

TCOW = Kompensasi langsung + Benefit + Rekrutmen & onboarding + Pelatihan + Fasilitas & teknologi + Tenaga nonpermanen + Administrasi + Turnover & kehilangan produktivitas

Rumus tersebut dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan setiap perusahaan. Sebab, tidak semua bisnis memiliki komponen biaya yang sama atau menggunakan metode pengukuran yang seragam.

Baca Juga: 25 Kompensasi Non Finansial: Budget Aman Karyawan Loyal

Agar hasilnya lebih berguna, tentukan periode perhitungan sejak awal. Kamu juga dapat menghitung TCOW secara tahunan, bulanan, per karyawan, atau berdasarkan divisi.

Dengan metode yang konsisten, data biaya tenaga kerja perusahaan dapat digunakan untuk membandingkan periode dan menemukan perubahan biaya. Hasilnya juga dapat menjadi dasar untuk menyusun anggaran dan workforce planning

Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja Perusahaan

Menghitung TCOW membutuhkan data dari beberapa proses perusahaan. Agar hasilnya konsisten, ikuti langkah berikut secara berurutan.

Langkah 1: Tentukan tujuan perhitungan

Tentukan pertanyaan yang ingin dijawab melalui perhitungan TCOW. Sebab, hal tersebut menentukan tingkat detail data yang perlu kamu kumpulkan. Misalnya:

1. Berapa anggaran tenaga kerja untuk tahun depan?
2. Berapa biaya aktual setiap departemen?
3. Lebih efisien merekrut atau menggunakan vendor?
4. Mengapa margin turun ketika pendapatan meningkat?

Langkah 2: Tentukan periode dan populasi tenaga kerja

Pilih periode perhitungan yang konsisten, misalnya bulanan atau tahunan. Kemudian, tentukan tenaga kerja yang akan dihitung.

Populasinya dapat mencakup karyawan tetap, kontrak, outsourcing, freelancer, dan konsultan. Gunakan populasi yang sama setiap periode agar hasilnya mudah dibandingkan.

Langkah 3: Buat kamus biaya

Buat daftar komponen yang masuk dan tidak masuk dalam TCOW. Langkah ini membantu mencegah perbedaan interpretasi antarbagian. Untuk memudahkannya, kamu bisa membuat kamus biaya, yaitu daftar yang menjelaskan setiap komponen biaya beserta status dan dasar perhitungannya. 

Kamus ini juga dapat mencantumkan sumber data, periode pencatatan, serta metode alokasi jika suatu biaya digunakan oleh beberapa departemen. Dengan begitu, setiap bagian menggunakan acuan yang sama saat mengumpulkan data.

Langkah 4: Kumpulkan data dari berbagai sumber

Data TCOW biasanya tersebar di beberapa sistem dan departemen. Kamu dapat mengumpulkannya dari:

1. Sistem payroll
2. General ledger
3. Sistem HR
4. Procurement
5. Sistem absensi
6. Learning management system
7. Data rekrutmen
8. Data aset dan software
9. Laporan operasional

Langkah 5: Hindari penghitungan ganda

Periksa setiap komponen sebelum memasukkannya ke perhitungan akhir. Misalnya, tunjangan yang sudah tercatat dalam payroll tidak perlu dihitung lagi dari general ledger.

Hal serupa berlaku untuk aset kerja. Jangan menghitung nilai pembelian penuh sekaligus dengan depresiasinya sebagai dua biaya terpisah.

Langkah 6: Pisahkan biaya aktual dan estimasi

Biaya aktual dapat berasal dari gaji, benefit, atau pembayaran vendor. Sementara itu, kehilangan produktivitas biasanya membutuhkan estimasi.

Keduanya dapat digunakan dalam analisis. Namun, tampilkan secara terpisah agar pembaca laporan memahami dasar perhitungannya.

Baca Juga: Waspada! Ini Contoh Hidden Cost dalam Manajemen Sales

Langkah 7: Hitung TCOW dan metrik turunannya

Setelah seluruh data terkumpul, hitung total biaya tenaga kerja perusahaan dan beberapa metrik pendukung. Metrik tersebut membantu perusahaan memahami efisiensi penggunaan tenaga kerja.

1. TCOW per karyawan = TCOW ÷ rata-rata jumlah tenaga kerja
2. TCOW terhadap pendapatan = TCOW ÷ pendapatan × 100%
3. TCOW per unit output = TCOW ÷ jumlah unit output
4. Biaya tenaga kerja per jam produktif = TCOW terkait ÷ total jam produktif

Dengan metrik tersebut, biaya tenaga kerja perusahaan tidak hanya terlihat sebagai nominal. Kamu juga dapat melihat hubungan biaya dengan jumlah karyawan, pendapatan, output, dan produktivitas.

Contoh Menghitung Biaya Tenaga Kerja Perusahaan

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana perhitungan TCOW pada perusahaan dengan 50 karyawan. 

Komponen Biaya	Nilai per Tahun
Gaji, tunjangan, THR, bonus, dan lembur	Rp4.200.000.000
BPJS dan benefit perusahaan	Rp420.000.000
Rekrutmen dan onboarding	Rp120.000.000
Pelatihan dan pengembangan	Rp100.000.000
Laptop, software, dan fasilitas kerja	Rp280.000.000
Freelancer dan tenaga outsourcing	Rp360.000.000
Administrasi HR dan payroll	Rp90.000.000
Turnover dan kehilangan produktivitas	Rp180.000.000
Total TCOW	Rp5.750.000.000

Berdasarkan data tersebut, total biaya tenaga kerja perusahaan mencapai Rp5,75 miliar per tahun. Jika perusahaan memiliki rata-rata 50 karyawan, perhitungannya menjadi:

TCOW per karyawan = Rp5.750.000.000 ÷ 50 = Rp115.000.000 per tahun

Selanjutnya, biaya rata-rata per karyawan setiap bulan adalah:

Rp115.000.000 ÷ 12 = sekitar Rp9.583.333 per bulan

Misalnya, rata-rata gaji pokok karyawan adalah Rp6 juta per bulan. Angka tersebut menunjukkan adanya biaya lain di luar gaji pokok. Dengan demikian, perusahaan sebenarnya mengeluarkan sekitar Rp9,58 juta per karyawan per bulan berdasarkan perhitungan TCOW tersebut.

Cara Menganalisis Biaya Tenaga Kerja Perusahaan

Setelah menghitung TCOW, langkah berikutnya adalah memahami apa yang menyebabkan angka tersebut bisa berubah. Berikut beberapa cara menganalisisnya:

Bandingkan biaya dengan pendapatan

Bandingkan perubahan TCOW dengan pertumbuhan pendapatan pada periode yang sama. Misalnya, TCOW naik 15%, sedangkan pendapatan hanya tumbuh 5%. Kondisi tersebut perlu ditelusuri lebih lanjut. 

Yang perlu diketahui, kenaikan biaya belum tentu buruk jika perusahaan sedang melakukan ekspansi. Misalnya, perusahaan menambah banyak karyawan untuk membuka cabang baru. Sebab, dampak terhadap pendapatan mungkin baru terlihat pada periode berikutnya.

Analisis berdasarkan departemen dan unit bisnis

Angka TCOW perusahaan biasanya dapat menyembunyikan masalah pada unit tertentu. Karena itu, pecah data berdasarkan beberapa dimensi berikut:

1. Departemen
2. Lokasi
3. Cabang
4. Jabatan
5. Proyek
6. Status tenaga kerja
7. Cost center

Dengan cara ini, HR dan finance dapat menemukan unit yang mengalami kenaikan biaya paling signifikan.

Periksa komposisi biaya tenaga kerja 

Jangan hanya melihat perubahan total biaya tenaga kerja perusahaan. Periksa pula beberapa komponen yang mengalami kenaikan paling besar, seperti:

1. Headcount
2. Gaji dan tunjangan
3. Lembur
4. Benefit
5. Outsourcing
6. Turnover
7. Rekrutmen
8. Pelatihan karyawan
9. Fasilitas kerja

Misalnya, TCOW meningkat karena lembur. Perusahaan kemudian dapat mengevaluasi beban kerja, jadwal, atau kebutuhan penambahan tenaga kerja.

Hubungkan biaya dengan output bisnis

Biaya tenaga kerja perusahaan perlu dilihat bersama hasil yang dihasilkan oleh tenaga kerja tersebut. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai efisiensi tanpa hanya berfokus pada penghematan. Beberapa metrik yang dapat digunakan antara lain:

1. Pendapatan per karyawan
2. Laba kotor per karyawan
3. Output per jam produktif
4. Biaya tenaga kerja per transaksi
5. Tingkat utilisasi
6. Biaya tenaga kerja per proyek
7. Revenue-to-TCOW ratio

Misalnya, TCOW meningkat 12%, tetapi pendapatan per karyawan juga meningkat secara signifikan. Kondisi tersebut dapat menunjukkan bahwa tambahan biaya menghasilkan output yang lebih besar.

Sebaliknya, TCOW terus meningkat tanpa peningkatan output yang sebanding. Situasi ini menjadi sinyal bagi perusahaan untuk mengevaluasi struktur tenaga kerja dan produktivitas.

Peran Data Absensi & Produktivitas dalam TCOW

Data keuangan dapat menunjukkan berapa banyak biaya yang dikeluarkan. Namun, data absensi dan produktivitas membantu menjelaskan bagaimana biaya tersebut menghasilkan output.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menghubungkan data kehadiran dengan jam kerja dan hasil pekerjaan. Informasi tersebut dapat membantu menghitung biaya per jam produktif, mengevaluasi lembur, serta menemukan pola penggunaan tenaga kerja.

Aplikasi produktivitas seperti Hadirr dapat membantu mencatat kehadiran dan aktivitas tenaga kerja secara lebih terstruktur. Data tersebut kemudian dapat dipadukan dengan informasi keuangan untuk menghasilkan analisis yang lebih lengkap.

Misalnya, perusahaan dapat membandingkan biaya lembur dengan output tambahan yang dihasilkan. Jika lembur terus meningkat tanpa kenaikan output yang sebanding, perusahaan dapat mengevaluasi beban kerja atau kebutuhan tenaga kerja.

Dengan menggabungkan data keuangan, absensi, dan produktivitas, perusahaan dapat memahami biaya tenaga kerja perusahaan secara lebih luas.

Tingkatkan Skill Mengelola TCOW dengan Gadjian Academy

Menghitung TCOW akan lebih bermanfaat jika HR mampu menerjemahkan angka menjadi strategi bisnis. Oleh karena itu, kompetensi pengelolaan human capital juga perlu berjalan bersama kemampuan analisis data.

Salah satu pilihan pengembangan kompetensi adalah Certified Human Capital Professional (CHCP) dari Gadjian Academy. Program ini relevan bagi profesional HR yang ingin memperkuat pemahaman tentang pengelolaan human capital secara strategis.

Kompetensi tersebut dapat membantu HR melihat tenaga kerja dari perspektif yang lebih luas. Misalnya, keputusan menambah karyawan perlu mempertimbangkan kebutuhan bisnis, produktivitas, dan dampaknya terhadap anggaran.

Hal ini berkaitan langsung dengan TCOW. Data biaya tenaga kerja dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja, menyusun anggaran, dan merencanakan pengembangan karyawan.

Sementara itu, Certified Sales Growth Professional (CSGP) dapat menjadi pilihan bagi profesional yang berkaitan dengan fungsi sales dan pertumbuhan bisnis. Skill ini dapat membantu perusahaan menghubungkan investasi tenaga kerja dengan pencapaian target pendapatan.

Dengan demikian, analisis biaya tenaga kerja tidak berhenti pada pertanyaan “berapa besar biayanya?”. Perusahaan juga perlu memahami apakah investasi tersebut menghasilkan produktivitas dan pertumbuhan yang sepadan.

Kelola Biaya Tenaga Kerja Perusahaan dengan Hadirr

TCOW membantu perusahaan melihat biaya tenaga kerja secara lebih menyeluruh. Namun, hasil analisis akan lebih berguna jika didukung data operasional yang akurat dan konsisten.

Di sinilah data absensi karyawan, lembur, shift, dan timesheet menjadi penting. Hadirr membantu mencatat berbagai aktivitas tersebut secara digital sehingga perusahaan memiliki data produktivitas yang lebih terstruktur. 

Untuk tim lapangan, Hadirr menyediakan fitur client visit untuk monitoring aktivitas lapangan. Sementara untuk sales keseluruhan dapat dipantau melalui pipeline kerja.

Data tersebut dapat membantu HR dan finance melihat hubungan antara waktu kerja, aktivitas, dan biaya. Dari absensi hingga timesheet, kamu bisa melihat bagaimana data kerja dikumpulkan dalam satu sistem dan mendukung analisis biaya tenaga kerja perusahaan. 

Tertarik untuk mengelola data operasional tim untuk optimalkan penghitungan TCOW? Yuk, coba lihat langsung fitur Hadirr melalui demo gratis! Jadwalkan demo Hadirr sekarang!