5 Kesalahan Administrasi HR yang Sebabkan Karyawan Tidak Puas

Sebagai HR di perusahaan, sebaiknya jangan pernah meremehkan kesalahan kecil. Tahu nggak, kalau kesalahan kesalahan administrasi HR yang tampak sepele ternyata bisa menjadi bom waktu jika terjadi berulang.

Ya, kesalahan kecil seperti ketidakakuratan rekap data atau prosedur yang berbelit bisa bikin karyawan tidak puas dan tim merasa undervalued. Dampaknya, motivasi dan produktivitas bisa drop. Meskipun kesalahan itu bukan kesengajaan, efeknya bagi karyawan tetap sama saja: HR dianggap nggak profesional!

Jadi, sebelum semua itu terjadi, kamu sebaiknya aware tentang masalah ini. Nah, artikel ini akan bongkar lima kesalahan administrasi HR yang sering terjadi dan solusi praktis buat menghindarinya. Yuk, simak!

1. Salah rekap kehadiran karyawan

Bayangin, karyawan selalu datang tepat waktu setiap hari, tapi sistem absensi perusahaan malah mencatat mereka bolos. Kesal, kan? 

Salah rekap kehadiran adalah salah satu blunder HR yang paling umum. Entah karena human error, sistem absensi manual yang kuno, atau teknologi yang nggak sinkron, masalah ini bisa bikin karyawan merasa nggak dihargai. Apalagi kalau kehadiran memengaruhi gaji, tunjangan, atau uang makan harian mereka — bisa bikin frustrasi!

Salah hitung kehadiran juga berdampak pada manajemen waktu kerja yang kacau. HR jadi kesulitan memantau siapa yang benar-benar kerja dan siapa yang tidak. Kalau sudah begini, jangan heran kalau karyawan mulai protes dan tidak puas.

Solusinya, ganti pencatatan manual dengan sistem otomatisasi absensi untuk meningkatkan akurasi dan menekan kesalahan. Aplikasi absensi digital berteknologi biometrik nggak cuma bantu kamu catat dan rekap data kehadiran real-time, tetapi juga mencegah kecurangan.

Baca juga: Apa Itu Invoice: Jenis, Fungsi, Hingga Contohnya

2. Salah catat jam lembur

Lembur adalah usaha lebih karyawan untuk perusahaan. Tapi, kalau salah catat jam lembur, bisa-bisa karyawan merasa usaha mereka nggak dihargai. Bayangin, karyawan lembur berjam-jam sampai larut malam, tapi di laporan HR cuma tercatat satu jam. Ini nggak cuma bikin frustrasi, tapi juga bisa memicu konflik internal.

Penyebabnya seringkali karena pencatatan manual yang tidak terintegrasi dengan sistem absensi. Atau, bisa juga karena komunikasi buruk antara manajer dan tim HR — misalnya, manajer lupa melaporkan jam lembur timnya atau HR salah input data. Masalah lainnya adalah perhitungan lembur yang tidak sesuai aturan ketenagakerjaan.

Pastikan perhitungan lembur sesuai dengan ketentuan UU Ketenagakerjaan. Gunakan aplikasi yang bisa otomatis menghitung jam lembur real-time berdasarkan data kehadiran supaya prosesnya akurat, efisien, dan transparan. Misalnya, aplikasi lembur Android memberikan transparansi dua arah.

Baca juga: Lembur vs Shift, Mana yang Lebih Efisien bagi Perusahaan

3. Shift kerja tidak imbang dan merata

Pernah nggak karyawan mengeluh selalu dapat jam shift yang nggak enak terus-menerus sampai mengalami kelelahan akibat gangguan tidur? Di perusahaan yang menerapkan sistem shift, penjadwalan shift yang nggak adil sering jadi sumber masalah. 

Misalnya, ada karyawan yang selalu dapat shift malam, sementara yang lain kebagian shift pagi terus. Atau, ada yang dapat jatah libur lebih sedikit dibanding yang lainnya. Ini bukan cuma bikin karyawan capek fisik, tapi juga merasa diperlakukan nggak adil.

Ketidakmerataan shift kerja berpotensi menimbulkan stres, kelelahan, dan akhirnya menurunkan produktivitas. Apalagi kalau jadwal shift berubah-ubah tanpa pemberitahuan yang jelas, karyawan bisa jadi bingung dan kehilangan motivasi.

Penyebab utamanya biasanya kurangnya perencanaan matang atau alat bantu yang memadai buat ngatur shift. Kalau cuma ngandelin spreadsheet, risiko human error pasti tinggi. Pakai aplikasi manajemen shift yang memungkinkan HR menyusun jadwal secara otomatis, memastikan pembagian shift adil dan merata. 

4. Salah rekap jam kerja

Salah rekap jam kerja bisa berdampak langsung ke payroll. Bayangin karyawan yang seharusnya dapat gaji penuh malah dipotong karena sistem mencatat mereka kurang jam kerja. Atau sebaliknya, perusahaan overpay karena salah hitung. Dua-duanya sama-sama merugikan: karyawan kesal, perusahaan rugi.

Ini bukan cuma soal angka, tapi soal kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kalau karyawan merasa dirugikan karena salah hitung jam kerja, mereka bisa kehilangan loyalitas dan semangat kerja.

Masalah ini sering muncul di perusahaan yang masih pakai timesheet manual atau software manual yang nggak terintegrasi. Solusi terbaik adalah beralih ke sistem timesheet digital yang merekam semua jam kerja karyawan secara real-time, mulai dari clock-in sampai clock-out. 

Data jam kerja juga terhubung ke sistem payroll, jadi risiko kesalahan minim banget. Laporan jam kerja bisa diakses kapan saja, bikin hidup HR lebih mudah.

Baca juga: Waktu Istirahat Karyawan Termasuk dalam Jam Kerja?

5. Reimbursement berbelit

Pernah dengar karyawan mengeluh karena proses penggantian biaya karyawan ribet banget? Misalnya, harus ngumpulin tumpukan kuitansi, nunggu approval berbulan-bulan, atau malah klaim ditolak karena “kurang dokumen”. 

Reimbursement berbelit adalah salah satu penyebab utama ketidakpuasan karyawan, apalagi kalau mereka harus keluar uang pribadi dulu buat keperluan kerja. Penggantian biaya karyawan sering jadi momok karena prosesnya yang ribet dan lama. Prosedur yang berbelit-belit bikin karyawan malas mengajukan klaim dan merasa tidak dipercaya.

Selain itu, kesalahan administrasi dalam reimbursement bisa bikin pembayaran terlambat atau salah nominal. Masalah ini biasanya terjadi karena prosesnya masih manual atau nggak terstandarisasi. Solusinya? Digitalisasi proses reimbursement dengan aplikasi digital yang memungkinkan klaim reimbursement lebih ramah-karyawan.

Karyawan tinggal upload bukti transaksi via aplikasi, dan HR bisa langsung verifikasi lewat sistem. Proses jadi cepat, transparan, dan karyawan nggak perlu nunggu lama buat dapat hak mereka.

Dampak kesalahan administrasi HR ke bisnis

Kelima kesalahan di atas mungkin kelihatan sepele, tapi dampaknya bisa luas. Ketidakpuasan karyawan nggak cuma bikin turnover rate naik, tapi juga bisa merusak reputasi perusahaan. 

Karyawan yang nggak happy cenderung kurang produktif, sering absen, atau bahkan ngomongin hal buruk tentang perusahaan di luar. Buat CEO atau pemilik bisnis, ini artinya biaya rekrutmen baru, training, dan potensi kehilangan talenta terbaik.

Belum lagi kalau kesalahan ini berdampak ke kepatuhan hukum. Misalnya, salah hitung lembur atau jam kerja bisa bikin perusahaan menghadapi perselisihan hak hingga gugatan hukum.

Atau, penjadwalan shift yang nggak adil bisa memicu keluhan serikat pekerja. Intinya, kesalahan administrasi HR bukan cuma soal kenyamanan karyawan, tapi juga soal risiko finansial dan reputasi perusahaan.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Jam Kerja Fleksibel Bagi Karyawan & Perusahaan

Hadirr: Solusi efisien cegah kesalahan administrasi HR

Untungnya, teknologi modern udah punya jawaban buat semua masalah ini. Aplikasi absensi online Hadirr dirancang khusus buat bantu tim HR mengelola kehadiran, jam kerja, lembur, shift, sampai reimbursement dengan lebih akurat dan efisien. 

Fitur-fiturnya yang terintegrasi bikin semua proses jadi paperless, hemat waktu, dan minim kesalahan. Bayangin, semua data karyawan bisa diakses dalam satu platform. Praktis, kan?

Selain itu, Hadirr juga punya dasbor yang user-friendly buat HR dan manajemen. Berikut beberapa fitur unggulan Hadirr yang relevan buat atasi masalah di atas:

• Pelacakan kehadiran real-time: Menggunakan GPS dan biometrik face recognition untuk mencatat kehadiran secara akurat, sehingga mencegah salah rekap kehadiran.
• Manajemen jam lembur otomatis: Aplikasi bisa mencatat jam lembur dan kehadirannya dan rekap otomatis, untuk menghindari salah catat jam lembur.
• Penjadwalan shift yang adil: Fitur manajemen shift otomatis memastikan pembagian jadwal merata, mengatasi masalah shift kerja tidak imbang.
• Timesheet otomatis: Fitur ini melacak kehadiran dan jam kerja karyawan secara real time sehingga mencegah salah rekap jam kerja.
• Reimbursement yang mudah: Karyawan tinggal upload bukti transaksi melalui aplikasi Hadirr, dan HR bisa verifikasi cepat untuk persetujuan pembayaran. Ini mencegah proses reimbursement berbelit.

Yuk, bikin administrasi HR kamu nggak cuma akurat, tapi juga bikin karyawan puas. Beralih ke Hadirr sekarang!