Sistem Approval Reimbursement Manual vs Digital

Pernah nggak, karyawanmu komplain karena uang reimburse telat masuk rekening, padahal klaimnya sudah lebih dari sebulan? Setelah dicek, ternyata kendalanya ada di sistem approval reimbursement HR yang lamban.

Approval merupakan bagian dari SOP reimbursement perusahaan untuk memastikan semua pengeluaran operasional efisien dan sesuai anggaran. Jadi, setiap perusahaan punya aturan dan prosedur berbeda, misalnya soal biaya apa saja yang bisa diklaim ke kantor, berapa batasan maksimalnya, dan cara juga pengajuan klaimnya.

Meski begitu, prosesnya seharusnya cepat dan tidak menyulitkan karyawan. Jangan sampai karyawan sudah rela nombok dulu pakai uang pribadi mereka untuk urusan pekerjaan, tetapi perusahaan bikin rumit penggantiannya.

Secara umum, ada dua model sistem approval reimburse, yaitu manual dan digital. Kita akan bandingkan kedua model ini. Lalu, kita akan kasih rekomendasi aplikasi HR online yang mendukung model reimbursement digital yang cepat dan transparan, biar karyawanmu nggak ngeluh lagi soal penggantian biaya operasional.

Tahapan sistem approval reimbursement

Reimbursement adalah cara perusahaan mengganti pengeluaran karyawan untuk keperluan kerja, misalnya biaya transportasi, BBM, parkir, pulsa, hotel, atau jamuan makan untuk klien. 

Jenis-jenis reimburse paling umum di perusahaan Indonesia meliputi beberapa kategori ini:

• Transportasi meliputi tiket pesawat, kereta, bensin, atau ojol untuk dinas.
• Akomodasi mencakup biaya hotel atau penginapan saat perjalanan bisnis.
• Konsumsi termasuk makan siang dengan klien atau makan selama dinas.
• Komunikasi seperti pulsa atau paket data untuk telepon prospek.
• Medis yang ditanggung perusahaan misalnya biaya pengobatan, obat, atau check-up kalau masuk kebijakan perusahaan.

Baca juga: 4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Umumnya, prosedur reimbursement mengikuti tahapan berikut ini:

1. Pengajuan klaim

Manual: Karyawan harus mengumpulkan struk, nota, kuitansi, atau invoice fisik, mengisi form kertas reimbursement yang kadang bikin pusing, terus menyerahkannya ke HR. Proses ini makan waktu, apalagi kalau tim sales lapangan atau pekerja remote harus ke kantor cuma buat submit bukti pengeluaran.

Belum lagi kalau salah mengisi form, tidak sesuai dengan nota, HR akan mengembalikan dokumen klaim untuk diperbaiki karyawan. Repotnya, kalau ada dokumen yang tercecer atau hilang, tambah susah verifikasinya.

Digital: Kalau pakai aplikasi HR terbaik seperti Hadirr, pengajuan jadi jauh lebih gampang dengan sistem reimburse online. Karyawan tinggal buka mobile app, foto struk, atau upload dokumen digital seperti e-ticket atau invoice. Data langsung masuk ke sistem, nggak perlu kertas atau bolak-balik kantor. 

Hadirr juga bikin karyawan bisa submit kapan saja dan dari mana saja. Fitur ini membantu banget buat tim sales lapangan yang sering mobile. 

2. Verifikasi Dokumen

Manual: Tim HR harus cek struk dan nota satu-satu untuk memastikan validitas bukti pengeluaran karyawan. Proses ini bisa lama, apalagi kalau dokumen banyak atau ada yang nggak lengkap, misalnya nota tercecer hilang, atau struk buram karena terlipat dan sobek hingga tanggal terhapus. 

Kadang HR harus menelepon karyawan buat klarifikasi, yang bikin proses menjadi lama. Kalau perusahaan besar, ratusan pengajuan reimburse tiap bulan bisa bikin tim HR kewalahan. Belum lagi, HR harus mengecek setiap batas pengeluaran sesuai jenis reimburse di kantor.

Digital: Dengan klaim reimbursement online, verifikasi jadi jauh lebih efisien. Karyawan biasanya akan meminta bukti pembayaran digital di setiap transaksi agar lebih mudah diunggah ke aplikasi, nggak repot foto sana-sini dan nggak takut hilang atau tercecer. HR bisa langsung cek bukti pengeluaran secara online atau mengunduhnya jika perlu.

Baca juga: Contoh Surat Pengajuan Reimburse di Perusahaan Swasta

3. Approval atasan

Manual: Setelah verifikasi HR, form kertas reimburse dikirim ke atasan karyawan untuk  disetujui. Ini bisa makan waktu berhari-hari, apalagi kalau atasan sedang dinas luar atau sibuk. Form juga bisa nyangkut di meja manajer yang lupa tanda tangan. Di perusahaan besar yang menerapkan multi-level approval, misalnya dari supervisor sampai direktur keuangan, prosesnya bisa panjang. 

Digital: Dengan aplikasi HR online, approval jadi secepat kilat. Pengajuan reimburse lewat aplikasi bisa langsung disetujui atau ditolak dengan satu klik, bahkan saat approver sedang berada di luar kantor. Dengan Hadirr misalnya, super admin dan admin pendukung bisa langsung memeriksa dan menyetujui klaim reimbursement seketika dari aplikasi.

4. Pembayaran reimbursement

Manual: Setelah disetujui, HR harus menginput data ke sistem payroll atau melakukan transfer bank manual. Proses ini nggak efisien bagi tim keuangan, apalagi kalau banyak pengajuan. Sebab, risikonya bisa salah input sehingga memengaruhi perhitungan besaran uang reimburse karyawan.

Digital: Sistem reimburse online biasanya terhubung langsung dengan payroll, sehingga nggak perlu rekap dan pindahkan data secara manual. Impor data bisa dilakukan cepat dan tanpa kesalahan atau human error sehingga meminimalkan komplain karyawan.

Baca juga: Tips Mengelola Reimbursement di Perusahaan

5. Pencatatan dan laporan

Manual: Setiap pengajuan harus dicatat manual di Excel atau buku besar dan dibuat rekapnya. Selain rawan kesalahan dan tidak efisien — karena dua kali kerja — cara ini juga menyulitkan ketika rekap reimbursement karyawan dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan. Untuk kepentingan audit, mencari dan mengumpulkan dokumen fisik juga bisa bikin stres.

Digital: Dengan aplikasi HR online seperti Hadirr, pencatatan otomatis tersimpan di cloud. Setiap transaksi reimbursement direkam dengan detail, dari jumlah sampai kategori pengeluaran. Laporan keuangan dibuat otomatis dan bisa diunduh admin dari dashboard aplikasi — cepat dan praktis!

Manfaat sistem approval reimbursement yang efisien

Sistem reimbursement yang efisien punya dampak besar terhadap karyawan maupun operasional bisnis, antara lain:

• Karyawan happy karena dana cepat masuk, apalagi untuk tim sales yang sering keluar uang buat ketemu dan bernegosiasi dengan klien.
• Mendukung transparansi karena karyawan bisa melihat status pengajuan di aplikasi, apakah pengajuannya klaimnya disetujui, ditolak, atau menunggu approval. 
• Dengan pencatatan dan laporan reimburse yang rapi, perusahaan bisa menganalisis biaya operasional dan menentukan strategi penghematan jika diperlukan.
• Proses reimburse digital menghemat jam kerja HR dan atasan, bikin mereka fokus ke tugas lain yang strategis. 

Solusi sistem approval reimbursement digital

Lupakan proses manual yang sering berbelit dan bikin lemot pekerjaan: tumpukan kertas, email bolak-balik, dan atasan super sibuk yang lupa approve. 

Solusi praktisnya adalah beralih ke aplikasi reimburse online Hadirr yang sudah terbukti digunakan banyak HR perusahaan untuk mengefisienkan proses penggantian pengeluaran karyawan. Fitur ini sering dipakai karyawan atau tim sales lapangan dan karyawan remote untuk submit klaim dari mana saja, tanpa harus repot menghabiskan waktu ke kantor. 

Keunggulan reimbursement Hadirr antara lain:

• Proses pengajuan approval lebih mudah dan nggak perlu kertas, cukup unggah bukti pengeluaran karyawan di aplikasi.
• Data real-time dan disimpan dalam bentuk dokumen digital di cloud, sehingga nggak ada risiko bukti pengeluaran maupun nominal klaim hilang atau rusak.
• Approval cepat dan fleksibel, bisa dilakukan dari mana saja, tanpa harus di kantor.
• Jenis atau kategori reimburse bisa diatur di aplikasi untuk menekan risiko kecurangan.
• Kustomisasi limit anggaran reimburse sesuai kebijakan perusahaan — berlaku sama untuk semua karyawan atau berbeda sesuai level jabatan.
• Tidak ada batasan pengajuan reimburse per hari, sehingga karyawan boleh mengajukan klaim berkali-kali. Semua bisa diselesaikan hitungan menit!
• Terintegrasi dengan aplikasi payroll online untuk pembayaran reimburse lebih mudah dan otomatis.

Bukan cuma reimbursement, Hadirr punya fitur unggulan lain yaitu absensi online berbasis GPS dan face recognition, kelola timesheet dan pelacakan jam kerja, pengaturan shift kerja, dan monitoring client visit tim sales lewat dashboard, dan kelola pipeline untuk meningkatkan omzet penjualan.

Mau coba langsung manfaat fitur-fitur Hadirr yang keren? Kamu bisa daftar akun demo sekarang atau klik berlangganan.