Contoh Surat Pengajuan Reimburse di Perusahaan Swasta

Reimbursement adalah penggantian uang yang telah dikeluarkan karyawan untuk kepentingan perusahaan, mencakup biaya operasional, perjalanan bisnis, dan sebagian biaya kesehatan yang tidak ditanggung BPJS, dengan proses pengajuan tujuh langkah mulai dari izin atasan hingga pencairan dana. 

Berbeda dari kompensasi pada umumnya, dana reimbursement tidak dikenakan pajak karena hanya mengganti biaya yang sudah dikeluarkan karyawan. Simak ulasannya lebih lanjut!

Bagaimana Cara Kerja Reimbursement?

Reimbursement atau biasa disebut ‘rembes’ bagi para karyawan merupakan hak yang dapat dimiliki karyawan ketika uang mereka terpakai untuk kebutuhan perusahaan.

Sebagai Business Owner atau HR Manager, biaya reimburse karyawan ini termasuk ke dalam pengeluaran bisnis. Artinya, semua itu perlu dikeluarkan jika menyangkut kepentingan perusahaan dan perusahaan wajib menggantikan uang kepada karyawan. 

Dilansir dari Investopedia, reimburse adalah kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan untuk biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Namun, tidak seperti kompensasi pada umumnya, penggantian tidak dikenakan pajak.

Artinya reimbursement merupakan biaya yang diberikan perusahaan sama dengan biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Misal, karyawan membeli peralatan kantor senilai Rp100.000, maka perusahaan pun wajib memberikan uang ganti senilai Rp100.000 juga tanpa potongan apapun. 

Apa Saja yang Bisa Diklaim dalam Reimbursement?

Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri mengenai hal apa saja yang bisa di-reimburse. Nah, secara umum inilah hal-hal yang bisa karyawan ajukan klaim untuk proses reimburse. 

Biaya Operasional atau Bisnis Perusahaan

Yang paling sering terjadi adalah penggunaan uang karyawan untuk keperluan operasional atau bisnis perusahaan. Maka dari itu, perusahaan wajib memberikan penggantian uang karyawan tersebut.

Sebagai contoh ketika karyawan mengeluarkan uang pulsa untuk menghubungi klien, perlengkapan kantor, pembayaran sewa tempat, dan lain sebagainya.

Biaya Perjalanan Bisnis

Tidak menutup kemungkinan karyawan akan melakukan perjalanan bisnis ke suatu kota. Di dalam kondisi tersebut, terkadang ada pula karyawan yang menggunakan biaya pribadi untuk perjalanan bisnis. Nah, karyawan dapat melakukan klaim penggantian uang ke perusahaan mengenai hal tersebut.

Misalnya, karyawan Anda menggunakan uang pribadi untuk transport mengunjungi klien. Maka biaya transport tersebut dapat diganti oleh perusahaan.

Biaya Kesehatan

Berikutnya adalah penggantian biaya kesehatan yang dikeluarkan oleh karyawan. Namun, tidak semua perusahaan memberlakukan penggantian biaya kesehatan. Hal tersebut dikarenakan perusahaan telah memfasilitasi karyawan dengan BPJS Kesehatan. 

Tetapi, kebijakan reimbursement untuk biaya kesehatan biasanya berbentuk hal-hal yang tidak ditanggung BPJS. Seperti misalnya tunjangan sakit Covid19, vaksin,dan lain-lain.

Bagaimana Cara Mengajukan Reimbursement?

Seperti yang sudah disinggung di atas, peraturan atau cara mengajukan reimbursement di setiap perusahaan berbeda-beda, baik dari format form reimburse atau justru proses mengajukannya. 

Walaupun berbeda, tetapi secara umum, karyawan dapat mengajukan reimbursement dengan cara mengirimkan form reimburse ke pihak manajemen atau keuangan perusahaan. Berikut adalah cara mengajukan reimbursement.

Tabel: 7 Langkah Pengajuan Reimbursement

Mendapatkan Izin dari Atasan

Yang pertama yang harus dilakukan karyawan adalah memastikan penggantian uangnya disetujui oleh atasan. Arahkan karyawan agar tidak mengeluarkan uang, jika tidak ada persetujuan dari atasan.

Tanpa adanya persetujuan secara lisan terlebih dahulu, maka proses reimbursement yang karyawan ajukan akan menjadi sulit. Jika sudah mendapatkan persetujuan, maka karyawan Anda dapat menggunakan uangnya untuk pembelian tersebut.

Menyerahkan Bukti Pembayaran

Bukti pembayaran menjadi poin penting dalam melakukan proses reimbursement. Karyawan diharuskan menyerahkan bukti pembayaran agar dapat dicek oleh perusahaan. 

Pengajuan reimbursement tidak akan diproses jika karyawan tidak memiliki bukti pembayaran. Maka, Anda dapat mengarahkan karyawan untuk menyimpan bukti pembayaran saat mengeluarkan uang untuk keperluan bisnis perusahaan. 

Mengisi Form Reimbursement 

Setelah bukti pembayaran dikumpulkan, maka karyawan dapat mengisi form reimbursement. Di dalam form reimbursement tersebut, karyawan diharuskan untuk menuliskan tujuan pengeluaran, jumlah biaya yang dikeluarkan, serta cantumkan juga identitas karyawan yang melakukan pengajuan.

Menyerahkan Form Reimbursement ke Atasan

Inilah waktunya karyawan untuk mendapatkan persetujuan secara tertulis kepada atasan dengan menyerahkan form reimbursement. Nantinya, atasan akan menandatangani persetujuan yang ada di form tersebut. 

Menyerahkan Form Reimbursement ke Pihak Manajemen

Setelah mendapatkan persetujuan dari atasan langsung, karyawan dapat mengajukan form reimbursement ke pihak manajemen, seperti HRD ataupun bagian keuangan. Pastikan karyawan menyerahkan semua bukti pembayaran serta masukan dalam satu map.

Memvalidasi Bukti Pembayaran

Surat pengajuan reimbursement yang sudah diterima dari karyawan, haruslah dilakukan verifikasi terlebih dahulu oleh HRD atau bagian keuangan. Hal ini berguna untuk melihat apakah bukti pembayaran benar adanya sehingga perusahaan dapat memvalidasi bukti pembayaran tersebut. 

 Menerima Dana Reimbursement

Setelah pengajuan klaim reimbursement selesai, karyawan akan menerima dana penggantian tersebut sesuai dengan bukti pembayaran yang tertulis. Bentuk pemberian dana tersebut bisa melalui transfer maupun secara langsung.

Bagaimana Contoh Surat Pengajuan Reimbursement?

Jika karyawan ingin mengajukan klaim reimbursement, maka contoh surat pengajuan reimbursement-nya. Sebagai HR Manager atau Business Owner, membuat format surat pengajuan reimbursement adalah salah satu tugas. Nah, yuk coba lihat contoh-contoh surat pengajuan reimbursement berikut. 

Reimbursement Operasional Bisnis 

Karyawan yang menggunakan uang mereka untuk operasional bisnis dapat mengisi surat pengajuan reimbursement seperti di bawah.

Reimbursement Kesehatan

Bagi perusahaan yang memperbolehkan karyawan reimburse kesehatan, maka contoh pengajuan reimbursement-nya seperti di bawah ini.

Aplikasi Apa yang Bisa Kelola Reimbursement Otomatis?

Seorang HR Manager atau Business Owner pastinya akan mengelola atau memantau pengeluaran perusahaan, tak terkecuali tentang reimbursement.  

Untuk itu, Anda memerlukan aplikasi reimbursement online Hadirr agar prosesnya menjadi lebih mudah dan terorganisir dengan akurat. Hingga berdampak pada pencatatan keuangan perusahaan yang akan menjadi lebih baik.

Karyawan cukup mengunggah bukti pembayaran di aplikasi sehingga Anda dapat langsung memvalidasi pembayaran tersebut. Nantinya, segala proses status pengajuan reimbursement pun akan tercantum. 

Karena proses dan dokumentasi terekam secara digital, maka akan meminimalisir kecurangan yang terjadi. Jadi lebih mudah, bukan?

Kemudahan lain yang dapat Anda rasakan adalah dengan mengelola penggajian karyawan secara online dan akurat menggunakan Gadjian. Aplikasi payroll online ini jadi solusi untuk memudahkan perhitungan gaji karyawan dengan beragam komponen tunjangan.

Tunggu apalagi? Gunakan Hadirr dan Gadjian untuk kemudahan pengelolaan karyawan Anda.