Panduan Format Absen Pengawas Proyek Konstruksi

Kehadiran pengawas proyek sangat penting dalam menentukan kualitas pekerjaan. Itu sebabnya, manajer proyek butuh dokumen absensi pengawas yang akurat untuk monitoring kedisiplinan dan produktivitas harian mereka. Lalu, bagaimana format absen pengawas proyek lapangan yang biasa dipakai perusahaan konstruksi?

Di artikel ini, kita akan bahas contoh dan cara membuatnya. Seperti kita tahu, catatan absensi bukan hanya untuk melacak kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, tetapi juga sebagai dokumen untuk evaluasi kinerja, audit jam kerja, dan juga perhitungan payroll karyawan.

Baca juga: Cara Membuat Timesheet Proyek Berbasis Jam

Masalah umum absensi pekerja lapangan

Menyusun dokumen absensi pengawas proyek nggak selalu gampang. Apalagi jika lokasi proyek jauh dari kota atau wilayah terpencil, prosesnya lebih rumit. Ini beberapa masalah yang sering dihadapi:

• Sinyal internet lemah bikin susah

Banyak proyek di daerah terpencil nggak punya koneksi internet stabil, sehingga menyulitkan penggunaan absensi digital dan akhirnya tim terpaksa pakai kertas manual untuk mencatat kehadiran.

• Absensi kertas juga bermasalah

Catatan absen manual bisa hilang, rusak, atau salah isi. Ada juga risiko kecurangan, misalnya seseorang memanipulasi catatan absen buat orang lain atau “titip absen”.

• Data tak langsung tersedia

Kalau proyek punya banyak lokasi, manajer kesulitan saat butuh data kehadiran dengan cepat. Absensi kertas bikin laporan telat sampai ke kantor dan rekapnya juga nggak selalu akurat.

• Menggabungkan data itu ribet

Bisa saja absensi proyek pakai aplikasi, kertas, atau perangkat stasioner, tapi menyatukan data berbeda  butuh waktu. Kesalahan paling umum adalah error pada input data dan sinkronisasi.

Baca juga: Sistem Shift Kerja Konstruksi untuk Tingkatkan Efisiensi Proyek

Manfaat punya format absen pengawas proyek yang baik

Pengawas proyek punya peran besar memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana. Tanpa absensi yang jelas, kita sulit memastikan apakah mereka ada di lapangan saat dibutuhkan. Format absen pengawas proyek yang rapi bikin pemantauan kehadiran lebih mudah.

Format dokumen absen yang baik juga membantu menghitung gaji dengan akurat. Data kehadiran yang jelas mencegah kesalahan pembayaran yang bisa merugikan tim atau perusahaan. 

Selain itu, catatan kehadiran juga memudahkan analisis data. Misalnya, kamu bisa melihat pola keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Ini akan membantu perencanaan proyek lebih baik.

Nah, setiap perusahaan konstruksi umumnya punya template untuk mencatat kehadiran pengawas di lokasi proyek, yang biasanya berisi informasi seperti nama, waktu masuk-keluar, dan lokasi kerja. Template ini bisa berupa tabel di spreadsheet atau fitur di aplikasi absensi digital.

Elemen format absen pengawas proyek

Supaya absensi pengawas proyek bermanfaat, ada elemen yang perlu disertakan. Elemen ini bikin format mudah dipakai dan sesuai kebutuhan proyek. Apa saja?

• Informasi pengawas: Nama lengkap, nomor ID, jabatan, dan lokasi proyek.
• Tanggal dan waktu: Waktu masuk dan keluar, sebaiknya dengan timestamp otomatis.
• Metode absensi: Alat yang dipakai, seperti aplikasi mobile atau pengenalan wajah.
• Lokasi absensi: Verifikasi GPS untuk memastikan pengawas ada di lokasi proyek.
• Catatan tambahan: Kolom untuk alasan terlambat, izin, atau info lain.
• Verifikasi: Tanda tangan digital atau persetujuan manajer untuk validasi.

Elemen ini bikin format absen pengawas proyek rapi dan mendukung manajemen proyek.

Baca juga: Cara Mengatur Jam Kerja Karyawan Remote 

Contoh format absen pengawas proyek

Berikut ini contoh format absen pengawas proyek dengan lima entri. Format ini bisa dipakai di spreadsheet atau aplikasi digital.

Isi semua kolom dengan teliti supaya data akurat dan nggak ada yang terlewat.

Tips membuat format absen pengawas proyek

Supaya catatan absen pengawas proyek maksimal, coba tips ini:

• Jelaskan cara pakai dokumen kehadiran dan pastikan tim tahu langkah-langkah mengisinya, termasuk pengawas proyek dan manajer.
• Cek data rutin dan periksa absensi tiap minggu untuk melihat pola atau masalah, misalnya keterlambatan atau pulang lebih cepat.
• Kasih feedback dan beritahu pengawas soal catatan kehadiran mereka biar lebih disiplin soal waktu kerja mereka.
• Update format absensi dan sesuaikan dengan kebutuhan baru di proyek.

Format absen pengawas proyek di aplikasi digital

Kamu bisa mengandalkan teknologi digital untuk membuat absensi pengawas proyek di lapangan jadi lebih praktis dan efisien: menggunakan aplikasi absensi online. Apa alasannya?

Pertama, aplikasi absensi dirancang untuk pekerja lapangan, pekerja remote, dan karyawan di luar kantor semacam tim sales, sehingga bisa menangani pencatatan kehadiran secara online tanpa harus bolak-balik ke kantor. Contoh yang paling populer adalah Hadirr, aplikasi mobile attendance no. 1 di Indonesia.

Kedua, aplikasi absensi memiliki fitur verifikasi GPS yang berguna untuk melacak posisi riil pekerja lapangan maupun pengawas proyek agar bisa diketahui lokasi mereka. Pengawas cukup buka aplikasi di smartphone, lalu absen dengan verifikasi lokasi. Ini memastikan mereka benar-benar di lokasi proyek.

Ketiga, fitur biometrik pengenalan wajah (face recognition) digital bikin absensi lebih aman. Teknologi ini mencegah buddy punching, di mana orang lain absen bukan atas nama dirinya sendiri, tetapi dengan nama orang lain.

Keempat, sistem presensi digital biasanya terintegrasi dengan sistem HRIS. Data absensi otomatis tersambung ke penggajian, jadi nggak perlu input ulang data. Ini hemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Kelima, aplikasi menyediakan laporan absensi real-time. Manajer bisa mengecek data kehadiran kapan saja, bahkan dari lokasi berbeda. Ini cocok untuk proyek dengan banyak lokasi terpisah.

Hadirr memudahkan sistem absensi proyek

Semua hal di atas bisa dilakukan dengan mudah menggunakan Hadirr. Software absensi digital ini sangat andal untuk menangani laporan kehadiran karyawan multi-lokasi tanpa membutuhkan perangkat absensi stasioner, seperti fingerprint, mesin kartu, spreadsheet dan lainnya.

Pekerja lapangan tak perlu ke kantor untuk absen, tetapi cukup dengan swafoto (selfie) di ponsel masing-masing. Lalu, admin bisa memberikan persetujuan kehadiran di aplikasi, misalnya jika posisi karyawan berdasarkan GPS berada dalam jangkauan titik lokasi yang ditetapkan.

Tukang, mandor, pengawas proyek, dan pekerja lainnya, semuanya bisa mencatatkan kehadiran. Jam clock-in dan clock-out, waktu istirahat, dan keterlambatan akan terekam secara akurat dan otomatis, nggak bisa dimanipulasi. Ini beberapa kelebihan Hadirr untuk absensi proyek:

• Absensi mobile dengan GPS untuk memastik pekerja maupun pengawas absen di lokasi yang benar dan titik-titik yang disetujui.
• Face recognition untuk mencegah kecurangan dengan verifikasi biometrik pengenalan wajah yang canggih.
• Persetujuan absensi dilakukan langsung dari aplikasi.
• Rekap laporan real-time yang memungkinkan manajer memperoleh data kehadiran tim terkini kapan saja, nggak perlu rekap manual yang risiko error-nya tinggi.
• Aplikasi lembur yang juga bisa mencatat jam lembur secara akurat.
• Timesheet digital untuk proyek yang membutuhkan jadwal ketat, misalnya penggunaan alat berat di lokasi proyek.
• Antarmuka intuitif membuat sistem absen digital ini gampang dipakai semua orang.
• Keamanan data dengan teknologi enkripsi untuk menjamin perlindungan data pengguna.
• Terintegrasi dengan HRIS & payroll online Gadjian sehingga memudahkan impor data kehadiran untuk perhitungan gaji.

Mau coba fitur-fiturnya? Kamu bisa daftar akun demo Hadirr gratis. Klik tombol di bawah ini!