Contoh Kasus Fraud Reimbursement & Dampak ke Perusahaan

Pernah merasa ada yang nggak beres dengan pengeluaran operasional perusahaan yang tiba-tiba membengkak? Dan baru sadar setelah melihat hasil pemeriksaan: ternyata cukup banyak fraud reimbursement atau kecurangan karyawan dalam pengajuan klaim penggantian biaya operasional.

Karyawan cuma ngeluarin Rp100.000, tapi ajukan klaim Rp200.000. Intinya, ada yang main tipu-tipu saat klaim penggantian biaya kerja supaya dapat uang lebih dari seharusnya. Kalau ini sering terjadi di kantor, dampaknya terjadi kebocoran anggaran operasional.

Di artikel ini, kita akan bahas contoh fraud reimbursement yang paling sering terjadi, kenapa ini bahaya buat bisnis, dan bagaimana Hadirr bisa membantu mencegah masalah ini. Yuk, simak sampai habis!

Apa itu fraud reimbursement?

Singkatnya, fraud reimbursement itu ketika karyawan melakukan kecurangan untuk mendapatkan penggantian biaya yang nggak seharusnya mereka terima. Bisa jadi mereka memotong atau mengedit bukti pengeluaran, ngasih klaim yang nilainya dilebihkan, atau bikin pengeluaran fiktif yang nggak pernah ada. 

Mungkin nilai klaimnya kecil-kecil. Tapi kalau jadi kebiasaan atau dilakukan banyak karyawan, tentu bisa bikin perusahaan boncos akibat biaya operasional membengkak.

Fraud reimbursement ini biasanya terjadi karena beberapa faktor di perusahaan. Bisa karena sistemnya, prosedur klaim dan persetujuan, atau proses pembayarannya sendiri yang lama.

Misalnya, kalau proses reimbursement manual atau pakai cara lama yang kurang transparan, maka peluang karyawan untuk berbuat curang jadi lebih besar. Belum lagi kalau verifikasi bukti pengeluaran nggak ketat, atau alur persetujuan klaimnya lambat dan berbelit, peluang berbuat curang juga makin besar. 

Baca juga: Sistem Approval Reimbursement Manual vs Digital

Contoh fraud reimbursement yang merugikan perusahaan

Sebetulnya ada banyak contoh kecurangan oleh karyawan terkait klaim penggantian biaya operasional. Di bawah ini beberapa yang paling kerap terjadi dan bikin kas bocor:

1. Klaim biaya fiktif dengan bukti palsu

Modus ini paling banyak dilakukan. Biasanya karyawan bikin struk atau nota palsu supaya bisa klaim biaya yang sebenarnya nggak pernah dikeluarin. Struk editan atau fotocopy kadang susah diendus, apalagi jika prosedurnya cuma lewat pengecekan sepintas tanpa verifikasi mendalam.

2. Menggelembungkan biaya

Karyawan benar-benar mengeluarkan biaya untuk operasional pekerjaan, misalnya menjamu klien atau ongkos transportasi, tetapi nilai yang diklaim melebihi pengeluaran sebenarnya. Contohnya, klaim makan siang Rp200.000 padahal aslinya cuma keluar Rp50.000. Karyawan sengaja nambah-nambah nominal biar dapat penggantian lebih banyak — untung di karyawan, rugi di perusahaan.

3. Membebankan biaya pribadi ke perusahaan

Kecurangan ini dilakukan dengan menyamarkan kepentingan pribadi karyawan dengan kepentingan pekerjaan. Contohnya, biaya servis kendaraan pribadi tapi dia klaim sebagai biaya operasional perusahaan dengan alasan kendaraan dipakai untuk urusan pekerjaan, misalnya jemput klien. Selama tidak ada batasan yang jelas, ini termasuk fraud karena pengeluaran pribadi menjadi tanggungan perusahaan.

4. Pengajuan klaim ganda

Karyawan mengajukan klaim untuk pengeluaran yang sama lebih dari sekali, misalnya mengajukan biaya transportasi yang sama dalam dua periode berbeda atau mengirimkan dokumen bukti klaim yang sama berulang kali. Praktik ini sering tidak sengaja, tapi juga bisa disengaja untuk menggandakan penggantian biaya.

Baca juga: 4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

5. Double Dipping

Karyawan mengklaim penggantian biaya yang sama ke lebih dari satu pihak, misalnya mengajukan klaim kepada perusahaan dan juga pihak ketiga — seperti mitra bisnis atau klien — untuk pengeluaran yang sama. Modus ini sulit dideteksi tanpa sistem yang bisa melacak duplikasi silang.

6. Klaim tanpa bukti fisik

Selain membuat struk palsu, ada juga karyawan yang membuat klaim tanpa melampirkan bukti pengeluaran. Alasannya bisa dicari, misalnya struk atau nota hilang. Ini sengaja memanfaatkan kelonggaran aturan bahwa sebagian biaya bisa klaim tanpa struk, sehingga mudah terjadi kecurangan.

7. Manipulasi tanggal atau detail bukti pengeluaran

Modus yang juga kerap dilakukan adalah mengubah tanggal, lokasi, atau detail transaksi pada bukti pengeluaran asli supaya terlihat sah dan memenuhi syarat klaim, padahal pengeluaran sebenarnya tidak relevan dengan tugas kantor.

Kalau perusahaan kamu masih pakai sistem manual, bakal susah banget buat cek satu-satu, jadinya fraud gampang lewat. Apalagi kalau dokumen bukti masih pakai cetak fisik, rawan hilang, rusak, atau dimanipulasi.

Baca juga: Aplikasi Reimbursement Online Tingkatkan Transparansi di Perusahaan

Dampak fraud reimbursement bagi perusahaan

Kalau fraud reimbursement dibiarkan dan tidak dilacak, ini yang mungkin bakal terjadi:

• Kantong perusahaan jebol

Dana operasional yang harusnya buat mendukung pengembangan bisnis malah bocor. Bayangkan kalau tiap bulan ada pengeluaran yang nggak kelihatan, akumulasi kerugian finansial perusahaan bisa gede banget.

• Kepercayaan rusak

Masalah fraud yang terdeteksi dan ketahuan bisa merusak kepercayaan dan tentu saja bikin hubungan kerja retak dan moral tim turun drastis. Perasaan nggak enak antara atasan dan karyawan juga akan membuat lingkungan kerja nggak kondusif. 

• Sumber daya teralihkan

Ada waktu dan tenaga yang dipakai buat melacak dan mengurus kecurangan, sehingga bikin nggak produktif. Harusnya tenaga finance fokus pada pekerjaan utama mereka, bukan malah teralihkan buat investigasi fraud reimbursement.

• Citra perusahaan bisa terganggu

Perusahaan yang membiarkan fraud dianggap memiliki pengelolaan keuangan yang buruk dan tidak efisien. Kalau kasus fraud reimbursement sampai bocor ke publik, reputasi perusahaan bisa kena imbasnya, terutama di mata investor, mitra bisnis, dan pelanggan.

Jadi, mencegah fraud reimbursement itu wajib banget supaya perusahaan tetap sehat finansial dan sustainable.

Cegah fraud reimbursement dengan aplikasi digital

Hadirr, sebagai aplikasi reimbursement online, menawarkan solusi untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam proses reimbursement, sehingga mencegah risiko fraud oleh karyawan. Prosesnya 100% digital, paperless, dan data klaim terpusat sehingga memudahkan koordinasi pengelolaan keuangan.

Berikut ini fitur unggulan Hadirr untuk mengelola reimbursement digital karyawan:

Pengaturan jenis reimburse dan anggarannya

Semua pengaturan reimbursement dilakukan di aplikasi. Tetapkan kategori biaya apa saja yang boleh diklaim ke kantor, misalnya transportasi, akomodasi, BBM, atau uang makan (untuk menjamu klien), besaran anggaran, dan limit penggantian setiap item. Ini akan menghindari biaya “aneh-aneh” dari karyawan. 

Pengajuan klaim online

Karyawan tinggal kirim klaim lewat aplikasi. Bukti pengeluaran difoto dan diunggah, jadi nggak ada pengajuan tanpa struk atau nota asli. Karyawan bisa melampirkan maksimal 12 foto dalam setiap pengajuan klaim. Semua bukti tersimpan digital dan gampang dicek dan diverifikasi oleh HR/Finance.

Verifikasi dan persetujuan

Klaim nggak langsung dibayar, tapi harus melewati prosedur pemeriksaan lebih dulu oleh super-admin dan admin pendukung. Lalu, klaim baru bisa disetujui atau ditolak. Klaim yang disetujui baru akan dibayarkan.

Pelacakan reimbursement real-time

Untuk melihat daftar reimbursement, buka menu Reimbursement di aplikasi Hadirr. Cek semua klaim yang diajukan karyawan, lengkap dengan tanggal pengajuan, nama, event, kategori, jumlah nominal, dan status. Ada tiga status: menunggu, disetujui, dan dibayar. Kamu juga bisa mengunduh laporan reimbursement jika membutuhkannya.

Rekap anggaran reimbursement otomatis

Di submenu Daftar Reimbursement, kamu juga bisa melihat sisa anggaran per kategori atau jenis reimburse dan histori penggunaan limit. Ini membantu memberikan insight biaya apa yang paling banyak diklaim karyawan dan berapa jumlahnya. 

Terhubung dengan sistem payroll

Hadirr terintegrasi dengan aplikasi penggajian karyawan Gadjian untuk pembayaran klaim penggantian biaya lebih cepat. Pembayaran reimbursement bisa disatukan dengan gaji maupun ditransfer terpisah.

Nggak cuma reimbursement, Hadirr juga punya fitur keren untuk bantu kamu mengefisienkan pelacakan kehadiran, waktu kerja, jam lembur, dan kunjungan klien oleh sales atau tenaga lapangan. Aplikasi absensi online ini punya fitur face recognition dan anti-fake GPS untuk verifikasi kehadiran karyawan dan titik lokasinya, sehingga bisa menekan kecurangan karyawan.

Jadi, kalau kamu ingin membangun sistem kerja yang minim kecurangan — reimburse, jam kerja, lembur, dan jadwal timesheet — maka sudah tepat jika memilih Hadirr. Dengan fitur lengkap dan mudah digunakan, Hadirr tersedia dengan harga terjangkau dan bisa digunakan oleh bisnis kecil hingga perusahaan besar.

Mau coba gratis Hadirr atau daftar berlangganan? Yuk klik tombol di bawah ini!