9+ Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Sebuah perusahaan lazim menggunakan pembiayaan dengan sistem reimbursement. Reimbursement adalah sistem penggantian biaya yang digunakan oleh karyawan. Biasanya perusahaan meminta karyawan mengeluarkan biaya sendiri, lalu kemudian melakukan klaim atau reimburse kepada perusahaan untuk menggantikan biaya yang sudah dikeluarkan tersebut.

Pihak manajemen hanya perlu memberikan contoh form reimbursement perusahaan ketika karyawan akan mulai melakukan aktivitas yang menggunakan sistem reimburse. Karyawan tinggal mengisi form tersebut dan menyerahkannya pada manajemen.

Sistem reimbursement sering digunakan, tetapi masih ada kendala yang timbul baik bagi perusahaan maupun karyawan. Hal ini tentu menghambat jalannya proses operasional. Selain itu juga memungkinkan menghambat hak karyawan.

Jenis Biaya Reimbursement

Berbeda perusahaan tentu saja memiliki peraturan yang berbeda juga. Ada beberapa jenis biaya yang biasanya diberlakukan dengan sistem reimbursement. 

Masing-masing perusahaan memiliki peratusan yang berbeda-beda terhadap penerapan sistem reimbursement, tapi kebanyakan memiliki jenis biaya reimbursement yang sama. Jenis-jenis biaya tersebut adalah:

Penggantian Biaya Kesehatan

Beberapa perusahaan memberikan fasilitas kesehatan dengan sistem reimburse. Fasilitas kesehatan tersebut yaitu penggantian biaya konsultasi dokter, biaya medical check up, biaya obat, biaya kacamata, biaya ke dokter gigi, biaya ke dokter spesialis mata. 

Sistemnya, karyawan melakukan aktivitas berobat terlebih dahulu menggunakan biaya sendiri. Lalu, karyawan bisa melakukan reimbursement kepada perusahaan, dengan melampirkan syarat reimbursement yang dibutuhkan. Misalnya, salinan resep, salinan diagnosis, dan kuitansi pembayaran obat/konsultasi dokter. 

Baca Juga: 4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Penggantian Biaya Perjalanan

Sering kali perusahaan mengutus karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Perjalanan ini bisa ke luar kota atau luar negeri. Ada perusahaan yang menggunakan sistem reimburse untuk biaya perjalanan ini. 

Contoh reimbursement: Karyawan A diminta mewakili perusahaan untuk hadir di pertemuan antar cabang di luar negri. A harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu untuk membiayai semua perjalanan dinas tersebut. Setelah perjalanan selesai, karyawan bisa mengajukan klaim atas semua biaya yang ditimbulkan selama perjalanan dinas. 

Biaya yang bisa di-reimburse adalah biaya tiket pesawat, transportasi dan akomodasi selama dinas, dan biaya makan. 

Penggantian Biaya Bisnis

Penggantian biaya bisnis adalah hal yang paling jarang dibandingkan dengan dua jenis penggantian biaya sebelumnya. 

Untuk penggantian biaya bisnis biasanya diberikan kepada karyawan yang dipercaya untuk mengelola cabang bisnis perusahaan tersebut.

Misalnya, seorang karyawan diminta membangun bisnis dan diberikan bujet sebesar Rp100 juta. Karyawan tersebut menggunakan uang pribadinya dahulu untuk menyewa gedung kantor, membeli perlengkapan kantor, biaya pelatihan, biaya transportasi dan makan, biaya pulsa dan internet, serta biaya lain yang ada hubungannya dengan bisnis tersebut.

Setelah bisnis selesai atau dalam waktu tertentu (yang sudah disepakati bersama), karyawan dapat melakukan reimbursement kepada manajemen kantor.

Jenis Biaya	Contoh Item	Dokumen Wajib	Perlu Approval Bertingkat?
Operasional Bisnis	Transportasi dinas lokal, pulsa/internet kerja, peralatan kerja, pelatihan, sewa venue	Kuitansi, faktur, invoice, kontrak (jika ada)	Ya, atasan langsung & finance, kadang direksi untuk nominal besar
Kesehatan	Konsultasi dokter, obat, rawat inap, medical check-up	Resep dokter, hasil diagnosis, kuitansi asli dari fasilitas kesehatan	Biasanya tidak, cukup atasan langsung/HR
Perjalanan Dinas	Tiket pesawat/KA, akomodasi hotel, transportasi lokal, uang makan harian	Boarding pass, invoice hotel, kuitansi transportasi, laporan perjalanan	Ya, atasan langsung & finance

Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Sebagai pemilik perusahaan, Anda harus memiliki form reimbursement. Ini adalah contoh form reimbursement perusahaan yang biasa digunakan dalam operasionalnya. 

1. Contoh Form Reimbursement Transportasi Perjalanan Dinas

2. Contoh Form Reimbursement Hotel

3. Contoh Form Reimbursement Makan

4. Contoh Form Reimbursement Transportasi

5. Contoh Form Reimbursement Kesehatan

6. Contoh Form Reimbursement Perlengkapan Kerja

7. Contoh Form Reimbursement Pelatihan

8. Contoh Form Reimbursement Entertainment

9. Contoh Form Reimbursement Internet & Komunikasi

Contoh laporan reimbursement lainnya juga bisa Anda lihat di berbagai web di situs pencarian online. 

Apakah Reimbursement Perusahaan Kena Pajak PPh 21?

Penggantian biaya operasional yang sudah dikeluarkan karyawan atas nama perusahaan, dengan bukti transaksi jelas, umumnya tidak diperlakukan sebagai penghasilan tambahan. Artinya, reimbursement karyawan tidak dikenakan PPh.

Tetapi, apabila penggantian tersebut dianggap sebagai tambahan penghasilan (misalnya, tidak ada bukti dokumen yang sah atau tidak relevan dengan pekerjaan), maka reimbursement dapat dianggap sebagai objek pajak dan dikenakan PPh Pasal 21 untuk karyawan.

Baca juga: Contoh Kasus Fraud Reimbursement & Dampak ke Perusahaan

Kendala Umum Reimbursement Perusahaan dengan Sistem Manual

Proses reimbursement manual sering menimbulkan empat masalah yang sama di banyak perusahaan: pencairan yang lambat, risiko dokumen hilang, proses approval yang berbelit, dan ketergantungan pada kartu kredit pribadi karyawan.

Proses reimbursement yang memakan waktu

Karyawan harus mengumpulkan kuitansi fisik, mengisi formulir, menunggu persetujuan berjenjang melalui email atau tanda tangan basah, lalu menunggu jadwal pencairan dari tim finance. Di banyak perusahaan, seluruh proses ini dapat memakan waktu dua hingga empat minggu sejak pengajuan hingga dana diterima.

Risiko dokumen hilang atau rusak

Kuitansi fisik mudah hilang, pudar, atau terselip. Tanpa bukti transaksi yang valid, klaim biasanya ditolak sesuai kebijakan perusahaan. Masalah ini lebih sering disebabkan oleh risiko administratif daripada unsur penyalahgunaan.

Proses verifikasi yang terlalu berlapis

Perusahaan memang membutuhkan proses verifikasi untuk mencegah klaim fiktif dan kebocoran anggaran. Namun, tanpa sistem yang terintegrasi, setiap pengajuan harus diperiksa secara manual. Akibatnya, karyawan merasa prosesnya berbelit, sementara tim finance menghabiskan banyak waktu untuk memverifikasi dokumen satu per satu.

Ketergantungan pada kartu kredit pribadi

Beberapa pengeluaran bisnis, seperti tiket pesawat dan hotel, harus dibayar di muka menggunakan metode pembayaran non-tunai. Karyawan yang tidak memiliki kartu kredit sering kesulitan melakukan transaksi. Sementara itu, mereka yang menggunakan kartu kredit pribadi berisiko menanggung bunga apabila proses reimbursement terlambat.

Keempat kendala tersebut menjadi alasan utama banyak perusahaan beralih dari formulir kertas atau spreadsheet ke sistem klaim online. Tujuannya bukan sekadar mengikuti digitalisasi, tetapi mengurangi hambatan administratif, mempercepat pencairan, dan memberikan proses klaim yang lebih transparan bagi seluruh pihak.

Baca juga: Audit Sering Ribet? Aplikasi Reimburse Perjalanan Dinas Ini Bikin Semua Rapi & Otomatis

Otomatisasi Reimbursement Perusahaan dengan Hadirr

Cara paling efektif mengatasi empat kendala di atas adalah memindahkan seluruh alur klaim ke aplikasi reimbursement online Hadirr, di mana karyawan cukup memfoto struk dan unggah dari HP, atasan approve dalam satu tap, dan finance melihat semua klaim dalam satu dashboard tanpa rekap manual.

Hadirr adalah aplikasi absensi digital yang dilengkapi dengan fitur reimbursement untuk pengajuan dan persetujuan penggantian uang pribadi karyawan dengan proses yang cepat dan transparan. Caranya sederhana, semua klaim dilakukan di aplikasi tanpa form kertas.

Kelebihan Fitur Reimbursement Hadirr

Pengajuan klaim dari aplikasi mobile

Karyawan cukup membuka aplikasi Hadirr di ponsel, lalu isi detail pengeluaran (jenis, nominal, tanggal) dan unggah foto struk atau bukti transaksi dari galeri. Langsung submit klaim dalam hitungan detik.

Alur approval berjenjang otomatis

Pengajuan klaim otomatis diteruskan ke atasan langsung untuk persetujuan, lalu lanjut ke finance untuk verifikasi sebelum pencairan. Tidak perlu email bolak-balik atau tanda tangan basah.

Dashboard terpusat untuk Finance & HR

Semua klaim reimbursement terlihat dalam satu dashboard, tak perlu pakai Excel. Daftar reimburse bisa difilter berdasarkan karyawan, departemen, kategori, atau periode. Admin juga dapat mengecek langsung status pengajuan klaim satu per satu.

Kategori reimbursement yang fleksibel

Hadirr menyediakan default kategori, seperti kesehatan, transportasi, perjalanan dinas, dan operasional umum. Admin bisa menambah, mengedit, atau menonaktifkan kategori sesuai kebijakan perusahaan.

Laporan & ekspor data

Riwayat reimbursement per karyawan/departemen tersedia lengkap dan bisa diunduh dalam format Excel untuk audit atau akuntansi.

Keamanan data

Semua data tersimpan terenkripsi di aplikasi cloud, sehingga tidak perlu khawatir data hilang, rusak, atau tidak bisa diakses. Tak ada lagi berkas reimburse bertumpuk di meja atau memenuhi lemari kantor.

Hemat biaya

Tidak perlu cetak form reimburse kertas. Format digital menghemat biaya dan juga ramah lingkungan. Dengan Hadirr, tidak ada batasan pengajuan reimburse per hari (karyawan boleh mengajukan klaim berkali-kali).

Integrasi dengan payroll

Data reimbursement bisa langsung diintegrasikan dengan sistem payroll online untuk perhitungan gaji otomatis. Ini memudahkan pembayaran klaim karyawan lebih cepat.

Kontrol biaya lebih efektif

Dashboard Hadirr memudahkan finance dan manajemen memonitor pengajuan, status approval, dan total pengeluaran per periode. Data ini membantu kontrol budget operasional dan mempercepat rekonsiliasi di akhir bulan. 

Fitur reimbursement ini sudah termasuk dalam paket langganan aplikasi Hadirr.