CRM Berbasis Cloud vs On Premise: Cerita Para Pengguna

Ketika bisnis mulai berkembang dan jumlah pelanggan bertambah, banyak pemilik usaha mulai mempertimbangkan penggunaan software CRM untuk membantu mengelola hubungan dengan pelanggan. Nah, pertanyaan yang biasa muncul pertama kali adalah: lebih baik pilih CRM berbasis cloud atau CRM on premise? 

CRM berbasis cloud adalah aplikasi CRM online yang mengandalkan internet dan bisa diakses dari mana saja lewat berbagai perangkat, termasuk mobile devices. Sedangkan CRM on premise merupakan software berbasis server lokal, di-instal di perangkat tertentu, dan tidak bisa diakses secara online—hanya terbatas di lingkungan kantor saja.

Pertanyaan di atas sebenarnya tidak hanya soal teknologi, tapi juga soal kebutuhan, gaya kerja, dan juga karakter bisnis. Dua-duanya hanya alat, sementara upaya dan strategi hubungan pelanggan dan penjualan tetap bergantung pada manusianya.

Nah, biar tahu plus-minusnya kedua jenis CRM ini, simak cerita para pengguna atau testimoni dari aplikasi tersebut. Barangkali, kisah ini bisa memberikan wawasan dalam memilih CRM untuk industri kamu.

Setia dengan CRM on premise 

Andre adalah pemilik perusahaan distributor alat kesehatan yang berdiri sejak 2009 di Surabaya. Dari awal, ia memutuskan untuk menggunakan CRM on premise.  Sistem CRM-nya diinstal dan dijalankan di server fisik milik perusahaannya sendiri.

“Saya merasa lebih aman kalau semua data ada di tangan sendiri,” katanya. 

Baginya, kontrol adalah segalanya. Apalagi data pelanggannya tergolong sensitif, sehingga ia merasa lebih tenang jika tidak terhubung dengan internet.

Tapi tentu ada konsekuensinya. Ia harus mengeluarkan biaya cukup besar di awal untuk membeli lisensi software dan perangkat keras—termasuk komputer dan server. Belum lagi biaya maintenance dan tim IT internal untuk memastikan sistem berjalan lancar.

“Kalau ada masalah, ya harus tangani sendiri. Tapi saya sudah terbiasa,” tambahnya. 

Namun, ketika pandemi melanda dan semua staf harus bekerja dari rumah, sistem on premise miliknya mulai terasa kaku. Ia harus buru-buru menyiapkan akses VPN dan menghadapi keterbatasan akses jarak jauh.

“Masalahnya, VPN ini bikin lambat, dan akses real-time jadi susah,” katanya.

Baca juga: Cara Tepat Memilih Aplikasi CRM untuk Bisnis

Gesit dengan CRM berbasis cloud 

Berbeda dengan Andre, Hani adalah pemilik fashion lokal yang baru berdiri tiga tahun lalu di Bandung. Ia langsung menggunakan CRM berbasis cloud sejak awal.

“Saya suka yang praktis dan bisa diakses dari mana saja. Apalagi tim saya banyak yang kerja remote,” ujarnya. 

Dengan CRM marketing berbasis cloud, ia tak perlu pusing dengan instalasi, server, atau maintenance. Semua langsung tersedia begitu langganan dimulai.

Dia juga merasakan manfaat pembaruan fitur secara otomatis dan integrasi yang mudah dengan tools lain seperti email marketing dan e-commerce platform. Meski demikian, ia juga mengakui bahwa ada tantangan saat menggunakan aplikasi cloud.

“Tergantung koneksi internet. Kalau sedang lambat, ya kerja jadi terhambat juga.” 

Selain itu, ada kekhawatiran soal keamanan data di server pihak ketiga, meski ia tahu penyedia cloud biasanya punya standar keamanan tinggi.

Pebisnis UKM yang mobile

Intan, pemilik bisnis katering sehat dan camilan organik di Jakarta Selatan, memulai usahanya dari nol. Saat timnya mulai berkembang, ia butuh sistem untuk mengelola pelanggan dan pesanan—CRM untuk UKM.

“Saya pilih CRM berbasis cloud dari awal, soalnya nggak punya waktu buat repot install atau setting macam-macam, maunya yang langsung pakai. Saya pilih yang ringan, cepat, dan bisa dibawa ke mana aja,” ujarnya.

Dengan tim delivery dan marketing yang sering kerja di luar, CRM cloud jadi penyelamat. Semua data pelanggan, status pesanan, bahkan feedback bisa dipantau dari ponsel.

“Saya bisa approve diskon, cek target penjualan, sampai lihat testimoni pelanggan setiap waktu, bahkan saat perjalanan pulang dari supplier,” katanya.

Namun, bukan berarti semua manis dan mulus. Masalahnya, selain keamanan data, sistem cloud juga sangat bergantung pada keandalan server di data center.

“Pernah server CRM down beberapa jam, dan itu bikin saya panik. Nggak bisa akses data pelanggan, padahal hari itu banyak pesanan masuk.” 

Ia juga sempat merasa khawatir soal privasi data, apalagi setelah mendengar berita soal kebocoran data di platform lain. Tapi sejauh ini, penyedia CRM-nya cukup tanggap dan proaktif menjaga kepercayaan. Baginya, fleksibilitas dan efisiensi tetap menang mengalahkan kekhawatirannya.

Baca juga: 3 Jenis CRM yang Harus Dipertimbangkan untuk Strategi Bisnis

CRM hybrid berbasis on premise

Rafik, manajer IT di sebuah perusahaan manufaktur di Tangerang, punya sejarah panjang dengan sistem CRM on premise. Selama bertahun-tahun, sistem itu berjalan solid, apalagi perusahaan punya regulasi ketat soal data.

“Dulu, semua sistem harus lokal. Kami percaya dengan kendali penuh—server di ruang sebelah, tim IT sendiri, semua serba aman. Kontrol memang maksimal, tapi biayanya? Tinggi. Dan tidak semua perusahaan bisa seperti kami,” ujarnya bangga.

Tapi situasi mulai berubah sejak pandemi. Banyak staf yang harus bekerja dari rumah, dan tim sales sering turun ke lapangan tanpa bisa mengakses data klien secara real-time. Untuk mengatasinya, mereka mengembangkan sistem hybrid—kombinasi antara server lokal dan akses cloud terbatas. 

“Secara teknis memungkinkan, tapi jujur saja, ini bikin tim IT kerja dua kali lebih berat. Keamanan, latensi, dan maintenance jadi tantangan tersendiri,” tambahnya.

Ia mengakui bahwa CRM on premise memang punya keunggulan dalam kendali dan keamanan, tapi di sisi lain, keterbatasannya membuat perusahaan harus lebih banyak berinvestasi dalam infrastruktur dan tim teknis. 

“Kalau bukan karena kami punya kapasitas internal, mungkin sudah dari dulu pindah ke cloud.”

CRM berbasis cloud vs on premise: sesuaikan dengan kebutuhan

Dari cerita di atas, kita bisa melihat bahwa baik CRM berbasis cloud maupun CRM on premise memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Pilihan kamu sangat bergantung pada kebutuhan spesifik industri kamu, sumber daya, dan cara kerja tim kamu.

CRM on premise cocok bagi bisnis yang memprioritaskan kontrol penuh dan punya tim IT internal yang solid. Sementara CRM berbasis cloud lebih pas untuk usaha yang dinamis, mobile, dan ingin skalabilitas tinggi tanpa repot mikirin infrastruktur yang ngabisin duit. Kira-kira seperti di bawah ini opsinya.

Pilih CRM on premise jika perusahaan kamu:

• mau kontrol penuh atas keamanan data pelanggan dan penjualan—atau kamu tipe orang yang sulit percaya sama orang lain.
• ingin akses penuh tanpa perlu koneksi internet dan nggak pernah mengakses CRM jarak jauh atau di luar kantor.
• punya sumber daya yang memadai, termasuk biaya, tim IT, dan infrastruktur—komputer dan server fisik untuk mengelola database sendiri.
• siap repot dengan maintenance sendiri, dari mulai install, update, sampai troubleshooting masalah yang mungkin muncul.

Pilih CRM cloud jika perusahaan kamu:

• cari aplikasi yang langsung pakai, nggak mau repot dengan urusan teknis. 
• ingin akses fleksibel dari mana saja, terutama dengan perangkat mobile untuk memudahkan pekerjaan tim sales lapangan.
• mau yang efisien karena budget terbatas dan nggak punya sumber daya IT
• butuh data real-time, biar bisa gercep merespons pelanggan.

Hadirr Sales: CRM cloud yang efisien, aman, dan andal 

Masih ragu pakai CRM berbasis cloud karena khawatir soal keamanan dan keandalan? Tenang, kamu bisa pakai Hadirr Sales. Aplikasi CRM cloud ini dirancang untuk menjawab semua kekhawatiran kamu:

• Data aman dan terlindungi: Hadirr menggunakan infrastruktur Amazon Web Services (AWS) yang telah teruji secara global dalam hal keamanan dan skalabilitas. Data kamu dilindungi dengan enkripsi SSL dan sistem keamanan berlapis.
• Akses real-time dan andal: Dengan server yang selalu aktif 24/7 dan dukungan teknis responsif, kamu bisa tenang memantau kinerja tim sales dan progres penjualan kapan saja dan di mana saja.
• Skip urusan maintenance: Nggak perlu tim IT atau investasi hardware dan nggak perlu mikir masalah teknis. Cukup mendaftar berlangganan, lalu login, Hadirr langsung bisa dipakai dan otomatis updated.

• Mendukung mobilitas tim lapangan: Hadirr Sales merupakan mobile CRM cloud yang cocok untuk tim sales yang lebih banyak aktif di luar kantor. Bisa diakses cepat via smartphone, data instan, dan kolaborasi lancar.
• Customer support responsif: Tim dukungan kami siap membantu dengan cepat dan ramah. Layanan pelanggan kami bukan ditangani robot AI, tapi manusia yang memahami kebutuhan kamu.
• Scalable dan terjangkau:  Hadirr tersedia untuk bisnis dengan minimal 6 orang karyawan. Aplikasi ini sangat cocok untuk bisnis UKM yang ingin menginginkan CRM cloud ringan dan efisien dengan harga terjangkau.

Masih ragu juga? Coba gratis aja dulu. Kamu juga bisa baca testimoni pengguna Hadirr sebelum berlangganan.