Bayangkan jika Anda menjadi seorang manajer penjualan yang bertugas memimpin tim yang penuh dengan ambisi. Tim Anda bekerja tanpa kenal lelah untuk mencapai target dan meningkatkan pendapatan bagi perusahaan. 

Dalam kepadatan aktivitas tersebut, bagaimana Anda dapat memantau kemajuan mereka, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, dan mempresentasikan pencapaian performa tim dengan mudah dan praktis? 

Inilah peran dari alat dan aplikasi monitoring sales activity (pelacak aktivitas penjualan) yang menyajikan metrik utama untuk mengevaluasi performa tim penjualan dan bisnis dengan lebih akurat dan mencapai target penjualan dengan gambaran yang lebih jelas.

Artikel ini akan membahas apa itu aplikasi monitoring sales dan beberapa contoh template monitoring sales activity yang akan memudahkan pekerjaan Anda.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi Monitoring Sales?

Image by pressfoto on Freepik - Aplikasi Monitoring Sales

Aplikasi monitoring sales activity merupakan sebuah alat yang membantu manajer sales untuk mengelola performa pencapaian tim dalam memenuhi target. Alat ini juga membantu tim sales untuk mengelola kontak/pelanggan, deals dan kuota penjualan dengan lebih efektif. 

Semua aktivitas penjualan yang berlangsung dikelola dan dianalisis secara terdigitalisasi oleh sistem sehingga nantinya mengarahkan bisnis mengambil keputusan yang tepat dalam penjualan. 

Pada umumnya, beberapa perusahaan memilih spreadsheet untuk memantau aktivitas penjualan karena kemudahan penggunaannya. Namun, spreadsheet kurang efektif jika bisnis Anda menangani penjualan dalam volume besar. 

Hal ini disebabkan oleh sulitnya pengelolaan manual ketika volume penjualan meningkat, sulit berbagi dokumen untuk diakses oleh banyak pengguna, serta rendahnya kualitas analisis penjualan dan tidak mudah dipresentasikan secara detail.

Oleh karena itu, banyak bisnis beralih menggunakan aplikasi monitoring sales activity untuk melakukan pemantauan sales hanya dalam satu tempat. Segala data penjualan yang dibutuhkan tersimpan secara terperinci dan mudah diatur. Data ini akan menginformasikan apakah KPI sales Anda tetap mencapai sasaran atau perlu penyempurnaan.

Salah satu manfaat menggunakan aplikasi sales monitoring adalah menghemat lebih banyak waktu berkat otomatisasi pembuatan sales report dan kinerja karyawan.

Baca Juga: Cara Membuat Analisis Data Penjualan dan Contohnya

9 Contoh Template Monitoring Sales Activity

Berikut disajikan contoh laporan sales activity dari beberapa alat dan aplikasi monitoring sales yang akan membantu Anda melacak penjualan, memantau efektivitas tim sales, serta mengambil keputusan yang bijak berdasarkan data untuk perusahaan. 

1. Aplikasi Monitoring Sales Hadirr

Aplikasi CRM Hadirr

Jika Anda membutuhkan paket lengkap manajemen sales yang dapat membantu bisnis melacak tim sales, menyimpan data pelanggan serta mengelola hubungan yang baik antara bisnis dan pelanggan, maka aplikasi CRM Hadirr adalah pilihan yang tepat,

Berikut ini beragam fitur CRM yang dapat Anda andalkan dari Hadirr : 

  • Manajemen data pelanggan. Fitur ini mengelola data pelanggan dan mengelompokkannya sesuai kebutuhan tim sales. Hal ini memungkinkan tim untuk membuat strategi yang lebih terarah dan efektif dalam kampanye pemasaran.
  • Visualisasi tahapan sales pipeline. Seluruh tim dapat memantau proses penjualan dari calon pelanggan hingga pelanggan setia. Penambahan informasi dari setiap tahapan terjadi secara otomatis sehingga lebih fleksibel daripada spreadsheet.
  • Dasbor sales admin. Membantu sales admin dalam memantau dan melacak proses penjualan yang sedang berlangsung dengan visualisasi yang jelas dan mudah dipahami. Tidak perlu lagi mengunduh laporan penjualan satu per satu.
  • Monitoring kinerja tim sales. Kinerja setiap individu dalam tim penjualan akan terpantau dengan jelas melalui data digital, seperti melihat posisi sales, durasi kunjungan, dan biaya yang dikeluarkan selama kunjungan.
  • Analisa data sales. Manajer cukup melihat data individu sales dan membaca proses penjualan tiap individu tanpa perlu menghubungi mereka satu per satu.
  • Tersedia dalam versi mobile. Mempermudah tim sales lapangan untuk membuat laporan kunjungan secara langsung dari ponsel pribadinya.
  • Kustomisasi informasi dan sales pipeline. Tim penjualan dapat dengan mudah menentukan dan mengatur SOP penjualan. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan tim lapangan untuk menambahkan informasi yang diperoleh saat melakukan kunjungan ke lapangan.
  • Unduh data penjualan. Menyediakan penyimpanan digital di cloud sehingga dapat mengunduh seluruh data laporan penjualan dengan cepat.
  • Monitor dan evaluasi KPI sales. Dengan adanya fitur ini, pimpinan organisasi dapat lebih mudah mengatur KPI karyawan, khususnya untuk tim sales. Hadirr akan membantu memantau pencapaian tim terhadap KPI yang telah ditetapkan.

2. Template Analisis Customer Churn

Monitoring Sales Activity Customer Churn

Jika Anda memiliki beberapa hubungan pelanggan yang perlu dikelola secara bersamaan untuk menjaga retensi, template ini akan membantu Anda. Template ini dapat ditambahkan sebagai tab pada workbook yang lebih besar untuk melacak akun dari prospek hingga terjadinya transaksi (deals).

Template analisis churn rate membantu tim sales untuk mengukur tingkat churn dan retensi secara periodik, merancang strategi meningkatkan retensi, serta menawarkan informasi untuk pemahaman lebih lanjut mengapa pelanggan keluar atau bertahan dengan bisnis Anda.

3. Template Prakiraan Penjualan (Sales Forecasting)

Monitoring Sales Activity Forecasting

Template sales forecasting ini memungkinkan Anda untuk melihat estimasi nilai pendapatan yang akan diperoleh perusahaan pada masa akan datang. Template ini menawarkan wawasan berupa tahapan pipeline, potensi nilai kesepakatan, dan probabilitas tercapainya closing deals.

Dengan menggunakan tempalate ini, Anda mendapatkan gambaran kemajuan penjualan per kuartal, lembar kerja sederhana agar memasukkan dan meginterpretasikan data jadi lebih mudah, serta cocok untuk tim penjualan skala kecil.

4. Template Sales Plan

Monitoring Sales Activity Plan

Dengan menggunakan template sales plan ini, Anda dapat merencanakan tujuan penjualan dengan lebih fleksibel dan fungsional menggunakan spreadsheet Excel. Template ini dirancang untuk memudahkan perencanaan penjualan Anda dalam jangka waktu 12 bulan dengan produk yang terpisah dalam setiap barisnya. 

Template ini mencakup kolom untuk kinerja tahun sebelumnya, target penjualan saat ini, dan hasil penjualan yang dicapai. Buatlah rencana penjualan tahunan Anda dan bandingkan data dari waktu ke waktu serta antar produk untuk melihat perkembangan penjualan.

Baca Juga: Contoh HR Analytics dan Aplikasi Pendukung

5. Template Sales Pipeline

Monitoring Sales Pipeline Activity

Dengan menggunakan template ini, Anda dapat melihat gambaran besar dari aktivitas tim penjualan Anda, terutama apa yang sedang bergerak melalui jalur penjualan (sales pipeline). Template ini secara detail menunjukkan jumlah kesepakatan di setiap tahap dan memvisualisasikan kemajuan dan peluang dalam tim penjualan.

Template sales pipeline menggunakan pelacakan yang sederhana untuk mengevaluasi strategi penjualan Anda dengan lebih baik. Pelacak ini memberikan persentase probabilitas rata-rata prospek yang mencapai setiap tahapan penjualan, disertai dengan grafik batang visual yang mudah dipahami. 

Anda akan lebih mudah mengidentifikasi langkah mana dalam pipeline yang perlu ditingkatkan guna membantu tim sales mencapai penjualan lebih efektif.

6. Template Pelacakan Prospek (Lead Tracker)

Prospek Lead Tracker

Jika Anda ingin memantau prospek penjualan, tetapi tidak memerlukan fitur lengkap dari software manajemen hubungan pelanggan (CRM), spreadsheet sales lead tracking ini bisa jadi solusi tepat untuk bisnis Anda. 

Template ini memiliki kolom yang memperinci informasi tentang setiap prospek penjualan, termasuk tanggal dan status kontak. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak komunikasi dengan setiap pelanggan, merencanakan kontak dan tindak lanjut di masa depan, serta mengevaluasi potensi penjualan. 

Selain itu, Anda juga bisa menunjukkan sumber prospek di spreadsheet untuk memantau upaya pemasaran dan melacak bagaimana pelanggan mengenal bisnis Anda.

7. Template Laporan Penjualan Mingguan

Template Monitoring Penjualan Mingguan

Laporan aktivitas penjualan mingguan ini memiliki kolom-kolom praktis yang sesuai dengan tugas dan item tindakan, sehingga tim sales dapat melacak aktivitas mereka setiap minggunya. 

Dengan laporan ini, mereka dapat memeriksa apakah mereka telah memenuhi tujuan dan ekspektasi manajemen, serta memberikan titik referensi bagi mereka untuk mengevaluasi performa. Laporan ini merinci metrik kinerja sales dari hari ke hari dan memberi gambaran variasi dalam mencapai target.

8. Template Sales Data Tracker 

Monitoring Sales Activity Data Tracker

Pelacakan data penjualan (sales data tracking) merupakan metode sederhana namun efektif untuk memvisualisasikan data penjualan Anda. Dengan perencana panggilan penjualan, Anda dapat membantu tim Anda melacak dan mengelola aktivitas kunjungan dan kinerja mereka. 

Template sales data tracker ini menyediakan cuplikan yang mudah digunakan untuk tujuan dan metrik penjualan utama, membantu Anda melacak kinerja tim dengan lebih akurat dan presisi. Di samping itu memungkinkan Anda membuat dasbor penjualan inovatif untuk mencapai rekor penjualan baru.

9. Template Kalkulator Sales Level Agreement (SLA)

Monitoring Sales Activity Agreement

Mengkoordinasikan tim pemasaran dan penjualan dapat menjadi tantangan, tetapi dengan menggunakan alat yang tepat, segalanya menjadi lebih mudah. 

Gunakan template kalkulator SLA (perjanjian tingkat penjualan) ini untuk menghitung dan melacak sasaran berdasarkan prospek pemasaran, memantau kinerja target prospek yang berbeda, dan meningkatkan transparansi di antara kedua tim untuk mendorong keselarasan yang lebih baik.

Anda dapat memasukkan data Anda dan biarkan kalkulator menunjukkan hasil berupa grafik garis yang memberikan perkembangan konversi penjualan yang mudah ditafsirkan selama periode waktu tertentu.

Baca Juga: Cara Praktis Membuat Template Rekap Penjualan Excel

Aplikasi CRM Terbaik untuk Monitoring Aktivitas Sales Anda

cta harga mesin absensi

Monitoring sales activity dapat memberikan gambaran lengkap tentang produktivitas tim sales, tingkat penutupan, proyeksi pendapatan, dan kinerja yang lebih luas. 

Dengan informasi ini, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat, apakah Anda seorang sales, manajer penjualan, atau atasan. Alat monitoring sales activity seperti aplikasi CRM Hadirr dapat membantu Anda melakukan pekerjaan terbaik dalam hal kinerja penjualan.

Hadirr menawarkan fitur lengkap dan terjangkau untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda, di antaranya fitur CRM online untuk mengelola keseluruhan tahapan penjualan dan menyajikan pelaporan yang mudah dipahami dan diunduh. 

Di samping itu, Hadirr membantu aktivitas monitoring produktivitas tim sales melalui dua fitur, yaitu fitur pelacak kunjungan klien (client visit) dan fitur absensi online untuk pencatatan kehadiran yang fleksibel di mana saja sesuai waktu kerja.

Aplikasi Hadirr berbasiskan penyimpanan cloud dan dapat diakses secara mobile di ponsel Anda, sehingga tunggu apa lagi, segera gunakan Hadirr sekarang.

Aplikasi Absensi Online Hadirr
author_hadirr_yosie
Yosie Rizkha A.
Content Writer at Fast-8 Group

Freelance content writer on HR and people management topics.