Tugas Dispatcher di Bisnis Logistik – Dispatching merupakan salah satu hal yang familiar dalam menjalankan sebuah bisnis. 

Untuk menjamin proses produksi berjalan dengan baik dan tidak mengganggu jalannya aktivitas pergudangan, diperlukan sistem dispatching yang baik.

Berikut ini ulasan mengenai dispatching dalam sistem pergudangan :

Definisi Dispatching

Dispatching adalah rutinitas untuk menggerakkan aktivitas produktif melalui pelepasan pesanan dan instruksi. Hal ini diperlukan penyesuaian waktu yang direncanakan sebelumnya. Serta urutan operasi dalam lembar rute dan jadwal pemuatan.

Baca Juga: Siklus Penjualan (Sales Cycle) Bisnis Distribusi

Proses di atas meliputi berbagai hal untuk keperluan produksi, seperti bahan baku, peralatan, dan perlengkapan, petugas yang akan mengerjakannya, alur produksi dan waktu pelaksanaan, dan sebagainya.

Artinya dalam sebuah sistem produksi harus ditentukan kapan dan oleh siapa pekerjaan itu akan diproses dan juga urutan pesanan tunggu yang akan diproses. Keputusan untuk menetapkan berbagai pekerjaan ke mesin dan peralatan ini disebut dengan dispatching.

Orang yang melakukan dispatching disebut dispatcher. Tugas dispatcher ialah mengetahui jumlah produk dari setiap peralatan.

Selain itu, tugas dispatcher juga harus mengawasi kemajuan pesanan yang terus bergerak serta menjamin kegiatan produksi ini tanpa hambatan.

11 Fungsi Dispatcher

Tugas Dispatcher
Tugas Dispatcher Logistik | Hadirr

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa tugas dispatcher yang perlu Anda ketahui agar bisnis berjalan dengan lancar:

  • Mengetahui gambaran dan daftar spesifikasi produk yang diperlukan.
  • Melakukan inspeksi dan memastikan ketersediaan alat produksi.
  • Memeriksa ketersediaan stok barang di gudang serta mengawasi perpindahan barang untuk ke tahapan selanjutnya.
  • Memberikan perintah dan pengesahan operasional bisnis sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah direncanakan sebelumnya.
  • Menentukan pekerjaan atau aktivitas produksi sesuai dengan tempat kerja, tenaga kerja, serta mesin yang tersedia.
  • Menerbitkan kartu instruksi, serta barang-barang lain yang diperlukan oleh staf dalam menjalankan berbagai kegiatan.
  • Mencatat waktu dan selesainya pekerjaan, serta mengajukan tindakan korektif jika dibutuhkan. 
  • Memastikan bahwa setiap tahapan proses pergudangan berjalan dengan lancar hingga ke tahap berikutnya.
  • Memberikan perintah pemeriksaan setelah kegiatan produksi selesai untuk mengetahui hasil kualitas produk.
  • Memeriksa ketersediaan bahan masukan dan memastikan perpindahan bahan dari toko ke proses pertama dan kemudian dari proses ke proses.
  • Mencatat waktu mulai dan selesainya pekerjaan untuk dihitung dan meneruskan tiket waktu ke departemen akun untuk menyiapkan upah.

Baca Juga: Tips Sales Canvassing Agar Pasti Cuan

Tahapan Prosedur Dispatching

Prosedur Dispatching
Tahapan posedur dispatching | Hadirr

a. Store issue order

Memberikan otorisasi toko atau departemen untuk mengirimkan kebutuhan material.

b. Urutan alat

Otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang diperlukan.

c. Perintah kerja

Memberikan instruksi kepada pekerja untuk melanjutkan operasi.

d. Time ticket

Mencatat waktu mulai dan berakhirnya operasi dan menjadi dasar pembayaran pekerja.

e. Perintah inspeksi

Mengirim inspektur untuk melakukan inspeksi dan memberikan laporan tentang kualitas komponen.

f. Perintah pindah

Memberikan persetujuan untuk pemindahan bahan dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas lain untuk operasi lebih lanjut.

Tentu terdapat hal lain yang harus diperhatikan yaitu berupa, semua informasi produksi harus tersedia sebelumnya. Selain itu, berbagai kartu pesanan dan gambar spesifikasi harus disiapkandisiaplan.

Ditambah lagi kemajuan berbagai pesanan harus dicatat dengan benar pada display board. terakhir ialah semua catatan produksi harus dijaga dengan baik.

Jenis Dispatching

1. Sistem terpusat

Dalam sistem ini, departemen pengiriman pusat memesan langsung ke workstation. Cara ini memiliki kelebihan antara lain:

  • Cara ini dinilai lebih fleksibel.
  • Memungkinkan koordinasi yang efektif antar departemen.
  • Pemanfaatan tenaga kerja dan mesin yang efektif dan lebih baik.
  • Karena urgensi pesanan, perubahan jadwal dapat dipengaruhi dengan cepat tanpa mengganggu seluruh sistem.
  • Tingkat kontrol keseluruhan yang lebih besar dapat dicapai.

2. Sistem terdesentralisasi

Dalam sistem ini, pembuatan pesanan sepenuhnya menjadi tugas supervisor. Jadi, mereka harus menentukan urutan kapan pesanan ini di dalam departemen.

Selain itu, adalah tugas pihak-pihak terkait untuk mengirimkan pesanan ini dan memastikan bahwa bahan-bahan yang diperlukan tersedia di setiap mesin dan operator. Sistem ini memiliki beberapa keunggulan, antara lain:

  • Meminimalkan sebagian besar aliran birokrasi.
  • Menghindari laporan yang rumit dan ganda.
  • Meningkatkan efektifitas komunikasi.
  • Mudah untuk memecahkan masalah sehari-hari.
  • Pengawas toko paling tahu tentang tokonya, oleh karena itu, pekerjaan dapat diselesaikan oleh pekerja dan mesin yang paling tepat.

Dispatching dapat meningkatkan efektivitas perusahaan dan menghindari kerugian perusahaan. Pasalnya, penumpukan stok produksi dan produk yang dijual tidak semestinya akan merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan semua hal dengan cermat dan teliti agar proses produksi dapat dilakukan dengan baik.

Baca Juga: Contoh-Contoh Jadwal Kerja 3 Shift

Pantau Efektivitas Kinerja Karyawan

aplikasi sales canvassing
Aplikasi sales canvassing Hadirr | Hadirr

Apabila Anda ingin mempermudah pencatatan kehadiran dan aktivitas karyawan, Anda dapat menggunakan aplikasi Hadirr.

Aplikasi monitoring karyawan, Hadirr, dapat memantau waktu kunjungan karyawan lapangan dengan fitur Visit In/Out (client visit).

Fitur ini juga didukung oleh fitur Hadirr Sales yang memungkinkan Anda mengelola tahap-tahap (pipeline) sales, aktivitas penjualan dan data customer dengan baik. Dengan proses yang termonitor, omzet pun meningkat.

Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi Sales yang Tepat

Selain itu, Hadirr memiliki fitur reimbursement online untuk memudahkan koordinasi pengelolaan keuangan karyawan.

Jadi, tunggu apalagi? Saatnya Anda juga beralih menggunakan Hadirr agar produktivitas perusahaan lebih maksimal.

Aplikasi Absensi Online Hadirr

Writer: ANIS