Efektif Call Sales: Rumus dan Cara Meningkatkan Kinerja Sales
Banyak tim sales masih mengukur produktivitas dari jumlah call yang dilakukan setiap hari. Masalahnya, 50 call belum tentu lebih produktif daripada 20 call jika sebagian besar tidak menghasilkan percakapan yang berarti, follow-up, atau peluang penjualan baru. Karena itu, efektif call perlu dilihat sebagai ukuran kualitas aktivitas, bukan sekadar volume.
Dengan mengukur hasil setiap call (panggilan atau kunjungan) manajer dapat mengetahui apakah waktu sales benar-benar mendorong pipeline atau hanya memenuhi target aktivitas.
Artikel ini membahas cara menghitung effective call rate, cara meningkatkan kualitas call, metrik yang perlu dipantau, serta bagaimana data aktivitas sales dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja tim.
Pengertian Efektif Call dalam Sales
Efektif call adalah panggilan atau kunjungan sales yang menghasilkan setidaknya satu output yang bisa diukur. Bentuknya bisa berupa jadwal follow-up, informasi baru tentang kebutuhan prospek, meeting berikutnya, pemesanan ulang, atau closing.
Jadi, call yang tersambung belum tentu termasuk call yang efektif. Jika sales hanya berbicara dengan prospek tanpa mendapatkan informasi baru atau langkah lanjutan yang jelas, aktivitas tersebut belum tentu memberikan kontribusi berarti pada pipeline.
Dalam field sales dan FMCG, istilah efektif call juga sering digunakan untuk menggambarkan kunjungan ke outlet atau prospek yang menghasilkan transaksi, pemesanan, atau kesepakatan konkret.
Perbedaan antara aktivitas dan hasil ini penting. Tim yang melakukan lebih banyak call belum tentu memiliki produktivitas sales lebih tinggi jika rasio call efektifnya rendah.
Baca juga: Begini Strategi Sales Call untuk Raih Untung Maksimal
Tingkat Efektif Call dan Cara Menghitungnya
Untuk mengetahui kualitas aktivitas sales, perusahaan dapat menggunakan effective call rate (ECR).
Rumusnya:
ECR = (Jumlah Call Efektif ÷ Total Call) × 100%
Sebelum menghitung, perusahaan perlu menentukan apa yang dianggap sebagai panggilan atau kunjungan yang efektif. Kriterianya harus disesuaikan dengan proses penjualan masing-masing.
Misalnya, call dianggap efektif jika sales berhasil mendapatkan informasi kualifikasi prospek, menjadwalkan meeting atau follow-up, mendapatkan pesanan, atau menggerakkan prospek ke tahap berikutnya dalam pipeline.
Contohnya, seorang sales melakukan 40 call dalam sehari. Dari jumlah tersebut, 12 call menghasilkan follow-up atau closing.
Maka:
ECR = (12 ÷ 40) × 100% = 30%
Angka 30% tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan periode sebelumnya, antar-sales, atau baseline internal perusahaan.
Baca juga: 7 Tips Ampuh Strategi Negosiasi Sales dan Contoh Praktis
Mengapa Efektif Call Penting?
Jumlah call memang mudah dihitung, tetapi angka tersebut tidak selalu menunjukkan seberapa dekat tim dengan revenue.
Sales A melakukan 50 call dengan ECR 10%. Sementara itu, Sales B hanya melakukan 25 call, tetapi ECR-nya 30%. Sales B menghasilkan lebih banyak call yang memiliki outcome meskipun aktivitasnya setengah dari Sales A.
Inilah alasan tingkat efektif call lebih berguna ketika dibaca bersama metrik lain. Tim tidak hanya melihat seberapa sibuk sales, tetapi juga apakah aktivitas tersebut menghasilkan peluang yang bisa diteruskan.
Kualitas percakapan juga ikut menentukan hasil sebuah sales call. Sales yang terlalu banyak berbicara berisiko melewatkan informasi penting dari prospek, sementara kemampuan mendengarkan membantu sales memahami kebutuhan, keberatan, dan konteks sebelum menawarkan solusi.
Artinya, meningkatkan hasil call tidak selalu berarti menambah target call. Terkadang masalahnya ada pada persiapan, kualitas pertanyaan, kemampuan mendengar, atau proses follow-up.
Baca juga: Contoh Teknik Closing Sales Profesional
7 Cara Melakukan Call Sales yang Lebih Efektif
1. Riset Prospek Sebelum Menghubungi
Sales tidak perlu melakukan riset panjang untuk setiap prospek. Yang penting, mereka memahami siapa yang dihubungi, konteks bisnisnya, dan alasan yang relevan untuk membuka percakapan.
Daripada memulai dengan perkenalan produk yang generik, gunakan informasi yang memang berkaitan dengan kondisi prospek. Pembukaan seperti ini membuat percakapan terasa lebih relevan sejak awal.
2. Manfaatkan 10 Detik Pertama
Prospek biasanya bisa segera menentukan apakah sebuah call layak diteruskan atau tidak.
Karena itu, pembukaan sebaiknya langsung menjelaskan alasan menghubungi, menunjukkan relevansi, dan diikuti pertanyaan sederhana. Hindari pembukaan panjang yang menghabiskan waktu sebelum prospek tahu mengapa sales menelepon.
3. Gunakan Pertanyaan Terbuka
Tujuan call bukan membuat sales berbicara sebanyak mungkin. Sales perlu mendapatkan informasi yang membantu memahami situasi dan kebutuhan calon pelanggan.
Mulai dengan pertanyaan tentang kondisi saat ini, kemudian gali masalah dan dampaknya. Misalnya, daripada bertanya, “Apakah Anda membutuhkan software ini?”, lebih baik bertanya, “Bagaimana tim Anda memantau aktivitas sales saat ini?”
Dari jawaban tersebut, sales dapat menentukan pertanyaan berikutnya tanpa terdengar seperti sedang membaca script.
4. Beri Ruang untuk Prospek Berbicara
Percakapan yang terlalu didominasi sales membuat informasi penting mudah terlewat.
Setelah mengajukan pertanyaan, beri prospek waktu untuk menjawab. Jangan buru-buru mengisi jeda atau memotong jawaban hanya karena sales sudah mengetahui kemungkinan jawabannya.
Pendekatan ini juga membantu meningkatkan kualitas kualifikasi prospek, karena sales mendapatkan informasi langsung sebelum menawarkan solusi.
5. Jangan Takut Menggali Keberatan
“Belum ada budget”, “kami sudah pakai vendor lain”, atau “kirim materi saja” bukan selalu berarti percakapan harus berakhir.
Alih-alih langsung membantah, gali alasan di balik keberatan tersebut. Jika prospek sudah menggunakan vendor lain, misalnya, sales dapat menanyakan bagian mana yang paling membantu dan apa yang masih menjadi kendala.
Jawaban tersebut memberikan dasar yang lebih kuat untuk menentukan strategi sales berikutnya.
6. Akhiri dengan Langkah Berikutnya
Call yang baik tidak berakhir dengan “nanti saya follow-up lagi”.
Tentukan apa yang akan terjadi selanjutnya dan kapan waktunya. Misalnya, sales mengirim proposal pada Kamis dan mengagendakan pembahasan pada Senin berikutnya.
Komitmen yang jelas membuat follow-up sales lebih mudah dipantau dan mengurangi peluang prospek hilang setelah percakapan pertama.
7. Catat Hasil Call Segera
Sales sering mengingat isi percakapan ketika call baru selesai. Beberapa jam kemudian, detail penting bisa saja terlupakan.
Karena itu, hasil call sebaiknya langsung dicatat, termasuk kebutuhan prospek, status peluang, keberatan, dan langkah berikutnya. Data ini membuat manajer dapat melihat hubungan antara aktivitas sales dan hasilnya, bukan hanya jumlah call yang dilakukan.
Baca juga: Ampuh! 9 Cara Follow Up Customer Sampai Closing
Kesalahan yang Membuat Call Sales Tidak Efektif
Tidak ada follow-up terjadwal
Mengejar jumlah call tanpa menetapkan outcome yang jelas adalah salah satu kesalahan paling umum. Sales akhirnya fokus memenuhi target aktivitas, sementara kualitas percakapan tidak ikut diperbaiki.
Script dibaca kaku
Masalah lain muncul ketika script digunakan terlalu kaku. Script seharusnya membantu sales menjaga arah percakapan, bukan membuat setiap call terdengar identik.
Call tanpa catatan konsisten
Tidak mencatat hasil call juga membuat evaluasi menjadi sulit. Manajer tidak dapat mengetahui mengapa suatu call berhasil atau gagal jika hanya memiliki data jumlah panggilan.
Menargetkan prospek yang salah
Targeting yang buruk menjadi masalah berikutnya. Menghubungi orang yang tidak memiliki kebutuhan atau kewenangan membeli akan membuat rasio call efektif rendah meskipun kemampuan sales sudah baik.
Tidak ada evaluasi berkala
Evaluasi perlu dilakukan dengan melihat kombinasi antara kualitas prospek, cara melakukan call, outcome, dan proses follow-up.
Baca juga: Leads CRM: Rahasia Penjualan Lebih Efektif & Optimal
Cara Mengukur Efektivitas Call Sales
ECR sebaiknya tidak berdiri sendiri. Manajer dapat menggabungkannya dengan beberapa metrik berikut:
| Metrik | Apa yang Diukur |
| ECR | Persentase call yang menghasilkan outcome |
| Talk-to-listen ratio | Perbandingan waktu sales berbicara dan mendengar |
| Follow-up response rate | Persentase follow-up yang mendapat respons |
| Call-to-meeting ratio | Persentase call yang menghasilkan meeting |
| Waktu pencatatan | Seberapa cepat hasil call masuk ke sistem |
Dari sini, manajer bisa melihat titik masalah dengan lebih jelas.
ECR rendah tetapi call-to-meeting cukup tinggi, misalnya, dapat menunjukkan bahwa definisi efektif call perlu diperiksa kembali. Sebaliknya, call banyak tetapi follow-up response rendah bisa menunjukkan masalah pada kualitas prospek atau cara sales menutup percakapan.
Tidak ada satu angka ideal yang berlaku untuk semua perusahaan. Gunakan baseline internal terlebih dahulu, kemudian bandingkan perubahannya dari waktu ke waktu.
Metrik di atas bisa dimasukkan ke dalam KPI sales dan dimonitor menggunakan aplikasi performance review.
Baca juga: Template Sales Report & KPI: Cara Rapi Monitoring Tim Sales
Call Efektif vs Call Tidak Efektif
Perbedaan antara call yang efektif dan tidak efektif sering terlihat dari apa yang terjadi setelah percakapan.
| Aspek | Call Tidak Efektif | Call Efektif |
| Opening | Langsung memperkenalkan produk | Mengaitkan call dengan kondisi prospek |
| Pertanyaan | Fokus pada produk | Menggali kondisi dan kebutuhan |
| Closing | “Nanti saya follow-up lagi” | Ada waktu dan langkah berikutnya |
| Pencatatan | Mengandalkan ingatan | Hasil dicatat langsung |
| Outcome | Tidak ada perubahan status | Ada follow-up, meeting, atau progres pipeline |
Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa call efektif bukan berarti sales harus selalu mendapatkan closing. Yang lebih penting adalah adanya outcome yang jelas dan dapat membawa prospek ke langkah berikutnya.
Baca juga: 7 Rahasia Keberhasilan Kunjungan Salesman, Wajib Dicoba!
Hadirr Membantu Tim Sales Lebih Efektif
Untuk meningkatkan efektif call, perusahaan membutuhkan data yang konsisten. Manajer perlu tahu bukan hanya berapa banyak aktivitas yang dilakukan sales, tetapi apa hasilnya dan apa yang terjadi setelahnya.
Hadirr membantu tim mencatat dan memantau aktivitas sales secara terstruktur sehingga manajer memiliki gambaran yang lebih jelas tentang kinerja tim.
Kelola Pipeline dan Hasil Call
Fitur sales pipeline membantu tim mengelola prospek dari satu tahap ke tahap berikutnya. Hasil call dapat dicatat bersama status lanjutan sehingga manajer dapat melihat apakah aktivitas sales benar-benar menghasilkan progres dalam sales pipeline.
Data tersebut juga membantu membandingkan ECR antar-periode atau antar-anggota tim tanpa hanya mengandalkan laporan manual.
Pantau Aktivitas Kunjungan
Untuk tim lapangan, client visit/cansaving mencatat aktivitas kunjungan secara real-time. Manajer dapat melihat lokasi, waktu kunjungan, dokumentasi, serta catatan hasil aktivitas.
Informasi ini berguna ketika perusahaan ingin mengetahui apakah aktivitas lapangan sesuai dengan rencana dan target yang ditetapkan.
Hubungkan Aktivitas dengan Kehadiran
Hadirr juga menyediakan presensi sales digital dengan GPS dan validasi wajah. Data kehadiran dapat membantu manajer melihat aktivitas sales dalam konteks waktu kerja aktual, terutama untuk tim yang banyak bekerja di lapangan.
Pantau Waktu dan Produktivitas
Timesheet online membantu mencatat waktu kerja dan aktivitas harian. Manajer dapat menggunakan data tersebut untuk melihat pola produktivitas dan membandingkannya dengan hasil aktivitas sales.
Dengan monitoring sales yang lebih terstruktur, manajer dapat melihat apakah masalah ada pada volume aktivitas, kualitas prospek, proses follow-up, atau cara kerja tim.
Mau tahu lebih banyak bagaimana cara Hadirr memantau aktivitas, pipeline, kunjungan, serta hasil call dalam satu platform? Klik tombol di bawah ini untuk coba gratis!
