Timesheet Pekerja Lepas: Jenis, Manfaat, dan Contohnya

Di era fleksibilitas kerja seperti sekarang, banyak bisnis mulai mengandalkan pekerja lepas atau freelancer untuk menyelesaikan berbagai proyek. Contohnya adalah startup, tech company, agensi digital, dan industri kreatif, yang memiliki pekerja remote di beberapa negara. Itu sebabnya kita butuh timesheet pekerja lepas.

Menggunakan jasa freelancer memang jauh lebih efisien daripada mempekerjakan karyawan tetap. Selain tidak terikat aturan ketenagakerjaan setempat yang rumit, menyewa freelancer juga lebih hemat biaya dalam hal rekrutmen, operasional, hingga penyelesaian kontrak.

Tetapi, karena freelancer bukan pekerja on-site, tantangan utamanya adalah soal pengawasan waktu kerja, yakni bagaimana kita mengukur dan melacak jam kerja mereka secara efektif. Nah, timesheet pekerja lepas menjadi solusi untuk pelacakan waktu dan produktivitas kerja jarak jauh. 

Artikel ini akan membahas semua hal yang perlu kamu tahu soal timesheet pekerja lepas, mulai dari fungsinya, cara membuatnya, contohnya, sampai tool untuk mempermudah prosesnya.

Apa itu timesheet pekerja lepas?

Timesheet pekerja lepas adalah dokumen manajemen waktu yang mencatat berapa lama seorang freelancer menghabiskan jam kerja untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Dokumen catatan waktu ini dapat dibuat dalam format harian, mingguan, atau berdasarkan proyek.

Gampangnya, dokumen ini semacam bukti jam kerja freelancer yang memberikan transparansi di antara pekerja lepas dan klien (perusahaan). Tanpa catatan ini, kamu mungkin akan mempertanyakan jam kerja mereka, misalnya benarkah mereka menghabiskan 20 jam untuk menyelesaikan pekerjaan atau kapan pekerjaan diselesaikan.

Timesheet freelancer biasanya berisi informasi tanggal dan waktu kerja, nama proyek dan klien, deskripsi tugas, total jam kerja, dan catatan atau komentar. Umumnya dokumen ini dibuat dalam bentuk tabel seperti pada contoh di bawah.

Baca juga: Fungsi dan Jenis Timesheet Kerja Karyawan

Apa pentingnya timesheet pekerja lepas?

Mengelola pekerja lepas memang sedikit tricky dan tidak semudah karyawan kantor yang bisa dipantau terus-menerus. Kendalanya, mereka bekerja secara remote, tidak clock-in dan clock-out seperti karyawan tetap, sehingga kamu tidak punya kendali penuh atas waktu kerja mereka—apalagi jika waktu kerjanya fleksibel.

Itu sebabnya timesheet menjadi satu-satunya cara objektif dalam memantau waktu kerja dan produktivitas freelancer. Beberapa manfaatnya adalah:

a. Transparansi jam kerja 

Kamu bisa melihat dengan jelas di catatan tersebut berapa banyak waktu yang dihabiskan pekerja lepas untuk menyelesaikan proyek. Ini memberikan visibilitas bahwa mereka benar-benar mengerjakan tugasnya, sekalipun tidak berada dalam satu gedung dengan kamu.

b. Melacak progres pekerjaan

Timesheet menjadi semacam laporan waktu proyek. Untuk pekerjaan harian atau mingguan, informasi timesheet bisa menunjukkan seberapa jauh karyawan telah bekerja, apa saja yang sudah diselesaikan, apa yang sedang dikerjakan, dan apa yang belum dilakukan. Ini membantu kamu melacak progres pekerjaan (proyek).

c. Dasar penagihan (invoice) dan pembayaran

Setelah proyek selesai, timesheet menjadi dasar penagihan jam kerja freelancer. Catatan ini juga membantu perusahaan membayar dengan adil apabila imbalan (fee) didasarkan pada jumlah jam kerja atau output pekerjaan. 

Biasanya, dalam kontrak kerja freelancer dan timesheet, sistem penagihan disepakati di awal, apakah fixed project yang dibayar per proyek atau hourly rate yang dibayar per jam kerja. Pembayaran freelancer berdasarkan jam kerja menggunakan data yang jelas dan tercatat di dokumen timesheet.

d. Evaluasi produktivitas

Timesheet memberikan informasi seberapa efisien pekerja lepas menyelesaikan pekerjaannya dibandingkan dengan seberapa baik kualitas pekerjaannya. Dari sini kamu bisa tahu apakah waktu yang digunakan worth the outcome. Kamu juga bisa membandingkan performa antar-pekerja lepas atau antar-proyek. 

Jadi, cukup jelas kan? Tanpa timesheet, akan sulit bagi perusahaan mengukur apakah output pekerjaan yang diterima sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.

Baca juga: Aturan dan Gaji Pekerja Harian Lepas

Jenis timesheet pekerja lepas

Setelah memahami pentingnya mencatat jam kerja, sekarang kita bahas tools-nya. Ada dua jenis timesheet yang umum digunakan oleh para pekerja lepas dan klien, yaitu spreadsheet dan aplikasi timesheet. Masing-masing punya kelebihan dan kekurangan.

a. Spreadsheet

Umumnya timesheet sederhana ini dibuat dalam bentuk file Excel atau Google Sheets yang dirancang khusus untuk mencatat aktivitas harian. Beberapa template tersedia gratis yang bisa diunduh dan disesuaikan sesuai kebutuhan pekerjaan.

Kelebihan spreadsheet adalah gratis, tinggal unduh dan pakai, dan formatnya mudah dikustomisasi sesuai kebutuhan. Timesheet ini lebih cocok untuk pekerja lepas yang bekerja untuk satu atau dua klien.

Kekurangannya juga banyak. Penggunaan spreadsheet sangat tinggi risiko human error, datanya tidak real-time dan perlu update manual, dan tidak memiliki fitur pengingat. Karena itu, timesheet ini kurang efisien untuk mengelola banyak proyek sekaligus.

b. Aplikasi timesheet

Ini lebih canggih dari spreadsheet. Biasanya berupa software timesheet berbasis web atau aplikasi mobile yang terintegrasi dengan fitur pelacakan waktu otomatis dan manajemen proyek. Contohnya adalah Hadirr.

Kelebihannya, timesheet ini adalah otomatis dan real-time, lebih akurat dalam pelacakan jam kerja karena dilengkapi timer, memiliki fitur pengingat, rekap otomatis, impor data untuk tagihan, dan integrasi ke aplikasi payroll. Timesheet digital ini cocok untuk mengelola banyak proyek dari beberapa klien sekaligus.

Kekurangan timesheet ini tentu saja berbayar, membutuhkan koneksi internet, dan memerlukan adaptasi pengguna. Jika kamu mau, ada beberapa aplikasi timesheet yang menawarkan coba gratis sebelum berlangganan.

Baca juga: 11 Aplikasi Untuk Monitoring Pekerjaan Karyawan Secara Remote

Cara membuat timesheet pekerja lepas Excel

Untuk membuat timesheet spreadsheet, kamu perlu Microsoft Excel atau Google Sheets. Cara paling mudah adalah mengunduh template timesheet yang sudah tersedia secara gratis di internet, kemudian dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Beberapa contoh template Excel bisa diunduh di Template Timesheet Microsoft Office. Atau, jika ingin memakai Google Sheets, kamu bisa ketik “freelance timesheet template Google Sheets” di mesin pencari, lalu unduh dan modifikasi.

Timesheet spreadsheet juga bisa dibuat manual dengan mencantumkan informasi nama pekerja lepas dan periode kerja (harian, mingguan, atau bulanan). Lalu, buat tabel dengan kolom hari dan tanggal, deskripsi tugas atau proyek, jam mulai dan selesai, total jam kerja harian atau mingguan, dan catatan tambahan.

Setelah itu, tinggal minta pekerja lepas bersangkutan untuk mengisi dan melakukan update harian secara manual. Kamu cukup memonitor dan memberikan feedback di kolom catatan.

Contoh timesheet pekerja lepas

Berikut contoh sederhana timesheet harian dan mingguan untuk pekerja lepas.

Timesheet harian

Timesheet mingguan

Seperti disebutkan di atas, masalah utama timesheet spreadsheet adalah pencatatan manual yang kurang akurat dan tidak real-time. Ini bisa disebabkan oleh laporan yang tidak konsisten—freelancer kurang disiplin atau lupa mencatat waktu kerja. Sementara, perusahaan tidak bisa melakukan verifikasi jam kerja dengan spreadsheet.

Karena itu, agar lebih adil, memuaskan kedua pihak, dan minim kecurangan, sebaiknya kamu menggunakan aplikasi timesheet freelancer.

Solusi untuk manajemen waktu freelancer

Kalau kamu mengelola lebih dari satu freelancer dan menginginkan proses yang lebih efisien, software timesheet pekerja lepas bisa jadi investasi yang tepat. Dengan bantuan software, kamu bisa mengotomatisasi pencatatan waktu, merekap jam kerja, dan membuat laporan ke sistem pembayaran yang terintegrasi tanpa ribet. 

Sekarang cukup banyak aplikasi timesheet online, namun yang terbaik dan perlu kamu coba adalah Hadirr. Dengan harga terjangkau, aplikasi ini menawarkan manfaat maksimal.

Hadirr telah digunakan banyak perusahaan sebagai solusi praktis untuk mengelola manajemen waktu karyawan, baik on-site maupun remote. Software absensi digital Android berbasis face recognition dan GPS ini punya beragam fitur pencatatan waktu kerja, dari mulai kehadiran harian, jam lembur, dan timesheet karyawan remote, termasuk pekerja lepas.

Timesheet online Hadirr memungkinkan kolaborasi proyek di antara anggota tim yang bekerja di lokasi terpisah. Fitur ini juga membantu kamu mencatat kehadiran, melacak waktu kerja real-time, menyusun rekap jam kerja harian atau mingguan otomatis, serta mengintegrasikan presensi, proyek, dan payroll.

Hadirr telah terintegrasi dengan sistem payroll berbasis web Gadjian. Semua data kehadiran, jam lembur, jam kerja freelancer, dan jam kerja tim lapangan dan sales, bisa diimpor dan langsung dihitung ke dalam slip gaji—tak perlu repot dengan penagihan pembayaran manual lewat email atau invoice.