Lembur vs Shift, Mana yang Lebih Efisien bagi Perusahaan

Di tengah tekanan efisiensi dan tuntutan produktivitas tinggi, perusahaan sering dihadapkan pada dilema manajemen jam kerja, yakni lembur vs shift. Kamu mungkin pernah menimbang mana yang lebih baik di antara keduanya—dalam arti lebih efisien dari segi biaya dan operasional perusahaan?

Nah, biar nggak bingung, kita bedah secara tuntas perbandingan dua pendekatan tersebut, lengkap dengan simulasi biaya. Setelah itu, kamu bisa mengambil keputusan yang lebih tepat dan rasional, yang tentunya disesuaikan dengan jenis usaha dan skala bisnis.

Lembur dan shift kerja

Lembur dan shift sama-sama merupakan bagian dari manajemen waktu dalam menangani pekerjaan di perusahaan. Keduanya berbeda dalam hal distribusi jam kerja.

Lembur (overtime) adalah kerja yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja normal yang telah disepakati dan diatur dalam UU Ketenagakerjaan—7 atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu. Karyawan yang bekerja lembur berarti bekerja lebih dari waktu normal, sehingga berhak mendapatkan kompensasi upah lembur atas kelebihan jam kerja tersebut.

Shift adalah pola kerja bergilir yang membagi waktu kerja menjadi beberapa periode dalam satu hari, misalnya shift pagi, sore, dan malam, dengan jam kerja normal 7 atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu. Sistem ini lazim diterapkan pada industri yang beroperasi 24 jam atau memiliki beban kerja tinggi.

Sekarang mari kita buat analisis sederhana dari perbedaan keduanya.

Baca juga: Contoh Perhitungan Lembur Kerja Shift Otomatis

Lembur: solusi instan tetapi mahal

Keunggulan kerja lembur adalah fleksibilitas. Kamu nggak perlu menambah jumlah karyawan yang berdampak pada penambahan beban gaji. Kamu juga nggak perlu repot mengubah pola kerja yang mungkin justru menyebabkan kekacauan karena keterbatasan jumlah tenaga kerja.

Saat perusahaan kamu mengalami lonjakan produksi atau mengejar tenggat waktu proyek yang mendesak, lembur bisa menjadi solusi cepat. Cukup perintahkan karyawan untuk bekerja lembur dan hitung upah lembur mereka.

Namun, minusnya adalah biaya lembur yang tinggi. Sesuai peraturan lembur di Indonesia, kamu harus membayar upah lembur paling sedikit 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali upah sejam untuk tiap-tiap jam berikutnya apabila lembur dilakukan pada hari kerja.

Selain itu, yang tak kalah penting adalah risiko kelelahan dan penurunan produktivitas karyawan yang bisa timbul dari kerja lembur. Ini biasa terjadi dalam lembur berulang atau terus-menerus. Kelelahan bukan hanya berdampak pada kesehatan seperti burn-out dan stres, tetapi juga bisa memicu kecelakaan kerja.

Shift: solusi efisien untuk jangka panjang

Berbeda dengan lembur, sistem shift mendistribusikan jam kerja secara merata ke dalam beberapa periode. Pola kerja ini memungkinkan operasional berjalan non-stop tanpa membebani karyawan secara berlebihan, karena mereka bekerja dengan jam kerja normal 7 atau 8 jam sehari. Contohnya adalah industri manufaktur, kesehatan, keamanan, dan transportasi.

Minusnya, kamu memang harus mengeluarkan biaya di awal untuk merekrut dan menggaji karyawan tambahan. Shift lebih efisien untuk pekerjaan jangka panjang karena bisa menekan biaya upah lembur. Namun, jika untuk kebutuhan jangka pendek, misalnya lonjakan volume pekerjaan yang sifatnya musiman atau sesaat, shift justru bukan solusi tepat.

Salah satu keunggulan shift kerja adalah optimalisasi penggunaan mesin dan infrastruktur industri karena tidak dibatasi jam kerja normal. Dengan memaksimalkan fasilitas kerja, jatuhnya akan lebih efisien. Contohnya, mesin yang sehari digunakan 24 jam menghasilkan produksi harian lebih banyak daripada yang hanya beroperasi 8 jam.

Shift lebih kompleks dari lembur. Sebab, kamu perlu menyusun jadwal yang konsisten, memastikan distribusi beban kerja adil, serta menjaga semangat kerja dan produktivitas karyawan di shift malam.

Simulasi perhitungan biaya: lembur vs shift

Salah satu indikator efisiensi tentu saja adalah biaya. Kita bisa membandingkan secara matematis mana yang lebih berbiaya rendah di antara lembur dan shift kerja. 

Perhitungannya sederhana, anggaplah kita punya pekerjaan yang membutuhkan penyelesaian 8 jam tambahan dalam satu hari. Jadi, kita bandingkan lembur 8 jam dengan shift kerja 8 jam sehari. Karena lembur di hari kerja maksimal 4 jam, maka kita butuh 2 orang karyawan untuk bekerja lembur.

Kita asumsikan gaji bulanan karyawan adalah Rp5.000.000 dan jumlah hari kerja sebulan 25 hari. Maka upah per jam adalah: 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.902.

Jadi selisih biaya antara lembur dan shift adalah: Rp10.838.250 – Rp5.000.000 = Rp5.838.250. Dengan beban pekerjaan tambahan 8 jam sehari selama sebulan, penggunaan skema lembur memakan biaya sekitar dua kali dari biaya skema shift.

Baca juga: Panduan Perhitungan Lembur Long Shift

Kesimpulan lembur vs shift: mana yang lebih efisien?

Efisiensi lembur vs shift sangat tergantung pada skala bisnis perusahaan serta sifat pekerjaan yang harus diselesaikan—apakah sifatnya sementara atau rutin dan tetap. Untuk pekerjaan sementara dan musiman, lembur mungkin opsi rasional. Tetapi, untuk jenis pekerjaan rutin dan berkelanjutan, shift tentu lebih efisien.

Jika bisnismu skala kecil atau menengah…

Lembur bisa menjadi pilihan yang lebih praktis karena beban kerja tambahan masih bisa ditangani oleh tim yang ada tanpa perlu menambah tenaga kerja dan beban gaji pegawai baru. Ini akan menghemat anggaran. Meski demikian, lembur tetap harus dibatasi agar tidak mengganggu kesehatan dan moral karyawan.

Jika perusahaan kamu punya jam operasional panjang atau 24 jam…

Pola kerja shift menjadi pilihan yang lebih efisien secara jangka panjang. Namun, untuk operasional yang terus-menerus, kamu perlu jadwal pembagian waktu kerja yang adil untuk menghindari terjadi kelelahan dan kejenuhan pada pekerja. Nggak perlu pusing, kamu bisa menggunakan aplikasi shift karyawan Hadirr untuk membuat pola kerja berulang secara otomatis.

Dari sisi hukum ketenagakerjaan…

Shift kerja cenderung lebih aman karena tidak melanggar aturan jam kerja yang ditetapkan pemerintah selama kamu membatasi tiap shift tidak lebih dari 8 jam. Sementara, kerja lembur lebih rentan pelanggaran karena banyak batasannya, seperti jam lembur maksimal harian dan aturan perhitungan upah lembur.

Salah menghitung upah lembur atau tidak membayar upah lembur sesuai ketentuan lembur pemerintah—-misalnya mengganti lembur dengan hari libur—bisa menimbulkan gugatan karyawan. Sekarang nggak perlu lagi khawatir, kamu bisa menghitung jam lembur dan upah lembur secara akurat dengan aplikasi lembur karyawan.

Kesimpulannya, tidak ada solusi tunggal untuk semua perusahaan. Lembur dan shift masing-masing punya tempat dan fungsi. Efisiensi tertinggi dicapai bila perusahaan mampu memilih strategi yang sesuai dengan karakter industrinya serta didukung oleh teknologi manajemen yang tepat.

Baca juga: Contoh Cara Pembagian Shift Kerja Karyawan

Dukungan teknologi terbaik untuk manajemen waktu kerja

Menerapkan lembur maupun shift kerja akan lebih efisien menggunakan teknologi digital. Hadirr, aplikasi absensi online berbasis biometrik pengenalan wajah dan GPS punya fitur menarik untuk membantu kamu mengelola waktu kerja karyawan agar lebih produktif dan terhindar dari burn-out.

Dengan fitur pencatat jam lembur, Hadirr bisa digunakan sebagai aplikasi lembur karyawan. Tak perlu lagi kertas form lembur, kini perintah lembur bisa disampaikan secara digital melalui aplikasi Hadirr, begitu pun persetujuan lembur dari karyawan—lebih cepat dan langsung tercatat secara online.

Hadirr tidak hanya mencatat jam lembur, tetapi juga merekam kehadiran karyawan lembur secara akurat, durasi lembur, clock-in dan clock-out. Data jam lembur ini akan tercatat dan terakumulasi di aplikasi dan bisa diimpor untuk perhitungan upah lembur di slip gaji.

Mau membuat jadwal shift kerja otomatis? Hadirr punya fitur shift kerja untuk membuat pola kerja sesuai kebutuhan perusahaan. Kamu bisa mengatur shift individu maupun grup yang dipersonalisasi. Cukup buat jadwal kerja shift satu kali di awal, selanjutnya aplikasi yang akan menyusun shift secara otomatis.

Fitur manajemen waktu kerja lainnya di Hadirr adalah timesheet online yang memungkinkan kamu memantau produktivitas waktu kerja karyawan dengan melihat daftar tugas harian karyawan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Timesheet juga mendukung kolaborasi tim untuk berbagi tugas dan tanggung jawab sekalipun masing-masing bekerja dari tempat terpisah.