Potong Gaji Karyawan yang Lupa Absen, Bolehkah menurut UU?

Kasus potong gaji karyawan yang lupa absen mungkin pernah terjadi di perusahaan kamu. Karyawan protes karena merasa nggak pernah bolos atau izin dalam sebulan terakhir, tetapi gajinya berkurang.

Setelah HR menyodorkan data absensi karyawan, ternyata memang ada beberapa hari bolong—alias tidak lapor kehadiran. Karyawan masuk kerja tetapi skip absen. Sistem otomatis menganggap karyawan nggak masuk kantor.

Sementara, kita abaikan dulu istilah salah kaprah “absen” yang sebenarnya artinya “tidak hadir” tetapi terlanjur lazim digunakan sebagai “daftar hadir”. Di artikel ini, kita fokus dulu pada pertanyaan ini: bolehkah potong gaji karyawan yang lupa absen menurut aturan ketenagakerjaan?

Yuk, kita cek aturannya.

Aturan pemotongan gaji karyawan 

Kamu tentu masih ingat kalau soal potong-memotong gaji diatur semua di PP No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Kita nggak bisa sembarangan potong gaji karyawan, kecuali hanya yang diatur oleh pemerintah.

Apa saja yang boleh dipotong dari gaji karyawan?

Sesuai Pasal 63-64, kita boleh memotong gaji karyawan untuk hal-hal di bawah ini:

1. denda;
2. ganti rugi;
3. uang muka upah;
4. sewa rumah dan/atau sewa barang milik perusahaan yang disewakan oleh pengusaha kepada pekerja/buruh;
5. utang atau cicilan utang pekerja/buruh; dan/atau
6. kelebihan pembayaran upah;
7. pembayaran kepada pihak ketiga;
8. kewajiban pembayaran oleh pekerja/buruh terhadap negara (misalnya pajak penghasilan PPh 21); dan
9. iuran sebagai peserta pada badan yang menyelenggarakan jaminan sosial yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan (misalnya iuran BPJS).

Pemotongan untuk denda, ganti rugi, dan uang muka upah harus berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Sementara, untuk pemotongan untuk sewa dan utang, kamu dan karyawan harus membuat kesepakatan tertulis di depan.

Nah, kalau pemotongan untuk pembayaran kepada pihak ketiga wajib menggunakan surat kuasa dari karyawan. Sedangkan untuk kelebihan pembayaran upah, kewajiban pembayaran terhadap negara, dan iuran jaminan sosial, kamu boleh memotong gaji karyawan tanpa persetujuan mereka.

Penting untuk diingat, potongan upah maksimal adalah 50% dari setiap pembayaran upah, nggak boleh lebih! 

Baca juga: 15 Software Absensi Online 2025 untuk Efisiensi Operasional

Denda potong gaji karyawan yang lupa absen

Sudah jelas kan? Potong gaji karena denda boleh asalkan ada aturan tertulisnya—minimal tercantum di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jadi, kamu nggak bisa main denda potong gaji karyawan tanpa ada aturannya. HR boleh galak, tapi tetap harus manusiawi.

Aturannya pun mesti jelas dan diketahui karyawan. Misalnya, pelanggaran apa saja yang bisa kena denda potong gaji dan berapa besarnya. Contohnya seperti di bawah ini:

1. terlambat masuk kantor: potong upah per jam
2. tidak masuk kerja tanpa keterangan: potong upah sehari
3. pulang lebih cepat dari jadwal kerja: potong upah per jam
4. tidak berada di kantor saat jam kerja tanpa izin: potong upah per jam
5. tidak lapor kehadiran: potong upah sehari, dan seterusnya.

Jadi, kalau mau menerapkan denda absensi, kamu wajib mencantumkan aturannya di depan. Sebut saja di peraturan perusahaan secara tegas—cetak dengan huruf tebal jika perlu—misalnya:

“Setiap karyawan wajib melaporkan kehadiran (presensi) setiap kali masuk kerja dan selesai bekerja. Jika tidak, maka dianggap tidak hadir dan dikenakan denda pemotongan gaji.”

Kalau sudah begitu, kamu sudah sah jika mau potong gaji akibat tidak lapor kehadiran, termasuk karena lalai atau lupa. Lupa absen tentu bisa dianggap sebagai kelalaian karyawan yang melanggar peraturan, sehingga boleh dikenakan denda.

Tenang, ada dasar hukumnya di Pasal 59 ayat 1 PP Pengupahan:

“Pengusaha atau pekerja/buruh yang melanggar ketentuan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama karena kesengajaan atau kelalaiannya dikenakan denda apabila diatur secara tegas dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.”

Jadi, sebelum menerapkan denda lupa absen, ini yang harus kamu lakukan: cek kembali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, apakah ada aturannya. Kalau nggak ada, sebaiknya jangan nekat potong gaji sepihak, kecuali kamu siap dengan risiko perselisihan hak.

Cara potong gaji karyawan yang lupa absen

Denda potongan absensi umumnya menggunakan perhitungan prorata. Besarnya potongan adalah jumlah hari tidak lapor kehadiran dibagi jumlah hari kerja sebulan, lalu dikalikan gaji sebulan. 

Jumlah hari kerja bisa mengacu pada jumlah hari kerja aktual sebulan (periode penggajian), misalnya 21, 22, 23, 24, atau 25 hari. Atau, jumlah hari kerja bisa dianggap tetap setiap bulan, misalnya 25 hari terlepas dari berapapun jumlah aktualnya.

Contoh perhitungannya seperti ini: 

• Hari kerja sebulan: 25 hari
• Tidak lapor kehadiran: 3 hari
• Potongan gaji = 3/25 x upah sebulan.

Cara lainnya bisa dengan menghitung gaji yang dibayarkan, yaitu menghitung hari (lapor) hadir dibagi hari kerja sebulan, lalu dikalikan upah sebulan. Gaji yang dibayarkan adalah 22/25 x upah sebulan.

Baca juga: 15 Software Absensi Online 2025 untuk Efisiensi Operasional

Alasan karyawan lupa atau tidak isi absensi

Karyawan yang melewatkan laporan absensi/presensi biasanya disebabkan beberapa hal berikut ini:

1. Kantor baru—kantor yang pindah ke lokasi baru atau gedung baru sering membuat karyawan lupa mengisi laporan kehadiran, apalagi  jika mesin kartu absensi atau fingerprint berada di titik yang masih asing bagi karyawan.
2. Penempatan mesin absensi yang kurang terjangkau—kantor atau pabrik kurang tepat menaruh mesin absensi, misalnya jauh dari akses pintu masuk yang menyebabkan karyawan sering lupa.
3. Mesin absensi error—beberapa karyawan mungkin malas untuk mengisi absen manual ketika mesin absensi rusak atau enggan mengantre di titik fingerprint lainnya yang lokasinya lebih jauh.
4. Karyawan terburu-buru karena takut terlambat—kebiasaan pergi kerja mepet jam masuk kantor menjadi alasan paling sering karyawan lupa lapor kehadiran.

Baca juga: Cara Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan

Biar karyawan nggak lupa absen…

Punya karyawan yang hobi skip absensi? Pakai saja aplikasi absensi online Hadirr. Sistem absensi karyawan ini berbasis cloud sehingga tidak lagi membutuhkan mesin kartu manual maupun fingerprint. 

Mau lapor kehadiran, nggak perlu repot antre di mesin fingerprint. Minta karyawan kamu mengunduh dan memasang aplikasi Hadirr di ponsel Android atau iOS mereka. Cara lapor kehadiran juga gampang banget.

Karyawan kamu cukup berfoto selfie di aplikasi Hadirr di titik-titik yang telah disetujui. Tenang, mereka nggak akan bisa curang. Sistem absensi akan melakukan verifikasi face recognition dan anti-fake GPS untuk memastikan validitas laporan kehadiran. Lalu, data akan otomatis tersimpan di aplikasi.

Rekap absensi? Nggak perlu lagi. Kamu bisa langsung unduh data kehadiran karyawan, atau impor ke aplikasi payroll Gadjian untuk perhitungan slip gaji—mudah, cepat, dan efisien.

Terus, gimana kalau karyawan lupa bawa ponsel? Atau, nggak punya kuota internet? Tak masalah, absensi digital karyawan ini dilengkapi fitur Lend App. Mereka bisa pinjam ponsel milik teman kerja untuk lapor kehadiran. Jadi, satu unit ponsel bisa digunakan untuk lapor presensi banyak karyawan.

Nggak cuma absensi, Hadirr juga bisa dipakai sebagai aplikasi lembur karyawan, aplikasi karyawan WFH, dan aplikasi timesheet online. Hadirr juga bisa digunakan tim sales lapangan untuk membantu meningkatkan efektivitas penjualan dan menjaga hubungan dengan pelanggan.

Kalau kamu penasaran dengan Hadirr, langsung coba gratis aja. Atau, kamu bisa undang kami untuk presentasi.