Mengelola bisnis yang memiliki banyak cabang atau beroperasi di banyak lokasi tanpa sistem yang terintegrasi seringkali menimbulkan masalah serius bagi perusahaan. Salah satu tantangan terbesarnya adalah monitoring pekerjaan karyawan. 

Tanpa alat monitoring yang tepat, Anda akan kesulitan memantau performa karyawan, baik dari sisi kehadiran, kinerja, hingga pencapaian target, sehingga membuka celah terjadinya penurunan performa cabang dan kecurangan (fraud). Dalam jangka panjang, bisnis Anda akan ditinggalkan oleh pelanggan dan tentu terancam pailit.

Saat ini, perusahaan di Indonesia semakin menyadari kebutuhan terhadap software manajemen sumber daya manusia (HRIS).

Salah satu solusi digital yang banyak dicari adalah aplikasi monitoring karyawan dan monitoring sales yang bisa mendukung bisnis multi cabang atau lokasi.  

Lalu, bagaimana fitur dan hal-hal penting yang ditawarkan aplikasi monitoring karyawan dapat mendukung manajemen karyawan multi cabang? Berikut penjelasannya.

Baca juga: 3 Contoh Form Monitoring Pekerjaan, Komponen dan Cara Membuat

Cara Kerja Aplikasi Monitoring Karyawan

Aplikasi monitoring karyawan adalah sebuah alat yang andal untuk menganalisis produktivitas, kinerja dan melacak aktivitas karyawan.

Aplikasi ini mengumpulkan informasi real-time tentang bagaimana, kapan dan di mana karyawan bekerja, kemudian data tersebut diubah menjadi laporan yang mudah dibaca oleh HR.

Pada perusahaan multi cabang, aplikasi monitoring karyawan berperan sebagai dashboard terpusat yang mengumpulkan data performa karyawan berdasarkan cabang/lokasi, departemen dan individu. 

HR admin dapat melacak : 

• kehadiran karyawan melalui jam login/logout, mulai/akhir shift, dan idle time
• pelacakan aktivitas harian berdasarkan penggunaan aplikasi, kunjungan situs web, tugas yang diselesaikan
• metriks kinerja, misalnya sistem laporan kunjungan sales, saluran pipeline dan deals yang berhasil diperoleh.

Dengan adanya aplikasi monitor karyawan multi cabang, HR dapat meningkatkan produktivitas karyawan, memastikan kedisplinan, dan mengurangi kecurangan yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis.

Baca juga: 3 Contoh Form Monitoring Pekerjaan, Komponen dan Cara Membuat

Mengapa Bisnis Multi Cabang Butuh Aplikasi Monitoring Karyawan?

Ketika Anda mengelola bisnis seperti toko retail, outlet makanan dan minuman, waralaba atau bisnis berbasis layanan, memantau kinerja operasional banyak cabang dengan cara manual sudah tidak efektif lagi.

Beberapa masalah umum yang dihadapi perusahaan antara lain kurangnya pelaporan real-time, kesulitan memantau karyawan, ketidakselarasan antar tim, SOP yang tidak efisien dan penanganan masalah yang tertunda.

Oleh karena itu, perusahaan perlu alat untuk memastikan operasional berjalan lancar, standar pelayanan tetap sama dan karyawan bekerja sesuai target yang ditetapkan, yaitu aplikasi HRIS multi cabang yang menawarkan manfaat berikut : 

Pengelolaan Waktu yang Efisien

Mengelola beberapa lokasi bisnis membutuhkan banyak data untuk memastikan efisiensi dan konsistensi, seperti data kehadiran. Namun, melacak kehadiran secara manual membuat pengumpulan data akurat menjadi sulit. Bukan hanya kesalahan manusia yang berperan, tetapi hampir tidak mungkin untuk mengumpulkan semua informasi dengan cepat. 

Aplikasi monitor karyawan multi lokasi mengatasi masalah ini dengan otomatisasi. Aplikasi ini memastikan setiap karyawan mematuhi jadwal kerja yang telah ditentukan. Dengan fitur absensi yang terintegrasi, perusahaan dapat menghindari kecurangan dan memastikan disiplin karyawan tetap terjaga.

Baca juga: 3 Contoh Form Monitoring Pekerjaan, Komponen dan Cara Membuat

Analisis Kinerja yang Lebih Baik

Dengan adanya data yang dikumpulkan melalui aplikasi, manajer dapat mengandalkan data tersebut untuk mengevaluasi kinerja karyawan, baik sebagai tim maupun individu. Hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas karyawan tanpa membuat mereka merasa bahwa manajer selalu mengawasi mereka.

Manajemen Tim Sales yang Optimal

Tim sales selalu berada di bawah tekanan untuk mempertahankan tingkat produktivitas dan konsistensi pencapaian target. Tantangan yang dihadapi manajer sales antara lain : kesulitan melacak tim sales yang selalu bergerak, ketidaksesuaian data karena salespeople memberikan laporan manual, dan waktu yang terbuang akibat hal administratif.

Dengan fitur pelacakan kinerja sales, manajer bisa mencurahkan lebih banyak fokus pada kinerja sales, misalnya mengetahui area mana yang paling produktif dan area mana yang memerlukan perhatian lebih. Ini memungkinkan manajer sales untuk mengambil keputusan yang lebih baik dalam perencanaan strategi penjualan.

Koordinasi yang Lebih Baik Antar Cabang

Dengan adanya platform terpusat, informasi jadi lebih mudah dibagikan, sehingga setiap cabang mendapatkan pemahaman yang sama. Tidak ada lagi sekat-sekat yang membatasi koordinasi dan komunikasi antar cabang. Hal ini sangat penting dalam mempertahankan konsistensi layanan dan kualitas produk di berbagai lokasi.

Penghematan Biaya dan Waktu

Salah satu cara terbaik untuk menghemat biaya perusahaan adalah memantau waktu dan alur kerja karyawan. Aplikasi monitoring membantu Anda untuk memeriksa tugas-tugas yang menghabiskan sumber daya perusahaan, namun tidak menghasilkan return of investment yang signifikan.

Anda dapat menemukan cara yang lebih efektif untuk menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu singkat atau mengganti dengan tugas yang lebih menguntungkan. Jadi, aplikasi monitor dapat membantu manajer berfokus pada tugas strategis lainnya.

Baca juga: 5 Aplikasi Monitoring Pekerjaan Konstruksi dari Jarak Jauh

Keunggulan Aplikasi Monitor Karyawan dan Sales

Ada banyak pilihan aplikasi monitor kerja sales yang tersedia di pasaran. Tidak semuanya menawarkan fitur lengkap. Beberapa unggul dalam pelacakan waktu, beberapa memiliki keamanan yang kuat, sementara yang lain berfokus pada monitoring saja.

Saat memilih aplikasi, penting untuk mempertimbangkan beberapa keunggulan yang bisa mendukung kebutuhan perusahaan Anda. Agar tidak salah pilih, berikut beberapa fitur kunci yang perlu Anda perhatikan saat memilih aplikasi monitoring karyawan dan sales :  

• User-friendly yang memastikan karyawan untuk mengoperasikannya dengan mudah dan mengurangi kebutuhan pelatihan intensif. Desain antarmuka yang intuitif dapat mengurangi tingkat frustasi saat proses adopsi dan meningkatkan kepercayaan diri karyawan saat menggunakan aplikasi.

• Integrasi data dalam satu platform melibatkan penggabungan data dari berbagai sistem. Akan lebih efisien jika monitoring karyawan dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian, benefit karyawan, hingga manajemen performa yang sudah ada.

• Fleksibilitas tinggi dalam penyesuaian memastikan aplikasi mendukung berbagai jenis bisnis dan model kerja perusahaan. Ini akan sangat relevan untuk perusahaan dengan sistem kerja hybid, dari mana saja dan multi cabang, sehingga mendukung kelancaran operasional lintas lokasi secara efisien.

• Cloud computing menyediakan data terpusat dengan fitur keamanan yang kuat dan berlapis untuk melindungi data dari kebocoran atau akses yang tidak sah. Keamanan data karyawan tetap jadi prioritas utama. Selain itu juga memungkinkan karyawan akses aplikasi kapan saja dan di mana saja tanpa risiko kehilangan data.

• Dukungan pelanggan yang responsif menyediakan dukungan teknis serta pelatihan penggunaan. Hal ini akan membantu tim Anda mengadopsi sistem baru lebih cepat dan siap membantu apabila terjadi kendala penggunaan aplikasi seperti down time.

Baca juga: Cara Membuat Sistem Monitoring Sales Performance yang Efektif

Memilih Aplikasi Hadirr untuk Monitoring Karyawan

Hadirr adalah solusi paling relevan untuk perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan kemudahan implementasi. Aplikasi ini dirancang untuk mendukung transformasi digital kebutuhan bisnis yang memiliki banyak cabang melalui fitur HRIS yang lengkap dan layanan yang responsif.

Sistem Hadirr menawarkan kemudahan pengelolaan kehadiran hingga manajemen kerja karyawan. Tidak hanya unggul sebagai software absensi online, namun juga sebagai aplikasi performance management sales. Selain itu, aplikasi ini menawarkan kemudahan pra-pembelian, seperti demo dan konsultasi bisnis gratis.

Tidak berhenti sampai situ, aplikasi Hadirr unggul dalam beberapa hal berikut : 

1. Monitoring absensi real-time. Hadirr didukung fitur pencatatan absensi karyawan lapangan berbasis GPS dan face recognition sehingga memungkinkan karyawan mencatat kehadiran, aktivitas lembur dan kunjungan klien melalui aplikasi. Manajer dapat memantau kehadiran karyawan di berbagai lokasi.

2. Analisis kinerja. Perusahaan yang memiliki tenaga penjualan dapat menggunakan Hadirr untuk melihat laporan harian berisi data jumlah kunjungan sales, deal yang berhasil ditutup dan target yang tercapai di setiap cabang.

3. Komunikasi internal yang lebih baik. Dengan adanya dashboard terpusat, Hadirr melancarkan koordinasi antar manajer data, laporan, pengumuman dan update informasi tersedia real-time. Manajer tidak perlu harus menunggu rapat bulanan untuk mengumpulkan feedback dari para karyawan.

4. Manajemen tim sales. Fitur Hadir Sales menjadi solusi pelacakan real-time, otomatisasi penjualan dan integrasi lintas tim/cabang sales. Solusi ini membantu perusahaan mendorong pertumbuhan penjualan yang berkelanjutan dengan berfokus pada perencanaan dan pelaksanaan strategi yang tepat.

Dengan menggunakan aplikasi monitoring karyawan Hadirr, Anda sudah mengatasi permasalahan manajemen karyawan yang rumit serta terhindari dari hambatan pertumbuhan bisnis. Untuk memastikan Hadirr sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, cobalah demo gratis dan pengalaman baru mengelola karyawan lebih mudah.