5 Kesalahan Penggunaan Timesheet Paling Umum dan Cara Menghindarinya

Timesheet terkesan sebagai dokumen sepele meski sebenarnya penting banget. Penggunaan timesheet yang salah bisa bikin banyak masalah. Perhitungan gaji tidak akurat, proyek molor, dan hubungan karyawan dan HR tiba-tiba jadi awkward.

Penyebab kesalahan penggunaan timesheet bisa karena dua hal: kesengajaan atau kelalaian. Keduanya sama-sama merugikan perusahaan—operasional menjadi boros dan tidak efisien.

Kesalahan Umum Penggunaan Timesheet

Nah, supaya nggak tekor, kamu perlu tahu apa saja kesalahan umum penggunaan timesheet yang dilakukan karyawan dan cara menghindarinya. 

1. Tidak disiplin mengisi timesheet

Ketidakdisiplinan merupakan masalah klasik. Entah karena terlalu fokus bekerja, sering lupa, atau suka menunda-nunda, nggak sedikit karyawan yang mengisi timesheet hingga akhir minggu atau lebih parah malah di akhir bulan.

Padahal, mengandalkan ingatan itu cukup riskan. Bisa saja satu atau dua tugas terlewat, atau durasi kerja yang diingat sudah tidak akurat. Akibatnya? Data timesheet jadi bias dan laporan produktivitas menjadi misleading.

Kesalahan ini paling jamak dilakukan. Menurut Forbes, sebanyak 69 persen karyawan mengakui bahwa mereka tidak melacak waktu kerja mereka secara akurat. 

Apa artinya? Kalau kamu punya 10 karyawan, 7 orang di antaranya kemungkinan suka ngasal dalam mengisi timesheet. Biasanya cuma mengandalkan “rumus perkiraan”.

Baca juga: Cara Mengisi Timesheet Online di Aplikasi Hadirr

Berawal dari masalah menyepelekan…

Ketidakdisiplinan mengisi timesheet paling banyak terjadi pada sistem manual, seperti spreadsheet. Metode ini memang tidak memungkinkan pelacakan waktu kerja real-time sehingga karyawan cenderung menyepelekan. 

• Mode ceria karyawan di Senin pagi: “Udah, yang penting kerja dulu, timesheet mah bisa kita isi belakangan. Gampang itu.”
• Mode bingung di Jumat sore: “Eh, Senin kemarin kita kerja sambill ngopi di cafe berapa jam, ya? Gue ngerjain apa aja, ya?”

Apa solusinya?

Gunakan aplikasi timesheet yang real-time dan mobile-friendly. Misalnya Hadirr, aplikasi time tracker berbasis cloud yang bisa diakses dari smartphone dan mencatat jam kerja karyawan secara langsung.

Cara ini lebih akurat, karena karyawan tidak akan menunda pelacakan waktu kerja mereka. Jam kerja akan terhitung otomatis, dimulai saat clock in dan selesai saat clock out. Jenis tugas atau pekerjaan karyawan juga bisa dicek langsung di dashboard aplikasi.

2. Time thefting

Secara harfiah, time thefting berarti pencurian waktu atau korupsi waktu. Maksudnya adalah praktek manipulatif karyawan dengan mencatat waktu kerja lebih panjang/lama dari yang sebenarnya. Gampangnya, karyawanmu ngaku-ngaku bekerja padahal enggak.

Ini contohnya:

• Mengisi timesheet 8 jam kerja penuh, padahal yang 2 jam dipakai buat nonton drakor—mencuri 2 jam.
• Lapor mulai kerja jam 9.00, padahal baru login laptop jam 10.15—mencuri 1 jam 15 menit.
• Mencatat waktu kerja 5 jam, padahal pekerjaan selesai dalam 4 jam dan sisanya dipakai buat main game—mencuri 1 jam.

Kenapa time thefting jadi masalah serius?

Mungkin pencurian waktu timesheet kedengarannya sepele: “Ah, cuma satu jam doang, kantor nggak akan rugi juga kali.” Padahal, dampaknya besar.

Bayangkan jika ada 20 orang karyawan mencuri jam kerja masing-masing 30 menit saja tiap hari. Maka, kamu kehilangan waktu produktif 10 jam sehari. Seminggu 50 jam. Sebulan 1.100 jam. Kamu membayar upah untuk 1.100 jam kerja, tetapi nggak dapat apa-apa. 

Ini salah satu contoh “korban” jam kerja fiktif timesheet:

“I was losing nearly 30 hours per week … essentially paying for a full-time employee that didn’t exist” (Matt Rissell, CEO QuickBooks Time).

Apakah ini hanya terjadi pada karyawan remote? Nggak juga. Korupsi waktu kerja bisa terjadi di mana saja. PNS di kantor pemerintah konvensional maupun karyawan swasta dengan sistem kerja remote, sama-sama bisa melakukan time thefting.

Kerugian perusahaan akibat jam kerja fiktif bukan hanya soal pemborosan biaya gaji karyawan, tetapi juga bisa:

• Menurunkan produktivitas tim, karena jadwal kerja dan progres proyek jadi meleset.
• Merusak budaya kerja karena bisa “menginspirasi” yang lain ikut-ikutan manipulatif.
• Menimbulkan trust issue, karena atasan menjadi sulit percaya pada laporan timesheet, bahkan terhadap karyawan yang jujur sekalipun.

Bagaimana mencegahnya?

Bangun budaya kerja yang transparan. Berikan edukasi tentang pentingnya akurasi dalam pengisian timesheet, bukan untuk “mengawasi” mereka, tetapi untuk mengelola kerja tim yang lebih baik. 

Untuk dukungan teknologinya, kamu bisa menggunakan tools yang mengintegrasikan tugas harian, seperti project management atau task board. Kalau mau lebih efisien, kamu bisa pakai aplikasi timesheet digital Hadirr untuk pelacakan jam kerja, tugas harian, dan kolaborasi tim.

Selain itu, kamu juga bisa mencoba menerapkan manajemen imbalan berbasis output. Jadi, perhitungan gaji didasarkan pada hasil pekerjaan ketimbang jumlah jam kerja. Caranya, bisa menggunakan upah per proyek.

Baca juga: Timesheet Karyawan: Manfaat dan Contoh Template

3. Buddy punching

Istilah buddy punching awalnya merupakan modus kecurangan “titip absen” ke teman kerja menggunakan punch card atau kartu ceklok. Praktik ini juga bisa terjadi dalam pengisian timesheet, terutama yang masih dilakukan manual atau semi-digital. 

Dalam konteks timesheet, buddy punching terjadi ketika seseorang mengisi atau mencatatkan jam kerja untuk rekan kerjanya, padahal rekan tersebut tidak hadir, datang terlambat, atau pulang lebih awal.

Contohnya begini:

Dina mengisi timesheet untuk dirinya sendiri dan untuk Doni, teman kerjanya. Doni datang jam 10.00 siang, tetapi di timesheet tercatat mulai bekerja jam 08.00 pagi berkat “jasa” Dina.

Kalau pakai sistem manual atau Excel tanpa verifikasi biometrik atau GPS, praktik ini gampang banget terjadi. Biasanya dengan alasan “bantuin teman yang lagi repot”. Padahal, ini jelas-jelas bentuk manipulasi data kerja.

Kenapa ini merugikan?

Seperti halnya time thefting, buddy punching juga merugikan keuangan perusahaan karena harus membayar jam kerja fiktif. Biar ada gambaran statistiknya, berikut ini contoh studi yang dilakukan American Payroll Association (APA) terkait dampak buddy punching:

APA memperkirakan lebih dari 75% perusahaan kehilangan uang akibat buddy punching. Jika dihitung total, buddy punching menyumbang sekitar 2,2% gaji kotor. Penjelasan sederhananya seperti ini: jika karyawan menerima gaji gross Rp10.000.000, sekitar Rp220.000 merupakan hasil buddy punching.

Yang juga mengejutkan dari temuan APA adalah para pekerja melaporkan mencuri jam kerja 4,5 jam per minggu atau setara dengan 6 minggu liburan dalam setahun! Kalau di Indonesia, ini salam dengan 3 kali cuti tahunan. “Magabut” nggak, tuh?

Selain soal pemborosan, buddy punching juga merusak moral karyawan jika dibiarkan perusahaan. Mereka yang rajin lama-lama ikut “melempem”. Alasannya, kenapa harus repot kerja serius kalau “nitip absen” juga bisa dapat kompensasi yang sama.

Baca juga: Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan

Tips menghindarinya

Cara paling efektif mencegah buddy punching adalah menggunakan aplikasi timesheet online yang punya fitur verifikasi waktu dan lokasi real-time, seperti Hadirr. Ditambah fitur biometrik pengenal wajah di Hadirr, tak ada celah untuk berbuat curang. Karyawan bisa pinjam ponsel teman untuk clock-in dan clock-out, tetapi tidak bisa “pinjam” wajah.

Hadirr menerapkan satu orang satu akun sehingga tidak memungkinkan sharing akun aplikasi. Tiap orang punya username dan password sendiri-sendiri. 

Jika perlu, kamu juga bisa mengaktifkan audit trail untuk melacak kejanggalan. Sistem ini akan menyusuri jejak secara digital: siapa yang mengisi timesheet, kapan, dan dari perangkat mana.

4. Tidak mencantumkan detail aktivitas

Kamu wajib cari tahu jika karyawanmu mengisi kolom tugas atau aktivitas di timesheet hanya dengan satu baris begini:
  “Meeting”…“3 jam” (09.00-12.00)

Pertanyaannya: meeting tentang apa? Proyek mana? Dengan siapa? Apa saja yang dibahas?

Laporan yang terlalu singkat dan tidak spesifik akan sulit dipantau. Manajer atau atasan akan kesulitan untuk menganalisis pekerjaan yang telah dilakukan sehingga sulit mengukur dampaknya terhadap progres proyek yang dikerjakan tim.

Solusinya…

Dorong tim kamu untuk menuliskan detail aktivitas yang jelas. Misalnya, “Meeting dengan tim dev untuk pembahasan fitur X pada project A (3 jam)”

Dengan begitu, data timesheet memberikan visibilitas jelas dan bisa menjadi dasar evaluasi kinerja secara objektif.

Lakukan audit acak terhadap beberapa timesheet karyawan secara berkala, misalnya tiap bulan. Ini bukan soal “ngintip”, tapi untuk membangun budaya akuntabilitas. Kalau karyawan tahu timesheet bisa dicek sewaktu-waktu, mereka tidak akan mengisinya asal-asalan.

5. Kesalahan hitung timesheet

Calculation error atau kesalahan perhitungan di timesheet juga menjadi masalah umum. Penyebabnya bisa karena salah input waktu kerja atau tidak cermat mengkonversi menit ke jam, sehingga jumlah jam kerja, jam lembur, dan lain-lain juga keliru. Ujungnya, data gaji, kompensasi lembur, bahkan penilaian performa bisa meleset.

Ada satu hal yang kerap jadi biang kerok atas kesalahan hitung timesheet, yakni time rounding atau pembulatan jam kerja. Time rounding adalah membulatkan jam kerja ke angka tertentu, misalnya setiap 5, 10, atau 15 menit. Tujuannya, tentu saja agar memudahkan laporan waktu kerja.

Contohnya seperti ini:

• karyawan datang jam 09.08 tapi dibulatkan ke 09.00.
• jam kerja harian 2 jam 47 menit, dibulatkan menjadi 3 jam.

Time rounding yang tidak dikontrol ketat bisa menghasilkan akumulasi jam kerja yang tidak akurat. Lama-lama, kesalahan kecil ini bisa bertumpuk dan bikin total jam kerja jadi bias cukup jauh dari kenyataan.

Biar nggak salah hitung…

Pertama, kamu harus beralih ke sistem timesheet otomatis yang langsung menghitung jam kerja berbasis clock in dan clock out aktual. Sistem seperti Hadirr misalnya, bisa membantu meminimalkan error karena semua kalkulasi berbasis data real-time.

Selanjutnya, terapkan model time rounding yang standar dan adil. Pastikan aturan pembulatannya jelas dan konsisten, misalnya round up dan round down ke angka 5 menit terdekat. Jika perlu, lakukan audit berkala untuk memeriksa kesalahan pembulatan jam kerja.

Terakhir, berikan sesi mini training soal pengisian timesheet dan tekankan soal transparansi dan kejujuran. Meski sederhana, edukasi semacam ini akan membantu perbaikan pengisian timesheet dan mencegah error.

Timesheet online Hadirr adalah solusi

Dari uraian di atas, kamu semakin tahu kan, kalau Hadirr itu bisa menjadi solusi atas bermacam kesalahan penggunaan timesheet oleh karyawan.

Timesheet bukan sekadar catatan waktu. Dia adalah alat navigasi bisnis. Dengan data yang akurat, kamu bisa mengelola sumber daya dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan merancang strategi pertumbuhan yang lebih tepat.

Jadi, sekarang saatnya upgrade sistem timesheet kamu. Gunakan Hadirr—aplikasi absensi dan timesheet online berbasis cloud yang bukan cuma real-time dan akurat, tapi juga bisa dipakai untuk manajemen kerja WFH, monitoring tim lapangan, hingga penghitungan lembur dan timesheet proyek.

Masih belum yakin? Daftar akun demo aja dulu. Kamu bisa pakai selama 14 hari, gratis! Klik tombol di bawah ini. Atau hubungi tim kami untuk presentasi khusus buat bisnismu.