10+ Contoh Surat PHK Karyawan Karena Beberapa Alasan Tertentu (Siap Edit & Pakai)
Surat PHK karyawan bukan sekadar dokumen administratif. Di baliknya, ada keputusan besar yang berdampak pada perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, prosesnya tidak boleh dilakukan sembarangan.
PHK umumnya terjadi saat perusahaan menghadapi situasi sulit, seperti penurunan kinerja, efisiensi biaya, atau pelanggaran aturan kerja. Namun, tanpa dasar hukum dan prosedur yang tepat, PHK bisa berubah menjadi sengketa.
Masalahnya, masih banyak HR atau owner yang bingung terkait format, isi, dan aturan yang berlaku. Padahal, surat yang kurang lengkap bisa memicu kesalahpahaman. Bahkan, kesalahan kecil dalam proses PHK dapat berujung pada risiko hukum.
Melalui artikel ini, kamu akan memahami dasar hukum PHK, komponen penting dalam surat PHK, contoh format yang bisa diedit, serta kesalahan yang perlu dihindari. Simak artikel ini sampai akhir agar proses PHK di perusahaan bisa berjalan sesuai aturan.
Dasar Aturan Pemutusan Hubungan Kerja yang Perlu HR Tahu
Aturan PHK yang berlaku saat ini mengacu pada PP Nomor 35 Tahun 20211 sebagai turunan dari UU Nomor 13 Tahun 20032 yang telah diperbarui melalui UU Nomor 6 Tahun 20233. Regulasi ini mengatur alasan, prosedur pemberitahuan PHK, serta hak karyawan setelah hubungan kerja berakhir.
Secara umum, PHK terbagi menjadi tiga jenis. Pertama, PHK dari perusahaan karena alasan tertentu. Kedua, PHK yang terjadi otomatis seperti habis kontrak atau pensiun. Ketiga, PHK sukarela karena karyawan mengundurkan diri.
Dalam hal PHK oleh perusahaan, keputusan tidak boleh dilakukan sepihak tanpa pemberitahuan tertulis. Surat pemberitahuan wajib disampaikan paling lambat 14 hari kerja sebelum tanggal efektif, atau 7 hari kerja jika masih masa percobaan.
Baca Juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT: Panduan Memilih Kontrak Kerja
Isi surat harus memuat alasan yang jelas, seperti efisiensi, kerugian, perubahan status perusahaan, atau pelanggaran perjanjian kerja. Setiap alasan memiliki konsekuensi hak yang berbeda. Oleh karena itu, HR tidak bisa menyamaratakan semua kasus.
Jika karyawan menolak keputusan tersebut, penyelesaiannya bisa mengikuti mekanisme hubungan industrial. Oleh karena itu, dokumentasi seperti surat peringatan dan hasil evaluasi kinerja harus tersimpan rapi.
Setiap pemutusan hubungan kerja juga menimbulkan hak PHK karyawan. Dalam hal ini, karyawan bisa berhak atas pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan penggantian hak sesuai masa kerja dan alasan PHK. Selain itu, perusahaan tetap wajib menyelesaikan hak normatif lain, seperti sisa cuti atau administrasi yang belum tuntas.
Intinya, sebelum mengirim surat PHK karyawan, pastikan prosedur telah dijalankan dengan benar dan perhitungan hak sudah akurat. Langkah ini membantu perusahaan tetap profesional dan meminimalkan risiko sengketa.
Komponen Wajib dalam Surat PHK Karyawan
Surat PHK bukan hanya pemberitahuan, tetapi juga bukti administrasi jika terjadi sengketa. Oleh karena itu, setiap elemennya perlu ditulis ringkas, faktual, dan sesuai aturan. Berikut komponen penting yang perlu dicantumkan:
- Kop perusahaan dan nomor surat: Bagian ini menunjukkan legalitas dokumen dan memudahkan pencatatan dan arsip internal perusahaan.
- Identitas lengkap karyawan: Cantumkan nama, NIK atau ID karyawan, jabatan, unit kerja, dan masa kerja untuk memastikan tidak ada kekeliruan identitas.
- Alasan PHK yang jelas dan objektif: Tuliskan alasan secara singkat dan berbasis fakta. Hindari bahasa emosional atau opini yang dapat memicu keberatan.
- Tanggal efektif PHK: Sebutkan secara tegas kapan hubungan kerja berakhir. Informasi ini penting untuk perhitungan hak dan administrasi akhir.
- Rincian hak dan kompensasi: Cantumkan pesangon, uang penghargaan masa kerja, serta penggantian hak jika sudah dihitung. Jika masih diproses, tuliskan bahwa pembayaran dilakukan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
- Kewajiban serah-terima dan pengembalian aset: Jelaskan kewajiban pengembalian inventaris, seperti laptop, kartu akses, atau dokumen perusahaan. Bagian ini membantu mencegah masalah administratif di kemudian hari.
- Informasi dokumen pasca-PHK: Sertakan keterangan mengenai surat pengalaman kerja atau dokumen lain yang menjadi hak karyawan.
- Tanda tangan pihak berwenang dan tanda terima karyawan: Surat harus ditandatangani oleh atasan yang berwenang dan diberi tanda terima karyawan sebagai bukti bahwa pemberitahuan sudah disampaikan.
11 Contoh Surat PHK Karyawan Sesuai Ketentuan yang Berlaku
Berikut ini adalah 11 contoh surat PHK karyawan yang bisa kamu sesuaikan dengan kondisi perusahaan. Sebagai tips, ganti bagian dalam [KURUNG] sesuai situasi aktual. Pastikan format konsisten (nomor surat, lampiran bukti, dan timeline jelas).
Catatan penting: contoh di artikel ini bersifat umum. Untuk kasus sensitif atau kompleks, pastikan tetap berkonsultasi dengan HR senior atau konsultan hukum ketenagakerjaan agar sesuai dengan regulasi yang berlaku.
1. PHK karena Kinerja Tidak Memenuhi Target
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Rekap Evaluasi Kinerja & Notulen Coaching
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja periode [bulan–bulan], serta tindak lanjut coaching pada [tanggal] dan review pada [tanggal], kami menyampaikan bahwa target kinerja utama (KPI) untuk posisi [jabatan] tidak tercapai secara berulang sesuai standar perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja efektif per [tanggal efektif]. Keputusan ini telah melalui proses evaluasi dan pertimbangan manajemen.
Hak karyawan akan dihitung dan dibayarkan sesuai ketentuan yang berlaku serta kebijakan perusahaan. Mohon melakukan serah-terima pekerjaan kepada [PIC] dan pengembalian seluruh aset perusahaan paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tempat, Tanggal]
Hormat kami,
[Nama & Jabatan Penandatangan]
Tanda terima,
[Nama Karyawan]
2. PHK karena Pelanggaran Disiplin Berulang (SP1–SP3)
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: SP1, SP2, SP3 & Rekap Pelanggaran
Yth. [Nama Karyawan]
Merujuk pada pelanggaran disiplin berulang yang telah didokumentasikan, serta penerbitan SP1 tanggal [tgl], SP2 tanggal [tgl], dan SP3 tanggal [tgl], perusahaan menetapkan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif].
Keputusan ini diambil setelah evaluasi menyeluruh dan tidak adanya perbaikan yang signifikan.
Hak dan kewajiban para pihak akan diselesaikan sesuai ketentuan yang berlaku. Harap menyelesaikan serah-terima tugas dan pengembalian aset perusahaan paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
3. PHK karena Mangkir/Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Rekap Absensi
Yth. [Nama Karyawan]
Sehubungan dengan ketidakhadiran tanpa keterangan pada tanggal [daftar tanggal] dan tidak adanya klarifikasi hingga batas waktu yang ditentukan, perusahaan menyampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif].
Mohon melakukan pengembalian aset dan penyelesaian administrasi pada [tanggal]. Perhitungan hak dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
4. PHK karena Efisiensi/Restrukturisasi Organisasi
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Memo Restrukturisasi
Yth. [Nama Karyawan]
Dalam rangka efisiensi dan restrukturisasi pada unit [nama unit], perusahaan melakukan penyesuaian kebutuhan tenaga kerja yang berdampak pada posisi [jabatan].
Dengan ini disampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif]. Keputusan ini merupakan bagian dari kebijakan organisasi dan bukan evaluasi personal.
Hak karyawan akan diberikan sesuai ketentuan yang berlaku. Mohon serah-terima pekerjaan dilakukan paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
5. PHK karena Penutupan Unit/Proyek Selesai
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Memo Penutupan Unit/Proyek
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
Sehubungan dengan berakhirnya proyek/penutupan unit [nama proyek/unit] efektif per [tanggal], perusahaan melakukan penyesuaian kebutuhan tenaga kerja.
Dengan ini, disampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif]. Keputusan ini diambil sebagai konsekuensi berakhirnya aktivitas operasional pada unit tersebut.
Hak karyawan akan dihitung dan dibayarkan sesuai ketentuan yang berlaku dan kebijakan perusahaan. Mohon melakukan serah-terima pekerjaan kepada [PIC] serta pengembalian aset perusahaan paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
Baca Juga: Alternatif Strategi Efisiensi Selain PHK
6. PHK karena Force Majeure (Keadaan Memaksa)
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Dokumen Pendukung Keadaan Memaksa
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Akibat keadaan memaksa (force majeure) berupa [jelaskan singkat: bencana/kebakaran/kejadian luar biasa] yang terjadi pada [tanggal] dan berdampak pada operasional [lokasi/unit], perusahaan tidak dapat melanjutkan kegiatan usaha sebagaimana mestinya.
Dengan pertimbangan tersebut, perusahaan menyampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif].
Penyelesaian hak karyawan akan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Mohon koordinasi administrasi akhir dan pengembalian aset perusahaan pada [tanggal/jam].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
7. PHK pada Masa Percobaan (Tidak Lulus Probation)
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Form Evaluasi Probation
Perihal: Pemberitahuan Pengakhiran Hubungan Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Berdasarkan evaluasi masa percobaan kerja periode [tanggal–tanggal], perusahaan menyatakan bahwa Saudara/i belum memenuhi standar kelulusan probation untuk posisi [jabatan].
Dengan ini perusahaan mengakhiri hubungan kerja efektif per [tanggal efektif], sesuai ketentuan masa percobaan dalam perjanjian kerja.
Hak yang timbul akan diselesaikan sesuai ketentuan yang berlaku dan kebijakan perusahaan. Mohon menyelesaikan serah-terima pekerjaan serta pengembalian aset paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
8. PHK karena Pelanggaran Berat
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Berita Acara Pemeriksaan & Bukti Pendukung
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Sehubungan dengan temuan pelanggaran berat berupa [uraikan singkat dan faktual], berdasarkan hasil pemeriksaan internal pada [tanggal] dan Berita Acara Nomor [xxx], perusahaan menetapkan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif].
Keputusan ini diambil setelah melalui proses klarifikasi dan evaluasi manajemen.
Penyelesaian hak dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Mohon pengembalian seluruh aset perusahaan paling lambat [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
9. PHK karena Perusahaan Pailit/PKPU
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Salinan Putusan/Status Hukum
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Menindaklanjuti status perusahaan terkait [PKPU/pailit] berdasarkan [putusan/nomor perkara] tertanggal [tanggal], perusahaan melakukan penyesuaian tenaga kerja.
Dengan ini disampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif]. Penyelesaian hak-hak karyawan akan diproses sesuai ketentuan yang berlaku dan mekanisme administrasi yang ditetapkan.
Mohon koordinasi lebih lanjut dengan bagian HR pada [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
10. PHK karena Kesehatan Berkepanjangan (Tidak Mampu Bekerja)
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Dokumen Medis Pendukung
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Berdasarkan dokumen medis dari [rumah sakit/dokter] tertanggal [tanggal], serta evaluasi penyesuaian kerja yang telah dilakukan pada [tanggal], kondisi kesehatan Saudara/i tidak memungkinkan untuk menjalankan pekerjaan inti posisi [jabatan] secara berkelanjutan.
Dengan pertimbangan tersebut, perusahaan menyampaikan pemutusan hubungan kerja efektif per [tanggal efektif].
Penyelesaian hak akan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Mohon koordinasi administrasi akhir dan pengembalian aset perusahaan pada [tanggal].
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
Baca Juga: Cara Audit Bisnis Mandiri: Tingkatkan Efisiensi Tanpa PHK
11. Pengakhiran PKWT (Kontrak Habis & Tidak Diperpanjang)
PT [Nama Perusahaan]
Nomor: [XXX]/HR/[MMYYYY]
Lampiran: Salinan PKWT
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Perjanjian Kerja
Yth. [Nama Karyawan]
Merujuk pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Nomor [xxx] yang berlaku hingga [tanggal berakhir], dengan ini kami sampaikan bahwa kontrak kerja berakhir pada tanggal tersebut dan tidak dilakukan perpanjangan.
Sehubungan dengan itu, hubungan kerja dinyatakan berakhir efektif per [tanggal]. Mohon melakukan serah-terima tugas kepada [PIC] dan pengembalian aset perusahaan paling lambat [tanggal].
Hak yang timbul dari berakhirnya PKWT akan diselesaikan sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini disampaikan.
[Tanggal, Tanda tangan, & Tanda terima]
Kesalahan Proses PHK yang Sering Terjadi dan Cara Mencegahnya
Dalam banyak kasus, konflik PHK sebenarnya bukan dipicu oleh isi suratnya. Masalah justru muncul karena proses sebelumnya tidak tertata dengan baik. Misalnya, pemberian alasan PHK yang terlalu subjektif tanpa didukung data yang jelas.
Selain itu, surat peringatan dan teguran yang menjadi pendorong PHK sering tidak terdokumentasi rapi. Bukti kinerja dan produktivitas karyawan yang buruk tidak dicatat dengan baik dan tersebar dalam sistem yang terpisah. Akibatnya, keputusan PHK jadi sulit dipertanggungjawabkan.
Kondisi makin rumit ketika data kinerja, seperti absensi, perubahan shift, atau pengelolaan lembur tidak dicatat dengan baik. Situasi ini membuat perhitungan hak terlihat tidak transparan. Pada akhirnya, surat PHK karyawan yang seharusnya menjadi penutup malah memicu masalah karena hak yang tidak terpenuhi.
Oleh karena itu, pencegahan perlu dimulai jauh sebelum keputusan PHK diambil. Perusahaan membutuhkan sistem yang mencatat kehadiran, jam kerja karyawan, dan performa secara konsisten. Dengan data yang rapi, evaluasi menjadi lebih objektif dan terukur.
Di sinilah sistem manajemen karyawan seperti Hadirr berperan penting. Hadirr menyediakan fitur pengelolaan absensi digital, shift, lembur, hingga aktivitas lapangan untuk mencatat secara real-time dan lebih akurat. Dengan sistem ini, keputusan PHK pun dapat diambil berdasarkan data yang kuat.
Jika proses teratur dan terdokumentasi sejak awal, surat PHK karyawan tidak lagi menjadi sumber konflik. Sebaliknya, dokumen tersebut menjadi bagian akhir dari proses yang profesional dan transparan.
Kelola Disiplin dan Produktivitas Lebih Mudah dengan Hadirr
Seperti dibahas sebelumnya, konflik PHK sering terjadi karena pengelolaan data kinerja karyawan yang tidak rapi sejak awal. Oleh karena itu, perusahaan perlu sistem yang mampu mencatat disiplin dan aktivitas kerja secara konsisten.
Dalam proses ini, Hadirr menjadi pilihan terbaik untuk membantu HR membangun kontrol tersebut sebelum muncul konflik dalam proses PHK. Melalui fitur absensi berbasis GPS dan face recognition, Hadirr dapat mencatat kehadiran lebih akurat dan minim manipulasi. Sistem ini juga membantu memudahkan rekap kehadiran secara otomatis.
Hadirr juga dilengkapi fitur manajemen shift kerja yang memungkinkan jadwal disusun dengan mudah melalui metode drag and drop yang praktis. Perubahan jadwal pun jadi lebih terkontrol dan tercatat jelas sehingga tidak ada lagi perdebatan soal jam kerja.
Bagi perusahaan dengan tim lapangan, Hadirr turut mendukung monitoring sales visit. Setiap kunjungan klien dapat dicatat lengkap dengan waktu dan lokasi secara otomatis. Dengan begitu, aktivitas lapangan lebih mudah dipantau dan dievaluasi.
Dengan sistem yang terdokumentasi, keputusan PHK jadi lebih terukur dan profesional.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana fitur-fitur Hadirr dapat mengefisiensikan bisnis Anda? Coba gratis 7 hari dan rasakan manfaatnya sekarang!
Sumber: