Cara Mencegah Manipulasi Jam Kerja

Pernah nggak karyawan kamu di tengah jam kerja kedapatan nongkrong di kantin, main game di hape, atau malah ngerjain side jobs mereka? Atau mungkin ada karyawan kamu yang ketahuan suka titip absen dan datang telat? Nah, itu semua contoh time theft atau praktik manipulasi jam kerja. 

Di artikel ini, kita bahas jenis manipulasi jam kerja yang paling sering dilakukan karyawan dan cara mencegahnya. Yuk, kita mulai!

Apa itu manipulasi jam kerja?

Manipulasi jam kerja adalah tindakan karyawan yang tidak jujur soal penggunaan waktu kerja. Karyawan mengakali jam kerja untuk keuntungan dirinya, tapi merugikan perusahaan. Ada waktu produktif yang hilang atau dicuri, yang menyebabkan perusahaan boncos. 

Karyawanmu bisa mencuri entah 5 menit, 10 menit, atau 30 menit sehari dari waktu kerja harian mereka. Ini mungkin terdengar sepele, tapi dampaknya bisa sangat besar. Apalagi kalau dilakukan berulang-ulang oleh banyak karyawan. Kamu kehilangan uang untuk membayar jam kerja kosong—uang lenyap tanpa hasil!

Baca juga: 15 Tanya Jawab Seputar Jam Kerja: Ketentuan dan Hak Karyawan

Dampak manipulasi jam kerja

Jam kerja yang hilang bukan cuma soal waktu yang nggak bisa dikembalikan. Tapi ada dampak yang lebih serius. Apa saja?

1. Kerugian finansial

Ini dampak utama paling jelas: pemborosan yang bikin bisnis nggak efisien. Mau tahu berapa uangmu yang hilang seminggu, sebulan, setahun? Hitung aja total jam kerja yang dicuri dikalikan upah per jam karyawan. 

Ini contoh sederhana: kalau satu orang konsisten mencuri waktu kerja 10 menit sehari, maka kamu kehilangan 44 jam setahun. Kalau upah per jam karyawan Rp35.000, maka uangmu yang hilang Rp1.540.000. Itu baru satu orang.

2. Produktivitas turun

Pencurian jam kerja bisa bikin produktivitas harian anjlok, baik individu maupun tim, dan juga penyelesaian proyek jadi molor. Nah, kalau jenis pekerjaannya berhubungan dengan pelanggan, kualitas layanan juga bisa turun—dan pelanggan lari. Kalau sudah begitu, pencapaian target perusahaan juga bisa terhambat.

Secara kasar, kalau kamu kehilangan 1 jam kerja tiap hari, itu sama artinya dengan kehilangan produktivitas 250 jam dalam setahun. 

3. Moral tim ambyar

Kecurangan jam kerja juga bisa memengaruhi moral karyawan. Gara-gara satu atau dua orang karyawan sering telat, beban kerja jadi nggak seimbang karena harus ditanggung anggota tim yang lain. Lebih parahnya, karyawan yang jujur bisa jadi ikutan curang. Hasilnya, muncul budaya kerja manipulatif!

Baca juga: Waktu Istirahat Karyawan Termasuk dalam Jam Kerja?

Jenis manipulasi jam kerja

Manipulasi jam kerja bisa dilakukan dengan berbagai modus. Berikut ini beberapa jenis kecurangan yang paling sering dilakukan karyawan.

1. Clock-in dan clock-out palsu

Ini jenis kecurangan paling klasik. Karyawan tercatat masuk atau pulang kerja sesuai jam kantor, padahal aslinya mereka nggak ada di kantor! Mungkin masih asyik nongkrong ngopi di kantin sambil scrolling IG atau sengaja telat masuk karena ada urusan lain.

Modus paling sering adalah titip absen ke teman—biasa disebut buddy punching atau buddy clocking. Praktik ini paling gampang terjadi di sistem absensi manual atau berbasis kartu.

Karyawan tercatat masuk jam 7.58 karena dibantu temannya, padahal baru sampai kantor jam 8.45. Atau sebaliknya, karyawan pulang duluan dan titip kartu absen ke temannya agar dicatat jam 17.00. Kalau udah parah, akal-akalan ini dilakukan bergantian sesama karyawan.

2. Istirahat kebablasan

Ini juga pencurian jam kerja yang jamak terjadi. Istirahat 60 menit bisa molor menjadi 90 menit. Makan siang, tapi lama? Ya karena dilanjut “me time” sejenak, rebahan dulu di mushola, shopping tipis-tipis ke supermarket sebelah, atau izin sebentar jemput anak sekolah. Pokoknya ada aja aktivitas yang bikin balik kantor telat.

Dampaknya? Cukup signifikan. Kalau satu orang ngaret 30 menit setiap hari, itu berarti lebih dari 10 jam kerja hilang setiap bulan. Tinggal kalikan aja dengan jumlah karyawan yang suka banget telat balik dari istirahat—itu waktu kerja yang terbuang. 

Baca juga: Pengaturan Jam Kerja Kantor Terkini Sesuai UU

3. Sibuk, tapi nggak bekerja

Apa sih maksudnya? Karyawan ada, terlihat sibuk, buka-buka Excel, scroll dokumen, browsing internet, atau ketik-ketik keyboard, tapi sama sekali nggak ada progresnya. 

Laporan yang diminta manajer? Belum beres. Revisi? Belum disentuh. Proposal? Masih draft. Seolah-olah mereka bekerja, tapi sebenarnya tidak melakukan pekerjaan kantor. Terus ngapain mereka?

Biasanya ada hal lain yang dilakukan. Gaya sok sibuk cuma buat menutupi aktivitasnya biar nggak ketahuan. Ini kasus penyalahgunaan waktu kerja. Yang paling sering adalah ngerjain side hustle atau pekerjaan sampingan dari perusahaan lain. 

Tapi, ada juga yang cuma kill the time karena merasa jenuh atau burnout—main game di laptop, chatting, belanja online, atau hal nggak produktif lainnya. 

4. Over-reporting dan jam lembur fiktif

Apa maksudnya? Over-reporting adalah manipulasi waktu kerja dengan cara melebih-lebihkan jam kerja di laporan lembar waktu (timesheet). Karyawan beneran bekerja, tapi jam kerja yang mereka laporkan melebihi waktu kerja riil. 

Misalnya, tugas harian sudah diselesaikan dalam waktu 5 jam, tapi dilaporkan 7 jam di time sheet. Padahal, 2 jam sisanya dipakai buat nonton serial di Netflix. 

Modus serupa juga bisa terjadi pada kasus lembur. Misalnya, atasan memberikan perintah lembur, tapi membebaskan jamnya sesuai kesanggupan karyawan. Nah, biasanya celah ini kerap “dimainkan” karyawan dengan melebih-lebihkan jam lembur. 

Contohnya, karyawan melaporkan lembur 3 jam di form lembur. Padahal aslinya setelah 2 jam bekerja mereka langsung cabut nongkrong di cafe. Ini salah satu yang bikin kantor tekor.

Cara mencegah manipulasi jam kerja

Tenang, manipulasi jam kerja bisa dicegah kok—atau setidaknya bisa ditekan—asal perusahaan punya sistem yang tepat dan budaya kerja yang mendukung. Ini dia cara mencegah atau mengurangi time theft:

1. Gunakan absensi digital biometrik dengan pelacakan lokasi

Buat mencegah titip absen, perusahaan bisa pake aplikasi absensi digital biometrik dengan teknologi face recognition dan pelacakan lokasi berbasis GPS. Jadi, karyawan harus absen dengan foto diri di lokasi kerja yang ditentukan.

Aplikasi absensi seperti ini bisa menekan kecurangan jam kerja 95%. Lokasi karyawan saat clock-in dan clock-out bisa dilacak secara akurat. Jadi, sangat sulit bagi karyawan untuk titip absen. 

2. Pantau waktu istirahat dengan akurat

Supaya istirahat nggak kebablasan, pakai sistem yang bisa otomatis mencatat waktu mulai dan selesai istirahat—break dan after-break. Kalau karyawan molor, HR bisa pantau langsung dari dasbor. Perasaan terawasi akan membuat karyawan lebih disiplin dan sungkan mengulur waktu rehat mereka.

3. Monitor produktivitas dengan fokus ke output

Buat karyawan yang “sibuk tapi nggak bekerja”, coba gunakan tool manajemen tugas yang bisa melacak progres kerja. Manajer bisa kasih tugas harian atau mingguan, dan karyawan lapor hasilnya secara transparan. Jadi, manajer bisa tahu kalau tugasnya mandek. Laporan ini bikin karyawan akan lebih fokus ke hasil, bukan sibuk ngabisin waktu.

4. Timesheet otomatis untuk cegah over-reporting

Over-reporting sulit terjadi kalau pakai timesheet otomatis dan terhubung dengan aktivitas riil, seperti waktu clock-in, clock-out, atau progres tugas. Sistem dengan pencatatan waktu aktual seperti ini bisa untuk cross-check laporan karyawan. Akurasi timesheet otomatis bisa menekan laporan fiktif sampai 80%! 

5. Lakukan audit waktu kerja secara berkala

Audit waktu kerja rutin adalah cara jitu buat mengecek apakah laporan karyawan sesuai dengan kenyataan. Misalnya, tim HR bisa bandingin data timesheet dengan catatan CCTV, log sistem, atau progres tugas bulanan. Lakukan tiap 3-6 bulan untuk memeriksa pola waktu kerja.

Dengan audit, perusahaan bisa mendeteksi celah dan beri peringatan dini sebelum time theft jadi kebiasaan. Aplikasi HR Analytics juga bisa sebagai tool tambahan untuk mendapatkan insight tentang data absensi dan produktivitas.

6. Ciptakan budaya kerja transparan

Dengan budaya kerja yang transparan dan komunikasi terbuka, karyawan akan lebih termotivasi bekerja dengan jujur. Organisasi yang berhasil membangun integritas sebagai karakter kuat bisnisnya, nggak terlalu butuh pengawasan ketat lagi. Sistem dengan sendirinya akan menyingkirkan orang-orang yang nggak selaras dengan nilai-nilai organisasi.

Hadirr: aplikasi time-tracking untuk cegah manipulasi jam kerja

Semua solusi di atas ada di Hadirr! Aplikasi absensi digital ini dapat melacak waktu kerja real-time, dari mulai jam masuk kerja, jam istirahat, jam pulang, sampai jam lembur. Hadirr juga bisa digunakan untuk melacak produktivitas karyawan di luar kantor—seperti sales, pekerja lapangan, dan karyawan remote.

Dengan fitur-fitur yang mendukung visibilitas dan transparansi seperti di bawah ini, pelacakan waktu kerja menjadi lebih efektif untuk meminimalkan manipulasi:

• Face recognition dan anti-fake GPS untuk mencegah titip absen, memastikan karyawan hadir di titik lokasi yang telah ditentukan.
• Timesheet otomatis yang mencatat waktu kerja harian real-time dan bisa dipantau langsung dari dasbor sehingga meminimalkan over-reporting.
• Task management untuk pantau daftar tugas, kolaborasi, dan progres pekerjaan, bikin karyawan fokus ke hasil atau output pekerjaan.
• Pencatat jam lembur untuk mencegah lembur fiktif karena dapat melacak kehadiran lembur, serta mencatat dan merekap jam lembur otomatis.
• Pelacak produktivitas tim lapangan dan sales berbasis GPS untuk memastikan mereka benar-benar melakukan kunjungan klien.
• Mobile attendance app memberikan akses data pada karyawan di perangkat mobile berbasis Android dan iOS, sehingga membantu membangun budaya kerja transparan.

Dengan aplikasi pelacakan waktu kerja Hadirr, perusahaan kamu bisa hemat waktu, mengurangi kerugian, dan meningkatkan produktivitas. Yuk, coba Hadirr sekarang dan biar operasional kantor kamu lebih efisien!