Cara Membuat Timesheet Proyek Berbasis Jam
Pernah kebingungan menyusun timesheet proyek berbasis jam yang akhirnya bikin kamu ragu, “Ini perhitungannya betul nggak, sih?” Tenang, kamu nggak sendiri. Kenyataannya, banyak tim manajemen proyek yang belum punya sistem pencatatan waktu yang rapi dan andal.
Padahal, tanpa pencatatan jam kerja yang jelas, proyek berisiko berantakan—entah itu terkait biaya, alokasi waktu, atau akurasi laporan. Salah hitung jam kerja bisa bikin biaya bengkak, pekerjaan tumpang tindih, dan jadwal nggak efisien. Cost overrun!
Nah, artikel ini akan bantu kamu bikin timesheet proyek berbasis jam yang nggak cuma akurat, tapi juga gampang diterapkan—bisa pakai Excel, template sederhana, atau aplikasi timesheet. Yuk, kita mulai.
Komponen utama timesheet proyek berbasis jam
Fungsi utama timesheet adalah memudahkan pencatatan waktu proyek. Karena itu, timesheet yang efektif seharusnya mudah dipahami dan direkap jika dalam format manual. Jadi, bikin timesheet sebaiknya nggak perlu terlalu rumit. Lebih baik, modelnya sederhana namun jelas.
Ketahui dulu apa saja komponen utama yang harus ada dalam timesheet berbasis jam. Ini dia!
Informasi yang harus ada di timesheet
- Nama karyawan dan peran: informasi tentang siapa saja karyawan dan peran apa yang dijalankannya dalam proyek.
- Tugas spesifik : informasi tentang tugas atau pekerjaan yang sedang dikerjakan secara spesifik.
- Durasi bekerja: informasi mengenai waktu kerja karyawan, yaitu jam mulai dan jam selesai untuk setiap tugas.
- Total jam: informasi tentang jumlah total jam di rekap timesheet untuk perhitungan gaji dan evaluasi anggaran.
- Catatan: informasi tambahan terkait tugas, seperti masalah teknis yang muncul, revisi, atau evaluasi untuk tugas berikutnya.
Format timesheet
Selanjutnya, pilih format timesheet: manual atau digital. Timesheet manual dibuat di Excel atau Google Sheets—update dan rekap juga manual. Ini lebih cocok untuk proyek kecil dengan tugas yang tidak terlalu kompleks.
Sedangkan timesheet digital menggunakan software timesheet otomatis, seperti Hadirr. Selain lebih praktis dan akurat karena terintegrasi dengan sistem absensi online untuk mencatat clock-in dan clock-out, aplikasi timesheet menyajikan data real-time dan rekap otomatis.
Baca juga: Cara Mengisi Timesheet Online di Aplikasi Hadirr
Langkah membuat timesheet proyek berbasis jam
Membuat timesheet berbasis jam nggak harus rumit dan susah, kok! Kamu bisa mengikuti beberapa langkah sederhana ini jika menggunakan Excel atau spreadsheet lain.
Sesuaikan dengan jenis proyek dan peran tim
Setiap proyek tentu punya karakteristik yang berbeda dan mungkin unik. Jadi, langkah pertama adalah menyesuaikan jenis proyek termasuk peranan tiap anggota tim yang terlibat.
Contohnya, proyek pengembangan software membutuhkan kolom monitoring versi yang sedang dikembangkan atau modul yang diuji. Sedangkan, proyek marketing mungkin lebih fokus pada kolom pelacakan waktu yang dihabiskan untuk riset pasar atau desain kampanye.
Begitu juga dengan peran anggota tim. Timesheet harus disesuaikan dengan pekerjaan spesifik mereka. Tugas developer tentu berbeda dengan desainer grafis.
Hitung estimasi waktu kerja yang dibutuhkan
Manajer proyek terlebih dulu menghitung waktu kerja yang dibutuhkan tiap pekerjaan, misalnya coding, debugging, testing, dan seterusnya. Dengan begitu, bisa diketahui waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Contohnya seperti timesheet Excel bawah ini. Sebuah perusahaan pengembang diminta klien untuk membuat sebuah aplikasi pemesanan makanan di Android dan iOS. Proyek melibatkan 5 karyawan dan diperkirakan memakan waktu 60 hari kerja.
| Aktivitas | Estimasi Jam | Estimasi Hari | Dikerjakan oleh | Catatan |
| Design antarmuka | 160 jam | 20 hari | UI/UX Designer | Desain tampilan, user flow |
| Front-end Development | 300 jam | 37,5 hari | Front-end Developer | Implementasi desain UI ke dalam aplikasi, integrasi API |
| Back-end Development | 300 jam | 37,5 hari | Back-end Developer | API, database, server logic |
| Integrasi Sistem | 100 jam | 12,5 hari | Front-end & Back-end Developer | Sinkronisasi frontend-backend |
| Debugging & Fixes | 120 jam | 15 hari | Front-end & Back-end Developer | Perbaikan bug, pengujian internal |
| QA & Testing | 160 jam | 20 hari | QA Tester | Functional testing, cross-device check |
| Project Management | 120 jam | 15 hari | Project Manager | Timeline, koordinasi tim, komunikasi dengan stakeholder |
| Dokumentasi | 40 jam | 5 hari | Project Manager & Developer | User guide, technical notes |
Buat timesheet proyek berbasis jam dengan siklus tugas harian
Setelah itu, manajer proyek membuat timesheet proyek berbasis jam untuk siklus tugas-tugas harian. Misalnya, timesheet Senin sampai Jumat, lalu membuat rekapan mingguannya. Supaya lebih kebayang, kamu bisa lihat contoh timesheet harian berbasis jam di bawah ini.
Baca juga: Fungsi dan Jenis Timesheet Kerja Karyawan
Contoh timesheet proyek berbasis jam kerja
Kita buat contoh timesheet proyek pengembangan aplikasi pemesanan makanan berdasarkan perencanaan dan estimasi waktu di atas.
Hari ke-1: Fase kick-off
| Anggota Tim | Nama Tugas | Jam Mulai | Jam Selesai | Total Jam | Catatan |
| Fatih / Project Manager | Rapat kick-off proyek | 09.00 | 11.00 | 2 jam | Penjelasan scope, alur kerja, deliverable |
| Aleya / UI/UX Designer | Diskusi alur UI awal | 11.30 | 13.00 | 1.5 jam | Brainstorm flow dan sketsa awal |
| Rendra / Front-end Developer | Review kebutuhan komponen UI | 11.30 | 13.00 | 1.5 jam | Sinkronisasi awal dengan tim UI |
| Fatih / Project Manager | Setup project management board | 14.00 | 15.30 | 1.5 jam | Setup Trello dan pembagian tugas |
| Rasyid / Back-end Developer | Review struktur repository | 14.00 | 15.30 | 1.5 jam | Setup Git dan struktur folder awal |
| Andien / QA Tester | Identifikasi kebutuhan tes awal | 16.00 | 17.00 | 1 jam | Draft skenario test berdasar scope awal |
Di hari pertama, belum ada pekerjaan coding, tapi kegiatan ini penting banget buat fondasi kerja ke depan. Mulai dulu dengan kickoff yang rapi biar kerja tim nggak bubar jalan.
Hari ke-2: Fase pra-produksi
| Anggota Tim | Nama Tugas | Jam Mulai | Jam Selesai | Total Jam | Catatan |
| Aleya / UI/UX Designer | Finalisasi wireframe & user flow | 09.00 | 11.00 | 2 jam | Revisi berdasarkan feedback kickoff |
| Rendra / Front-end Developer | Sinkronisasi struktur UI dengan design | 11.00 | 13.00 | 2 jam | Persiapan komponen layout dasar |
| Rasyid / Back-end Developer | Setup API skeleton & struktur database | 09.30 | 12.30 | 3 jam | Rancang kerangka awal endpoint & skema relasi data |
| Fatih / Project Manager | Breakdown task ke dalam sprint harian | 13.30 | 15.00 | 1.5 jam | Tentukan prioritas & estimasi durasi tiap task |
| Andien / QA Tester | Susun test plan & definisi success metrics | 13.30 | 15.00 | 1.5 jam | Buat kerangka skenario test berdasarkan user journey |
| Semua tim dev | Setup dan uji server dev/staging | 15.30 | 17.00 | 1.5 jam | Pastikan semua tim bisa akses dan push code |
Hari kedua, anggota tim melakukan persiapan produksi berdasarkan tugas masing-masing yang didistribusikan oleh manajer proyek.
Hari ke-3: Fase produksi
| Anggota Tim | Nama Tugas | Jam Mulai | Jam Selesai | Total Jam | Catatan |
| Rendra / Front-end Developer | Implementasi halaman login & dashboard | 09.00 | 12.00 | 3 jam | Fokus pada struktur layout & koneksi ke API |
| Rasyid / Back-end Developer | Koding endpoint login & validasi data | 09.00 | 12.30 | 3.5 jam | Endpoint /auth/login selesai & diuji postman |
| Aleya / UI/UX Designer | Review implementasi desain di front-end | 11.00 | 12.30 | 1.5 jam | Pastikan konsistensi warna, font, dan grid |
| Andien / QA Tester | Buat test case login & validasi input | 13.00 | 15.00 | 2 jam | Skema test untuk input salah, benar, dan kosong |
| Rendra / Front-end Developer | Integrasi API login | 13.30 | 15.30 | 2 jam | Testing hasil response dari backend |
| Fatih / Project Manager | Monitoring progress harian & sync | 16.00 | 17.00 | 1 jam | Daily wrap-up & update task di board |
Nah, hari ketiga mulai terlihat bagaimana timesheet dipakai buat tracking siapa ngerjain apa, berapa lama, dan progresnya sampai mana. Ini bikin tanggung jawab tiap orang jelas dan proyek lebih mudah dipantau.
Baca juga: Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan
Rekap timesheet mingguan
Untuk rekapan jam kerja mingguan, bisa dibuat dua jenis yaitu rekap per orang dan rekap per aktivitas/tugas. Apa bedanya?
Rekap per orang digunakan untuk kebutuhan kompensasi personil yang terlibat proyek, seperti hitung payroll, hitung kehadiran, dan produktivitas individu. Sedangkan rekap per tugas digunakan untuk kebutuhan manajemen proyek, misalnya evaluasi progres tim, penyesuaian beban kerja, dan perencanaan untuk minggu berikutnya.
Contoh rekap jam mingguan per orang:
| Anggota Tim | Total Jam Minggu ke-1 |
| Rendra / Front-end Developer | 22 jam |
| Rasyid / Back-end Developer | 21 jam |
| Aleya / UI/UX Designer | 18 jam |
| Andien / QA Tester | 15 jam |
| Fatih / Project Manager | 25 jam |
Tips membuat timesheet proyek berbasis jam lebih akurat
Meski sederhana, masih banyak kesalahan dalam mengisi timesheet. Contohnya adalah kurang disiplin atau menunda mencatat jam kerja dan tidak mencatat tugas secara detail. Dampaknya, data timesheet jadi nggak akurat.
Selain itu, kesalahan macam itu juga kerap menimbulkan kebingungan dalam pelacakan tugas. Namun, semua itu bisa dihindari dengan tips berikut ini.
Terapkan sistem approval
Buat sistem pencatatan timesheet lebih termonitor. Caranya? Terapkan sistem approval agar manajer bisa memverifikasi setiap entry waktu dan jenis tugas yang dicatat. Ini akan memastikan data yang tercatat sudah sesuai dan valid.
Edukasi tim tentang pentingnya akurasi waktu
Agar timesheet berfungsi dengan baik, beri edukasi kepada tim mengenai pentingnya akurasi dalam mencatat waktu. Semakin disiplin tim dalam mengisi timesheet dengan benar, semakin mudah pemantauan progres dan biaya proyek.
Gunakan aplikasi timesheet otomatis Hadirr
Nah, ini solusi instan yang paling efisien. Nggak perlu pusing mikirin ketidakakuratan pencatatan dan rekap manual yang merepotkan. Fitur Timesheet Online Hadirr membantu kamu mencatat jam kerja karyawan secara otomatis, rapi, dan akurat.
Mulai dari tugas harian sampai proyek besar, semua bisa dipantau real-time tanpa ribet buat file di Excel. Kamu bisa pantau progres pekerjaan tim kamu, baik pekerjaan individu atau grup, dari dasbor kapan saja dan di mana saja. Mau komen? Tinggal kasih catatan langsung.
Lalu, yang keren, Hadirr juga mengintegrasikan data timesheet ini ke sistem absensi dan payroll otomatis Gadjian. Tinggal impor data, langsung beres. Jadi, kamu nggak perlu lagi “garuk-garuk kepala” karena data jam kerja dan penggajian yang tidak sinkron akibat error dalam pencatatan manual.
Kolaborasi tim kerja remote? Nggak masalah. Waktu kerja fleksibel? Bisa. Semua data bisa disinkronkan secara online ke aplikasi selama semua punya koneksi internet. Supervisi makin gampang, laporan juga makin jelas.
Kamu bisa coba gratis Hadirr untuk 7 hari jika ingin tahu bagaimana aplikasi ini membantu pekerjaan kamu jadi lebih mudah dan efisien. Kalau mau langsung cus daftar berlangganan juga bisa.
